Rammeavtale for planfagleg bistand, konsekvensutgreiing, reguleringsplanarbeid og planvask

Fyresdal kommune skal inngå rammeavtale med én leverandør for planfagleg bistand, konsekvensutgreiing, reguleringsplanarbeid og planvask. Avtalen gjelder i 2 år med opsjon 1+1 år (maks 4 år). Kommunen bestiller oppdrag (avrop) innenfor rammeavtalens omfang, og garanterer ikke minstevolum.

• Registrering (firmaattest eller tilsvarende for utenlandske leverandører).

  Dokumentasjon: Firmaattest eller tilsvarande dokumentasjon for utanlandske leverandørar.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6 Kvalifikasjonskrav
• Skatte- og avgiftsforhold (skatteattest).

  Dokumentasjon: Skatteattest ikkje eldre enn seks månader, dersom relevant etter regelverket.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6 Kvalifikasjonskrav
• Økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Siste årsrekneskap eller annan dokumentasjon som viser tilfredsstillande økonomisk gjennomføringsevne.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6 Kvalifikasjonskrav
• Faglig kompetanse (leverandør/fagmiljø og relevante tjenesteområder).

  Dokumentasjon: Kort omtale av leverandøren, fagmiljø og relevante tenesteområde.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6 Kvalifikasjonskrav
• Relevant erfaring.

  Dokumentasjon: Minst tre relevante referanseoppdrag innan arealplanlegging, konsekvensutgreiing, reguleringsplanarbeid, kommuneplanarbeid eller planvask.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6 Kvalifikasjonskrav
• Kapasitet (nøkkelpersonell og tilgjengelig kapasitet).

  Dokumentasjon: Oversikt over nøkkelpersonell og tilgjengeleg kapasitet for avtalen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6 Kvalifikasjonskrav
• Kvalitetssystem (rutiner for kvalitetssikring av planleveranser).

  Dokumentasjon: Kort skildring av system/rutinar for kvalitetssikring av planleveransar.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6 Kvalifikasjonskrav

• Tilbudet skal være strukturert i følgende deler: Tilbodsbrev; Kort presentasjon av leverandøren; Oppdragsforståing og metode; Kompetanse og organisering; CV for nøkkelpersonell; Referanseprosjekt; Kapasitet og framdrift; Utfylt prisskjema; Eventuelle atterhald og avvik; Eventuell sladda versjon.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 7 Krav til tilbodet
• Oppdragsforståing og metode skal ikke overstige 12 sider ekskl. CV, referanser og prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 7 Krav til tilbodet
• Prisskjema skal fylles ut (timepriser og casepriser) og inngå i tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 7 Krav til tilbodet; Vedlegg 3 Prisskjema
• Eventuelle forbehold og avvik skal tydelig merkes og være pris (så langt mulig).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.4 Atterhald og avvik; kap. 7 Krav til tilbodet
• Tilbudet skal leveres på norsk, og arbeidsspråk er norsk (plandokument leveres på nynorsk dersom kommunen ber om det).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.5 Språk; kap. 7 Krav til tilbodet
• Tilbud skal leveres elektronisk innen fristen (ved for sen innlevering avvises med mindre regelverket åpner for annet).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 Tilbodsfrist

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gir kommunen rett, men ikke plikt, til å bestille avrop. Kommunen garanterer ikke minstevolum.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2.3 Avtaletype; kap. 2.5 Estimert verdi og maksimal verdi; Kontrakt kap. 2 Bakgrunn og føremål; kap. 4 Avtaleperiode og verdi
• Avrop skal være skriftlig godkjent før oppstart; kommunen kan bruke avropsmal.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4 Rammeavtale og avrop; Kontrakt kap. 6 Avrop og bestilling
• Leverandøren skal levere faglig forsvarlig, i samsvar med regelverk og krav i konkurransegrunnlag, tilbud, kontrakt og avrop.Kilde: Kontrakt kap. 7 Leverandørens ansvar og ytingar
• Stoppunkt: Avrop som krever politisk behandling/særskild administrativ avklaring skal ha tydelige stoppunkt; kommunen kan stanse/redusere/endring dersom grunnlag faller bort.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.3 Stoppunkt og politiske avklaringar; Kontrakt kap. 6.5 Stoppunkt
• Språk/format: Plandokument i redigerbart format og PDF; plankart/digitale plandata i gjeldende format; nynorsk kan kreves per avrop.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 10 Vedlegg og malar / Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (Kvalitet og format); Kontrakt kap. 13 Kvalitet, format og levering
• Kvalitetssikring før levering til kommunen (leverandør plikter å kvalitetssikre før levering).Kilde: Kontrakt kap. 7 Leverandørens ansvar og ytingar
• Nøkkelpersonell: tilbudt nøkkelpersonell skal brukes i avtaleperioden/relevante avrop med mindre kommunen godkjenner utskifting; utskifting krever skriftlig godkjenning.Kilde: Kontrakt kap. 9.1 Nøkkelpersonell
• Underleverandør: kan kun brukes hvis oppgitt i tilbudet eller godkjennes skriftlig av kommunen; leverandøren er ansvarlig.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9.5 Underleverandørar; Kontrakt kap. 9.2 Underleverandørar
• Endringer: Endringer i avrop/leveranser/framdrift/økonomisk ramme skal avtales skriftlig før utførelse; betaling for arbeid utenfor godkjent avrop kan ikke kreves uten skriftlig bestilling.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9.3 Endringar; Kontrakt kap. 12 Endringar
• Eiendomsrett/bruk: kommunen får full bruksrett til alle dokument/kart/analysar/modeller/data/materiale utarbeidet under avtalen, inkludert rett til å endre/videreutvikle/publisere.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9.4 Eigedomsrett og bruksrett; Kontrakt kap. 14 Rettar til materiale
• Fakturering og betaling: etterskotsvis etter godkjent timeliste/milepålar (eller fastpris/betalingsplan i avrop). Betalingsfrist 30 dager. Faktura som EHF og merkes med avropsnummer/bestillingsreferanse.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9.2 Fakturering; Kontrakt kap. 11 Pris, fakturering og betaling (11.3)
• Prisregulering: timepriser/andre vilkår faste første avtaleår; deretter årlig regulering én gang per år etter skriftlig krav begrenset til endring i relevant konsumprisindeks el. tilsvarende indeks avtalt.Kilde: Kontrakt kap. 11.2 Prisregulering
• Habilitet/interessekonflikt: leverandør skal varsle; kommunen kan nekte personell/underleverandør; kommunen kan stanse avrop eller si opp ved ikke håndterbar interessekonflikt.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9.6 Habilitet og interessekonflikt; Kontrakt kap. 15 Habilitet og interessekonflikt
• Taushetsplikt/offentlighet: kommunen følger innsyn etter offentleglova/forvaltningslova; leverandør bistår ved vurdering ved behov.Kilde: Kontrakt kap. 16 Teieplikt, offentlegheit og informasjonssikkerheit; Konkurransegrunnlag kap. 5.7 Offentlegheit
• Mislighold/oppsigelse: kommunen kan heve ved vesentlig mislighold; kommunen kan si opp rammeavtalen med tre måneders skriftlig varsel ved bortfall av behov/politiske prioriteringer/budsjettgrunnlag el. andre saklige forhold.Kilde: Kontrakt kap. 19 Mislighald; kap. 20 Heving og oppseiing
• Forsikring: leverandør skal ha relevant ansvarsforsikring og dokumentere ved forespørsel.Kilde: Kontrakt kap. 21 Ansvar og forsikring

• Dokumentteksten inneholder ikke selve dato for «Kunngjering på Doffin» (står som [dato]).
• Det presiseres at språktype for plandokument avklares for hvert avrop; om standardforventning alltid er nynorsk er ikke uttrykt utover at kommunen kan kreve nynorsk.
• Kommunen kan gjennomføre dialog/forhandling, men konkurransen er ellers en «open tilbodskonkurranse»; omfang/tidspunkt for dialog er ikke konkret i teksten.
• «Ved motstrid mellom dokumenta gjeld prioriteringsrekkjefølgja i punkt 3»—konkrete punkter i kontraktens rangordning er oppgitt, men eventuelle detaljer i vedlegg A–D utover rutiner/avropsskjema er begrenset i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står det at «Kunngjering på Doffin» er [dato]. Kan kommunen bekrefte korrekt kunngjert dato, slik at frist for å stille spørsmål og tilbodsfrist blir riktig beregnet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekte datoer er nødvendig for å planlegge prosess internt og sikre at tilbudet leveres innen frist.

   Kilde: 2.7 Førebels framdriftsplan for konkurransen

2. I punkt 2.2 står det at kommunen kan gjennomføre dialog/forhandling, men uten konkret omfang/tidspunkt. Kan kommunen avklare hvordan og i hvilket tidsrom dialog/forhandling eventuelt vil gjennomføres, og hvilke tilbydere som i så fall kan bli invitert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet om dialog påvirker ressurs- og tilbudsstrategi samt forventninger til ytterligere leveranser.

   Kilde: 2.2 Konkurranseform og regelverk

3. For hotelloppdraget beskrives «Fase 1» (KU og samanliknande vurdering av tre lokasjoner) og at «Fase 2» (reguleringsplanarbeid for valgt lokasjon) kan startes etter politisk/administrativ avklaring. Kan kommunen presisere hvordan Fase 2 vil bli utløst (f.eks. som nytt avrop/avropsordre med nye frister), og om leverandøren kan starte noen aktiviteter før Fase 1 er formelt avsluttet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå forretningsmessig og kontraktsmessig grensesnitt mellom fasene for å prise og planlegge risiko.

   Kilde: 3.1 Første prioriterte oppdrag: hotellokalisering og 4.4 Første avrop - hotell

4. Rammeavtalen har ikke garantert minstevolum. I tillegg står det at kommunen avgjør prisform i hvert avrop (timebasert med kostnadsramme, fastpris, eller kombinasjon). Kan kommunen utdype hvilke typiske avropsmodeller som vil bli brukt for henholdsvis (i) KU/sammenliknende vurderinger, (ii) reguleringsplanarbeid og (iii) planvask, og om det forventes standardiserte prisoppsett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike prisformer og typisk avropsmønster påvirker tilbudt time-/casepriser og kalkulert risiko for leverandøren.

   Kilde: 4.2 Avropsform, 4.4 Første avrop - hotell, samt Vedlegg 3 Prisskjema (casepriser)

5. Prisskjemaet i Vedlegg 3 sier at «Timeprisar skal inkludere administrasjon, normalt kontorarbeid, kvalitetssikring og ordinære driftskostnader» og at «Reise og utlegg skal prisast særskilt dersom dette ikkje er inkludert». Kan kommunen bekrefte hvilke konkrete kostnadstyper som skal behandles som (a) inkludert i timeprisene og (b) faktureres særskilt som utlegg/reise, særlig for reisetid, møter og eventuelle befaringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig og unngå avvik/uenighet ved fakturering må kostnadskategorier være entydige.

   Kilde: Vedlegg 3 - Prisskjema og 11.4 Utlegg og reiser

6. I punkt 6.1–6.3 og vedleggsbeskrivelsen i Avropsrutine står det at kommunen kan bestille avrop «skriftleg eller munneleg», men at avropet skal være «skriftleg godkjent» før oppstart. Kan kommunen avklare hva som i praksis regnes som «skriftleg godkjent» (f.eks. e-post), og om det er anledning til oppstart før formell skriftlig godkjenning foreligger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette har direkte betydning for oppstart, risiko og mulig reklamasjon ved tids-/kostnadsavvik.

   Kilde: 4.1 Generelt om avrop og Vedlegg A–Avropsrutine

7. Tildelingskriteriet «Kapasitet og gjennomføringsevne» (15 %) viser til framdriftsplan og tilgjengelegheit. Kan kommunen presisere hvilke konkrete elementer som vil bli vektlagt i evalueringen (f.eks. dokumentert oppstartstid, antall samtidige leveranser, bemanning per fagområde), og hvordan evalueringen av kapasitet praktisk foretas?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mer presis evaluering gir bedre mulighet til å dokumentere kapasitet som faktisk gir uttelling.

   Kilde: 8 Tildelingskriterium og evaluering (Kapasitet og gjennomføringsevne) og krav til tilbudet (punkt 7)

8. Krav til leveranser i Vedlegg 1 nevner både «plankart/SOSI og digitale plandata» og at språkform avklares for hvert avrop. Kan kommunen bekrefte om «nynorsk» kun gjelder selve plandokument (tekst), eller også maler/overskrifter/tema som normalt følger leveransen, og hvordan språkkrav konkret vil bli spesifisert i avropet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Språkkrav påvirker kvalitetssikring, ressursbruk og eventuelle språktjenester som må planlegges.

   Kilde: Vedlegg 1 - Kvalitet og format samt 5.5 Språk

9. Kontraktsutkastet punkt 11.2 regulerer prisregulering «etter skriftleg krav frå leverandøren» og «éin gong per år» knyttet til KPI/tilsvarende indeks som partene blir enige om. Kan kommunen avklare hvilken indeks kommunen normalt legger til grunn, og om regulering forutsetter dokumentert faktisk indeksendring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare prisreguleringsmekanismer gjør det vanskeligere å beregne økonomisk risiko og helårseffekt for leverandøren.

   Kilde: 11.2 Prisregulering i Kontrakt_rammeavtale_planfagleg_bistand_Fyresdal.docx

10. I punkt 9.4 om eigedomsrett/ bruksrett står det at kommunen får full, vederlagsfri og tidsubegrenset bruksrett til alt leverandøren utarbeider. Kan kommunen bekrefte at dette ikke innebærer overføring av leverandørens opphavsrett til generelle maler/verktøy/metodikk (og at leverandøren beholder opphavsrett til slike generelle elementer, jf. kontraktens siste avsnitt i punkt 14)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Det er viktig å avklare immaterielle rettigheter for å unngå urimelig eller utilsiktet rettsoverdragelse i ettertid.

    Kilde: 9.4 Eigedomsrett og bruksrett / Kontraktens punkt 14 Rettar til materiale