Advokattjenester

Utdrag om Stavanger kommunes taushetsplikt-erklæring (for ansatte/innleide m.fl.) og faktureringsvilkår for leverandør, inkludert krav til elektronisk EHF-fakturering og obligatoriske felt.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.07.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren kan ikke fakturere før leveransen er levert. (Leveransen må være levert før fakturering.)Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Betalingsfrist: netto 30 dager etter mottak av korrekt faktura.Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Faktura skal sendes elektronisk i EHF-standardformat til riktig organisasjonsnummer (oppgitt for flere virksomheter i Stavanger kommune-systemet).Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Faktura skal følge «EHF-oppsett»: egne fakturalinjer for hver vare/tjeneste med korrekt artikkelnummer, antall, enhetskode og artikkelbeskrivelse; ikke slå sammen til samlelinje.Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Det skal sendes en faktura per referanse eller bestilling.Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Hvis oppdragsgiveren ber om det, skal leverandøren sende testfaktura i XML- og PDF-format.Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Oppdragsgiver skal kontrollere og godkjenne fakturaoppsettet før leverandøren starter vanlig fakturering.Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Mangelfulle fakturaer kan sendes tilbake for retting; oppdragsgiveren er ikke pliktet til å betale før faktura som oppfyller avtalens krav er sendt, og faktura må være vedlagt fullstendig dokumentasjon som bekrefter leverte varer/tjenester.Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Hvis leverandøren delegerer faktureringsansvar til en annen virksomhet, skal leverandøren varsle oppdragsgiveren før første faktura og gi nødvendige opplysninger; også informere om at kravene til fakturering gjelder også for den andre virksomheten.Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Oppdragsgiverbetaling innebærer ikke godkjenning av leveransen.Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• Forsinket betaling kan gi rett til forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven.Kilde: Faktureringsvilkår 1.1 Generelle vilkår
• EHF-faktura skal inneholde en rekke oppgitte obligatoriske felt (påkrevd JA), bl.a.: leverandør- og oppdragsgiveradresse/organisasjonsnr/endpointID, fakturanummer/dato/forfallsdato, beløp (brutto/netto), valuta, MVA-beløp, ordrenummer eller rekvisisjonsnr, bestillerkode (SK-nummer)/«Deres ref», avtalenummer (rammeavtale) eller «Ingen», fakturalinjenummer, artikkelnummer (må matche tilbud og avtaleperiode), artikkelbeskrivelse, enhetspris eks. mva, MVA-sats, antall, enhetskode (UN/ECE rec 20), klassifiseringskode/UNSPSC (8-sifret), linjetotal eks. mva.Kilde: Faktureringsvilkår 1.2 Krav til innhold i EHF faktura
• Taushetserklæring: forplikte seg til å bevare taushet om personlige forhold og sensitive opplysninger om klienter/brukere og opplysninger om kommunen, også etter at tjenesten/arbeidet er avsluttet.Kilde: Vedlegg 1_ Taushetserklæring.pdf (Taushetsplikt)
• Taushetspliktens rettslige grunnlag forpliktes etter bl.a. forvaltningsloven § 13 og relevante lover (helsepersonell, opplæringsloven, barnehageloven, barnevernloven, personopplysningsloven), samt forbehold om at brudd kan gi disiplinærforføyninger og straffeansvar etter straffeloven § 121.Kilde: Vedlegg 1_ Taushetserklæring.pdf (lovverk/straff)

• Taushetserklæringen fremstår som en generell erklæring for Stavanger kommune-ansatte/innleide; det er ikke oppgitt hvilket konkret oppdrag i konkurransegrunnlaget den tilhører.
• Dokumentutdraget inneholder ikke direkte kvalifikasjonskrav, innleveringskrav eller tildelingskriterier til et anskaffelsesoppdrag—kun kontrakts-/etterlevelseskrav knyttet til taushet og fakturering.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I faktureringsvilkår punkt 1.1 fremgår det at leverandøren ikke kan fakturere før leveransen er levert, og at betaling skjer netto 30 dager etter mottak av korrekt faktura. Kan oppdragsgiver presisere hva som skal anses som «leveransen er levert» i deres praksis (f.eks. ved overlevering/aksept, når arbeid er utført, eller når varen er mottatt), og hvordan dette dokumenteres i fakturagrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker når vi tidligst kan fakturere, og dermed risiko for feil fakturering og tvister om betalingsfrist.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

2. I punkt 1.1 står det at oppdragsgiver skal kontrollere og godkjenne EHF-oppsettet før «vanlig fakturering». Hva innebærer godkjenningen i praksis (f.eks. hvilke opplysninger/linjestruktur som må være bekreftet), og hva er tidsfristen/estimert behandlingstid hos oppdragsgiver fra vi sender testfaktura til vi får klarsignal?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må planlegge oppstart av fakturering og redusere risiko for forsinkelser dersom godkjenning tar tid.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

3. I punkt 1.1 fremgår det at hvis oppdragsgiver ber om det, skal leverandøren sende en testfaktura i XML- og PDF-format. Under hvilke situasjoner vil oppdragsgiver be om testfaktura (oppstart, endringer i artikkelnummer/linjestruktur, rammeavtaleskifte), og hvilke krav stilles til innholdet i testfakturaen (antall linjer, referanser/bestillingsnummer, eksempeldata for UNSPSC mv.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er nødvendig for å kunne levere korrekt testgrunnlag og unngå omarbeid.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår

4. I punkt 1.2 kreves det «faktura per referanse eller bestilling». Når dere har flere referanser/bestillinger i samme leveranse/produksjon, skal vi da fakturere separat per bestilling/referanse selv om leveransen tidsmessig skjer samlet? Og hva skal vi bruke som «referanse» når det ikke er tydelig bestillingsgrunnlag i e-handel (f.eks. rekvisisjonsnummer eller annen identifikator)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturering per referanse/bestilling kan ha direkte konsekvens for antall fakturaer og korrekt feltutfylling i EHF.

   Kilde: 1.1 Generelle vilkår og 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Ordrenummer/Bestillerkode/«per referanse eller bestilling»)

5. I punkt 1.2 står det at «Artikkelnummer/produktnummer/varenummer» skal være samme som oppgitt i tilbudet og at oppdragsgiver skal informeres om endringer. Hvordan skal vi varsle og dokumentere endringer i artikkelnummer i avtaleperioden (rutine/format, hvor i prosessen dette gjøres), og hva forventes at vi gjør dersom artikkelnummer endres uten at vi kan endre i markedet til samme kode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan skape leveranse- og faktureringsavvik ved endringer i produktporteføljen; vi trenger en praktisk avklaringsrutine.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Artikkelnummer/produktnummer/varenummer)

6. I punkt 1.2 fremgår det at «Fakturalinjenummer» må være unik per linje, og at det skal være en identifikator. Finnes det en konkret format-/lengde-/tellelogikk dere forventer (f.eks. sekvens fra 1, eller UUID), og gjelder «unik» kun innen én faktura eller også på tvers av fakturaer per bestilling/avtale?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For EHF-XML og automatisert behandling er format/unikhet viktig for feilfri import og færre avvisninger.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Fakturalinjenummer)

7. I punkt 1.2 kreves det at oppdragsgiverens «Bestillerkode (SK-nummer)» skal ha formatet K og et firesifret tall (Kxxxx). Hvis bestillingen fra deres system ikke inneholder SK-nummer, hvordan skal vi fylle feltet (skal vi bruke et alternativt nummer, eller må oppdragsgiver/rekvirent komplettere bestillingen før vi fakturerer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Et avvik i format eller manglende felt kan føre til mangelfull faktura og forsinket betaling.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Bestillerkode (SK-nummer))

8. I punkt 1.2 står det at «Avtalenummer» skal merkes med formatet ÅR/XXXXX (f.eks. 2026/12345), og at hvis noe er kjøpt utenfor rammeavtalens omfang skal feltet merkes med «Ingen». Hvordan skal vi vurdere om et kjøp er innenfor eller utenfor omfanget, og finnes det en oppdragsgiverstyrt liste/avklaringsprosess vi kan følge for å velge riktig verdi?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig avtalenummer/«Ingen» påvirker korrekt kobling til rammeavtale og kan gi avvisning eller tvist ved feil merking.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Avtalenummer)

9. I punkt 1.2 kreves det «Klassifiseringskode» som et 8-sifret tall innen korrekt UNSPSC-kategori. Hvilken UNSPSC-/katalog skal leverandøren bruke (og hvor henter vi offisiell kode for varer/tjenester vi tilbyr), og kan dere bekrefte om dere forventer at vi følger UNSPSC-kode fra tilbudet eller om dere kan ha en egen korrigering ved mottak av faktura?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en spesifikk og evaluerings-/prisrelatert faktureringsdata; uklarhet her gir risiko for feil fakturering og manuelle rettinger.

   Kilde: 1.2 Krav til innhold i EHF faktura (Klassifiseringskode / UNSPSC-kategori)

10. Vedlegg 1 (Taushetserklæring) gjelder «STAVANGER KOMMUNE – TAUSHETSERKLÆRING» og forplikter ved digital signering i Mercell. Kan dere bekrefte hvilken konkrete anskaffelse/kontraktsforhold taushetserklæringen gjelder for, og om det er en egen taushetserklæring per delkontrakt/avtaleenhet (f.eks. Stavanger kommune vs. øvrige selskaper i avtalen)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Siden erklæringen virker generisk (med hjemmel og signering i Mercell), trenger vi avklart anvendelsesområde for å sikre korrekt oppfyllelse og riktig dokumentasjon i tilbud/kontraktsoppfølging.

    Kilde: Vedlegg 1_ Taushetserklæring.pdf