Produksjon av band i serien Øygarden bygdebok

Øygarden kommune skal anskaffe produksjon (grafisk utforming, trykking og innbinding) av fire eller fem gjenstående band i lokalhistorisk serie «Øygarden bygdebok» for perioden 2026–2028. Oppdragsgiver skal velge enten alternativ 1 (4 band) eller alternativ 2 (5 band) etter tildeling. Serien skal følge videreført grafisk profil/mal fra de fire første bandene, med levering i planlagte datoer og ca. 700 eksemplar per band. Kommunen leverer hovedsakelig foto digitalt, og kjøper korrektur/språkvask fra tredjepart; leverandør utfører øvrig produksjon, trykk, innbinding, og transport til avtalt leveringssted i kommunen. (Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» + Vedlegg 5 «Kontrakt» + konkurransegrunnlag pkt. 1.2 og 5)

• Leverandøren skal være lovlig registrert i foretaksregister eller tilsvarende register i staten leverandøren er etablert i.

  Dokumentasjon: Firmaattest eller tilsvarende.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4
• Leverandøren skal ha oppfylt pliktene sine når det gjelder betaling av skatt og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn seks måneder ved tilbudsfrist.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Siste tilgjengelige årsregnskap eller kredittvurdering fra anerkjent kredittopplysningsbyrå.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4
• Leverandøren skal ha erfaring med grafisk produksjon, sats, trykking og innbinding av tilsvarende illustrerte bøker.

  Dokumentasjon: Inntil tre relevante referanseoppdrag fra de siste tre årene med kort skildring og kontaktopplysninger.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4

• Signert tilbudsbrev (vedlegg 3).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8A (liste over hva tilbudet skal inneholde)
• Egenfråsegn om at kvalifikasjonskravene er oppfylte, med skildring av inntil tre relevante referanseoppdrag.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8
• Utfylt prisskjema med pris for begge alternativene (vedlegg 2).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8
• Løsningsskildring inkludert detaljert tids- og gjennomføringsplan for produksjonen i 2026.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8
• CV for nøkkelpersonell (grafisk designer/designere og evt. prosjektleder) (vedlegg 4).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8
• Skatteattest.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8
• Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV innen tilbudsfristen, og være skriftlig og på norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (og pkt. 3 for frist)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsomfang: produksjon (grafisk utforming, trykking og innbinding) av fire eller fem band i serien «Øygarden bygdebok», med opplag 700 eksemplarer per band.Kilde: Vedlegg 5 «Kontrakt» pkt. 3
• Faste produksjonskrav (fra kravspesifikasjon): format 21×28 cm, gjennomgående firefargetrykk (4×4), papir 115 gram Arctic Silk+ eller tilsvarende, sydd rygg, hard halvbindsinnbinding med tekstil rundt ryggen, matt overflate på resten av permen, firefargetrykk direkte på permen (ikke smussomslag).Kilde: Kravspesifikasjon Vedlegg 1 + konkurransegrunnlag pkt. 5
• Grafisk mal/profil: grafisk profil/mal fra de fire første bandene skal videreføres for de gjenstående bandene.Kilde: Kravspesifikasjon Vedlegg 1
• Leveringstidspunkter (planlagt): 15. november 2026 (Band 6 alt.1 eller Band 6 og 8 alt.2), 15. november 2027 (Band 2 og 7), 1. juni 2028 (Band 8 alt.1 eller Band 9 alt.2). Endelig leveringsdato for hvert band avtales senest 6 måneder på forhånd.Kilde: Vedlegg 5 «Kontrakt» pkt. 6
• Leveringsvilkår: fritt levert (DDP, Incoterms 2020) til avtalt sted i Øygarden kommune; følges av pakkseddel signert ved mottak.Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» (Transport/levering) og Vedlegg 5 «Kontrakt» pkt. 6
• Transport: all transport av bøkene under og etter produksjon fram til levering til nærmere avtalt stad i Øygarden kommune.Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» (Transport)
• Korrektur og språkvask: forfattere leverer manus etter grunnleggende korrektur/språkvask (kjøpes av kommunen fra tredjepart); forfattere/korrekturleser/språkvask har rett til to korrekturrunder etter at tekst og bilde/andre illustrasjoner er plassert. Leverandør leverer to sett papirutskrifter til 1. og 2. korrektur.Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» (Korrektur og språkvask)
• Foto/illustrasjoner: kommunen leverer hovedsakelig foto digitalt (tif/jpg); produsent bearbeider og klargjør. Produsent utformer illustrasjoner/figurer (tabeller, grafar, kart) etter ønske i samarbeid med forfattere. Produsent formaterer tekst og utformer boka grafisk i samsvar med avtalt spesifikasjon og dialog med forfatterne. (Register: produsent utformer navn-/emne­register for gards- og slektshistorie i samarbeid med forfattere; i band 2 har forfatter hovedansvar, ca. to uker etter 2. korrektur).Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» (Foto, Andre illustrasjoner/figurar, Utforming, bok, Register)
• Eiendomsrett/produksjonsfiler: kommunen har eiendomsrett til ferdige bøker, tekst/illustrasjoner og elektroniske filer. Leverandør skal ved hver leveranse og senest ved avslutning av kontrakten levere redigerbare produksjonsfiler (inkl. oppsett- og malfiler, fontar/fontlisens og lenkede elementer) slik at kommunen kan videreføre serien med annen leverandør. Leverandør gir kommunen en ikke-eksklusiv og varig bruksrett til grafisk mal.Kilde: Vedlegg 5 «Kontrakt» pkt. 8
• Pris og betaling: priser i NOK eks. mva. per 15. november 2026; inkluderer frakt og alle andre kostnader. Elektronisk fakturering i EHF med 30 dagers betalingsfrist etter godkjent levering.Kilde: Vedlegg 5 «Kontrakt» pkt. 7
• Prisregulering og avvik i sidetall: pris kan KPI-justeres for band levert etter 15. nov. 2026 (etter avtale senest 6 mnd før levering, innenfor KPI-økning). Endelig sidetall avvik skal reguleres med satser per 16. side avvik i prisskjemaet.Kilde: Vedlegg 5 «Kontrakt» pkt. 7
• Sanksjoner ved forseinket levering/mangel: ved forseinkelse eller mangel som gjør at boka ikke kan brukes etter formålet og ikke rettes innen leveringsfrist, påløper dagbot. Dagbøter: 0,15 % av avtalt pris eks. mva. for delen som ikke kan tas i bruk, minimum 1 000 kr per yrkesdag; dagbotperioden maks 100 yrkesdager, samlet ansvar maks 15 % (med unntak for forsett/grov aktløshet).Kilde: Vedlegg 5 «Kontrakt» pkt. 10

• Nøyaktig leveringsdato og -sted fastsettes nærmere; endelig dato per band avtales senest seks måneder på forhånd. (Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» og Vedlegg 5 «Kontrakt» pkt. 6)
• Endelig sidetall kan avvike noe fra oppgitte sidetall; dette påvirker pris via pristillegg/prisfradrag per 16. side avvik. (Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» og Vedlegg 5 «Kontrakt» pkt. 7)
• Korrekturrundene kan organiseres på annen måte (f.eks. Workfront proof) dersom både forfatter og korrekturleser/språkvask aksepterer. (Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» (Korrektur og språkvask))
• Sentrale tidspunkt i 2027/2028 kan justeres; planlagte utgivelsesdatoer er et utgangspunkt. (Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» (Leveringsdato))
• Kommunen «har hovedregel» ansvaret for å levere foto digitalt; «som hovudregel» innebærer mulig variasjon i faktisk leveranseform/omfang. (Kilde: Vedlegg 1 «Kravspesifikasjon» (Foto))

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 5 punkt 6 er det oppgitt planlagte leveringsdatoar, men «endelig leveringsdato for kvart band vert avtalt seinast seks månader på førehand». Kan oppdragsgiver presisere: (1) kva dato som blir lagt til grunn for «seinast seks månader» for kvart band, og (2) kva merkantilt/regulatorisk handlingsrom (t.d. ± antall dagar) det normalt ligg i endringa av endeleg leveringsdato?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsdatoen påverkar planlegging, bemanning, og dermed pris/risiko—særlig når dato kan endrast kort før produksjon skal låsast.

   Kilde: Vedlegg 5 Kontrakt, punkt 6 Leveringsdatoar og leveringsvilkår; Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Leveringsdato (endeleg avtalt seinast seks månader på førehand)

2. Kravspesifikasjonen og Vedlegg 5 punkt 7 omtalar regulering ved avvik i endeleg sidetal. Kan oppdragsgiver bekrefte korleis «avvik frå oppgitt sidetal» skal målast i praksis: gjeld det faktisk tal sider per band slik det trykkes/leveres (inkl./ekskl. eventuelle blanke sider), og skal avvik prissettes separat per band eller samla per alternativ?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøyaktig definisjon av grunnlaget for sideavvik er avgjerande for å prise korrekt pristillegg/-frådrag og for å unngå tvist ved sluttoppgjer.

   Kilde: Vedlegg 5 Kontrakt, punkt 7 Pris og betaling; Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (endeleg sidetal og prisregulering per 16. side)

3. I Vedlegg 5 punkt 7 står det at prisane «inkluderer frakt og alle andre kostnader» og at levering er DDP til avtalt stad i Øygarden kommune. Kan oppdragsgiver presisere kva som inngår i leveringa (t.d. lossing i mottak, pakking/emballering, og eventuelt vidare transport til distributør) og om «avtalt stad» er ein bestemt adresse/kommuneenhet eller om det kan variere gjennom perioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP-omfang og logistikkrisiko må avklarast for å kunne gi realistisk fast pris og riktig risikopåslag.

   Kilde: Vedlegg 5 Kontrakt, punkt 6 (DDP) og punkt 7 (inkluderer frakt); Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Transport

4. I Vedlegg 1 er det oppgitt at produsenten leverer to korrekturrundar etter at manus er sett og bilde/illustrasjonar plassert, og at kommunen kjøper korrektur/språkvask som tredjepart. Kan oppdragsgiver beskrive den praktiske arbeidsflyten ved korrektur: (1) kven som leverer første og andre papirutskrift til forfattar og språkvask, (2) kven som sender innspel tilbake til produsenten, og (3) forventet tidslinje per korrekturrunde (min./maks. antall dagar)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidsplan og styring av korrekturrunder påverkar kapasitet og leveringsrisiko, særleg med eksterne aktørar for språkvask.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Korrektur og språkvask; Tidsplan (spesifiser datoar for korrekturrundar)

5. Vedlegg 1 omtalar at korrekturen kan organiserast på annan måte enn papirutskrift (t.d. Workfront proof) dersom forfattar og korrekturlesar/språkvask aksepterer. Kan oppdragsgiver bekrefte om oppdragsgiver (kommunen) vil stå for/tilrettelegge for Workfront/proof-oppsett og at dette i så fall ikkje gir ekstra kost for tilbydar, eller om tilbyder må berekne kost knytt til slik løsning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Proof-/godkjenningsplattform kan gi kost og påverke framdrift; det bør avklarast før ein låser pris.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Korrektur og språkvask (Workfront proof kan nyttast) ; Vedlegg 5 punkt 7 (pris inkluderer alle andre kostnader)

6. I Vedlegg 5 punkt 10 er dagbot regulert til 0,15 % av avtalte pris eks. mva. for den delen av leveransen som ikkje kan takast i bruk som planlagt, med minimum 1 000 kr per yrkesdag og maks 15 % samla. Kan oppdragsgiver presisere: (1) korleis «delen av leveransen som ikkje kan takast i bruk som planlagt» blir definert ved forseinka levering av eit enkelt band, og (2) om dagboten bereknast per bandpris eller per kontraktsverdi/alternativ?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagboter er ei av dei største risikokomponentane i trykke-/leveranseoppdrag—det må vere klar berekningsmodell for å kunne prise risiko riktig.

   Kilde: Vedlegg 5 Kontrakt, punkt 10 Mishald og dagbøter

7. Tildelingskriteriet kvalitet (punkt 7) seier at løysingsskildringa skal innehalda framlegg til detaljert tids- og gjennomføringsplan for produksjonen i 2026. Skal planen gjelde berre dei banda som har produksjonsstart/levering i 2026 (jf. bandtabellen), eller forventar oppdragsgiver ein plan som også inkluderer aktivitetar for band som leverast i 2027 og 2028?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart omfang for løysingsskildring påverkar ressursbruk i tilbudet og kva leveranse/plan som skal dokumenterast.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 7 Tildelingskriterier (kvalitet: tids- og gjennomføringsplan for produksjonen i 2026)

8. Formatet og trykkspesifikasjonen er gitt (21×28 cm, 4×4, papir 115 gram Arctic silk+, sydd rygg, hard halvbind, tekstil rundt ryggen, ingen smussomslag). Kan oppdragsgiver bekrefte om det er krav til trådkvalitet/ryggbredde/avrunding og eventuelle krav til toleransar (t.d. avvik i format/trykkregister), eller om dette kan løysast etter standard produksjonsmetode hos leverandør så lenge spesifikasjonen vert oppfylt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Små, tekniske produksjonsvalg kan gi variasjon i kvalitet og kost; avklaring reduserer risiko for avvik/avvisning ved teknisk kontroll.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (Format, Papir, Trykk, Innbinding, ikkje smussomslag)

9. I Vedlegg 1 «Foto» står det at kommunen som hovudregel leverer foto digitalt i tif- eller jpg-format, «slik dei er tatt eller skanna», og at produsent står for vidare bearbeiding og klargjering. Kan oppdragsgiver spesifisere forventningane til produsents klargjering (t.d. fargekorrigering, retting, utsnitt, oppløysning/skalering), og om kommunen leverer metadata (fotovariantar, krediteringstekst) som skal inn i boka?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Arbeidsomfang for foto/redigering er ofte den største uforutsette kostnaden i bokproduksjon—må avklares for korrekt prising.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Foto (kommunen leverer filer; produsent vidare bearbeiding og klargjering)

10. For alternative 1 og 2: Oppdragsgiver vel endeleg alternativ etter tildeling (punkt 6 i konkurransegrunnlaget). Kan oppdragsgiver bekrefte at eventuelle endringar i «kva band som inngår» (fire vs. fem) skjer etter tildeling, men før leveransen startar, og gi ein indikasjon på når leverandøren normalt får beskjed om val av alternativ (t.d. innan kontraktssignering / før manuslås)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Endring i bandoppsett etter tildeling påverkar bemanning, produksjonsplan og innkjøp—må tidsavklarast for å redusere risiko.

    Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6 To alternativ (valg påvirkar ikke evaluering), punkt 1.3 kontrakttype/varigheit; Vedlegg 5 Kontrakt punkt 3 Omfang og punkt 6 Leveringsdatoar og leveringsvilkår