Nettbasert dagligvarehandel

Rammeavtale for 2 år med mulighet for forlengelse 1+1 år for kjøp av dagligvarer på nett for flere oppdragsgivere (kommuner og kirkelig fellesråd). Avtalen omfatter bl.a. meierivarer, bakevarer, pålegg, egg, kjøtt/kylling, frukt/grønt, brød/kjeks, fisk/sjømat, frosne kaker/is, snacks/godteri, drikkevarer, frokostblanding, pasta/ris/nudler, frosne produkter, krydder/oljer/dressinger samt kaffe/te/kakao og noe ferdigmat (pizza/taco) og middagstilbehør. Levering via leverandørens nettbutikk; avrop gjøres av hver virksomhet ved innlogging og bestilling. Kommunene forbeholder seg rett til kjøp utenfor avtalen i enkelte tilfeller (opplæring/arbeidstrening/spesielle behov og lokale produsenter/produsentkjøp).

• Utfylt prisskjema (vedlegg 2 prisskjema), inkludert fast rabattsats og fast kronepåslag for ordre under 800 kr.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 5.1 Pris 40% / punkt 4.1 Krav til pris
• Besvarelse av kravspesifikasjon (bilag 2).Kilde: Vedlegg 6b, Bilag 2: Leverandørens besvarelse
• Besvarelse av tildelingskriterier: rutiner/tiltak for implementering og brukervennlighet/bestillingsløsning (kvalitet 30%).Kilde: Vedlegg 6b, punkt 5.2 Kvalitet 30%
• Beskrivelse av løsning for pant/retur av flasker og emballering samt retur av emballasje (klima og miljø, generelt) (kfr. vedlegg 6b punkt 5.3).Kilde: Vedlegg 6b, punkt 5.3 Klima og miljø 30%
• Fylle ut vedlegg 3 «miljøvennlige kjøretøy» fanene «Transport» og «Liste over kjøretøy» dersom relevante kjøretøy benyttes for poeng.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 5.3 Klima og miljø 30% (del 2 «kjøretøy»)
• Beskrivelse av eventuelle forbehold (forbehold mot kontraktsvilkår og/eller konkurransegrunnlaget) i egne fritekstfelt.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 6.1 og 6.2 Forbehold
• Sladdet utkast av tilbudet.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 7.0 Sladdet tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren skal ha minst 2500 varelinjer og tilby bredt vareutvalg (kjente norske merkevarer og sesongvarer), samt økonomiprodukter.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.2
• Leverandør skal tilby halal-produkter i grupper: pålegg og middag; samt dia-produkter og allergenfrie produkter med minimum utvalg uten egg, gluten, nøtter, laktose og melk; og ha godt økologisk utvalg i tråd med EU-/norsk regelverk.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.3
• Krav til produktkvalitet og holdbarhet: ferskvarer (kjøttpålegg/ren vare/farsemat av fisk og kjøtt samt meieriprodukter) minst 7 dagers holdbarhet; frukt/grønt ikke misfarget, uten skader/råte; mindre avvik i fettprosent i meieriprodukter aksepteres.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.4
• Kundeservice: fast kontaktperson ved avtalens oppstart; kundesenter tilgjengelig alle virkedager 08.00-15.30 på telefon og e-post; håndtere bestillinger, reklamasjoner/avvik, leveranser, produktspørsmål; all kommunikasjon på norsk.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.5
• Bestilling/avrop: virksomhetene logger inn i leverandørens nettbutikk; kun avtalesortiment tilgjengelig; produkter skal vises med avtalepris, bilde, varenummer, forpakning, lagerstatus m.m.; merke for miljø/økologi/Fairtrade; kampanjer og tilbud må vises; bestillingsfrist for levering neste virkedag kl. 18.00 eller senere; ingen minstebeløp per ordre.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.6
• Levering: levere dagligvarer alle ukedager; hovedvindu 07.30-14.00 (tilpasses virksomheter med ettermiddagsåpning); levering inntil to ganger per uke ved ønske; fleksibilitet ved endring av leveringsfrekvens/dag; leveransen ikke settes igjen uten beskjed og aksept; varsling ved forsinkelser (telefon evt. sms); ubrutt fryse-/kjølekjede; leverandør ansvarlig også ved bruk av transportør/underleverandør (UL ansvarlig for å følge avtalen).Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.7
• Emballasje: i tråd med norsk lov; ved levering skal emballasje være hel og ubrutt; all emballasje gjenbrukbar eller resirkulerbar.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.8
• Reklamasjoner/avvik: rutiner for enkel og rask melding; ved feil/skade skal leverandør kreditere faktura eller levere ny vare; bestillende virksomhet/enhet bestemmer kreditering eller ny vare.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.9
• Miljø/kjøretøy: kjøretøy brukt ved levering skal minimum oppfylle utslippskrav/sertifisering til Euro 6/Euro VI.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.10
• Implementering: leverandør skal kontakte hver virksomhet ved oppstart/implementering for detaljer om levering og faste leveringsdager; tilby kostnadsfri opplæring i bruk av nettbutikk i implementeringsfasen og ved behov i avtaleperioden.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.11
• Pris-/kostnadsstruktur: priser i prisskjema skal inkludere alle kostnader for å oppfylle kontrakten; det er ikke anledning til å fakturere frakt/leveringsemballasje/bompenger/administrasjonskostnader/møtedeltakelse/henvendelser om møtetidspunkt osv.; leveringsgebyr ikke tillatt (levering inkludert i prisene).Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.1
• Prisregulering etter første år: fast kronepåslag for ordre under 800 kr kan maksimalt justeres iht. konsumprisindeks (totalindeks). Prisøkning må varsles innen frist (ikke utfylt i teksten) og godkjennes; prisendringer er skriftlig endringsavtale; ikke prisregulering pga. valutakurs; kan ikke ha tilbakevirkende kraft; ved for sent varsel kan oppdragsgiver likevel godta. Leverandør skal levere revidert prisskjema sammen med krav om prisregulering.Kilde: Vedlegg 6b, punkt 4.2

• Krav til pris/kostnader inneholder detaljer om hva som ikke kan faktureres, men konkrete regler for evaluering/poengberegning av rabattsats og kronepåslag er ikke beskrevet i utdraget utover at det skal fylles ut i prisskjema.
• Vedlegg 3 «miljøvennlige kjøretøy» er omtalt, men i utdraget fremgår ikke hvilke eksakte poeng eller vekting som knyttes til drivstoff/teknologi utover eksempel (0/10) i tabellen.
• Flere deler av teksten viser ‘Sett inn ...’/ufylte felter (f.eks. for frist for varsel om prisregulering i tabellen og for underleverandørliste i bilag 3); dermed er eksakte numeriske frister/opplysninger ikke fastslått i materialet.
• Det fremgår ikke av utdraget om det finnes øvrige kvalifikasjonskrav (f.eks. leverandørens økonomiske/tekniske kvalifikasjoner); kvalifikasjonskrav er derfor ikke identifisert i teksten som er gitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 2 prisskjema: Bekreft hvordan vi skal beregne/legge inn «Rabattsats» når oppdragsgiver senere velger produkter og kan regne om til «riktig forpakningsstørrelse». Er rabattsatsen ment å gjelde lik prosent for alle produktvarianter/forpakninger som ligger i vårt «avtalesortiment», uavhengig av forpakningsstørrelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rabattsatsen er sentral for prisberegningen (tildelingskriteriet 40%). Leverandøren må forstå hvordan rabatten slår ut når oppdragsgiver omregner forpakningsstørrelse.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 4.1 Krav til pris / Vedlegg 2 prisskjema (fane 1 «Rabattsats» og produktlisten)

2. I vedlegg 2 prisskjema: Når oppdragsgiver «velger billigste produkt» blant like produkter med ulik pris (og ev. regner om forpakningsstørrelse), hvilken pris skal vi sikre at alltid er riktig i nettbutikken—skal den faktiske nettbutikkprisen være lik den prisen oppdragsgiver finner på valgt dato, og må vi da unngå midlertidige kampanjer/endrede priser i perioden frem til evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver kan hente priser på egen dato for å hindre strategisk prising. Leverandøren må vite hvilke forhold som forventes rundt kampanjer/prisendringer for å unngå feil evaluert pris.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 4.1 Krav til pris / Veiledning for utfylling av prisskjema (Vedlegg 2 prisskjema)

3. I vedlegg 2 prisskjema: Skal «fast kronepåslag for ordre under 800 kr» påløpe pr. ordre (som angitt), og er det slik at rabattsats ikke påvirker omsetning under/over 800 kr-grensen (dvs. grensen vurderes på sluttpris etter rabattsats, eller på varepriser før rabatt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hvordan 800-kroners grense skal beregnes i praksis, og dette kan gi store utslag for pris/risiko.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 4.1 Krav til pris / Vedlegg 2 prisskjema (fane 2 «Påslag for ordre under 800»)

4. Prisregulering: I bilag 4 punkt 4.2 (PRISREGULERING) er det et tabelloppsett med «Frist for varsel om prisregulering» der felter ser ut til å være «Sett inn ...». Bekreft hvilke eksakte måneder/år (fra/til) og hvilken fristdato som gjelder for første og eventuelt påfølgende regulering i avtaleperioden.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete frister og perioder kan leverandøren ikke vurdere når prisjustering kan gjennomføres og hva som kreves for gyldig varsel.

   Kilde: Vedlegg 6b Bilag til rammeavtale / Bilag 4.2 PRISREGULERING (rammeavtale punkt 16.3) VARER

5. Bestillingsløsning og e-handel: Oppdragsgiver «har som mål» at alle bestillinger skal foretas via oppdragsgivers e-handel og at punchout skal etableres mot Visma ehandel i avtaleperioden. Kan oppdragsgiver presisere: (1) om punchout er et krav/forutsetning for evaluering, eller kun et «ønskelig» mål, og (2) hvilke milepæler eller tidsfrister som forventes for å komme i mål i løpet av avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet 30% kvalitet skal dekke leverandørens planer. Leverandøren trenger å vite om oppkobling/punchout er forventet levert innen bestemte frister, og hvor evalueringen faktisk vektlegges.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 5.2 Kvalitet (tildelingskriteriet)

6. Levering neste virkedag: Kravet sier bestillingsfrist kl. 18.00 eller senere for levering neste virkedag. Gjelder dette likt for alle ukedager (inkl. fredag for levering mandag), og hvordan skal vi håndtere bestillinger som kommer etter kl. 18.00 på dager rett før helg (f.eks. forventet leveringstid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsforpliktelsen og beregning av kapasitet/logistikk kan påvirkes av hvordan helgeeffekten tolkes.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 4.6 Krav til bestilling, bestillingsløsning og bestillingsfrist

7. Leveringstidspunkt: «Hovedvindu» 07.30–14.00 og enkelte virksomheter krever ettermiddag/kveld. Hvilke virksomheter (adresser) har slike krav, og hvilke spesifikke leveringsvinduer kan de kreve? Alternativt: kan oppdragsgiver oppgi om det finnes en liste over faste leveringsvinduer per virksomhet som skal oversendes før tilbud/oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringskravene påvirker planlegging, bemanning og kost. Leverandøren må forstå volum og variasjon per lokasjon.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 4.7 Krav til levering og punkt 4.11 Krav til implementering av avtalen

8. Kundeservice: Kravet er at kommunikasjon skal foregå på norsk og kundesenter skal nås alle virkedager 08.00–15.30. Kan oppdragsgiver bekrefte (1) om dette gjelder «all henvendelser» (inkl. avvik/forsinkelser) til kundesenteret, og (2) om det forventes responstid/åpning for hasterutiner utenfor 08.00–15.30?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise/organisere bemanning og rutiner for avvik og forsinkelser (som også krever umiddelbar beskjed ved forsinkelser).

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 4.5 Krav til kundeservice og punkt 4.7 Krav til levering

9. Klima og miljø – pant/retur av flasker: Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «pant og retur av flasker» i denne konkurransen (f.eks. hvilke produktkategorier som forventes, hvilke flasketyper, og om oppdragsgiver forventer at leverandør håndterer returbeholdere/kostnader direkte)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Poenggivning og leverings-/driftskost knyttet til returordning avhenger av scope og praktisk modell.

   Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 5.3 Klima og miljø (pkt. 1 «Klima og miljø - pant og retur av flasker»)

10. Klima og miljø – poeng: Oppgi om oppdragsgiver har fastsatte poengintervaller/vekt for «motorteknologi/drivstoff» i vedlegg 3 (Transport-fanen) utover tabellen som viser 0/10 for biogass/hydrogen/elektrisitet. Videre: kan oppdragsgiver bekrefte om «Andel oppmøter i prosent» skal være 100% fordelt per kontraktsår og hvordan poengene beregnes når andel ikke er 100% innen enkelte kategorier?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet 30% klima og miljø skal beregnes. Leverandøren må forstå hvordan andel oppmøter omsatt til poeng for å kunne optimalisere og prise riktig.

    Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 5.3 Klima og miljø / Vedlegg 3 miljøvennlige kjøretøy (ark TRANSPORT og LISTE OVER KJØRETØY)