Eventtjenester - planlegging og produksjon for Helse Bergen HF

Anskaffelse av vikartjenester innen sykepleie, spesialsykepleie (intensiv/operasjon og øvrige spesialområder) og jordmor. Oppdragsgiver Sykehusinnkjøp HF, for flere helseforetak (kunder) og med parallelle rammeavtaler per delkontrakt/delområde. Tildeling skjer på beste forhold mellom pris (60 %) og kvalitet (40 %). Rammeavtaleperiode planlagt oppstart 01.10.2023 og maksimal samlet varighet 4 år (forlenges inntil 2 år av gangen).

• Tilbyder skal være lovlig etablert virksomhet.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. (Kilde oppgir også krav til registrering i foretaksregister/handelsregister.)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i faglig register i staten der tilbyder er etablert.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.1
• Tilbyder skal være godkjent bemanningsforetak iht. forskrift (Arbeids- og sosialdepartementet, ikrafttredelse 01.01.2009).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på registrering i Arbeidstilsynet register. Dokumentasjonen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for prekvalifiseringssøknaden.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.1
• Forsvarlig forretningsmessig drift (redegjørelse og dokumentasjon ved relevante forhold).

  Dokumentasjon: Redegjørelse for saksforhold og vedlegges dokumentasjon som dommer/kjennelser/revisjonsrapporter mv. dersom tilbyder de siste 5 årene har vært involvert i tvister/revisjoner/uregelmessigheter ved leveranse av vikartjenester til offentlig og privat virksomhet hvor oppdragsgiver har benyttet misligholdsbeføyelser.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.1
• Tilbyder skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir trygghet for at kontraktsforpliktelsene kan gjennomføres.

  Dokumentasjon: Siste godkjente årsregnskap med revisors kommentarer. Alternativt: dokumentasjon fra anerkjent kredittvurderingsfirma som viser at tilbyder er «kredittverdig uten sikkerhet» (oppdragsgiver kan verifisere), kredittvurderingen ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato for prekvalifikasjonssøknad.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder kan støtte seg på andre foretak for finansiell kapasitet (og må dokumentere rådighet).

  Dokumentasjon: ESPD/egenerklæring levert elektronisk for både tilbyder og støttende virksomhet(er), samt forpliktelseserklæring (vedlegg) fra støttende virksomhet/virksomheter.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.2 og 4.5 Støtte fra andre virksomheter
• Tilbyders erfaring og leveringsevne: tilbyderen må kunne sannsynliggjøre erfaring (kapasitet) fra konkrete leveranser av vikartjenester til spesialisthelsetjenesten i Norge/Skandinavia.

  Dokumentasjon: Fylle ut Vedlegg – Tilbyders erfaring. Det fremgår også at man ikke kan levere søknad for flere delområder som baserer seg på samme ressurser for å oppfylle kvalifikasjonskravet (restriksjon).

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.3 Erfaring og leveringsevne
• Tilbyder kan støtte seg på erfaring fra andre virksomheter for å oppfylle erfaring/leveringsevne.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring og relevante egenerklæringer (ESPD/egenerklæringer) for støttende virksomheter.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.3 og 4.5
• Tilbyder skal ha et elektronisk kvalitetssikringssystem som etterleves i praksis, med prosedyrer samt dokumenterbar historisk sporbarhet.

  Dokumentasjon: Tilbyders detaljerte beskrivelse av kvalitetssikringssystem. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg – Kravspesifikasjon. Tilbyder må også være tilgjengelig for presentasjon/demonstrasjon etter vurdering av vedlagt dokumentasjon (se eget vedlegg om presentasjon).

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering
• Tilbyder skal ha elektronisk system for oppdragshåndtering.

  Dokumentasjon: Tilbyders detaljerte beskrivelse av oppdragshåndteringssystem. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg – Kravspesifikasjon.

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.4
• Støtte fra andre virksomheter: krav om at ESPD/egenerklæring og forpliktelseserklæring leveres for støttende virksomheter.

  Dokumentasjon: ESPD- erklæring elektronisk for tilbyder og støttende virksomhet(er), samt separate egenerklæringer for hver støttende virksomhet. Forpliktelseserklæring leveres (vedlegg).

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 4.5

• Forespørsel om deltakelse skal inngis som søknad (prekvalifisering) og leveres elektronisk via Mercell innen fristen.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 3.1 og 3.2
• Forespørselen skal leveres med angitte filnavn og vedleggstyper (bl.a. Søknadsbrev, Informasjon om søker, attester, årsregnskap/kredittvurdering, Forpliktelseserklæring (om aktuelt), Tilbyders erfaring, Kravspesifikasjon, Beskrivelse kravspesifikasjon, bruksanvisning/sladding og sladdet versjon).Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 3.2 (filstruktur og vedleggsliste)
• Tilbudsspråk/prekvalifiseringsspråk: forespørselen skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk, og dokumentasjon skal være på norsk, svensk eller dansk.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 3.3
• Det skal leveres sladdet versjon av forespørsel og begrunnelse for sladding/taushetsplikt dersom relevant.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag, pkt. 2.4 Offentlighet
• Presentasjon av kvalitetssikringssystem: tilbyder skal holde presentasjon/demonstrasjon (etter frist for innlevering av prekvalifiseringssøknad) ved vurdering; gjennomføres via Microsoft Teams.Kilde: Vedlegg – Presentasjon kvalitetssikringssystem (innledning)
• For tilbud (i hovedkonkurransen): leveres elektronisk i Mercell; systemet tillater ikke levering etter frist. Tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp (sist leverte regnes som endelig).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets filstruktur i Mercell ved innlevering: Tilbudsbrev (PDF), Kravspesifikasjon (Excel), Besvarelse Kravspesifikasjon (PDF), Prisskjema (Excel), bruksanvisning/begrunnelse for sladding (PDF), sladdet versjon av tilbudet (PDF) og ev. forpliktelseserklæring (PDF).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.2 Tilbudets utforming
• Alternative tilbud aksepteres ikke; parallelle tilbud aksepteres ikke (kun ett tilbud per tilbyder).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.3-3.4
• Forbehold skal oppgis i Vedlegg – Tilbudsbrev.Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.6 Forbehold
• Tilbudet skal leveres skriftlig på norsk/svensk/dansk (språkkrav).Kilde: Konkurransebestemmelser, pkt. 3.5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

15.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Responstid: Korte oppdrag minimum 1/2 time (konkret frist angis i hver forespørsel); lengre oppdrag minimum 24 timer (konkret frist angis i hver forespørsel).Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 2.3 Responstid
• CV/oversikt: Leverandør skal ha oversikt over CV med referanser og gyldig autorisasjon (HPR-nummer) per vikar; CV skal framlegges for Kunde og legges inn i Kundens elektroniske løsninger når tatt i bruk.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 2.4 CV – tilbudt vikar
• Kundens rett til å avvise vikar ved bl.a. manglende egnethet/ikke oppfylte krav; Leverandøren plikter å fremskaffe ny vikar.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 2.5 og 4.1
• Arbeidsforhold/lover: Leverandøren skal sikre lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter; på forespørsel dokumentere vilkår. Manglende etterlevelse gir mislighold (kan være vesentlig mislighold ved gjentatt).Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.2.2
• Arbeidsmiljøloven: Leverandøren er ansvarlig for at vikar ikke samlet disponeres i strid med arbeidstidsbestemmelser; skal etablere/håndheve kontrollsystemer og kunne fremlegge halvårlige rapport etter forespørsel.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.2.5
• Autorisasjon og kontroller: Vikaren skal ha gyldig norsk autorisasjon (HPR-nr.); kontroll av kandidater ved første gang og deretter minst halvårlig, samt kontroll av merknader/begrensninger/advarsler; ved tilbud om vikar skal eventuelle merknader opplyses til Kunde.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.3.1
• Krav til vikar (delområde-/spesialfelt): videreutdanning/norsk spesialistgodkjenning for aktuelle delområder.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.3.2
• Erfaring: tilbudt vikar skal ha minimum to års erfaring innen sitt delområde/spesialfelt.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.3.3
• Språk: vikar skal beherske og kunne gjøre seg godt forstått, og forstå norsk/svensk/dansk muntlig og skriftlig; Kunde kan kreve bestått test i norsk høyere nivå (C1-lik).Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.3.4
• HLR: Basal HLR (årlig teoretisk og praktisk gjennomgang siste 12 mnd., før oppstart); Avansert HLR (årlig teoretisk og praktisk for relevante avdelinger/fagområder siste 12 mnd.).Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.3.9 og 5.3.10
• Rusmidler forbudt; ved begrunnet mistanke kan vikar avvises/bortvises og leverandør skal erstatte så langt som mulig; leverandør dekker merkostnader til erstatningsvikar ankommer og evt. dekker test ved behov.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.3.7
• Smittevern: leverandør ansvarlig for at vikar følger rutiner/testing/vaksiner/testkrav; enkelte må fremlegge TB-test og MRSA-screeningprøver mv., og leverandør må følge lokale bestemmelser.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.3.8
• Lønns- og arbeidsvilkår/likebehandling ved utleie: leverandør skal sikre likebehandling, og har ansvar for lønns- og skattemessige konsekvenser knyttet til tilgang til felles goder.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.2.3
• Innleie av tidligere ansatte: leverandør kan ikke leie ut/ forsøke leie til en kunde hvis vikar tidligere har vært ansatt hos Kunden før det er gått minst 6 måneder fra fratreden, med mindre Kunden gir skriftlig forhåndssamtykke.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.2.18
• Underleverandører: kan kun brukes dersom opplyst i tilbud; endring krever skriftlig godkjenning fra Sykehusinnkjøp HF. Selvstendig næringsdrivende godkjennes ikke som underleverandør. Underleverandør må oppfylle kvalifikasjons-/dokumentasjonskrav dersom de utfører oppdragshåndtering/kvalitetssikring.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.2.19
• Avbestilling/endring (fristregler og merutgiftsdekning): korte oppdrag fritt avbestilles/endres 72 timer før start; lengre oppdrag 3 uker. Ved avbestilling etter frist kan leverandør kreve dokumentert merutgift (begrenset til 50 % og oppad til kr. 12 000). Ved endring med reduksjon kan kreve merutgift (begrenset til 50 % og oppad til kr. 7 000).Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 3.1.1-3.1.3
• Leverandørens mislighold ved manglende fremskaffing/erstatning: ved mangelfull levering dekker leverandør merkostnader med gebyr kr. 4 500 per påbegynt døgn med avtalt arbeidstid; ansvar begrenset til maksimal erstatning i 10 døgn.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 4.3
• Fakturering: månedlig, betalingsfrist 30 dager etter mottatt korrekt faktura; elektronisk faktura i EHF; faktura skal inneholde bl.a. avdeling, vikar, bestillingsnummer/referanse, antall vakter/timer per priselement, oppdragstidspunkt/-periode, oppdragssted. Dokumentasjon for reise/opphold skal vedlegges. Kunden kan returnere ikke-korrekte fakturaer.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 6.3
• Taushetsplikt: leverandør skal sikre at innleid personell har signert taushetserklæring før oppdrag, oppbevare signert dokumentasjon i minst 3 år etter avsluttet innleie; leverandør skal ivareta taushet også etter avtaleopphør.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, pkt. 5.2.10 og 10.1

• Kravspesifikasjonen i vedlegg_-_Kravspesifikasjon viser kun kravnr. 1-4 (generelle krav) i utdraget; eventuelle øvrige krav (f.eks. spesifikke krav for delområder, prising/evaluering utover dette) er ikke inkludert i dokumentteksten du ga.
• Rammeavtalen du ga er en del av et kontraktsgrunnlag; konkrete avrop/malverk og eventuelle detaljer i bilag (prisliste, kravspesifikasjon utfylt av leverandør) er ikke gjengitt, så disse er ikke trukket ut.
• Forhold knyttet til prekvalifisering utover krav og presentasjon (f.eks. eksakt utvelgelses-/rangeringsterskel) er ikke oppgitt utover beskrivelsen av vektlegging i kvalifikasjonsgrunnlaget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg – Kravspesifikasjon (Oppdragshåndtering og rekruttering) kravnr. 1: Skal de «to personer per delområde» som oppgis være identiske for alle delområde(r) leverandøren søker på, eller kan samme person dekke flere delområder? I så fall: hvordan skal det dokumenteres og vektes ved evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker ressursallokering, bemanning og hvordan leverandøren skal fylle ut arkfanene korrekt for hvert delområde.

   Kilde: Vedlegg – Kravspesifikasjon, kravnr. 1 (Generelle krav / Oppdragshåndtering og rekruttering)

2. I Vedlegg – Kravspesifikasjon kravnr. 1: Når det stilles krav om «minimum 5 års erfaring med oppdragshåndtering/rekruttering fra bemanningsbransjen», skal erfaringen dokumenteres med konkrete leveranser/rolle/tidsrom for hver av de to personene per delområde, eller er det tilstrekkelig med en beskrivende oppsummering? Hvilken type dokumentasjon forventer oppdragsgiver i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av dokumentasjonsform og detaljnivå reduserer risiko for at tilbudet ikke blir evaluert som forventet eller eventuelt ikke anses oppfylt.

   Kilde: Vedlegg – Kravspesifikasjon, kravnr. 1

3. I Vedlegg – Kravspesifikasjon kravnr. 2 (Erfaring utover minstekrav): Hva er forventet evalueringsmessig «nivå» og relevans for tilleggserfaring? Kan oppdragsgiver beskrive hvordan poeng/vurdering typisk gjøres (f.eks. kvantifisering av år/prosjekter, eller kvalitative forhold)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet er kvalitativt, og det er viktig å forstå hvilke elementer som gir høyere score innenfor kravets rammer.

   Kilde: Vedlegg – Kravspesifikasjon, kravnr. 2 (E, 40 % Kvalitet)

4. I Vedlegg – Kravspesifikasjon kravnr. 3: Det står «maks 2 A4-sider» og at besvarelsen skal vedlegges som et eget dokument i PDF. Skal kravnr. 3 leveres som ett samlet dokument (2 A4 totalt), eller kan det leveres som flere dokumenter innenfor rammen «maks 2 A4»? Videre: gjelder begrensningene skriftstørrelse/Calibri kun selve teksten, eller også tabeller/illustrasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Formkrav påvirker hvordan leverandøren strukturerer og leverer dokumentasjonen i Excel/PDF-vedlegg, og feil format kan gi uheldig evaluering.

   Kilde: Vedlegg – Kravspesifikasjon, kravnr. 3 (E, 30 % Kvalitet)

5. I Vedlegg – Kravspesifikasjon kravnr. 3: Kan oppdragsgiver bekrefte at «punkt 4.1 Leverandørens plikt til å fremskaffe ny vikar», «punkt 5.2.15 Opptreden i avtaleperioden» og «punkt 5.2.18 Innleie av tidligere ansatte» siktes til tilsvarende punktnumre i rammeavtalen, og i så fall hvilken rammeavtaleversjon/kapittel det skal leses opp mot?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravnr. 3 viser til rammeavtale-punkter. Riktig referanse er avgjørende for at leverandøren beskriver tiltak/rutiner som faktisk matcher kontraktens plikter.

   Kilde: Vedlegg – Kravspesifikasjon, kravnr. 3 (Oppdragshåndtering og rekruttering)

6. I Vedlegg – Kravspesifikasjon kravnr. 4: Det fremgår «maks 1 A4-side per punkt» og at beskrivelsen skal ha overskrifter. Skal de tre punktene (4.1, 5.2.15, 5.2.18) leveres som tre separate PDF-er, eller kan alt leveres i ett samlet PDF-dokument med tre overskrifter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik leveringsform kan påvirke hvorvidt oppdragsgiver enkelt kan kontrollere og evaluere beskrivelsene, og dermed leverandørens score.

   Kilde: Vedlegg – Kravspesifikasjon, kravnr. 4 (E, 30 % Kvalitet)

7. I konkurransebestemmelser punkt 4.1.1 (Pris): Pris evalueres med «forholdsmessig metode» og lavest vektet timepris gir poengscore 10. Kan oppdragsgiver beskrive formelen/elementene i den forholdsmessige metoden (hvordan poeng trekkes ned fra 10 for høyere priser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsformel gjør det vanskelig å prise strategisk og sikre at tilbudet maksimerer score innenfor delområde(r).

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.1.1 Pris

8. I konkurransebestemmelser punkt 4.1.2 (Kvalitet): Oppdragsgiver sier at «Kvalitetsscoren vil ikke normaliseres». Hvordan skal dette praktisk forstås når samme tilbyder leverer flere delområder: evalueres hvert delområde separat med separate 0–10-score, eller skjer det en sammenligning på tvers av delområder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan påvirke hvilke ressurser og rutiner leverandøren velger å spisse, og hvordan man forventer score vil bli gitt.

   Kilde: Konkurransebestemmelser, punkt 4.1.2 Kvalitet

9. I rammeavtalen (Rammeavtale tjenestekjøp) punkt 2.3 Responstid samt 2.4 CV – tilbudt vikar: Når det oppgis «Minimum ½ time» for korte oppdrag og «Minimum 24 timer» for lengre oppdrag, skal leverandørens responstid regnes som tid til at leverandøren bekrefter leveringsdyktighet og legger inn CV, eller kun tid til første tilbakemelding (helt uten CV)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som skal være gjort innen fristen for å unngå misligholdsrisiko og for å kunne bemanne prosessen effektivt.

   Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, punkt 2.3 og 2.4

10. I rammeavtalen punkt 3.1.2 (Avbestilling) og 3.1.3 (Endring): Avbestilling etter frist gir leverandøren rett til refundert merutgifter «begrenset oppad til kr. 12 000,-» og endring ved reduksjon «begrenset oppad til kr. 7 000,-». For å kunne prise riktig: Er disse beløpsgrensene per oppdrag/bestilling, per vakt/døgn, eller per vikar? Kan oppdragsgiver presisere måleenheten?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Beløpscaps er sentrale for kalkyle ved risiko for avbestilling/endring, og må være tydelig avgrenset.

    Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp, punkt 3.1.2 Avbestilling og punkt 3.1.3 Endring