Rammeavtale for rådgivende ingeniørtjenester innen kaianlegg og maritime prosjekter

Rammeavtale med én leverandør for rådgivende ingeniørtjenester innen kaianlegg og maritime prosjekter for Lillesand kommune. Oppdragsgiver kan tildele avropskontrakter (NS 8401 eller NS 8402) i rammeavtalens periode. Varighet 1 år med ensidig opsjon på forlengelse inntil totalt maksimalt 4 år (opsjon 1 år om gangen, oppsigelse med 3 måneders varsel). Estimert årlig omfang ca. kr. 500 000 ekskl. mva, med gyldighet på maksimalt uttak inntil 2,49 MNOK ekskl. mva over levetid. Visse planlagte utredninger skal ferdigstilles innen 1. september 2026 (bl.a. bølgebryter og bryggefront sentrum).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister (den staten leverandøren er etablert i).

  Dokumentasjon: Firmaattest. For leverandører registrert i det norske enhetsregisteret innhenter oppdragsgiver firmaattest selv fra brreg.no (alternativt fremlegges firmaattest).

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 7.3 Registrering
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten (vurderes opp mot avtalens verdi, ytelser, risiko og varighet).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering som inkluderer nøkkeltall i regnskap basert på sist kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet.

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 7.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
• Tilbyder skal ha erfaring fra gjennomføring av lignende oppdrag (referanseprosjekter de siste fem årene).

  Dokumentasjon: Liste/oversikt over relevante oppdrag de siste fem år med minst: navn kunde/mottaker, kort beskrivelse av leveransen, tidspunkt, oppdragets verdi, kontaktperson med telefon/e-post. Oppdragsgiver kan kontakte referanser. Mal finnes i del I vedlegg 5 (Referanseskjema).

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 7.5 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilbyder skal ha tilfredsstillende rutiner for kvalitetsstyring (kvalitetssikring, ressursstyring, leders ansvar og kontinuerlig forbedring).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av firmaets rutiner. Ved ISO 9001 eller tilsvarende kan kopi av gyldig sertifikat fremlegges.

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 7.6 Krav til kvalitetsstyringssystem
• Dersom tilbyderen støtter seg på underleverandører/samarbeidspartnere for økonomisk/finansiell og/eller teknisk/faglig kapasitet, skal det leveres dokumentasjon og signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring eller samarbeidsavtale. Gjelder kun de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på overfor underleverandør/samarbeidspartner; dokumentere at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser.

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 7.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere
• Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest (gjelder norsk leverandør).

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist og uten restanser av betydning.

  Kilde: Konkurranseregler pkt. 4.13 Skatteattest

• Tilbudet skal leveres i konkurransegjennomføringsverktøyet KGV.Kilde: Konkurranseregler pkt. 8.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudsbrev skal fylles ut og signeres av person med fullmakt; ingen innholdsmessige endringer i teksten.Kilde: Konkurranseregler pkt. 8.2.2 Innhold og struktur – «Tilbudsbrev»; Vedlegg 1 Tilbudsbrev
• Egenerklæring taushetsplikt (vedlegg 2) skal fylles ut og signeres.Kilde: Konkurranseregler pkt. 8.2.2 «Egenerklæring taushetsplikt»; Vedlegg 2 Egenerklæring taushetsplikt
• Dersom tilbudet inneholder avvik, skal avvik leveres som liste (vedlegg 3 Tilbyders avvik) og avvik må referere til relevant vedlegg/punkt. Vesentlige avvik kan medføre avvisning.Kilde: Konkurranseregler pkt. 4.12 Avvik; pkt. 8.2.2 «Tilbyders avvik»; Vedlegg 3 Tilbyders avvik
• Dersom tilbyder støtter seg på kapasitet til andre virksomheter: dokumentasjon ved forpliktelseserklæring (vedlegg 4).Kilde: Konkurranseregler pkt. 8.2.2 «Forpliktelseserklæring»; Vedlegg 4 Forpliktelseserklæring
• Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: kredittvurdering, dokumentasjon av erfaring (referanser) og dokumentasjon knyttet til kvalitetsstyringssystem.Kilde: Konkurranseregler pkt. 8.2.2 «Dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene»
• Utfylt kravtabell (bilag 1) skal leveres; kravtabellen legges inn i bilag 2 ved kontraktsignering (utfylling/innlegging i systemet angis).Kilde: Konkurranseregler pkt. 8.2.2 «Utfylt kravtabell» (Bilag 1 og Bilag 2)
• Dokumentasjon til tildelingskriteriene: pris/evalueringssum (fullstendig utfylt prisskjema i bilag 6).Kilde: Konkurranseregler pkt. 8.2.2 «Pris/evalueringssum»; pkt. 9 Tildelingskriterier
• Dokumentasjon til tildelingskriteriet kompetanse og erfaring: informasjon i bilag 2 om tilbudt ressurs (én senior 5+ år og én junior 0-5 år), inkludert referanseprosjekter og etterspurt ressursinformasjon (CV/opplysninger).Kilde: Konkurranseregler pkt. 8.2.2 «Kompetanse og erfaring»; pkt. 9 Tildelingskriterier; Del II Bilag 2
• Egenerklæring til taushetsplikt: leverandørens oversikt over hvilke opplysninger som anses unntatt innsyn (signering).Kilde: Vedlegg 2 Egenerklæring taushetsplikt; Konkurranseregler pkt. 6.2 Offentlighet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

26.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Lønns- og arbeidsvilkår skal være i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (og øvrige krav i rammeavtalen), med dokumentasjonsplikt og sanksjoner ved brudd (dagbot og tilbakeholdsrett).Kilde: Konkurranseregler pkt. 5 Særlige kontraktsvilkår; Del II Rammeavtale «Lønns- og arbeidsvilkår»
• Leverandøren skal fylle ut og sende egenrapporteringsskjema for lønns- og arbeidsvilkår (DFØ) innen 1 måned etter kontraktsignering (kan kreves flere ganger).Kilde: Del II Rammeavtale «Lønns- og arbeidsvilkår»; Del II Bilag 5 og Del II Bilag 5 Vedlegg 1
• Etiske krav: etterlevelse av menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø; leverandør skal videreføre krav til underleverandører; dokumentasjon ved forespørsel.Kilde: Del II Rammeavtale «Etiske krav»
• Leverandøren skal kunne starte opp leveransen senest 14 dager etter signering av avropsskjema; responstid: henvendelser besvares normalt innen 5 dager (kan finnes hasteoppdrag).Kilde: Del II Bilag 1 Kravspesifikasjon (Responstid) ; Del II Rammeavtale «Levering av tjenester»
• Utførelse: arbeidet skal gjennomføres etter Norsk Standard(s) fagkrav og gjeldende lover/forskrifter; egenkontroll, sidemannskontroll og tverrfaglig kontroll skal utføres og dokumenteres.Kilde: Del II Bilag 1 Kravspesifikasjon (Krav til utførelse)
• Råderett over filer og dokumentasjon som utarbeides i forbindelse med arbeid under rammeavtalen (også etter rammeavtalens opphør).Kilde: Del II Bilag 1 Kravspesifikasjon (Dokumentasjon)
• Taushetsplikt: personell skal undertegne taushetserklæring før arbeid påbegynnes; konfidensialitet gjelder med lovstyrte unntak for offentlighet/innsyn.Kilde: Del II Rammeavtale «Sikkerhet og taushetsplikt»; Konkurranseregler pkt. 6 Konfidensialitet og offentlighet
• Personell/ressurskrav: leverandøren skal tilby to faste ressurser (én junior 0-5 år og én senior 5+ år) som er faste rådgivere og utfører alt arbeid, med mindre annet avtales; norsk skriftlig/muntlig kompetanse.Kilde: Del II Bilag 1 Kravspesifikasjon (Utførende personell)
• Utskifting av rådgivere initiert av leverandør: leverandøren dekker kostnader ved kompetanseoverføring; krever samtykke; påtroppende rådgiver minimum tilsvarende eller bedre kompetanse/erfaring.Kilde: Del II Bilag 1 Kravspesifikasjon (Utskifting av rådgiver)
• Underleverandører: leverandør er ansvarlig for underleverandørers arbeid; skifte/tilknytning av underleverandører skal varsles skriftlig; kunden kan nekte godkjenning ved saklig grunn; bruk til avrop krever forpliktelseserklæring og skatteattester/HMS egenerklæring/firmaattest for hver underleverandør.Kilde: Del II Rammeavtale «Bruk av underleverandører»
• Oppdrag tildeles som avrop med skriftlig bestilling; for avrop > 100 000 NOK forbeholder oppdragsgiver seg retten til egen konkurranse hvis samlet kostnad for ett avrop overstiger 100 000 ekskl. mva.Kilde: Del II Bilag 4 «Avrop»
• Personell/oppstart i avrop: avtalte tidsfrister; leverandør må kunne starte senest 14 dager etter signering av avropsskjema (og anslag over timeforbruk/fremdriftsplan før oppstart).Kilde: Del II Rammeavtale «Levering av tjenester»; Del II Bilag 3 Tildelingsavtale pkt. 1 TILDELINGSAVTALER

• Teksten gir ikke fullstendig liste over alle absolutte krav i kravtabellen (Bilag 1) utover de eksemplifiserte punktene som er gjengitt (utdanning/erfaring, egenkontroll, dokumentasjons- og utførelseskrav).
• Konkurranseregler omtaler at Bilag 1 kravtabell skal utfylles og legges inn i bilag 2 ved kontraktsignering, men detaljene om hvordan/eksakt hvor utfylling gjøres i KGV er ikke beskrevet utover «etter den utforming det elektroniske systemet for innlevering angir».
• Usikkerhetsgrad knyttet til hvorvidt alle nødvendige dokumenter for kvalifikasjon og tildeling (f.eks. CV-dokumenter) skal lastes opp som egne filer i KGV; det står at CV legges ved bilag 2 som egne dokumenter, men ingen filnavn/formatkrav er angitt i teksten.
• Del II inneholder flere kontraktspunkter, men de er ikke fullstendig gjengitt; eventuelle øvrige kontrakts-/utførelseskrav i rammeavtalens øvrige kapitler (utover det utdraget som er synliggjort) kan ikke trekkes ut med sikkerhet fra foreliggende tekst.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 «Kravspesifikasjon» pkt. «Responstid» står at henvendelser skal besvares normalt innen 5 dager, og oppstart på oppdrag innen 14 dager. Hvordan skal dette forstås for (i) avklaringer knyttet til avropets scope innen 100 000/over 100 000 NOK, og (ii) tilfeller der oppstart krever innhenting av data/tilganger fra Kunden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens organisering og bemannings-/planleggingsrisiko ved avrop.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Responstid»

2. I Bilag 1 står det at leverandøren skal tilby to faste ressurser (én junior 0–5 år og én senior 5+ år) som er Oppdragsgivers faste rådgivere. Kan Oppdragsgiver presisere om alle leveranser forventes å utføres av disse to ressursene, eller om det i praksis er aksept for at (utenom «støtteressurser» som må avklares) andre medarbeidere kan utføre deler av leveransen uten å være tilbudte faste rådgivere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet rundt bemanningsmodell påvirker kostnader og hvordan tilbudet kan leveres operativt innenfor kravene.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Utskifting/ Utførende personell» og «Utførende personell»

3. I Bilag 1 «Utskifting av rådgiver» står at leverandøren skal bære alle kostnadene ved kompetanseoverføring ved utskifting initiert av leverandør, og at det kreves samtykke fra Oppdragsgiver. Kan Oppdragsgiver presisere hva som regnes som «samtykke», saksbehandlingstid/frist for samtykke, og hva som er et akseptabelt nivå for «kompetanseoverføring» (f.eks. antall timer/dager og leveranser som skal dokumenteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette reduserer risiko og gjør det mulig å prise riktig ved endringer i bemanning over rammeavtalens levetid.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Utskifting av rådgiver»

4. I Bilag 1 «Krav til utførelse» kreves at leverandøren skal utføre og kunne dokumentere egenkontroll, sidemannskontroll og tverrfaglig kontroll. Kan Oppdragsgiver utdype hvilke leveranser/dokumentasjon som skal foreligge for å dokumentere hver av kontrolltypene (f.eks. hvem som skal være sidemann, omfang, og hvordan kontrollene skal fremgå i sluttdokumentasjonen for et avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrollregimet påvirker ressursbruk og tidplan for hvert avrop; tilbyder trenger et konkret dokumentasjonskrav for å prise og planlegge.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Leverandør skal utføre og kunne dokumentere egenkontroll, sidemannskontroll og tverrfaglig kontroll»

5. I Bilag 1 «Dokumentasjon» står at kommunen skal ha råderett over filer og dokumentasjon som blir utarbeidet i forbindelse med arbeid under rammeavtalen, også etter opphør. Kan Oppdragsgiver bekrefte om dette innebærer (i) full opphavs- og bruksrett til leverandørens prosjektspesifikke dokumenter, og (ii) håndtering av eventuelle maler/verktøy/parametriske beregningsoppsett som leverandøren eier fra før (jf. rammeavtalens øvrige regler om rettigheter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdyping av eiendoms-/bruksrett og «råderett» påvirker leverandørens policy for gjenbruk og kostnadsbildet.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Lillesand kommune skal ha råderett over filer og dokumentasjon…»

6. I Konkurransereglene pkt. 9 «Tildelingskriterier» fremgår at «Kompetanse og erfaring» vektlegger utdanningsnivå/relevans og antall år relevant erfaring, samt kurs/sertifiseringer siste fem år. Kan Oppdragsgiver beskrive hvordan evalueringen praktisk skiller mellom (i) «A* krav» (hvor mer er bedre) og (ii) uttelling innenfor tildelingskriteriene, og eventuelt gi et eksempel på hvordan «mastergrad» og erfaring utover minstekrav slår ut?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagens tekst beskriver kriterier, men uten praktisk evalueringslogikk; dette kan gi feil ressursprioritering i tilbudet.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 9 – Tildelingskriterier, «Kompetanse og erfaring»

7. I Konkurransereglene pkt. 10.1.1 «Evaluering av pris» brukes modell der senior timepris multipliseres med 200 timer og junior timepris med 150 timer. Kan Oppdragsgiver bekrefte at disse timetallene kun er en prisevalueringsmetode (ikke et estimert/forventet faktisk forbruk), og at leverandør skal prise timepriser uavhengig av disse evalueringsvolumene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir grunnlag for korrekt prissetting og forventningsstyring mot reelle avrop/forbruk.

   Kilde: Konkurranseregler pkt. 10.1.1 – Evaluering av pris

8. I Bilag 1 «Krav til utførelse» kreves at leverandørens tilbudte ressurser skal beherske godt norsk, både skriftlig og muntlig. Kan Oppdragsgiver spesifisere om det finnes et dokumentasjonskrav eller akseptkriterier (f.eks. test/attest/erfaring) for å dokumentere «godt norsk», eller om bekreftelse i tilbudets CV/besvarelse er tilstrekkelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart språkkrav kan medføre avvik/feil dokumentasjon og risiko for avvisning eller trekk i evaluering.

   Kilde: Bilag 1 – Kravspesifikasjon, «Leverandørens tilbudte ressurser… beherske godt norsk»

9. I Bilag 3 (tildelingsavtale) punkt 1 «Tildelingsavtaler» står at ved hvert avrop skal det leveres et anslag over estimert timeforbruk og fremdriftsplan «så snart som mulig og før oppstart». Kan Oppdragsgiver opplyse hva som er forventet tidsfrist fra mottatt bestilling til leveranse av anslag/fremdriftsplan, og hva som skjer dersom partene ikke blir enige før oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens oppstartsberedskap og risiko ved uenighet om estimat/plan.

   Kilde: Bilag 3 – Tildelingsavtaler, punkt 1 «Tildelingsavtaler»

10. I Bilag 6 «Pris- og prisbestemmelser» står det at reisetid og reisekostnader ikke faktureres, og at reiser kun skal gjøres etter avtale med oppdragsgiver. Kan Oppdragsgiver presisere hvordan reiser behandles ved (i) avrop der oppstart skal skje innen 14 dager, og (ii) møter i kommunen (om det forventes at arbeid i kommunens lokaler regnes uten reise, og om reise til befaring/inspeksjon omfattes)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Regime for reise og fakturering påvirker kalkyle og sannsynlig faktisk kostnad for avrop.

    Kilde: Bilag 6 – Pris- og prisbestemmelser, «Reisetid og reisekostnader…»