Rammeavtale for leie av kaffemaskiner samt leveranse av kaffe og tilhørende produkter

Om oppdraget

Digdir har til hensikt å inngå rammeavtale for leie av kaffemaskiner med tilhørende serviceavtaler for våre kontorsteder i Oslo, Brønnøysund og Leikanger. Avtalen omfatter også leveranse av kaffe - og sjokolade drikker samt tilhørende ingredienser og forbruksartikler. Nærmere beskrivelse fremgår av bilag 1 - kravspesifikasjon.En rammeavtale - 3 delkontrakterRammeavtalen er delt i tre delkontrakter, én per kontorsted. Det vil bli inngått kontrakt med én leverandør per delkontrakt.Leverandører kan gi tilbud på én, flere eller alle delkontrakter, jf. fanen "Delkontrakter". Evalueringen gjennomføres separat for hver delkontrakt.Avhengige (bundne) tilbud tillates ikke.Varighet:Rammeavtalen har en varighet på 3 år med opsjon på forlengelse i inntil 1 år.Estimert samlet kontraktsverdi:Øvre økonomisk ramme for samlede leveranser (alle delkontrakter) under rammeavtalen er 1,629 mill. kroner ekskl. mva.

Tjenesteområde

• Electrical domestic appliances 39711310, 39710000
• Beverage and spice crops 03131100
• Cocoa; chocolate and sugar confectionery 15840000, 15841000, 15841400
• Coffee, tea and related products 15860000, 15861000, 15861100, 15861200
• Non-alcoholic beverages 15981200
• Domestic appliances 39700000

Tilbudsstrategi

• Sjekk tidlig at kvalifikasjonskravene kan dokumenteres uten etterslep.
• Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.

Historikk hos oppdragsgiver

Basert på strukturerte tildelingskunngjøringer i Anbudsradar. Listen kan være ufullstendig der eldre kunngjøringer mangler leverandørdata.

Se full oppdragsgiverprofil for Digitaliseringsdirektoratet

Tidligere tildelinger med samme CPV-kode

• Norway-Oslo: Furniture (incl. office furniture), furnishings, domestic appliances (excl. lighting) and cleaning products
  25.03.2021Input interior Norway AS30 000 000 kr

Leverandører oppdragsgiver ofte har tildelt kontrakter til

• Dfind Consulting AS10 tildelinger · sist 02.10.2025 · 26 799 000 kr
• Capgemini Norge AS (hovedenhet)10 tildelinger · sist 29.09.2025 · 101 720 000 kr
• PricewaterhouseCoopers AS (hovedenhet)10 tildelinger · sist 17.12.2024 · 37 650 000 kr
• Menon Economics AS9 tildelinger · sist 04.05.2026 · 17 899 000 kr
• KNOWIT AS8 tildelinger · sist 05.12.2025 · 15 200 000 kr
• Experis AS8 tildelinger · sist 02.04.2025 · 11 240 000 kr

Spørsmål du bør vurdere å stille oppdragsgiver

AI-genererte forslag basert på konkurransedokumentene. Still spørsmålene i spørsmålsrunden i konkurransegjennomføringsverktøyet før tilbudsfrist. Vurder selv hvilke som er relevante for ditt tilbud.

• I tildelingskriteriet Kvalitet (40%), hva vil oppdragsgiver vektlegge ved vurdering av de enkelte «bør-kravene» i kravspesifikasjonen (f.eks. beholdere, støynivå i dB, brukergrensesnitt med dokumentasjon, kapasitet på grutbeholder, valg av varmdrikker og antall kaffevalg)? Kan dere beskrive hvilke krav/underpunkter som typisk gir mest utslag og eventuelle terskler/scoremetode per delkontrakt?

  Utdraget viser kun samlede vekter og at detaljer finnes i hver delkontrakt, men ikke evalueringsmetoden. Leverandøren må forstå hvordan svarene i Bilag 2 faktisk scores for å prise/optimalisere riktig.

  Konkurransegrunnlag punkt 4 Tildelingskriterier; Kravspesifikasjon Bilag 1 (bør-kravene, delkontraktvis)
• Kan dere bekrefte hvordan tildelingen gjennomføres «separat for hver delkontrakt» når leverandøren kan gi tilbud på flere delkontrakter: brukes pris- og kvalitetsdata kun fra aktuell delkontrakt, og vurderes maskiner/kaffeleveranser per kontorsted separat?

  Det påvirker beregning av tilbudssum til evaluering, dokumentasjon (Bilag 2) og hvordan leverandør bør allokere ressurser/produkter mellom delkontraktene.

  Konkurransegrunnlag punkt 1.3 Deltilbud; punkt 4 Tildelingskriterier
• For krav om levering/klargjøring: Dere skriver i kontraktsvilkårene at levering normalt skal skje innen 5 virkedager fra bestilling, men Bilag 1 krever også at levering til ferdig installert og bruksklar kaffemaskin skal oppgis (krav nr. 19 for Oslo/Brønnøysund/Leikanger). Hvilken leveringsfrist vil gjelde hvis svarene på krav nr. 19 (installasjon/kalibrering) er lengre enn «5 virkedager fra bestilling»? Skal vi legge inn vår faktiske installasjonstid i tilbudet som blir kontraktsmessig styrende?

  Motstrid mellom generell leveringsfrist og frist for installasjon/bruksklarhet kan gi feil prising og risiko for mislighold/dagbøter.

  Standard kontraktsvilkår punkt 4/Levering (5 virkedager); Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 19 (montering/installasjon/kalibrering og leveringstid)
• I kravspesifikasjonen er det ulike krav til kaffemaskinens plassering og type (Oslo: bordmodell til kjøkkenbenk; Brønnøysund: bordmodell til benk; Leikanger: frittstående gulvplassert helautomat). Kan dere bekrefte om dette er «absolutte» krav (A) som medfører avvisning ved feil type/monteringskonsept, og om det finnes tekniske avgrensninger (f.eks. vekt, dimensjoner eller krav til plass/tilgjengelighet) som ikke er eksplisitt angitt i utdraget?

  Leverandøren må vite hvor strengt oppdragsgiver krever riktig maskin-/monteringskonsept for å unngå avvisning.

  Kravspesifikasjon Bilag 1 (Oslo krav nr. 2; Brønnøysund krav nr. 2; Leikanger krav nr. 2 samt krav nr. 8 A)
• Krav til vanntilkobling (A): Maskinene skal kunne kobles direkte til vannettet (krav nr. 20 i samtlige delkontrakter). Kan dere oppgi hvilke tekniske forutsetninger dere forventer at vi håndterer på sted (typical rørdimensjon/tilkobling, eventuelt krav til vannkvalitet/filtrering, og om dere stiller med nødvendige stengeventiler/kummer)?

  Dette er kritisk for montasjekostnad, leveringstid og risiko, men detaljer om teknisk tilrettelegging står ikke i utdraget.

  Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 20; krav nr. 19 (forutsetninger strømtilkobling/vannforsyning)
• Serviceavtale: Dere krever at service skjer minimum 1 gang per år, og at «prisen på serviceavtalen skal være inkludert i kaffemaskinens leiepris» (A, krav nr. 23). Kan dere presisere om ‘1 gang per år’ er eneste planlagte service, eller om det forventes rens/vedlikehold utover dette (innenfor samme faste leiepris)? Hvordan vurderer dere eventuelle ekstra besøk ved feil/driftsstans: er alt dekket innen leieprisen, eller er det avgrensninger mot kostnader som belastes særskilt?

  For å prise riktig må leverandøren forstå om rammen «service minimum 1 gang/år» er et gulv eller et tak, og hvordan dekningen håndteres ved driftsstans/reparasjoner.

  Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 23–24 samt krav nr. 22 (service/feilretting) og krav nr. 29
• Brukerstøtte: Dere angir i krav nr. 28 at brukerstøtte bør være tilgjengelig telefon 08.00–15.00 (Oslo/Brønnøysund spesifikt på tidsrom/dager; i Leikanger fremgår det ikke tydelig i utdraget, men krav nr. 28 finnes). Kan dere bekrefte nøyaktig tilgjengelighet (alle virkedager eller spesifikke dager) for hver delkontrakt, og om ‘bør’-kravet operasjonaliseres som f.eks. svartid (SLA) eller bare generell tilgjengelighet?

  Uklar forventning til responstid kan påvirke bemannings- og kostnadsberegning samt etterlevelse ved hendelser.

  Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 28 (varierer delkontraktvis)
• Bestillingsløsning (krav nr. 30): Kan dere beskrive hvilke kanaler dere ønsker som minimum (bestilling via innkjøpsløsning, e-post og/eller telefon), og om det er ønskelig at leverandøren tilbyr en løsning med direkte integrasjon mot oppdragsgivers innkjøpssystem eller kun ‘manuell’ bestilling via e-post/telefon? Hvilken bestillingshistorikk forventes at oppdragsgiver skal kunne se?

  Kravspesifikasjonen sier at bestillingsløsningen «bør» være enkel/oversiktlig og lister funksjoner, men uten detaljer om forventet nivå. Dette påvirker kostnader og risikobildet i oppstart.

  Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 30 (bestillingsløsning)
• Retur/håndtering av tomme CO2-patroner (krav nr. 31 i Leikanger/Oslo/Bilag 1 utdrag): Kan dere bekrefte om oppdragsgiver forventer en bestemt type returordning (f.eks. ‘bytte ved levering’ eller etterfølgende retur innen frist), og om eventuelle kostnader for retur/håndtering skal være inkludert i prisene i Bilag 6 (slik at vi ikke skal prise dette særskilt)?

  Returordning og kostnadsallokering mot prisskjemaet er viktig for korrekt tilbudsprising og for å unngå uforutsette kostnader i drift.

  Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 31 (retur og håndtering av tomme CO2-patroner)
• Miljøkrav – sertifisering/opprinnelsesland (krav nr. 32–33): Når det gjelder ‘varens opprinnelsesland skal framkomme ved bestilling eller oppgis ved forespørsel’, hvordan ønsker dere at dette skal leveres praktisk? Skal vi oppgi opprinnelsesland på hver faktura/bestillingsbekreftelse, i en vare-/katalogfil i bestillingsløsningen, eller på annen måte?

  Leverandøren må vite hvilket informasjonsformat og hvilken ‘leveranseflate’ som gjelder for å oppfylle miljøkrav uten etterarbeid og tvist.

  Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 32–33 (opprinnelsesland ved bestilling eller ved forespørsel)

Konkurransedokumenter

Dokumentpakken er hentet automatisk fra MERCELL og samlet som ZIP-fil.

Registrer interesse i den opprinnelige dokumentportalen hvis konkurransen er aktuell. Da får du endringer, spørsmål og svar og eventuell supplerende informasjon direkte fra oppdragsgiver.

Åpne original dokumentportal

Egen dokumentvisning og automatisk dokumentanalyse rulles ut per dokumentportal. Originaldokumentene gjelder alltid ved tilbudsarbeid.