Rammeavtale for leie av kaffemaskiner samt leveranse av kaffe og tilhørende produkter

Rammeavtale for Digitaliseringsdirektoratet om leie (og installasjon/oppkobling) av kaffemaskiner samt leveranse av kaffe, sjokoladeprodukter og tilhørende ingredienser/forbruksartikler. Avtalen er delt i 3 delkontrakter (ett kontorsted per delkontrakt) og etablerer én leverandør per delkontrakt. Varighet 3 år fra kontraktsignering/ikrafttredelse, med opsjon på forlengelse inntil 1 år. Øvre økonomisk ramme for samlede leveranser (alle delkontrakter) er 1,629 mill. kroner ekskl. mva.

• Leverandør skal være registrert i handelsregister eller foretaksregister (i medlemsstat hvor leverandøren er etablert).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon/godtgjørelse på registrering i relevante registre (bransjeregister/foretaksregister/faglig register/handelsregister).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3 Kvalifikasjonskrav (Registrert i handelsregister eller foretaksregister).
• Leverandør skal ikke ha vesentlige restanser ved innbetaling av skatter, merverdiavgift og trygdeavgifter.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: attest for skatt og merverdiavgift fra skattemyndighetene (ikke eldre enn 6 måneder fra utløp av frist for mottak av forespørsel om å delta). Utenlandske leverandører: attester fra tilsvarende myndigheter.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3 Kvalifikasjonskrav (Ikke vesentlige restanser).

• Utfylt kontraktsutkast.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 Tilbudets utforming ved levering (Dok 01 - Utfylt kontraktsutkast).
• Besvarelse kravspesifikasjon utfylt som Bilag 2 til avtalen.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 (Dok 02 - Besvarelse kravspesifikasjon - fylles ut som Bilag 2 til avtalen).
• Utfylt prisskjema (Bilag 6).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 (Dok 03 - Utfylt prisskjema - Bilag 6).
• Eventuelle produktblad.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 (Dok 04 - Eventuelle produktblad).
• Sladdet versjon av tilbudsdokumentene.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2 (Dok 05 - Sladdet versjon av tilbudsdokumentene).
• Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen; for sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1 Innlevering av tilbud.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen: rammeavtale uten kjøpsplikt (ingen plikt til å kjøpe bestemt volum).Kilde: Standard kontraktsvilkår/rammeavtale - Anvendelse og omfang.
• Varighet: 3 år fra kontraktsignering/ikrafttredelsestidspunkt, opsjon på forlengelse inntil 1 år (maks total avtaleperiode 4 år). Automatisk forlengelse ett år om gangen, oppsigelse senest 2 måneder før automatisk forlengelse.Kilde: Varighet (Standard kontraktsvilkår/rammeavtale).
• Avrop/bestilling: skjer gjennom oppdragsgivers bestillingsløsning; oppdragsgiver kan også kontakte leverandøren per telefon/e-post/bestillingsløsning ved bestilling av kaffeprodukter og tilhørende.Kilde: Avrop/bestilling (Standard kontraktsvilkår/rammeavtale).
• Leveringsbetingelser: fritt levert (DDP, Incoterms 2010) til oppdragsgivers angitte leveringssted; emballasje fjernes og tas med; leveransen skal ledsages av pakkseddel signert av oppdragsgiver.Kilde: Levering - Leveringsbetingelser.
• Leveringsfrist ved ingen særskilte frister: senest 5 virkedager fra bestilling er sendt.Kilde: Levering - Leveringsfrist.
• Priser: gjennomføres etter priser i Bilag 6; oppgis ekskl. mva. og er inklusive levering og øvrige kostnader med mindre annet er avtalt.Kilde: Pris og betaling - Pris.
• Pris-/prisnedsettelseshåndtering: kampanjer/varig prisnedsettelse som er bedre enn avtalevilkårene skal automatisk gjelde for oppdragsgiver; leverandør må informere og oppdatere varekatalog.Kilde: Pris og betaling - Tilbud/kampanjer/varig prisnedsettelse.
• Prisendring: avtalte priser gjelder i 1 år fra ikrafttredelse; kan justeres etter KPI (SSB) fra etter 12 måneder; varsel før ny prisendring og kan tidligst varsles 12 måneder etter siste endring.Kilde: Pris og betaling - Endringer i avtalte priser.
• Faktura: fortløpende per avrop/bestilling; referansenummer 3150XXX påføres og bestillingsnummer fra oppdragsgivers innkjøpsløsning. Betaling 30 kalenderdager fra levering og mottak av godkjent faktura.Kilde: Pris og betaling - Faktureringsrutiner.
• E-faktura: leverandøren skal sende elektronisk EHF (XML); EHF adresse knyttet til organisasjonsnummeret til mottakende virksomhet.Kilde: Pris og betaling - Fakturaformat og faktureringsadresse.
• Mislighold: ytelsen har mangel hvis ikke i samsvar med avtalt; forsinkelse hvis levert for sent (ikke grunnet oppdragsgiver/forhold hos oppdragsgiver).Kilde: Mislighold - Varens egenskaper/mangler; Forsinkelse.
• Dagbot: ved konstatert forsinket levering eller mangel som medfører at varen ikke kan benyttes etter formål og ikke rettes innen leveringsfrist; 0,15% av avtalte pris ekskl. mva. for del som ikke kan tas i bruk, minimum kr 1.000 per kalenderdag, inntil 100 virkedager; leverandørens samlede dagbotansvar begrenset til 15% av total kontraktssum (unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Mislighold - Dagbot (punkt 7.2 i standardvilkår).
• Oppfølging og møter: leverandør skal delta kostnadsfritt på informasjonsdag ved oppstart; ett oppfølgingsmøte per år (med med mindre avtalt) etter innkalling; før møter skal leverandøren ha oversendt statistikk.Kilde: Møter (punkt 11 i standardvilkår).
• Levering av statistikk: vederlagsfritt å overføre leveringsstatistikk ved utløp og ellers ved anmodning; skal inneholde omsetning på varelinje og varegruppenivå samt forslag til kostnadsbesparende tiltak; elektronisk format (fortrinnsvis Excel/regneark).Kilde: Levering av statistikk mv. (punkt 12).
• Miljø: leverandøren garanterer at miljøkrav oppfylles i hele avtaleperioden; skal arbeide aktivt for å minimere miljøbelastning; på forespørsel fremlegge egenerklæringer om at produksjon ikke skjer i strid med internasjonale/produsentlands nasjonale miljøkrav (inkl. underleverandører).Kilde: Miljøkrav (punkt 13).
• Underleverandører: kan bare brukes der det ikke forringer/truer oppfyllelse; skriftlig forhåndssamtykke kreves; samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn; leverandør ansvarlig overfor underleverandør.Kilde: Bruk av underleverandører (punkt 14).
• Reklame/gaver: forhåndsgodkjennelse kreves ved offentlig informasjon/reklame utover generell referanse; leverandøren skal ikke tilby gaver eller gavelignende varer/tjenester i tilknytning til avtaleforholdet.Kilde: Reklame, oppdragsgiverpleie mv. (punkt 15).
• Overgang ved opphør: leverandør skal bidra til smidig overgang til ny leverandør ved avslutning (unntak ved heving som følge av oppdragsgivers mislighold/forventet mislighold).Kilde: Opphør av rammeavtale (punkt 16).
• Tvister: ordinær rettergang; verneting oppdragsgivers verneting.Kilde: Tvister (punkt 17).
• Menneskerettigheter i leverandørkjeden (vedlegg/bilag 5): leverandør skal overholde krav i punkt 1-4; aktsomhetsvurderinger/policys og rutiner senest innen 6 måneder etter kontraktsstart; leverandør skal kunne dokumentere og rapportere, og oppdragsgiver kan kreve tiltak. (Sanksjoner/hevning/krav om bytte underleverandør ved brudd fremgår).Kilde: Bilag 5 Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden.

• Dokumentteksten inneholder ikke et eksplisitt avsnitt som beskriver konkrete kvalifikasjonskrav utover registrering og manglende vesentlige restanser (evt. øvrige kvalifikasjonskrav kan ligge i deler av dokumentet som ikke er med).
• Tildelingskriteriene viser kun vekter på overordnet nivå; detaljene for evaluering per delkontrakt er ikke inkludert i utdraget (det vises til hver enkelt delkontrakt).
• Konkret kontrakts-/utførelseskrav for selve kaffemaskin(er) og produktkrav finnes i Bilag 1 (kravtabell), men det er ikke hentet ut som egne punkter per kontorsted i denne ekstraksjonen utover kontraktsvilkårenes generelle bestemmelser.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tildelingskriteriet Kvalitet (40%), hva vil oppdragsgiver vektlegge ved vurdering av de enkelte «bør-kravene» i kravspesifikasjonen (f.eks. beholdere, støynivå i dB, brukergrensesnitt med dokumentasjon, kapasitet på grutbeholder, valg av varmdrikker og antall kaffevalg)? Kan dere beskrive hvilke krav/underpunkter som typisk gir mest utslag og eventuelle terskler/scoremetode per delkontrakt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser kun samlede vekter og at detaljer finnes i hver delkontrakt, men ikke evalueringsmetoden. Leverandøren må forstå hvordan svarene i Bilag 2 faktisk scores for å prise/optimalisere riktig.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4 Tildelingskriterier; Kravspesifikasjon Bilag 1 (bør-kravene, delkontraktvis)

2. Kan dere bekrefte hvordan tildelingen gjennomføres «separat for hver delkontrakt» når leverandøren kan gi tilbud på flere delkontrakter: brukes pris- og kvalitetsdata kun fra aktuell delkontrakt, og vurderes maskiner/kaffeleveranser per kontorsted separat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker beregning av tilbudssum til evaluering, dokumentasjon (Bilag 2) og hvordan leverandør bør allokere ressurser/produkter mellom delkontraktene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3 Deltilbud; punkt 4 Tildelingskriterier

3. For krav om levering/klargjøring: Dere skriver i kontraktsvilkårene at levering normalt skal skje innen 5 virkedager fra bestilling, men Bilag 1 krever også at levering til ferdig installert og bruksklar kaffemaskin skal oppgis (krav nr. 19 for Oslo/Brønnøysund/Leikanger). Hvilken leveringsfrist vil gjelde hvis svarene på krav nr. 19 (installasjon/kalibrering) er lengre enn «5 virkedager fra bestilling»? Skal vi legge inn vår faktiske installasjonstid i tilbudet som blir kontraktsmessig styrende?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid mellom generell leveringsfrist og frist for installasjon/bruksklarhet kan gi feil prising og risiko for mislighold/dagbøter.

   Kilde: Standard kontraktsvilkår punkt 4/Levering (5 virkedager); Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 19 (montering/installasjon/kalibrering og leveringstid)

4. I kravspesifikasjonen er det ulike krav til kaffemaskinens plassering og type (Oslo: bordmodell til kjøkkenbenk; Brønnøysund: bordmodell til benk; Leikanger: frittstående gulvplassert helautomat). Kan dere bekrefte om dette er «absolutte» krav (A) som medfører avvisning ved feil type/monteringskonsept, og om det finnes tekniske avgrensninger (f.eks. vekt, dimensjoner eller krav til plass/tilgjengelighet) som ikke er eksplisitt angitt i utdraget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvor strengt oppdragsgiver krever riktig maskin-/monteringskonsept for å unngå avvisning.

   Kilde: Kravspesifikasjon Bilag 1 (Oslo krav nr. 2; Brønnøysund krav nr. 2; Leikanger krav nr. 2 samt krav nr. 8 A)

5. Krav til vanntilkobling (A): Maskinene skal kunne kobles direkte til vannettet (krav nr. 20 i samtlige delkontrakter). Kan dere oppgi hvilke tekniske forutsetninger dere forventer at vi håndterer på sted (typical rørdimensjon/tilkobling, eventuelt krav til vannkvalitet/filtrering, og om dere stiller med nødvendige stengeventiler/kummer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er kritisk for montasjekostnad, leveringstid og risiko, men detaljer om teknisk tilrettelegging står ikke i utdraget.

   Kilde: Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 20; krav nr. 19 (forutsetninger strømtilkobling/vannforsyning)

6. Serviceavtale: Dere krever at service skjer minimum 1 gang per år, og at «prisen på serviceavtalen skal være inkludert i kaffemaskinens leiepris» (A, krav nr. 23). Kan dere presisere om ‘1 gang per år’ er eneste planlagte service, eller om det forventes rens/vedlikehold utover dette (innenfor samme faste leiepris)? Hvordan vurderer dere eventuelle ekstra besøk ved feil/driftsstans: er alt dekket innen leieprisen, eller er det avgrensninger mot kostnader som belastes særskilt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå om rammen «service minimum 1 gang/år» er et gulv eller et tak, og hvordan dekningen håndteres ved driftsstans/reparasjoner.

   Kilde: Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 23–24 samt krav nr. 22 (service/feilretting) og krav nr. 29

7. Brukerstøtte: Dere angir i krav nr. 28 at brukerstøtte bør være tilgjengelig telefon 08.00–15.00 (Oslo/Brønnøysund spesifikt på tidsrom/dager; i Leikanger fremgår det ikke tydelig i utdraget, men krav nr. 28 finnes). Kan dere bekrefte nøyaktig tilgjengelighet (alle virkedager eller spesifikke dager) for hver delkontrakt, og om ‘bør’-kravet operasjonaliseres som f.eks. svartid (SLA) eller bare generell tilgjengelighet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklar forventning til responstid kan påvirke bemannings- og kostnadsberegning samt etterlevelse ved hendelser.

   Kilde: Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 28 (varierer delkontraktvis)

8. Bestillingsløsning (krav nr. 30): Kan dere beskrive hvilke kanaler dere ønsker som minimum (bestilling via innkjøpsløsning, e-post og/eller telefon), og om det er ønskelig at leverandøren tilbyr en løsning med direkte integrasjon mot oppdragsgivers innkjøpssystem eller kun ‘manuell’ bestilling via e-post/telefon? Hvilken bestillingshistorikk forventes at oppdragsgiver skal kunne se?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravspesifikasjonen sier at bestillingsløsningen «bør» være enkel/oversiktlig og lister funksjoner, men uten detaljer om forventet nivå. Dette påvirker kostnader og risikobildet i oppstart.

   Kilde: Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 30 (bestillingsløsning)

9. Retur/håndtering av tomme CO2-patroner (krav nr. 31 i Leikanger/Oslo/Bilag 1 utdrag): Kan dere bekrefte om oppdragsgiver forventer en bestemt type returordning (f.eks. ‘bytte ved levering’ eller etterfølgende retur innen frist), og om eventuelle kostnader for retur/håndtering skal være inkludert i prisene i Bilag 6 (slik at vi ikke skal prise dette særskilt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Returordning og kostnadsallokering mot prisskjemaet er viktig for korrekt tilbudsprising og for å unngå uforutsette kostnader i drift.

   Kilde: Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 31 (retur og håndtering av tomme CO2-patroner)

10. Miljøkrav – sertifisering/opprinnelsesland (krav nr. 32–33): Når det gjelder ‘varens opprinnelsesland skal framkomme ved bestilling eller oppgis ved forespørsel’, hvordan ønsker dere at dette skal leveres praktisk? Skal vi oppgi opprinnelsesland på hver faktura/bestillingsbekreftelse, i en vare-/katalogfil i bestillingsløsningen, eller på annen måte?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket informasjonsformat og hvilken ‘leveranseflate’ som gjelder for å oppfylle miljøkrav uten etterarbeid og tvist.

    Kilde: Kravspesifikasjon Bilag 1 krav nr. 32–33 (opprinnelsesland ved bestilling eller ved forespørsel)