Rammeavtale utenomhusarbeid

Rammeavtale for tjenester knyttet til utenomhusarbeider (sommer- og vintervedlikehold) for IFE NUK Kjeller, primært plenklipping, ugress-/sonevedlikehold og vintertjenester som snøbrøyting/strøing samt annet vintervedlikehold ved behov. Avtalens formål er å sikre rettidig og kvalitativ bemanning og utførelse iht. HMS og kvalitet, med avrop etter behov (ingen avropsplikt).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister iht. hjemlandets regler.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske) / bekreftelse på registrering i bransjeregister eller foretaksregister (utenlandske).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.1 (Krav til leverandørens registrering, autorisasjon mv.)
• Leverandøren skal ha ordnede skatte- og avgiftsforhold (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift).

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel/ delta i konkurransen. Norske: attest fra Altinn. Utenlandske: tilsvarende attester eller signert erklæring fra økonomiansvarlig/ økonomidirektør.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 (Krav til skatteattest)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkl. noter og styre-/revisjonsberetning for 2 siste avsluttede regnskapsår, samt kredittvurdering ikke eldre enn 3 måneder fra fristen (fra anerkjent kredittvurderingsselskap).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.3 (Krav til økonomisk og finansiell kapasitet)
• Leverandøren skal ha nødvendig gjennomføringsevne til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Utfylt Vedlegg 5 – Leverandørens gjennomføringsevne.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.4 (Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha relevant erfaring.

  Dokumentasjon: Utfylt Vedlegg 6 – Referansebeskrivelser (inntil fem mest relevante og sammenlignbare leveranser fra 3 siste år, komplett utført).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.4 (Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Leverandøren skal ha gode kvalitetssikringsstandarder.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Ved ISO 9001/tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.5 (Krav til kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder)
• Leverandøren skal ha et godt miljøstyringssystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøsystem. Ved sertifisering (EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 el. annet anerkjent): kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.5
• Leverandøren skal ha et godt og implementert HMS-system.

  Dokumentasjon: Innholdsfortegnelse på HMS-system og kort beskrivelse. HMS-egenerklæring er ikke tilstrekkelig. Ved ISO 45001/OHSAS 18001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.5

• Tilbudet skal leveres elektronisk i Mercell (ingen levering etter frist).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudet skal bestå av angitte utfylte vedlegg/skjema og dokumenter: Vedlegg 1-6 samt dokumentasjon på øvrige kvalifikasjonskrav, og utfylte Bilag 2 og Bilag 3.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming) + Liste i teksten
• Tilbud skal ha filnavn iht. angitt struktur og leveres som PDF og/eller Office-kompatible formater; språk: norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming) + kap. 5.4 (Språk)
• Utfylt Vedlegg 2 – Taushetserklæring (kryss/opplysninger om evt. taushetsbelagt del av tilbudet).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming) + Vedlegg 2
• Utfylt Vedlegg 3 – Tilbyders forbehold og avvik (hvis aktuelt).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming) + Vedlegg 3
• Utfylt Vedlegg 4 – Forpliktelseserklæring (hvis aktuelt ved støtte på andre virksomheter).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming) + Vedlegg 4
• Utfylt Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming) + Bilag 2
• Utfylt Bilag 3 – Prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.1 (Tilbudets utforming) + Bilag 3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gjelder 1.10.2026–1.10.2028, med opsjon forlengelse 1+1 år (maks samlet 4 år); Kunden kan ikke si opp før avtalt dato. Ved opsjon: varsel innen 60 dager før utløp.Kilde: Rammeavtale/innkjøpsbetingelser punkt «avtaleperiode»
• Rammeavtalen gjelder kontrahering og levering av tjenester knyttet til utenomhusarbeider; avrop krever enighet om konkret avtale/ordre med bl.a. pris, leveringstidspunkt og leveringssted; Tjenesteyter skal bekrefte bestilling/ordre innen 5 virkedager.Kilde: Rammeavtale punkt «avrop»
• Målsetting: tilstrekkelig kvalitativ/kvantitativ og rettidig bemanning for rask oppstart og sluttføring innen planlagt tidsrom og godkjent kostnadsramme; arbeid skal gjennomføres iht. HMS og kvalitet.Kilde: Rammeavtale punkt «AVTALENS MÅLSETTING»
• HMS: Tjenesteyter skal oppfylle alle lovpålagte HMS-krav og følge Kundens HMS-regler; informere personell og sikre etterlevelse.Kilde: Alminnelige betingelser «HMS OG KVALITETSSIKRING…»
• Kvalitetssikring: tilfredsstillende kvalitetssikringssystem tilpasset oppdragets art; kvalitetsplan på anmodning; avvik skal korrigeres uten ugrunnet opphold; unnlatelse kan utgjøre vesentlig mislighold.Kilde: Alminnelige betingelser «HMS OG KVALITETSSIKRING…»
• Personell: Tjenesteyter skal sikre at personell har nødvendige godkjenninger/fagbrev/sertifikater; personell kan ikke trekkes tilbake/erstattes uten skriftlig forhåndsgodkjenning; øyeblikkelig utskifting ved klanderverdig/u egnet opptreden; personell må ikke være i Kundens rolle som arbeidsgiver.Kilde: Alminnelige betingelser «PERSONELL»
• Overtredelse av samfunnsansvar (barne-/tvangsarbeid, arbeidsavtaler/lønnsvilkår, ikke-diskriminering) gir Kunden rett til å heve avtalen.Kilde: Alminnelige betingelser «Leverandøren garanterer…» (samfunnsansvar)
• Dokumentasjon/faktura: Leverandøren skal levere dokumentasjon på utført arbeid og timelister/innkjøp skal dokumenteres; faktura etterskuddsvis ved månedsslutt; sluttfaktura innen 2 måneder etter oppdragets avslutning (krav ikke tatt med kan ikke senere gjøres gjeldende).Kilde: Alminnelige betingelser «PRIS OG BETALING»
• Eiendomsrett til resultater: Kunden får eksklusiv eiendomsrett til resultatene etter hvert som dette utføres; rapporter/tegninger/spesifikasjoner og dataprogrammer som utarbeides som følge av arbeidet inngår i oppdragets resultater.Kilde: Alminnelige betingelser «DOKUMENTASJON OG UNDERLAG. RETTIGHETER TIL RESULTAT»
• Endringer: Kunden kan foreskrive endringer; endringsordre kreves skriftlig for tilleggsbetaling/fristutsettelse; Tjenesteyter skal varsle uten ugrunnet opphold ved avvik/behov for endringer/forslag til forbedringer.Kilde: Alminnelige betingelser «ENDRINGER – KANSELLERING»
• Tidsfrist-/forsinkelsesansvar: konvensjonalbot 0,2 % av avtalt vederlag per kalenderdag ved overskridelse, maks 10 % (forutsatt avtalt kontraktssum); beregnes ikke når det ikke er avtalt kontraktssum; ved mangler som gjør resultatet uegnet likestilles med forsinkelse.Kilde: Alminnelige betingelser «AVTALEBRUDD…» (konvensjonalbot)
• Ansvarsbegrensning per avrop: Tjenesteyters samlede erstatningsansvar under et avrop er begrenset til verdien av det aktuelle avropet (unntak: grov uaktsomhet eller forsett).Kilde: Rammeavtale punkt «ANSVAR»
• Forsikring: Tjenesteyter skal ha ansvarsforsikring tilpasset virksomhet/oppdrag, minste ansvarsbeløp NOK 3 millioner per skadetilfelle hvis ikke annet avtalt.Kilde: Alminnelige betingelser «FORSIKRING»
• Konfidensialitet: Konfidensialitet om kundens bedriftshemmeligheter og mottatte beskrivelser mv. som «Fortrolig»; brudd anses som vesentlig mislighold; krav om ikke å ta fotografier og ikke markedsføring/press uten tillatelse.Kilde: Alminnelige betingelser «KONFIDENSIALITET»
• Kontraktstiltak ved force majeure: plikter suspenderes; varsel; ved varighet >60 dager kan den ikke-rammede parten heve med minst 15 dagers varsel.Kilde: Alminnelige betingelser «FORCE MAJEURE»
• Reklamasjonsfrist: Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid, men ikke senere enn 24 måneder etter kundens godkjenning av utførelsen; utbedringsarbeider: tilsvarende fra fullført utbedring.Kilde: Alminnelige betingelser «AVTALEBRUDD…» (mangel/reklamasjon)

• Kravspesifikasjon: flere «skal-/bør-krav» listes i Bilag 1, men kontrakts-/tildelingslogikk for øvrige kravnumre (beyond angitt i tildelingskriterier) er ikke fullt koblet til et navngitt punkt i teksten du ga; kun krav 4, 5, 10 (oppdragsforståelse) og krav 13, 14 (klima/miljø) er eksplisitt knyttet til tildeling.
• I teksten fremgår ikke eksplisitt alle øvrige kvalifikasjonskravspunkter (kap. 4.5/4.6 osv.) i detalj utover kravene sitert; eventuelle ytterligere krav fra konkurransegrunnlagets øvrige avsnitt (f.eks. støtte/underleverandør utover ett ledd) er delvis omtalt, men ikke komplettgjort i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 Oppdragsbeskrivelse står det at «Kort responstid på forespørsel fra IFE NUK for sommervedlikehold ønskes». Kan oppdragsgiver presisere hvilken responstid (maks minutter/timer) som forventes for å oppnå høy score på dette bør-kravet, og hvordan responstiden skal måles/defineres i praksis (f.eks. tidspunkt for henvendelse til oppmøte på område)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig og levere sammenlignbare opplysninger må leverandøren forstå hva som gir uttelling på bør-kravet (respons og terskel).

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsbeskrivelse (Responstid sommervedlikehold, Bør)

2. I Bilag 1 Oppdragsbeskrivelse står det at «Kort responstid på forespørsel fra IFE NUK for vintervedlikehold ønskes». Kan oppdragsgiver presisere forventet responstid (maks minutter/timer) for høy score på bør-kravet, og hvordan oppdragsgiver praktisk vil måle/etterprøve responstid ved ulike vinterhendelser (f.eks. ved snøfall >10 cm/døgn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er uklart hva «kort» betyr og hvordan det evalueres; leverandøren må kunne planlegge beredskap og bemanning og gi riktig beskrivelse.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsbeskrivelse (Responstid vintervedlikehold, Bør)

3. Bilag 1 fastsetter flere «skal»-krav knyttet til vinter: «Snøbrøyting skal utføres ved maksimalt 10 cm snø» og «Responstiden skal da være maks 1 time» ved mer enn 10 cm snø i løpet av en dag/natt. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal håndtere måle-/varslingstidspunktet, siden «Snødybden registreres ikke av IFE» og leverandør «må selv følge med på snøforhold» (hvilket tidspunkt regnes som start for 1 time)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker operasjonell beredskap, bemanning og kostnadsestimat direkte; leverandøren trenger en praktisk avklaring av hva som utløser kravene.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsbeskrivelse (Snødybde/måling og responstid ved >10 cm, Skal)

4. Bilag 1 Oppdragsbeskrivelse sier at «Alt personell som skal arbeide på området må kunne autoriseres til minimum BEGRENSET av IFE. For arbeid innenfor beskyttet sone skal personellet være autorisert av IFE til BEGRENSET, og kun personell med slik autorisering kan utføre arbeid selvstendig.» Kan oppdragsgiver presisere: (1) hva som er prosessen og forventet tidslinje for å få/oppdatere «BEGRENSET»-autorisasjon, (2) om det gjelder alle leverandørens medarbeidere eller kun de som faktisk utfører arbeid i beskyttet sone, og (3) hva leverandør skal gjøre dersom autorisasjon ikke er på plass ved oppstart av et avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhets/tilgangskrav påvirker bemanningsplan, bemanningens tilgjengelighet og mulig tilbudt responstid; leverandøren må vite hvilken risiko som ligger hos leverandør vs. oppdragsgiver.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsbeskrivelse (Autorisasjonskrav / beskyttet sone)

5. I Bilag 1 står det at «Leverandøren benytter eget utstyr» og at «Det er begrenset plass og IFE NUK ønsker ikke lagring av utstyr på området.» Samtidig har rammeavtalen «snøbrøyting beredskapspris årlig» og flere timebaserte vinter-/sommertjenester i Bilag 3. Kan oppdragsgiver avklare forventet løsning for lagring og logistikk (f.eks. hvor utstyret kan stå utenfor område, behov for mellomlagring/transportfrekvens, og om kostnader til dette skal inkluderes fullt ut i timeprisene/beredskapsprisen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring kan gi feilprising (transport-/logistikkostnader) og risiko for at leverandør må øke ressursbruk ved avrop.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsbeskrivelse (Utsyr og lagring) samt Bilag 3 – Prisskjema (beredskap/ timepriser)

6. Bilag 1 oppgir flere «skal»-krav om dokumentasjon: «Leverandør skal levere dokumentasjon på utført arbeid, som skal vedlegges faktura.» Kan oppdragsgiver presisere hva slags dokumentasjon som kreves for de ulike tjenestekategoriene i Bilag 3 (f.eks. plenklipping, ugress, brøyting/strøing, silo-/påfyll), og i hvilket format (f.eks. bilder, kjørelister, timesedler, avvikslogg) samt minimum innhold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonskrav påvirker administrative kostnader og kan utløse avvisning/innsigelse hvis fakturaer ikke er korrekt vedlagt; leverandøren trenger konkret kravsspekifikasjon.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsbeskrivelse (Dokumentasjon; Oppstart og oppfølging av bestilt arbeid/timelister)

7. I Bilag 1 «Kjøretøykontroll» står det at «Ventetid for dette godtgjøres ikke og skal være inkludert i priser oppgitt i bilag 3» (normalt 20–30 minutter). Kan oppdragsgiver bekrefte hva som skjer dersom kjøretøykontroll i enkelttilfeller varer vesentlig lengre enn normalt (f.eks. >60 minutter): skal leverandøren fortsatt bære all merkostnad, eller vil oppdragsgiver akseptere justering/ekstra godtgjørelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en potensiell kostnadsdriver og risikoallokering; leverandøren må vite om det finnes en «tak-regel» ved uforutsette ventetider.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsbeskrivelse (Kjøretøykontroll, Skal)

8. Tildelingskriteriet «Oppdragsforståelse» (35 %) evaluerer Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse for «Krav 4, 5 og 10». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete krav i Bilag 1 som korresponderer til kravnr. 4, 5 og 10 (slik at leverandøren vet at man svarer på riktig del), og gi eventuelt en kort forklaring på hva oppdragsgiver vektlegger i kvaliteten av leverandørens besvarelse for disse tre kravene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser krav 1–3 eksplisitt, mens tildelingsmatrisen viser andre kravnumre; leverandøren trenger sikker mapping til riktige punkter og evalueringsforventninger.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget punkt 6.1 / Tildelingskriterier (Oppdragsforståelse; Bilag 2 for Krav 4, 5 og 10)

9. Bilag 1 «Team» er et bør-krav: «Det bør benyttes et fast team til plenklipping, snøbrøyting og strøing.» Kan oppdragsgiver presisere om «fast team» må bestå av samme personer ved alle avrop gjennom hele rammeavtaleperioden, eller om det er tilstrekkelig med et hovedteam der utskiftninger kan skje (f.eks. sykdom/ferie) uten å påvirke oppfyllelsen/score?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker planlegging og kostnader ved sykefravær/turnus og hvordan leverandøren bør beskrive bemanningsmodellen for å få best mulig score.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsbeskrivelse (Team, Bør)

10. Bilag 3 Prisskjema inneholder «Snøbrøyting beredskapspris årlig» og en «Evalueringssum (4 år)» (som i utdraget står til 0). Kan oppdragsgiver avklare (1) om evalueringssummen skal kalkuleres av leverandøren fra delprisene i arket, (2) hvilke felt/linjer som inngår i evalueringen over 4 år, og (3) hvilke omregningsfaktorer som benyttes dersom estimert antall timer per år er 0 i utdraget?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå evalueringsgrunnlaget for pris for å prise riktig og levere korrekt utfylt prisskjema (uten feil som kan gi lav score).

    Kilde: Bilag 3 – Prisskjema (Snøbrøyting beredskapspris årlig; Evalueringssum (4 år))