R01882 - DPS - Bistand reguleringsplan

Forsvarsbygg (Staten ved Forsvarsdepartementet) etablerer en dynamisk innkjøpsordning (DPS) for å anskaffe bistand til reguleringsplanarbeid. Denne delen gjelder kun prekvalifisering/opptak i DPS; krav til konkrete tilbud kommer i senere avrop. Avtalen benytter standard NS 8402 for oppdrag under DPS (vedlegg/unntak kan forekomme). Ordningen er landsdekkende og varighet er oppgitt til 10 år. (Del I, pkt. 2.1 og 4.3, samt Del III vedlegg 7.1).

• Leverandøren skal være et lovlig registrert firma (gjelder utenlandske leverandører som må dokumentere dette; norske leverandører trenger ikke utover skatte- og mva-attest).

  Dokumentasjon: Utenlandske leverandører: dokumentasjon på lovlig registrering i hjemlandet. Norske leverandører: fremleggelse av skatte- og mva-attest. (Del I, pkt. 6.2).

  Kilde: Del I, pkt. 6.2 – Generelle krav
• Ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (RF-1316), bestilles via Altinn. Ikke eldre enn 6 måneder fra tidspunktet leverandøren søker opptak. (kun for norske leverandører). (Del I, pkt. 6.2).

  Kilde: Del I, pkt. 6.2 – Generelle krav
• Tilstrekkelig økonomisk kapasitet/kredittverdighet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering foretatt av selskap som lovlig kan utføre kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder fra søknadstidspunkt. Kredittvurderingen skal inneholde vurdering av betalingshistorikk/-pålitelighet, og resultatet skal fremkomme som gradert verdi mot definert skala. Minstekrav: Minimum rate B, eller annen dokumentasjon som viser tilsvarende økonomisk kapasitet. Dersom det støttes av garantier fra andre foretak: tilsvarende kredittvurdering fra garantist samt rettslig bindende bekreftelse om solidarisk heftelse. (Del I, pkt. 6.2).

  Kilde: Del I, pkt. 6.2 – Økonomisk/finansiell stilling
• Relevant erfaring med utarbeidelse og gjennomføring av reguleringsplaner etter plan- og bygningsloven, med leverandørens sentrale rolle.

  Dokumentasjon: Fylle ut «Del I - Vedlegg 2.1 - Dokumentasjon for relevant erfaring» med 3 iverksatte/stykk gjennomførte reguleringsplanprosesser siste 5 år, inkludert planprosess og myndighetsdialog. Krav til roller: prosjektlederrolle i planprosess og utarbeidelse av plandokumenter. Minst én referanse må oppfylle kompleksitetskravet. Kompleksitet omfatter bl.a. KU-pliktig, >50 daa eller flere interessenter/myndigheter. Ferdig utfylt skjema skal inneholde: beskrivelse av planoppdrag og kompleksitet, leverandørens rolle, planstatus (vedtatt/stadium), oppdragsgiver, oppdragets verdi, tidspunkt/varighet, og om flere myndigheter er involvert. Det skal fremgå tydelig hvilke oppdrag som oppfyller kompleksitetskravet. (Del I, pkt. 6.2).

  Kilde: Del I, pkt. 6.2 – Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilstrekkelig kapasitet og tilgang til relevante fagressurser for å gjennomføre oppdraget.

  Dokumentasjon: Fylle ut «Del I - Vedlegg 2.2 – Kapasitet og ressurser». Minimum: tilgang på ett årsverk innen planfag. Minst en tilbudt fagressurs skal ha erfaring fra og kunne opptre som oppdragsleder for planprosjekter (kan være samme som årsverk innen planfag). Dokumentere tilgang på plankompetanse inkl. ROS-analyse. I tillegg tilgang til relevante temafag: minst tre av: Trafikk/veg, Støy, VA/overvann, Landskap/friluftsliv, Klima/energi. Interne eller forpliktende samarbeid tillates. Dersom ikke alle fag tilbys: kort beskrivelse av hvordan øvrige fagressurser sikres ved behov. (Del I, pkt. 6.2).

  Kilde: Del I, pkt. 6.2 – Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Velfungerende kvalitetssikrings-/styringssystem.

  Dokumentasjon: Sertifiseringsattest for relevant kvalitetssikringsstandard (f.eks. NS-EN ISO 9001) eller dokumentasjon på velfungerende system for kvalitetssikring dersom ikke sertifisert. (Del I, pkt. 6.2).

  Kilde: Del I, pkt. 6.2 – Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilfredsstillende styringssystem innen miljøledelse som dekker aktivitetene.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat fra tredjepartsverifiserte miljøledelsessystemer, f.eks. Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS. Andre tilsvarende kan aksepteres etter konkret vurdering av innlevert dokumentasjon. (Del I, pkt. 6.2).

  Kilde: Del I, pkt. 6.2 – Tekniske og faglige kvalifikasjoner

• Søknad om opptak i DPS skal leveres elektronisk via Mercell (www.mercell.no).Kilde: Del I, pkt. 9.2 – Innlevering av søknad om prekvalifisering
• ESPD må fylles ut elektronisk i Mercell som del av søknadsprosessen.Kilde: Del I, pkt. 6 – Kvalifikasjonskrav (generelt) / Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold
• Søknadsbrevet skal være signert; signaturkrav gjelder også prokura/signaturfullmakt.Kilde: Del I, pkt. 12 – Søknadens innhold; samt Del I – Vedlegg 1 Søknadsbrev
• Søknaden skal inneholde avvik/forbehold (dersom noen) klart, utvetydig og uttømmende med henvisning til hvor i søknaden de fremkommer.Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold
• Komplett utfylt dokumentasjon for relevante erfaringer (Vedlegg 2.1).Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold
• Komplett utfylt dokumentasjon for kapasitet og ressurser (Vedlegg 2.2).Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold
• Egenerklæring om russisk involvering (Vedlegg 3).Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold
• Etisk egenerklæring (Vedlegg 4).Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold
• Forpliktelseserklæring fra støttende virksomheter (kun hvis aktuelt).Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold; samt Del I, pkt. 7.1
• Egenerklæring om russisk involvering for underleverandør (kun hvis aktuelt, Vedlegg 6).Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold
• Etisk egenerklæring for underleverandør (kun hvis aktuelt, Vedlegg 7).Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold
• Erklæring om solidaransvar (kun hvis aktuelt, Vedlegg 8).Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold
• Fullmakt til innhenting av skatteopplysninger (kun hvis aktuelt, også for underleverandør/samarbeidende virksomhet).Kilde: Del I, pkt. 12 – Krav til søknadens innhold; samt Del I, pkt. 11
• Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører/støttende virksomheter for tekniske og faglige kvalifikasjoner eller andre virksomheter for økonomisk/finansiell kapasitet: innlevere ESPD for underleverandør og forpliktelseserklæring mv. (inkl. vedlegg 5-7 og russisk-egenerklæring for UL).Kilde: Del I, pkt. 7.1 – Bruk av underleverandører eller andre støttende virksomheter
• Dersom leverandørgruppe/konsortium: innlevere ESPD for samtlige gruppedeltakere og erklæring om solidaransvar (Vedlegg 8).Kilde: Del I, pkt. 7.2 – Søknad om opptak fra leverandørgruppe/konsortium

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.07.2036

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rådgiver skal benytte navngitte ressurser; utskifting krever Forsvarsbyggs skriftlige samtykke.Kilde: Del II - Vedlegg 3.2 – Kontraktsbestemmelser for NS 8402 (PERSONELL)
• Honorar: medgått tid etter timepriser (fastprishonorar kan i visse tilfeller benyttes etter konkurranseskjema).Kilde: Del II - Vedlegg 3.2 (HONORAR OG UTGIFTSDEKNING) / Del II - Vedlegg 3.1 (Priser)
• Fakturering: én gang pr. måned; betalingsfrist 28 dager fra mottak av korrekt merket faktura; faktura elektronisk i EHF. Attesterte timelister vedlegges.Kilde: Del II - Vedlegg 3.2 (BETALING og Fakturering)
• Rettigheter til prosjektmaterialet: oppdragsgiver har vederlagsfri bruks- og disposisjonsrett til endelig prosjektmateriale; rådgiver kan ikke bruke materialet uten samtykke.Kilde: Del II - Vedlegg 3.2 (Rettigheter til prosjektmaterialet)
• Kvalitetskrav: rådgiver skal ha dokumenterbar faglig forsvarlig kvalitetssikringsprosedyre og gjennomføre revisjoner; kvalitetsplan og kontrollplan skal utarbeides og oversendes innen 4 uker etter kontraktsinngåelse; kontrollplan holdes oppdatert og rapporteres.Kilde: Del II - Vedlegg 3.2 (Krav til kvalitetssikringssystemer / Kvalitetsplan / Kontrollplan)
• Forsikring: forsikringsattest for ansvarsforsikring skal dokumenteres innen 14 dager etter avtaleinngåelse; forsvarsbygg betaler ikke avdrag før attest er mottatt.Kilde: Del II - Vedlegg 3.2 (Forsikring)
• Sikkerhetsbestemmelser: ved skjermingsverdig informasjon/objekt/infrastruktur kan det kreves sikkerhetsavtale, autorisasjon og sikkerhetsklarering; leverandør bærer risiko for å ikke oppnå klarering/autorisasjon og konsekvenser (inkl. terminering/avvisning ved manglende klarering).Kilde: Del II - Vedlegg 3.2 (Oppdrag underlagt sikkerhetsrestriksjoner) / Del II - Vedlegg 3.1 (Sikkerhetsrestriksjoner)
• Språkkrav i kontrakt: personell som benyttes skal snakke norsk eller annet skandinavisk språk (med mindre annet fremgår av skjema for konkurranse).Kilde: Del II - Vedlegg 3.2 (Språk)
• Etiske krav: kontakt med FD/underliggende etater skal være profesjonell; etiske retningslinjer skal følges; brudd kan medføre avvisning/heving av kontraktsgrunnlag i ulike sammenhenger.Kilde: Del II - Vedlegg 3.2 (Forsvarsbyggs etiske krav og retningslinjer; Etiske krav) / Del I - Vedlegg 4 og 7

• Vekting av tildelingskriterier i avrop er ikke konkret angitt i teksten (står som «X%» i NS 8402-skjema); vekting skal presiseres i den enkelte avropsforespørsel.
• Varighet: det henvises til «Se punkt 4.3.4», men eksakt slutt-/startdato fremgår ikke (kun at ordningen skal vare i 10 år og kan sies opp med 3 måneders varsel).
• Punkt 4.3.4 viser til at endringer i varighet kunngjøres etter FOA § 26-5(3), men konkrete vilkår for endring/forlengelse er ikke beskrevet i teksten.
• Konkret pris- og oppstarts-/sluttdato for avrop fylles inn i avropsskjemaet («Klikk for å skrive inn tekst»); derfor kan ikke konkrete kontraktsdatoer utledes fra foreliggende tekst.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 2.1 «Dokumentasjon for relevant erfaring» skal det redegjøres for 3 reguleringsplanprosesser siste 5 år, men det fremgår ikke om det er de samme 3 prosessene som også kan brukes til å dokumentere «kompleksitetskravet» (minst én referanse må oppfylle kompleksitet). Kan Forsvarsbygg bekrefte hvordan kompleksitetskravet skal merkes/avgrenses i skjemaet, og om det er tilstrekkelig at bare én av de tre referansene oppfyller kompleksitetskravet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at referanseutfyllingen gir riktig grunnlag for kvalifiseringsvurderingen og unngå avvisnings-/avklaringsrisiko pga. tolking av skjemaenes logikk.

   Kilde: Del I, punkt 6.2 Kvalifikasjonskrav / Vedlegg 2.1 «Dokumentasjon for relevant erfaring»

2. Kravet i punkt 6.2 sier at leverandøren skal ha hatt «en prosjektlederrolle i planprosess og utarbeidelse av plandokumenter». Hvordan skal Forsvarsbygg vurdere «prosjektlederrolle» i de tilfellene der leverandøren har vært prosessleder/plankonsulent/ansvarlig, men ikke hadde formell tittel «prosjektleder» i prosjektet? Hvilken type dokumentasjon (f.eks. fullmakt, roller i leveransebeskrivelser, oppdragsavtale) anbefales for å dokumentere dette?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjør hvilken rolle som faktisk kreves og hvilken dokumentasjon som aksepteres for å oppfylle kvalifikasjonskravet.

   Kilde: Del I, punkt 6.2 Kvalifikasjonskrav (tekniske og faglige kvalifikasjoner) / Vedlegg 2.1 «Dokumentasjon for relevant erfaring»

3. I Vedlegg 2.2 «Kapasitet og ressurser» fremgår det at leverandøren som et minimum skal ha tilgang på ett årsverk innenfor planfag, og at minst én tilbudt fagressurs kan opptre som oppdragsleder. Kan Forsvarsbygg presisere om «årsverk innenfor planfag» må være knyttet til samme person som «oppdragsleder/oppdragsleder for planprosjekter», eller om oppdragsleder kan være en annen person innenfor samme årsverk/bemanning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir nødvendig avklaring for bemanningsstruktur og riktig utfylling i vedlegg 2.2 for å unngå at kvalifikasjonskrav tolkes for strengt.

   Kilde: Del I, punkt 6.2 Kvalifikasjonskrav / Vedlegg 2.2 «Kapasitet og ressurser»

4. Kravet «Leverandøren skal i tillegg dokumentere tilgang på: Tilgang til plankompetanse, inkludert ROS-analyse» og at leverandøren skal ha tilgang på minst tre temafagområder (trafikk/veg, støy, VA/overvann, landskap/friluftsliv, klima/energi). Kan Forsvarsbygg bekrefte om leverandøren kan dokumentere ROS-kompetanse via samarbeid/underleverandør (forpliktende samarbeid), eller må plankompetanse/ROS-analyse være dekket av leverandørens egne ressurser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påvirker valg av organisering, innhold i «Kapasitet og ressurser», og omkostnings-/risikobilde ved bruk av underleverandører.

   Kilde: Del I, punkt 6.2 Kvalifikasjonskrav / Vedlegg 2.2 «Kapasitet og ressurser»

5. I Vedlegg 2.2 «Kapasitet og ressurser» står det at dersom leverandøren ikke kan tilby ressurser på alle fagområder, skal leverandøren gi en kort beskrivelse av hvordan leverandøren sikrer tilgang til øvrige fagressurser ved behov. Hva forventer Forsvarsbygg at leverandøren beskriver som «forpliktende» sikring (f.eks. varighet på samarbeid, intensjonsavtale, navngitte ressurser/underleverandør, dokumentasjon som skal vedlegges), og hvor detaljert må dette være?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at beskrivelsen i vedlegg 2.2 anses tilstrekkelig som dokumentasjon for reell tilgang, slik at leverandøren ikke får avvik/avvisning ved kontroll.

   Kilde: Del I, punkt 6.2 Kvalifikasjonskrav / Vedlegg 2.2 «Kapasitet og ressurser» og Del I punkt 7 (samarbeidende leverandører)

6. I punkt 4.3.4 «Ordningens varighet» fremgår det at Forsvarsbygg kan si opp ordningen med 3 måneders varsel, og at eventuelle endringer i varighet kunngjøres etter FOA § 26-5(3). Kan Forsvarsbygg utdype hvilke praktiske konsekvenser dette kan ha for leverandører som er tatt opp (f.eks. om allerede gjennomførte avrop/igangsatte oppdrag omfattes av oppsigelsen, eller om ordningen gjelder fullt ut for allerede inviterte avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå risikobildet knyttet til varighet/oppsigelse for å prise sin kostnadsstruktur og sikre kontraktsmessig forutsigbarhet.

   Kilde: Del I, punkt 4.3.4 «Ordningens varighet»

7. I punkt 4.3.2 om avrop fremgår det at tildeling skjer etter tildelingskriterier oppgitt i kunngjøringen og at kriteriene kan presiseres i invitasjonen. Siden vektingen i NS 8402-skjemaet er angitt som «X%»/ikke konkret her, kan Forsvarsbygg bekrefte at vektingen i hver invitasjon alltid vil være fastsatt i prosent før tilbudsfrist, og at leverandørene kan støtte seg på den konkrete vektingen som publiseres i invitasjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer at leverandøren forstår evalueringsrammene og ikke risikerer å kalkulere på feil premiss om vekting.

   Kilde: Del I, punkt 4.3.2 og Del II/PDF-utdraget «NS 8402 skjema for konkurranse – tildelingskriterier/vekting»

8. I NS 8402-utkastet (Del II Vedlegg 3.1) fremgår det at «Oppdragsgiver skal ikke faktureres for ressursens matpauser», og at reiser over 45 minutter hver vei faktureres med 50 % av timesats (statens satser) og at andre reiser bare dekkes etter forhåndsgodkjenning. Kan Forsvarsbygg bekrefte hvordan dette skal praktiseres ved planmøter som krever fysisk oppmøte (f.eks. om reise-/ventetid/arbeidstid skal behandles som medgått tid eller om det kun er refusjon etter reisevilkår), slik at vi kan prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reise- og timeføring har stor økonomisk effekt for konsulenter og må være entydig for å kunne prise riktig innenfor rammene av NS 8402.

   Kilde: Del II Vedlegg 3.1 «Skjema for konkurranse gjennom DPS etter NS8402» / «Reisekostnader» og Del II Vedlegg 3.2 «Kontraktsbestemmelser» (honorar/utgiftsdekning)

9. I kontraktsbestemmelsene (Del II Vedlegg 3.2) står det at Forsvarsbygg etter sikkerhetsloven kan terminere avtalen og avvise tilbud dersom sikkerhetsklarering ikke oppnås, og at leverandøren bærer risiko for at klarering ikke oppnås eller tar lengre tid enn 3 måneder. Kan Forsvarsbygg bekrefte om denne rettigheten/risikoen gjelder generelt for alle DPS-avrop, eller kun når oppdraget faktisk er merket med sikkerhetsrestriksjoner i avropet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer hvor leverandøren skal legge risikopremie og hvilke kostnader som må reserveres i tilbuds-/bemanningsplanlegging.

   Kilde: Del II Vedlegg 3.2 «Offentligrettslige krav / Oppdrag underlagt sikkerhetsrestriksjoner» og Del II Vedlegg 3.1 «Sikkerhetsrestriksjoner (fylles ut av Oppdragsgiver)»