Rammeavtale for tørke og renholdsprodukter

Hjelmeland kommune skal inngå rammeavtale om levering av tørke- og renholdsprodukter (primært materiell til renholdspersonell). Avtaleperiode 01.10.2026–30.09.2028 med opsjon på forlengelse 1+1 år. Maksverdi oppgis til 4,9 mill. NOK eks. mva. Unntak for marginalt volum og enkelte kjøp utenfor avtalen. Avtalen reguleres av spesielle kontraktsvilkår og standard avtalevilkår.

• Leverandøren skal være registrert i foretaks- eller handelsregister i staten der leverandøren er etablert. For norske selskaper: firmaattest skal vedlegges. For utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i faglig register.

  Dokumentasjon: Firmaattest for norske selskaper. Dokumentasjon på registrering i faglig register for utenlandske selskaper.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, seksjon 4 Kvalifikasjonskrav
• Skatteattest skal vedlegges og ikke være eldre enn 6 måneder, og skal ikke inneholde vesentlige restanser.

  Dokumentasjon: Skatteattest (maks 6 måneder gammel) uten vesentlige restanser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, seksjon 4 Kvalifikasjonskrav
• Økonomisk og finansiell kapasitet: Leverandøren må minimum oppfylle kredittvurdering «Tilfredstillende» for minst to vurderingsmoment(er). Alternativt kan leverandør ved innlevering legge ved oppdatert kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap som viser tilsvarende kredittnivå.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter Proff Forvalt. Alternativt kredittvurdering vedlagt av leverandør (basert på siste tilgjengelige regnskap, utført av selskap med konsesjon til kredittopplysningsvirksomhet).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, seksjon 4 Kvalifikasjonskrav
• Teknisk og faglig kapasitet: Leverandøren skal ha gjennomført minst 2 relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen skal inneholde verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren må dokumentere relevans. Erfaring kan også dokumenteres via kompetanse/personell leverandøren disponerer (selv om erfaring er opparbeidet hos annen leverandør).

  Dokumentasjon: Referansebeskrivelser med verdi, tidspunkt, mottakeropplysninger (navn/telefon/e-post), og dokumentasjon av relevans.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, seksjon 4 Kvalifikasjonskrav
• Leverandøren skal ha kvalitetssikrings-/miljøledelsessystemer: det vises til krav om at tilbyder kan produsere sertifikater fra uavhengige organer om miljøledelsessystemer/standarder (ESPD-spørsmål om evne til å fremlegge slike sertifikater).

  Dokumentasjon: Sertifikater om miljøledelse/miljøstandarder utarbeidet av uavhengige organer (nærmere dokumentasjonskrav fremgår som ESPD-komponent i teksten).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, seksjon 4 Kvalifikasjonskrav

• Tilbud må leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfristen. Sent innkomne tilbud skal avvises. Tilbud kan endres og leveres på nytt helt frem til fristen utløper (siste innlevering gjelder).Kilde: Konkurransegrunnlag, seksjon 7.1 Innlevering av tilbud
• Fylle ut elektronisk ESPD (egenerklæring) integrert i Mercell-portalen som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner (og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier).Kilde: Konkurransegrunnlag, seksjon 3.2 Generelt om ESPD
• Ved tilbudsinnlevering/innlevering må prisskjema fylles ut. Mangelfull utfylling av priser kan føre til at tilbudet må avvises. Link til tilbudte produkter skal også oppgis i prisskjema; mangler kan medføre at tilbudet anses ufullstendig og avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, seksjon 6 Tildelingskriterier (pris/mangelfull utfylling) + Vedlegg 2 Prisskjema (Info)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Pris skal oppgis i NOK ekskl. mva. Prisen skal inkludere samtlige kostnader (transport, møtevirksomhet, reiser mv.), samt skatter og avgifter. Leverandøren har ikke rett til tillegg/ekstra gebyrer som fakturagebyr/administrasjonsgebyr. Eventuelle endringer/tillegg skal baseres på samme prisnivå og vilkår.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 2 PRIS (2.1–2.4, 2.5)
• Prisjustering i spesielle kontraktsvilkår: Faste priser de første 5 mnd etter oppstart, deretter reguleres månedlig i henhold til leverandørens innkjøpspriser (i tråd med konkurransegrunnlag og leverandørens anbud). Reelle innkjøpspriser og innsyn i fakturaer fra produsenter. Taktisk prising unngås; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon (inkl. revisorkontroll/revisorbekreftelse) på prisreellhet og at det ikke er kickback/indirekte kompensasjoner.Kilde: Spesielle kontraktsvilkår (Priser og prisjustering / Taktisk prising)
• Betaling: betaling ved utløpet av fri leveringsmåned + 30 dager, regnet fra mottak av korrekt faktura. Mangelfull faktura returneres; kreditnota kreves; ny betalingsfrist 30 dager. Elektronisk faktura (EHF) og kundens referansenummer skal alltid oppgis. Ved forsinket betaling betales forsinkelsesrente etter lov om renter ved forsinket betaling.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 3 BETALING OG FAKTURERING (3.1–3.5)
• Levering: fritt levert til leveringsadressen på anvist sted; forsvarlig emballering; følgeseddel på norsk med krav til innhold (leverandør/navn, produkter/antall, Hjelmeland referansekode/seksjon/enhet og rekvirentnavn, leveringsadresse, antall kolli, dato ekspedering, signatur). Ved forsinkelse skal leverandøren gi skriftlig varsel om antatt varighet og begrunnelse. Plan for leveransen kan kreves fremlagt i god tid før avtalt leveringstid. Ved montering/installasjon anses varen levert når montering/igangsettelse er utført i samsvar med avtale.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 4 LEVERING (4.1–4.6)
• Monteringsarbeid skal utføres i tråd med lov/forskrifter og sikkerhets- og kontrollbestemmelser på arbeidsstedet. Leverandøren skal ha nødvendig forsikringsdekning for arbeid og materiell frem til leveringstidspunktet og ansvar for skade på personer eller eiendom frem til dette tidspunktet.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 4 LEVERING (4.7–4.8)
• Retur: oppdragsgiver har innen rimelig tid rett til å returnere ubrukte produkter i originalemballasje i fullgod stand/salgbarhet for kredit; retur krediteres med betalt pris.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 5 RETUR AV VARER
• Ansvar og garanti: Leveransen skal være i samsvar med avtalt vilkår/spesifikasjoner og minimumskrav i bransjen; leverandøren garanterer oppfyllelse av krav etter lov/forskrift/offentlig vedtak. Dokumentasjon for normal bruk skal inngå, språk norsk med mindre annet avtales. Underleverandør kun ved avtalt skriftlighet; leverandøren har fullt ansvar.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 6 ANSVAR OG GARANTI (6.1–6.6)
• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandøren skal sikre at egne og direkte medvirkende underleverandørers ansatte ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn lov/forskrift eller landsomfattende tariffavtale for bransjen. På forespørsel skal det fremlegges dokumentasjon; brudd kan anses som vesentlig mislighold. Oppdragsgiver kan gjennomføre kontroller og kreve navn/kontaktinfo på underleverandører.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 7 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR (7.1–7.7)
• Mislighold/sanksjoner: ved mislighold kan oppdragsgiver holde tilbake forholdsmessig del av betaling, ilegge dagbot ved forsinket levering (0,5 % pr. påbegynt virkedag, min. 1 000 NOK/virkedag, max 20 % av samlet verdi), kreve prisavslag ved mangler som ikke avhjelpes innen rimelig tid, kreve erstatning etter avtalerettslige prinsipper, og ved vesentlig mislighold heve avtalen med øyeblikkelig virkning.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 8 MISLIGHOLD (8.2.1–8.2.5)
• Dekningskjøp ved forsinkelse (spesielle vilkår): Dersom leverandør ikke leverer innen avtalt tid, kan oppdragsgiver fritt foreta dekningskjøp fra annen leverandør uten å varsle. Leverandøren må dekke kostnader/merkostnader (inkl. administrative). Gjelder ikke ved force majeure.Kilde: Spesielle kontraktsvilkår (Dekningskjøp)
• Miljøkrav (standard): leverandøren skal sørge for at produkter/tjenester er tilstrekkelig merket og bidra med veiledning. For norsk leverandør som bruker emballasje: dokumentasjon på medlemskap i returordning/egen ordning (Grønt Punkt e.l.) ved avtaleinngåelse og opprettholdes i hele avtaleperioden.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 12 MILJØKRAV (12.1–12.3)
• Kvalitetssikring og kontroll: leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem tilpasset leveransen. Oppdragsgiver har rett til å kontrollere alle forhold. Manglende kontroll fra oppdragsgiver reduserer ikke leverandørens forpliktelser.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 11 KVALITETSSIKRING OG KVALITETSKONTROLL (11.1–11.3)
• E-handel (ikke aktuelt for avtalen): opsjon/rett for oppdragsgiver til å kreve avrop via E-handelsplattform og at leverandøren inngår avtale med operatør ved skriftlig anmodning.Kilde: Standard avtalevilkår Hjelmeland kommune, seksjon 10 E-HANDEL (10.1–10.3)

• Dokumenttekst inneholder ikke selve «konkurransegrunnlagets» komplette kvalifikasjonskrav-detaljer utover det som fremkommer i utdrag; særlig avvisningsgrunner er beskrevet generelt via ESPD/anskaffelsesforskriften uten konkrete oppfyllelses-/dokumentasjonsformuleringer for alle forhold.
• I standard avtalevilkår er flere krav generelle (f.eks. språk på dokumentasjon), men teksten gir ikke konkret omfang/krav knyttet til garanti/varighet utover ‘minimumskrav’ og at lov/forskrift oppfylles.
• Spesielle kontraktsvilkår omtaler kontroll av innkjøpspriser og revisordokumentasjon, men teksten sier ikke eksplisitt hvordan terskler/utløsende hendelser praktisk håndteres utover at oppdragsgiver kan kreve innsyn/dokumentasjon.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen står det at kjemikalier skal leveres med elektroniske sikkerhetsdatablad, og at datablad skal gjøres tilgjengelig via kommunens løsning (FDV-system/EcoOnline er nevnt som eksempel). Kan dere beskrive hvilket system/portal kommunen faktisk bruker for kjemikalieregister (FDV-løsning), samt hvilken filstruktur/format (f.eks. Excel/CSV/PDF eller systemintegrasjon) og tidsfrist for tilgjengeliggjøring dere forventer i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite konkret integrasjons- og leveransekrav for å kunne planlegge dokumentasjon, kostnader og omfang knyttet til kjemikalieregister/FDV.

   Kilde: 5 KRAVSPESIFIKASJON (kjemikalie/elektroniske sikkerhetsdatablad, «FDV system», «EcoOnline»).

2. I kravspesifikasjonen står det at leverandøren skal gi nødvendig produktopplæring uten ekstrakostnader, og at dette også gjelder på forespørsel fra oppdragsgiver. Hva er minimum forventet omfang (f.eks. antall timer/personer per år eller per avrop), og hvordan ønsker dere at opplæring skal gjennomføres (digitalt vs fysisk), særlig for kjemikalieprodukter og dispensere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet «service og levering» og kontraktskostnader påvirkes direkte av hvor omfattende opplæringsaktivitetene faktisk forventes.

   Kilde: 5 KRAVSPESIFIKASJON (produktopplæring). 6 TILDELINGSKRITERIER (service og levering).

3. Prisskjemaet legger opp til månedlig prisregulering basert på «leverandørens innkjøpspriser». Hvordan skal innkjøpsprisgrunnlaget dokumenteres og tidfestes praktisk (hvilken datoperiode brukes for «gjeldende innkjøpspris», og hvilken dokumentasjon skal foreligge ved revisorkontroll/innsyn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktige marginer og etterprøvbarhet ved prisregulering og kontroll må leverandøren forstå hva som regnes som riktig innkjøpsprisgrunnlag og tidspunkt.

   Kilde: Vedlegg 3 Spesielle kontraktsvilkår (Priser og prisjustering, innkjøpspriser og innsyn/revisor). 6 TILDELINGSKRITERIER (prisregulering).

4. I «taktisk prising»-bestemmelsen står det at det ikke aksepteres negativ prising og at oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon fra produsent/konsern og ev. revisor. Kan dere presisere: (1) hva dere konkret vurderer som «negativ prising» i denne modellen (er det forbud mot negativ påslagsprosent, eller også prissetting under faktisk innkjøpspris inkl./ekskl. bonus/frakt?), og (2) hvilke terskler/eksempler brukes for vurdering av «kickback/indirekte kompensasjoner»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en av de mest risikoeksponerte kontraktsbestemmelsene for leverandør; leverandøren må forstå hvor grensen går for å unngå mislighold/avvisning.

   Kilde: Vedlegg 3 Spesielle kontraktsvilkår (Taktisk prising).

5. Oppdragsgiver skriver at de kan avslutte avtalen dersom maksverdi (4,9 MNOK eks. mva) oppnås, «uavhengig av tidsperiode». Kan dere bekrefte hvordan dette håndteres i praksis for bestillinger som er lagt inn like før maksverdi oppnås (f.eks. ordrebekreftelse/levering pågår), og om leverandøren kan forvente at bestillinger avropes til saldo/ramme er brukt opp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitets- og økonomiplanlegging (og risiko for ufullstendige leveranser) avhenger av hvordan «maksverdi» avregnes mot faktiske avrop/leveranser.

   Kilde: 1.4 Omfang (maksverdi, avsluttes uavhengig av tidsperiode).

6. Avtalen forutsetter at servicebeskrivelsen følger en bestemt inndeling og maksimalt 5 A4-sider; lenker skal ikke evalueres. Hvordan vurderer dere «meroppfyllelse» under service og levering (10 %): gis det uttelling for flere leveringsdager/tidspunkter enn minimum, eller vektes det også på kvalitet/beredskap for restordre/retur/reklamasjon? Kan dere opplyse hva dere anser som typisk beste praksis innenfor punkt 4–7 i servicebeskrivelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må målrette innholdet mot det som faktisk gir score og ikke bruke tid på forhold som ikke påvirker evalueringen.

   Kilde: 6 TILDELINGSKRITERIER (Service og levering 10 %). Spesifikke evalueringspunkter 1–7 i kriterieoppdraget.

7. I prisskjemaet står det at «Hvis et produkt avviker fra spesifikasjonene skal tilbyder gjøre oppdragsgiver oppmerksom på forholdet. Avvik kan medføre at produktet ikke godkjennes og at pris settes til 150%». Kan dere forklare hvilken mekanisme som brukes for å identifisere avvik (f.eks. «Avviker netto innhold fra kolonne F. JA/NEI» og/eller avvikstekst), og om leverandøren må levere dokumentasjon/kommentar for hver type avvik for å unngå avvisning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere korrekt og unngå avvisning må leverandøren vite hvordan avvik skal håndteres i selve prisskjemaet og hva som kreves av dokumentasjon ved avvik.

   Kilde: Vedlegg 2 Prisskjema – INFORMASJON (avvik kan medføre 150% og produkt ikke godkjennes), samt Ark «Produkter» (kolonne for avviker netto innhold).

8. Prisskjemaet inneholder en kategori «Andre artikler tørke og renholdsprodukter utover det som er egne varelinjer» med evalueringssum 0,5 mill + påslagsprosent. Kan dere presisere hvilke produkter/leveranser som inngår i denne kategorien i praksis (f.eks. om den dekker hele sortimentet innen tørke og renhold som kan leveres), og hvilke prisregler som gjelder for «andre artikler» (samme påslag, samme innsyn og samme krav til miljømerking/produktfakta)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ukjent avgrensning av «andre artikler»-kategori påvirker innkjøps-/marginalstrategi og compliance med miljøkrav og dokumentasjon.

   Kilde: 6 TILDELINGSKRITERIER (pris, påslag, «Andre artikler»). Vedlegg 2 Prisskjema (linje/tekst om «Andre varer utover det som er spesifisert i dette skjema» og påslagsprosent).

9. Vedlegg 4 Standard avtalevilkår pkt. 5 gir oppdragsgiver rett til å returnere ubrukte produkter for kredit. Kan dere avklare hvordan dette praktiseres for denne rammeavtalen: (1) gjelder retur også for avropte engangspakker/partier (f.eks. dispensere, matter, absorbenter), (2) hvem dekker returfrakt og håndteringskostnader, og (3) hvordan behandles retur som har gått ut på dato eller har redusert holdbarhet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Returrett kan gi betydelig kostnads- og lager-/holdbarhetsrisiko; leverandøren trenger praktisering og kostnadsfordeling for å prise riktig.

   Kilde: Vedlegg 4 Standard avtalevilkår (pkt. 5 Retur av varer). 5 KRAVSPESIFIKASJON (holdbarhet/utløpsdato).