Instrumenter for klinisk kjemi-immunkjemi og infeksjonsimmunologi Helse Nord-Trøndelag HF (ny runde)

Åpen anbudskonkurranse (del I og III) for å inngå rammeavtale/avtale om PCR-analyser (ekstraksjon og PCR) og instrument-/instrumentspesifikt forbruksmateriell. Det er egen delkonkurranse for «PCR-instrument med instrumentspesifikt forbruksmateriell». Sykehusinnkjøp HF er oppdragsgiver/avtaleforvalter; kunde på avtalen er St. Olavs hospital HF. Rammeavtaleform: rammeavtale med én leverandør, med opsjon på service/vedlikehold.

• Tilbyder skal være registrert i et foretaksregister eller handelsregister i den staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Kredittvurdering må ikke være lavere enn oppgitt terskel («Kredittverdig»).

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering (Bisnode CreditPro/DB eller tilsvarende) etter tilbudsfrist. For tilfeller med lav rating/nystartede/selskaper uten aktivitet/selskaper uten kredittvurdering: morselskapsgaranti, bankgaranti eller tilsvarende; evt. annen dokumentasjon ved behov.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav; det må i så fall leveres ESPD for både tilbyder og støttende virksomhet, og leveres forpliktelsesdokumentasjon.

  Dokumentasjon: ESPD for tilbyder og støttende virksomhet. For økonomisk/finansiell kapasitet: Forpliktelseserklæring; virksomheten(e) skal være solidarisk ansvarlige for utførelse.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 5.3 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV for gjeldende delkontrakt; systemet tillater ikke levering etter tilbudsfrist.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudets vedlegg skal leveres med korrekt filnavnstruktur og innhold (tilbudsbrev, kravspesifikasjon inkl. utfylt NO-18, prisskjema, bruksanvisning/ begrunnelse for sladding, sladdet versjon, egenerklæringer, kontaktpunkter, logistikk-kartlegging, elektronisk samhandlingsavtale, evt. forpliktelseserklæring/morselskapsgaranti m.m.).Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.2 Tilbudets utforming
• Tilbudet skal være skrevet på norsk. Brosjyrer/produktdatablad kan være på engelsk dersom ikke annet er oppgitt i kravspesifikasjonen.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.5 Språk
• Alternative tilbud aksepteres ikke.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.3 Alternative tilbud
• Tilbyder kan inngi ett tilbud per tilbyder per delkontrakt; parallelle tilbud aksepteres ikke.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.4 Parallelle tilbud
• Tilbyders eventuelle forbehold skal oppgis i Tilbudsbrev; forbehold må være presise og entydige.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.6 Forbehold
• Tilbyder skal fylle ut ESPD (integrert i KGV) som foreløpig dokumentasjon på at avvisningsgrunner ikke foreligger og at kvalifikasjonskrav er oppfylt.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
• Tilbyder skal levere utfylt egenerklæring om russisk involvering med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 2.4 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Logistikk og elektronisk samhandling: Leverandøren skal følge gjeldende Logistikkbetingelser for helseregionene og bilag om elektronisk samhandling; leveringsdyktighet på avtalesortimentet ved oppstart (samt særskilte frister: 4 uker for regionale forsyningssenter, 9 uker for Kontrollstasjon).Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 3 Logistikk og avtale om elektronisk samhandling (Implementering)
• Masterdata/katalog: Leverandøren plikter å utarbeide og distribuere definerte masterdata; levere elektronisk varekatalog etter samhandlingsavtale/ logistikbetingelser. Bruk av portalen for statistikkinnlevering og rutiner for innrapportering.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 3 Logistikk (Implementering) og kap. 4.2.11 Elektronisk varekatalog; kap. 4.2.5 Statistikk
• Leveringsbetingelser: Levering DDP etter Incoterms® 2020; leverandør skal levere i henhold til avtalt tid og volum; endring i tidspunkt krever skriftlig forhåndsgodkjenning; varene skal kunne oppbevares for kundens regning ved mottaksudyktighet.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 3.6 Generelle leveringsbetingelser
• Avviks- og mottaksrutiner: Kunden kontrollerer ved mottak og varsler; feillevert vare avhentes av leverandør til dennes kostnad; leverandør organiserer avvikshåndtering og merkostnader.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 3.7 Rutiner ved mottak og avviksbehandling
• Kvalitetssikring og forsyningssikkerhet: Leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem for å oppdage avvik tidlig og ha vareforsyningsløsninger/beredskapsplaner for robust kontinuitet; dokumentasjon kan kreves fremvist.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 4.2 Leverandørens plikter (Kvalitetssikring, Forsyningssikkerhet)
• Produktansvar: Leverandøren er ansvarlig etter produktansvarsloven og skal holde kunden skadesløs for tredjemannskrav som skyldes feil/mangler ved produktet.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 4.2.4 Produktansvar
• Underleverandører: Bruk/utskifting av underleverandør krever skriftlig godkjenning; godkjenning kan ikke nektes uten saklig grunn; leverandørens kontraktsansvar endres ikke.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 4.2.3 Bruk av underleverandør
• Forsikring: Leverandøren skal ha tilstrekkelige forsikringer gjennom hele avtaleperioden og fremlegge attester på forlangende.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 4.2.7 Forsikring
• Samfunnsansvar/etisk handel: Krav til menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter, reduksjon av helse- og miljøskadelige stoffer, etterlevelse av etiske minstekrav i bilag (kontraktskrav etisk handel) også hos underleverandører; lønns- og arbeidsvilkår i tråd med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (dokumentasjon på forespørsel).Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 4.2.9 Samfunnsansvar (inkl. lønns- og arbeidsvilkår)
• Personopplysninger: Leverandøren er data-/behandlingsansvarlig og skal ha tiltak for tilfredsstillende informasjonssikkerhet; kunden kan kreve dokumentasjon, stans og sletting ved tvil.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 4.2.10 Behandling av personopplysninger
• Internasjonale sanksjoner: Leverandøren skal sikre at leverandør/underleverandører ikke omfattes av sanksjoner; leverandøren skal varsle og kunne dokumentere rutiner; manglende oppfyllelse kan være vesentlig mislighold.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 4.2.12 Internasjonale sanksjoner
• Mislighold/virkninger: Ved leverandørens mangler gjelder reklamasjonsplikt (meld innen rimelig tid) og rett til utbedring/omlevering, prisavslag, dekningskjøp og heving av avrop; ved forsinkelse dagmulkt og rettigheter til dekningskjøp/erstatning.Kilde: Rammeavtale varekjøp, kap. 9 Leverandørens mislighold (Mangler, Forsinkelse)

• Konkurransegrunnlaget (PCR-instrument) inneholder i teksten primært oppsett og kvalifikasjons-/innleveringskrav; konkrete avvisningsgrunner, detaljer i kravspesifikasjonen (NO-18) og eventuelle opsjonsbetingelser for service/vedlikehold er ikke fullt ut utpenslet i utdraget.
• I rammeavtaledokumentet for «Rammeavtale varekjøp» er mange underkrav referert til bilag og vedlegg (f.eks. Bilag 2 Kravspesifikasjon, Bilag X mv.), men disse bilagene er ikke inkludert i den medfølgende teksten, så eksakte innholdskrav for varer/utstyr og etisk handel/implementering kan ikke hentes ut her.
• Oppstartsdato/avtaleperiode og opsjoner er delvis markert som «DD.MM.ÅÅ» og «xxxxxx» i rammeavtaleteksten; konkrete datoer/volum fremgår ikke.
• KGV-kommunikasjon: Kilden viser at all kommunikasjon skal skje i KGV, men detaljer om tidsfrister utover «Se Ivalua» for frist for tilbud og prøver er ikke i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere bekrefte hvilke konkrete opplysninger som skal fylles ut i Bilag 2 Kravspesifikasjon (inkl. utfylt NO-18) for at et tilbud ikke skal anses å ha vesentlige avvik/uklarheter, og om dere kan dele et eksempel på en korrekt utfylt besvarelse for relevante kravpunkter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår at NO-18 skal fylles ut og at feil/uklarheter kan medføre avvisning. Leverandøren trenger praktisk veiledning for riktig utfylling og dokumentasjonsnivå for evalueringen.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 og Bilag 2 Kravspesifikasjon (inkl. utfylt NO-18); Kapittel 6 Tildelingskriterier og evaluering

2. I beregningen av LCC kostnader i evalueringen: kan dere beskrive nøyaktig hvilke kostnadskomponenter som inngår (bl.a. hvordan «SKAL-analyser» prisestimeres og hvordan «årlig kostnad av fullserviceavtale» skal prissettes og dokumenteres), og om fullserviceavtalen er en egen opsjon eller inkluderes som fast årlig priselement uavhengig av valgt servicenivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingsmodellen omtaler flere kostnadselementer, men hvordan de skal prissettes i prisskjemaet og dokumenteres er avgjørende for korrekt tilbudskalkyle og sammenlignbarhet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6. Tildelingskriterier og evaluering

3. Kan dere presisere hvilken avtaledokumentasjon som er «styrende» for hvilke deler av leveransen ved motstrid mellom (i) rammeavtale (mal), (ii) logistikkbetingelser/e-implementering, og (iii) Kravspesifikasjon (NO-18/IKT-dokument), spesielt for krav som berører implementering, dokumentasjon og tidspunkt for leveringsdyktighet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er oppgitt tolkningsregler, men leverandøren trenger å vite hva som gjelder i praksis ved konflikt for å unngå at tilbud/priselementer blir utformet feil.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp: pkt. 1.3 Avtaledokumenter og tolkningsregler; pkt. 3.2 Implementering; Konkurransegrunnlaget/NO-18

4. Kan dere bekrefte hva som er de konkrete krav til leverandørens «leveringsdyktig» tidsplan før avtaleperiodens oppstart, herunder (a) hvilke datoer som gjelder for avtaleperiodens oppstart, og (b) hvordan fristene «4 uker» (forsyningssenter) og «9 uker» (kontrollstasjon) skal tolkes for leveranser og masterdata/utarbeidelse av katalog?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avtaleperiodens datoer og oppstart er markert som «DD.MM.ÅÅ/xxxxxx» i utdraget, og implementeringsfrister påvirker bemanning, produksjonstid og kostnadsberegning.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.2 Implementering; Avtaleperiode (forside/varighet)

5. I rammeavtalen står det at leveranse skal skje DDP (Incoterms® 2020) og at risiko går over ved «levert som avtalt». Kan dere presisere hvordan dere forventer at leveringssted/leveringsdetaljer håndteres i avropene (f.eks. variasjon mellom regionale forsyningssenter/kontrollstasjon), og om dere har faste krav til hvilke leveringsdokumenter/merke-/pakkeinstruks som alltid gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP og risikopassasje kan få stor økonomisk effekt (logistikk, ansvar og kostnader). Leverandøren må forstå avropspraksis og dokumentasjonskrav for å prise riktig.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.6 Generelle leveringsbetingelser; pkt. 3.4 Krav til den fysiske leveransen

6. Kan dere utdype hvordan «måling og sanksjoner» faktisk skal håndheves for denne avtalen, herunder (a) hvilke nøkkelparametere som måles (leveringspresisjon/reklamasjonsgrad), (b) hvordan målingen beregnes, og (c) hvilke konkrete dagmulkter/merkostnader som kan utløses (med satser og terskler) dersom leveranser eller statistikkinnlevering ikke oppfyller kravene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rammeavtalen omtaler måling og dagmulkter, men leverandøren trenger terskler og praktisk beregningsgrunnlag for å vurdere risiko og sette opp kvalitets-/leveranseplan.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 3.5 Måling og sanksjoner; pkt. 4.2.5 Statistikk; pkt. 3.6–3.8

7. For elektronisk samhandling: Kan dere bekrefte (a) når ordre/ordrebekreftelse/pakkseddel skal innføres via EHF for denne avtalen (og om «inntil dette skjer vil ordre oversendes via e-post» medfører midlertidige unntak fra enkelte krav), og (b) om dere krever at leverandøren har ferdig katalog og masterdata tilgjengelig innen en bestemt dato relativt til avtaleoppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: EHF-innføring påvirker prosess, systemtilpasning og ressursbruk. Leverandøren må vite hvilke meldingsprosesser som gjelder i oppstartfasen.

   Kilde: Elektronisk samhandlingsavtale: punkt om ordre/ordrebekreftelse/pakkseddel; Samhandlingsavtalen «Implementering» og Katalog/Godkjenning

8. I samhandlingsavtalen og rammeavtalen er det krav til katalogkvalitet og at «produktkatalogen skal oppdateres minst 1 gang pr år», samt at ny katalog skal være klar «14 dager før oppstart av ny avtale»/endringer «14 dager før endringene trer i kraft». Kan dere presisere hvordan dere håndterer artikkelnummer/endringslogikk dersom leverandøren må utfase et produkt (utfasing/erstatning), og hvilke frister som gjelder for å sende oppdaterte masterdata slik at bestillinger ikke feiler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endrings-/utfasingsprosesser kan skape feil i varekatalog/masterdata og dermed leveranseavvik. Leverandøren trenger frister og forventet prosess for å redusere risiko.

   Kilde: Rammeavtale varekjøp pkt. 6.3. Endringer i sortiment; Samhandlingsavtale «Elektronisk produktkatalog» (oppdateringsfrekvens og prosessfrister)

9. Ettersom det finnes kontraktskrav til etisk handel og «Kontraktsoppfølging» (policy/rutiner/risikoanalyse), kan dere opplyse hvilke dokumentasjonsbevis dere realistisk forventer at leverandør må levere ved kontraktsstart og ved senere forespørsel (f.eks. konkrete krav til omfang av leverandørkjede-kartlegging, hvilke typer risikorapporter som aksepteres, og forventet format/omfang)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge etterlevelsesarbeidet og ressursbruk. Klarhet i dokumentasjonsnivå reduserer risiko for mislighold og kostnadssprekk.

   Kilde: Kontraktskrav etisk handel: «Kontraktsoppfølging» samt «Policys og rutiner»

10. Kan dere bekrefte om det er krav til «opsjon på serviceavtale/vedlikeholdsavtale» i denne konkurransen for delkontrakt 1, og i så fall: (a) hvordan opsjonen prissettes i Prisskjema og (b) hva som er omfanget av «fullserviceavtale» som brukes i LCC-evalueringen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjoner og serviceavtale påvirker både LCC og leveranserisiko, og teksten antyder opsjon men uten konkrete mekanismer i utdraget.

    Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.4 Avtaleperiode (opsjon på service/vedlikehold); pkt. 6.1 Evaluering av pris (fullserviceavtale); Prisskjema/Bilag 3 (ved referanse til pris og opsjoner)