Rammeavtale for samspillskonsulent for Malvik kommune

Åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og III for inngåelse av rammeavtale med én leverandør om samspillskonsulenttjenester for Malvik kommune. Samspillskonsulent skal være fysisk tilstede, tilbys ressurs(er) (2 samspillskonsulenter), og arbeid er rammeavtalepliktig for avrop i avtalens varighet (2 år + opsjoner til totalt 4 år).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister (gjelder norske og utenlandske selskaper).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest (ikke eldre enn 1 år regnet fra tilbudsfristen). Utenlandske: dokumentasjon tilsvarende firmaattest (fra e-Certis).

  Kilde: Kap. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Merverdiavgifts- og skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen) for norske leverandører. For utenlandske: tilsvarende attester eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig. Betalingsutsettelse skal dokumenteres.

  Kilde: Kap. 4.3 Merverdiavgifts- og skatteattest
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet/kapasitet.

  Dokumentasjon: Årsregnskap for siste 2 regnskapsår (2024 og 2025) + kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (utført av konsesjonert kredittopplysningsvirksomhet). Kan dokumenteres med annet egnet dersom saklig grunn. Ved støtte: solidarisk ansvar (forutsetter dokumentasjon).

  Kilde: Kap. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av 3 relevante avtaler/leveranser de siste 5 årene. Mininumskrav: 3 tilsvarende oppdrag tidligere der leverandør har levert samspillskonsulent(er) i prosjekter med målpris, åpen bok, delt risiko og incitament (bonus/malus). Dokumenteres i Vedlegg 03 Referanser som kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Kap. 4.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheter: dokumentere rådighet over nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet(er) i tillegg til separate egenerklæringer (ESPD) for de virksomhetene det støttes på.

  Kilde: Kap. 4.1 Innledning (forpliktelseserklæring ved støtte til kvalifikasjonskrav)

• ESPD-egenerklæring i Mercell (og evt. også for støttende underleverandør/virksomhet ved støtte). Manglende innsendelse medfører avvisning.Kilde: Kap. 3.1 Generelt om ESPD
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav skal innleveres sammen med tilbudet innen tilbudsfristen.Kilde: Kap. 4.1 Innledning
• Leverandørens egenerklæringer knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, HMS og russisk involvering skal leveres sammen med tilbudet: Vedlegg 07, 08 og 09. Må være fullstendig utfylt og signert av bemyndiget representant (og tilsvarende ved underleverandører).Kilde: Kap. 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår (egenerklæringer)
• Tilbudsbrev (Vedlegg 01 Tilbudsbrev) skal være datert og signert; mangler medfører avvisning. Forbehold/avvik skal redegjøres for presist og entydig.Kilde: Kap. 6.2 Tilbudets utforming
• Prisskjema (Vedlegg 02 Prisskjema.xlsx) skal være ferdig utfylt. Priser skal ikke oppgis andre steder.Kilde: Kap. 5 Tildelingskriterier (Pris) og Kap. 2.11 Priser/Prisskjema-krav
• CV og referanser for tilbudte ressurser (Vedlegg 04) for 2 samspillskonsulenter, inkludert 3 referanser per ressurs.Kilde: Kap. 5 Tildelingskriterier (Kvalitet: Kompetanse og erfaring 2 samspillskonsulenter)
• Løsningsbeskrivelse (leverandørens eget dokument) iht. formatkrav: maks 4 A4-sider.Kilde: Kap. 5 Tildelingskriterier (Kvalitet: Løsningsbeskrivelse)
• Vedlegg til tilbud der det er relevant: Forpliktelseserklæring for underleverandører/støttende virksomheter (Vedlegg 05) når leverandør støtter seg på andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Vedlegg 05 Forpliktelseserklæring underleverandører
• Vedlegge dokumentasjon om forbehold/avvik i Vedlegg 01 Tilbudsbrev, med henvisning til relevante punkt/sidetall.Kilde: Kap. 2.7 Leverandørens forbehold og avvik og Kap. 6.2 Tilbudets utforming
• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen. Tilbud på annen måte/for sent innkomne avvises.Kilde: Kap. 6.1 Innlevering av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

05.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Fysisk tilstedeværelse og responstid: Leverandøren skal kunne stille fysisk i alle timer som er tilbudt/avtalt. Reise og opphold dekkes av leverandøren. Gjelder alle roller som tilbys.Kilde: Kap. 1.7 Spesielle kontraktsvilkår (Oppmøte og responstid)
• Intervju ved avrop: Oppdragsgiver kan gjennomføre intervju med tilbudt personell før tildeling av enkeltoppdrag (avrop) for å verifisere kompetanse, erfaring og egnethet.Kilde: Kap. 1.7 Spesielle kontraktsvilkår (Intervju ved avrop)
• Skifte av ressurser (rettigheter og sanksjoner): Oppdragsgiver kan kreve utskiftning ved saklig grunn. Leverandør kan skifte tilbudt nøkkelpersonell, men oppdragsgiver har da rett til fradrag og ved manglende godkjenning dagmulkt NOK 10 000 per dag (med unntak ved opphør/sykdom/lovpålagt permisjon og dersom forhold rettes innen rimelig frist fastsatt av oppdragsgiver).Kilde: Kap. 1.7 Spesielle kontraktsvilkår (Skifte av ressurser)
• Oppdragsgiver kan kreve midlertidig stans eller uten begrunnelse avbestille hele/resterende del av leveransen; leverandør får kun betaling for utført bistand frem til stans/avbestilling.Kilde: Kap. 1.3 Formål og omfang (Avrop) og Vedlegg 06 (Avrop)
• Rammeavtalen er med én leverandør (FOA § 26-2) og gjelder avrop i hele rammeavtalens periode; avrop kan ha varighet utover rammeavtalens varighet, men rammeavtalens vilkår skal fortsatt gjelde.Kilde: Kap. 1.9 Rammeavtale med én leverandør og Kap. 1.3/1.6 (avrop)
• Kontraktsvilkår/standard: Ved avrop benyttes NS 8402; rammeavtalen reguleres av Vedlegg 06 Rammeavtale for samspillskonsulent.Kilde: Kap. 1.6 Kontraktsvilkår
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår: Kontrakten inneholder krav/dokumentasjon/sanksjoner iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår. Leverandør skal sikre at egne ansatte og underleverandører som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med allmenngyldige/landsomfattende tariffavtaler og rapportere/dokumentere ved forespørsel (inkl. dagbot ved brudd i DFØ-vedlegg).Kilde: Kap. 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår samt Vedlegg B (DFØ krav)
• Seriøsitet/egenrapporterings- og dokumentasjonsplikt: sanksjoner/dokumentasjon og mulighet for kontroll iht. DFØ-vedlegg.Kilde: Kap. 1.6 Kontraktsvilkår (Seriøsitetsbestemmelser) og Vedlegg B
• Underleverandører: Leverandør har fullt ansvar, skal informere ved frafall/byte, dokumentere kvalifikasjonsoppfyllelse, og hoveddelen av oppdraget skal utføres med egne ressurser (samspillskonsulentene). Ikke-godkjent underleverandør kan anses vesentlig mislighold (kan gi grunnlag for heving).Kilde: Kap. 2.4 Bruken av underleverandører ved avrop på rammeavtalen
• Fakturering og betalingsbetingelser: EHF-fakturering. Betalingsfrist: fri leveringsmåned + 30 dager etter korrekt faktura mottatt og leveranse/faktura godkjent. Ingen gebyrer/tillegg (ekspedisjons- og fakturagebyr, miljøgebyr, administrative gebyr etc.) og reisekostnader/parkering dekkes ikke.Kilde: Kap. 2.11 Priser/Valuta/Betalingsbetingelser
• Prisjustering: Kan justeres 1 gang per kalenderår iht. SSB KPI for tjenester hvor arbeidskraft dominerer (uten administrerte priser), regulering 1. januar (første gang 1.1.2028). Krever begrunnet skriftlig varsel minst 2 måneder før ikrafttredelse og oppdragsgivers godkjenning.Kilde: Kap. 2.12 Prisjusteringer
• Varighet og opsjon: 2 år fra kontraktsignering, oppdragsgiver har ensidig rett til opsjon +1 +1 år (totalt mulig 4 år). Opsjon trer i kraft automatisk med mindre oppdragsgiver varsler minst 3 måneder før fornyelse.Kilde: Kap. 1.4 Varighet

• Estimert avtaleverdi (NOK 6.000.000 eks. mva.) er oppgitt som usikkert, og historisk har kommunen benyttet samspill i liten grad; fremtidig bruk av samspill kan variere avhengig av politiske/organisatoriske vedtak og budsjetter.
• Oppdragsmengde/omfang er et estimat og ikke bindende; oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe bestemt mengde eller avrope total ramme.
• Oppdragsgiver forbeholder seg at avrop/kontrakt kan påvirkes av manglende finansiering, godkjenning/samtykke fra tredjepart eller organisatoriske endringer.
• Maksimalt uttak i rammeavtalen er oppgitt til NOK 10.000.000 eks. mva.; estimat og maks uttak justeres iht. avtale prisindeks (prisendringer kan påvirke totalomfang økonomisk).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tildelingskriteriet «Kvalitet: Kompetanse og erfaring» skal samspillskonsulentene være «ansatt hos hovedleverandør». Kan Oppdrager presisere hvordan dette skal forstås i praksis dersom leverandøren benytter konserninterne selskaper eller enkeltpersonforetak som støtte (arbeids-/innleieforhold vs. reell ansettelse), og hvordan leverandøren dokumenterer dette i Vedlegg 04 (CV/referanser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart krav om «ansatt hos hovedleverandør» kan gi høy risiko for avvisning eller trekk i evalueringen hvis leverandøren bruker konsernressurser/innleie som støtte.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5, samt Vedlegg 04 CV og referanser for tilbudte ressurser.

2. I samme tildelingskriterium ber Oppdrager om dokumentasjon for «3 referanser for hver» samspillskonsulent og vurdering av erfaring med målpris, åpen bok, delt risiko og incitament (bonus/malus). Hvordan vil Oppdrager vurdere og poengsette prosjekter der kun deler av disse elementene (f.eks. åpen bok og incitament, men ikke delt risiko/bonus-malus) inngår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan delvis relevans slår ut for å vurdere hvilke referanser som gir best uttelling, og for å unngå at ressurs-/referansestrategien blir feil.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5, samt Vedlegg 04 og Vedlegg 03.

3. For tildelingskriteriet «Pris» (30%) – kan Oppdrager beskrive hvordan poeng beregnes i lineær modell basert på Vedlegg 02 Prisskjema (hvilke prispunkter/linjer som inngår, og om det er én samlet pris eller flere delpriser som summeres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden det ikke brukes normalisering og poeng gis etter lineær modell, er det avgjørende å forstå hvilke prisparametere som faktisk evalueres for å unngå «taktisk prising»-risiko og for å optimalisere tilbudet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 Evalueringsmetode, samt kap. 5 Tildelingskriterier.

4. Ved avrop oppgis at Oppdrager kan kreve midlertidig stans og/eller uten nærmere begrunnelse avbestille hele/resterende del. Kan Oppdrager presisere hvordan leverandøren skal prissette/prise tilgjengelighet og bemanning, gitt at leverandøren kun får betaling for utført bistand frem til stans/avbestilling skjer, og at det ikke kan fremsettes andre krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris må kunne kalkuleres riktig når risiko for stopp/avbestilling ligger hos leverandør; leverandøren trenger avklaring av hvordan avrop forventes gjennomført og fakturert.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.3 Formål og omfang (avrop: stans/avbestilling) og kap. 1.7 Spesielle kontraktsvilkår (oppstart/ressurser).

5. Oppdrager har i rammeavtalen rett til å kreve fysisk oppmøte «i alle timer som er tilbudt og avtalt i kontrakten», og at reise/opphold dekkes av leverandøren. Kan Oppdrager avklare geografisk avgrensning/forventet reiseomfang (f.eks. primært Malvik/region Trøndelag) og om det finnes standard reisetid/standardiserte satser eller forventninger som leverandøren skal legge til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten rammer for reiseomfang og oppmøtestandarder kan leverandøren få feil kostnadsforutsetninger, som slår direkte inn i både konkurransedyktighet og kontraktsrisiko.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.7 Oppmøte og responstid, samt Vedlegg 06 Rammeavtale for samspillskonsulent.

6. «Responstid» er omtalt i overskriften til oppmøte og responstid, men det konkrete responstidskravet fremgår ikke i utdraget. Kan Oppdrager oppgi eksakt responstid/kommunikasjons- eller tilgjengelighetskrav (timer/dager) som gjelder for samspillskonsulenten(e), og om kravet varierer med avropets type (f.eks. oppstartfase vs. løpende samspill)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis responstid/tilgjengelighet ikke er konkret definert, kan leverandøren ikke prise korrekt eller vurdere compliance-risiko ved manglende levering.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.7 Oppmøte og responstid, samt Vedlegg 06 (eventuelle avsnitt om responstid/tilgjengelighet).

7. Oppdrager kan gjennomføre intervju «før tildeling av enkeltoppdrag (avrop)». Hvilke kriterier og/eller hvilken vekting vil Oppdrager benytte i intervjuet ved avrop (kompetanse/egnethet innen samspillsprosjekt, samarbeidsegenskaper, konkret erfaring fra tilsvarende entrepriseformer, mv.), og hvor omfattende forventes intervjuet å være (varighet/antall deltakere)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Intervju ved avrop kan påvirke leverandørens ressursplanlegging og kostnader; leverandøren trenger praktiske rammer for å kunne bemanne og styre forventninger.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.7 Intervju ved avrop, samt Vedlegg 06 (avrop og intervju).

8. Skifte av tilbudte ressurser: Oppdrager angir fradrag i kontraktssummen ved bytte som ikke er knyttet til opphør/sykdom/lovpålagt permisjon, og dagmulkt ved skifte uten godkjenning. Kan Oppdrager presisere hvordan «differansen mellom den økonomiske betydningen» beregnes i praksis (formel, grunnlag, og eksempel), og hvordan dagmulkt «dag» skal forstås (kalenderdag, arbeidsdag, fra hvilket tidspunkt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå økonomisk konsekvens og misligholdsterskel ved personellskifte for å styre risiko og kontraktsoppfyllelse over 2+2 år.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1.7 Leverandør: Skifte av tilbudte ressurser, samt Vedlegg 06 (tilsvarende bestemmelser).

9. Kvalifikasjonskravet krever at leverandøren har levert «3 tilsvarende oppdrag» de siste 5 årene og at det er levert samspillskonsulent(er) i prosjekter med målpris, åpen bok, delt risiko og incitament (bonus/malus). Kan Oppdrager bekrefte om «tilsvarende oppdrag» betyr at prosjektene må være bygg-/anleggsprosjekter med samspills-/målprismodell, og om det er tilstrekkelig at leverandøren bidro med samspillskonsulentrolle selv om ansvar for incitamentsystemet lå hos annen part?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger presisering av hva som teller som «relevant» og hvordan rolle/titel tolkes for å unngå at referanser anses ikke kvalifiserende.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.5 og Vedlegg 03 Referanser som kvalifikasjonskrav.