Transportkuvøser til Sørlandet Sykehus HF

Rammeavtale for vikartjenester innen sykepleie, spesialsykepleie (inkl. intensiv/operasjon) og jordmor. Anskaffelsen er organisert i delområder A-D med tilhørende delkontrakter (A1-A5, B1-B5, C1-C5, D1-D5). Avtaleperiode er 2 år (01.10.2023–30.09.2025) med mulighet for forlengelse inntil 2 år av gangen (maks 4 år). Tildeling skjer på beste forhold mellom pris (60 %) og kvalitet (40 %).

• Tilbyder skal være lovlig etablert (registrert virksomhet).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i faglig register i etableringsstaten. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.1)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Angitt i dokumentasjonskravet sammen med registrering (firmaattest / faglig register). (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.1)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal være godkjent bemanningsforetak iht. forskrift om bemanningsforetak (fastsatt av AID 04.06.2008, ikrafttredelse 01.01.2009).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på registrering i Arbeidstilsynets register. Dokumentasjonen skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for prekvalifiseringssøknaden. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.1)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha forsvarlig forretningsmessig drift (redegjørelse og dokumentasjon ved tvister/revisjoner/uregulærheter siste 5 år).

  Dokumentasjon: Redegjørelse og dokumentasjon på dommer/kjennelser/revisjonsrapporter mv. dersom tilbyder de siste 5 årene har vært involvert i tvister/revisjoner/uregelmessigheter ved leveranse av vikartjenester til offentlig og privat virksomhet hvor oppdragsgiver har benyttet misligholdsbeføyelser. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.1)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir trygghet for at kontraktsforpliktelsene kan gjennomføres. (Kan støttes på andre foretak.)

  Dokumentasjon: Siste godkjente årsregnskap med revisors kommentarer. Alternativt: kredittvurderingsfirma-dokumentasjon for «kredittverdig uten sikkerhet» (kan verifiseres av oppdragsgiver). Kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsdato. Ved støtte: dokumentasjon fra både tilbyder og støttende foretak + utfylt forpliktelseserklæring. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.2)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Tilbyders erfaring og leveringsevne tilknyttet konkrete leveranser av vikartjenester til spesialisthelsetjenesten i Norge/Skandinavia. (Kan støttes på andre foretak, men ikke med samme ressurser til flere delområder).

  Dokumentasjon: Vedlegg – Tilbyders erfaring (skal fylles ut). Bestemmelsen sier også: tilbyder kan ikke levere søknad for flere delområder som baserer seg på de samme ressursene for å oppfylle kvalifikasjonskravet. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.3)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.3 Erfaring og leveringsevne
• Tilbyder skal ha et elektronisk kvalitetssikringssystem som etterleves i praksis; med prosedyrer og dokumenterbar historisk sporbarhet.

  Dokumentasjon: Tilbyders detaljerte beskrivelse av kvalitetssikringssystemet. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg Kravspesifikasjon. Tilbyder må være tilgjengelig for presentasjon/demonstrasjon etter at vedlagt dokumentasjon er vurdert. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.4)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering
• Tilbyder skal ha elektronisk system for oppdragshåndtering.

  Dokumentasjon: Tilbyders detaljerte beskrivelse av oppdragshåndteringssystemet. Tilbyder skal fylle ut Vedlegg Kravspesifikasjon. (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.4)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for økonomisk/finansiell kapasitet og/eller erfaring/leveringsevne, forutsatt dokumentasjon.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring for leverandør og støttende virksomhet(er) (separate egenerklæringer). I tillegg forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet(er). (Kvalifikasjonsgrunnlag pkt. 4.5)

  Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.5 Støtte fra andre virksomheter

• Lever alle forespørsler om deltakelse elektronisk via Mercell-portalen innen fristen.Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 3.1 Generelt
• Forespørsel skal leveres i henhold til fil-/vedleggsstruktur (Søknadsbrev, Informasjon om søker, attest(er), årsregnskap, kredittvurdering, forpliktelseserklæring ved behov, evt. forsvarlig drift, Tilbyders erfaring, Kravspesifikasjon, Beskrivelse krav, bruksanvisning og sladding, sladdet versjon).Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 3.2 Forespørselens utforming
• Ved motstridende informasjon gjelder dokumentrangen lik vedleggslisten. (Praktisk innleverings-/dokumentkrav)Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 3.2 Forespørselens utforming
• Skal være tilgjengelig for presentasjon/demonstrasjon av kvalitetssikringssystem etter at vedlagt dokumentasjon er vurdert. (En del av prekvalifisering)Kilde: Kvalifikasjonsgrunnlag 4.4 Kvalitetssikringssystem og system for oppdragshåndtering
• Ved kvalifisering/tilbud: Tilbyder skal oppgi to personer per delområde, og personene skal ha minimum 5 års erfaring med oppdragshåndtering/rekruttering fra bemanningsbransjen. (Besvares i Kravspesifikasjon-arkfanene A-D)Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg) krav nr. 1, arkfane A-D
• For evalueringskrav: Beskrivelse av forberedelse av vikar i forkant av oppdrag (maks 2 A4-sider) og vedlegges som eget PDF-dokument.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg) krav nr. 3
• For evalueringskrav: Beskrive rutiner som sikrer overholdelse av rammeavtalens punkter 4.1, 5.2.15 og 5.2.18 (maks 1 A4-side per punkt), med overskrifter og vedlegges som eget PDF-dokument.Kilde: Kravspesifikasjon (Vedlegg) krav nr. 4
• Tilbudet må inneholde utfylte pris-/tildelingsrelaterte vedlegg: Ved innlevering skal filene leveres med angitt filnavn/struktur (Tilbudsbrev, Kravspesifikasjon i Excel, Besvarelse Kravspesifikasjon i PDF, Prisskjema i Excel mv.).Kilde: Konkurransebestemmelser 3.2 Tilbudets utforming
• Alternative tilbud aksepteres ikke; kun ett tilbud per tilbyder og tilbud skal leveres innen tilbudsfrist elektronisk via Mercell.Kilde: Konkurransebestemmelser 3.3-3.4 og 3.1 Innlevering av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

27.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandør er ansvarlig for kvalitetssikring og at tjenestene leveres i tråd med lover/forskrifter og krav i konkurransen/avtalen; leverandøren skal ha kontrollrutiner og kvalitetssikringssystem.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.2.1 Kvalitetssikring
• Leverandør skal ha lønns- og arbeidsvilkår minst i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (eller gjeldende landsomfattende tariff der ikke dekket av allmenngjort tariff). Dokumentasjon kan kreves.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.2.2 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
• Leverandør skal betale/overholde arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser (og etablere effektive kontrollsystemer). Det kan kreves halvårlig rapport om etterlevelse.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.2.5 Arbeidsmiljøloven
• Vikarer skal ha gyldig norsk autorisasjon (HPR-nr.)/tilsvarende kontroll ved EØS; kontroll av autorisasjon/merknader; leverandør må opplyse om begrensninger ved tilbud av vikar.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.1 Autorisasjon
• Vikar skal ha nødvendig videreutdanning/norsk spesialistgodkjenning for aktuelle delområder.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.2 Videreutdanning - spesialisering
• Vikar skal ha minimum 2 års erfaring innen sitt delområde/spesialfelt.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.3 Erfaring vikar
• Vikar skal beherske og kunne gjøre seg godt forstått, og forstå norsk/svensk/dansk; kunden kan kreve bestått test i norsk (C1-nivå).Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.4 Språk
• Vikar skal ha grunnleggende IKT-kompetanse og kunne arbeide med elektroniske rapport- og journalsystemer.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.5 IKT - kompetanse
• Vikar skal følge kundens arbeids- og personalreglement og etiske retningslinjer.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.6 Personalreglement
• Rusmidler i tjenesten er forbudt; ved mistanke kan vikar avvises og leverandør skal erstatte; leverandør dekker merkostnader inntil erstatningsvikar ankommer (og kan dekke testkostnader ved behov).Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.7 Bruk av rusmidler
• Smittevern: leverandøren ansvarlig for at rutiner følges; krav om tuberkuloseundersøkelse og MRSA-screening i angitte tilfeller; leverandør må følge lokale sentrale bestemmelser.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.8 Smittevern
• HLR: krav om årlig teoretisk og praktisk gjennomgang i basal HLR (med unntak der AHLR er gjennomgått), og årlig gjennomgang i AHLR for relevante fagområder.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.9 Basal HLR; 5.3.10 Avansert HLR
• Responstid: minimum 1/2 time for korte oppdrag; minimum 24 timer (konkret frist angis i hver forespørsel) for lengre oppdrag.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 2.3 Responstid
• Leverandøren skal ha oversikt over CV med referanser og gyldig autorisasjon; CV skal framlegges for kunde og legges inn i kundens elektroniske løsninger der tatt i bruk.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 2.4 CV – tilbudt vikar
• Kundens rett til å avvise vikar; leverandøren plikter å fremskaffe ny vikar ved avvisning/ikke-egnet vikar.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 2.5 Kundens rett til å avvise en tilbudt vikar; 4.1 Leverandørens plikt til fremskaffing av ny vikar
• Leverandøren kan ikke tilby samme vikar til flere avtaleleverandører i samme oppdragsforespørsel; leverandør kan kun sende ett tilbud per bestilling.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 2.6 Forpliktelse fra leverandøren
• Leverandørens mislighold ved mangelfull levering: dekker merkostnader/fast gebyr ved mangelfull fremskaffing; begrensning til maksimal erstatning i 10 døgn med avtalt arbeidstid.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 4.3 Erstatning ved mangelfull levering
• Forpliktelse til å tegne og opprettholde tilstrekkelige forsikringer.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.2.13 Forsikringer
• Taushetsplikt: innleid personell skal ha signert taushetserklæring før oppdrag starter; leverandøren skal oppbevare signert erklæring minst 3 år etter avsluttet innleie.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.2.10 Taushetsplikt
• Politiattest: leverandør ansvarlig for at vikar har politiattest iht. helsepersonelloven § 20a.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.2.11 Politiattest
• Statistikkrapportering: leverandør plikter å oversende salgsstatistikk på forespørsel (kvartalsvis pr 20.04/05.08/20.10/20.01), via avtaleforvalters portal; kan ilegges dagmulkt ved forsinkelse.Kilde: Rammeavtale tjenestekjøp 5.3.12 Statistikk
• Arbeidstid/AML-kontroll i vikarhåndtering: kvalitetssikringssystemet skal kunne dokumentere årlig/kontraktsoppfølging (omtalt i presentasjon av kvalitetssikringssystem).Kilde: Presentasjon kvalitetssikringssystem (Vedlegg) punkt 1 AML

• Tekstutdraget inneholder ikke konkrete kvalifikasjonskrav knyttet til skatteattest/framgangsmåte for tilbud på detaljnivå utover at valgte leverandør skal levere skatteattest på forespørsel (usikkerhet: hvordan dette håndteres i utvelgelses-/tildelingsløpet).
• Rammeavtaleutdraget inneholder ikke alle kontraktsbestemmelser knyttet til avrop/bestilling (f.eks. detaljer for avbestillingsfrister ut over det som er gjengitt).
• Kravspesifikasjonen viser evalueringskrav 2-4, men ikke fullstendig liste over alle krav utover nr. 1-4 i utdraget; usikkert om flere krav finnes i vedlegget (uansett tildeling/kravoppfyllelse for type M/E).
• Prisdelene (prisskjema) er ikke gjengitt i teksten; usikkert om det finnes flere pris-/opsjonsbetingelser utover de tre timeprisene og evalueringsmetoden.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransebestemmelsene punkt 2.3 (Skatteattest) står det at «valgte leverandør» skal levere skatteattest på forespørsel, men uten nærmere beskrivelse av når dette skjer i utvelgelses-/tildelingsløpet. Kan oppdragsgiver presisere: (1) om skatteattest kun innhentes etter tildelingsbeslutning, (2) om det gjelder også for delkontrakter der leverandøren ikke blir valgt, og (3) om fristen for skatteattest regnes fra forespørselens tidspunkt i Mercell eller fra opprinnelig konkurransefrist?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvik og risiko for at tilbud/utvelgelse påvirkes av prosessuelle forhold rundt innhenting av skatteattest, må leverandøren forstå nøyaktig tidspunkt og rekkevidde.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 2.3; Kvalifikasjonsgrunnlag punkt 2.3

2. Konkurransebestemmelsene punkt 4.1.1 (Pris) sier at «pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden» og at oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge annen evalueringsmetode. Kan oppdragsgiver utdype hvilken konkret beregningsformel/metode som er planlagt (forholdsmessig metode), og bekrefte at dersom annen metode vurderes, vil den bli gjort kjent for tilbyderne før evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og vurdere effekten av prisstrategi når evalueringsmetoden ikke er fullt konkretisert i utdraget.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 4.1.1

3. I konkurransebestemmelser punkt 4.1.2 (Kvalitet) står det at kvalitet evalueres ut fra «tilbyders beskrivelse av evalueringskravene» i vedlegg – kravspesifikasjon, og at «Kvalitetsscoren vil ikke normaliseres». Kan oppdragsgiver presisere hvordan poeng gis (f.eks. terskler eller skjønn innenfor 0–10), og hvordan de vektede evalueringskravene i kravspesifikasjonen (krav nr. 2–4) summeres til én kvalitetsscore?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende forståelse av poengsetting/sammenveiing kan gi feil investeringsnivå i tilbudsdokumentasjonen og øke risiko for lav score.

   Kilde: Konkurransebestemmelser punkt 4.1.2; Vedlegg – Kravspesifikasjon (evalueringskrav 2–4)

4. Rammeavtalen punkt 2.3 (Responstid) angir minimum 1/2 time for korte oppdrag og minimum 24 timer for lengre oppdrag, samtidig som det står at «konkret frist skal angis i hver forespørsel». Kan oppdragsgiver bekrefte hva som er å forstå som «forespørsel» (er dette Sykehusinnkjøp HF’s elektroniske kontaktskjema, eller andre kanaler), og om en angitt responstid i forespørselen kan være kortere enn minstekravene (1/2 time og 24 timer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne planlegge bemanning/prosess og prise korrekt (internt og i beredskap), må leverandøren vite hvor strengt responstidsregimet faktisk er i praksis.

   Kilde: Rammeavtale punkt 2.3; Rammeavtale punkt 2.1

5. Rammeavtalen punkt 2.6 (Forpliktelse fra leverandøren) sier at leverandøren kan kun sende inn ett tilbud om vikar(er) per bestilling, og at vikar ikke skal tilbys fra to eller flere avtaleleverandører på samme bestilling. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette håndheves når flere alternative kandidater er tilgjengelige: (1) er det tillatt å foreslå flere kandidater innen én leverandør per bestilling, eller må kun én vikar/cv tilbys per bestilling, og (2) hva regnes som «samme bestilling» dersom oppdraget deles opp i deler/avdelinger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger klarhet for å unngå brudd på tilbudslogikk som kan gi avvisning/konsekvenser i avropene.

   Kilde: Rammeavtale punkt 2.6; punkt 2.4

6. Rammeavtalen punkt 3.1.2 (Avbestilling) og punkt 3.1.3 (Endring) oppgir at dekning av merutgifter er begrenset (50 % og beløpsgrenser: kr. 12 000 for avbestilling og kr. 7 000 for reduksjon). Kan oppdragsgiver klargjøre: (1) om «totalverdi» beregnes utelukkende på avtalt lønn til vikar (timepris * antall timer) eller også inkluderer reise/opphold, og (2) hvordan oppdragsgiver praktisk dokumentasjonssjekker/avkorting av «ikke-refunderbare reise- og oppholdskostnader»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Finansiell risiko ved avbestilling/endring påvirker leverandørens timeprissetting og intern kostmodell, og må forstås fullt ut.

   Kilde: Rammeavtale punkt 3.1.2 og 3.1.3

7. Rammeavtalen punkt 4.3 (Erstatning ved mangelfull levering) fastsetter et gebyr på kr. 4 500 per påbegynt døgn med avtalt arbeidstid, med ansvar begrenset til «maksimal erstatning i 10 døgn». Kan oppdragsgiver presisere når «påløpet» starter (fra hvilket tidspunkt i bestillings-/avklaringsløpet) og hvordan «med avtalt arbeidstid» beregnes ved vakter som kan forskyves/endres etter bestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig utmålingsgrunnlag for å vurdere misligholdskost og risikobildet ved leveringssvikt.

   Kilde: Rammeavtale punkt 4.3; punkt 3.2.1

8. Rammeavtalen punkt 5.2.6 (Leverandørens organisasjon) krever at leverandøren «i hele avtaleperioden» skal være registrert som godkjent bemanningsforetak. Dersom registreringen bortfaller midlertidig eller det foreligger saksbehandling i Arbeidstilsynet (men virksomheten ikke er endelig underkjent), kan oppdragsgiver presisere hvilken terskel for mislighold som gjelder og hvilken avbøtende plikt leverandøren har (f.eks. midlertidig opphør av nye avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå terskelen for mislighold ved regulatoriske forhold som kan være midlertidige/avklaringsmessige.

   Kilde: Rammeavtale punkt 5.2.6

9. Rammeavtalen punkt 5.3.4 (Språk) og punkt 5.3.8–5.3.10 (smittevern/HLR/AHLR) oppgir kvalifikasjonskrav for vikarer. Kan oppdragsgiver spesifisere: (1) hvordan og hvem som gjennomfører «test i norsk – høyere nivå (C1)» i praksis, og (2) om HLR/AHLR-krav og evt. lokale smittevernkrav dokumenteres/etterprøves før første avrop eller løpende ved behov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene kan medføre kostnader og tidsplanbehov for klargjøring av vikarportefølje; leverandøren trenger praktisk gjennomføringsmåte.

   Kilde: Rammeavtale punkt 5.3.4; punkt 5.3.8; punkt 5.3.9; punkt 5.3.10

10. I vedlegg – kravspesifikasjon (Generelle krav) står det i krav nr. 1 at tilbudte ressurser per delområde må ha «minimum 5 års erfaring» med oppdragshåndtering/rekruttering, og at oppdragsgiver vil vektlegge erfaring utover minstekravet samt erfaring fra bemanningsbransjen til spesialisthelsetjenesten (evalueringskrav nr. 2). Kan oppdragsgiver presisere hvilke «dokumenterbare» typer bevis som forventes i tilbudet for disse forholdene (f.eks. CV, referanser, prosjektbeskrivelser), og om «to personer per delområde» betyr at begge personer faktisk må være dedikert til alle avrop under delområdet, eller om de kan være rullerende ressurser?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelighet om beviskrav og dedikering/tilgjengelighet påvirker hvordan leverandøren strukturerer tilbudet og prioriterer internt kompetansegrunnlag for hver delkontrakt.

    Kilde: Vedlegg – Kravspesifikasjon (Generelle krav krav nr. 1–2)