Kantinedrift til Statsforvalteren i Troms og Finnmark

Anskaffelse av kantinedrift til Statsforvalteren i Troms og Finnmark (ca. 100 ansatte) ved kontorsted i Vadsø. Avtale starter 02.11.2026 etter at nåværende avtale utløper 01.11.2026. Leverandør skal levere kantine- og cateringtjenester inkl. daglig varm/kald mat, lunsj/kiosk til ansatte og gjester, daglig drift og renhold av helautomatisk kaffemaskin og termostrakter, samt mat til møter/arrangementer etter behov. Avtalen har varighet 3 år med opsjon til forlengelse inntil 2 år (1 år om gangen).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i relevant register (foretaksregister/faglig register/handelsregister) i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 – Egnethet (registrering, autorisasjoner mv.)
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å utføre kontrakten (tilstrekkelig kredittvurdering). Rating C i Creditsafe er tilstrekkelig.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall. Oppdragsgiver innhenter kredittopplysninger via www.creditsafe.no. Alternativt: annet egnet dokumentasjon dersom saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2 – Økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra drift av kantiner.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, inkludert: kort beskrivelse av leveransen, navn på oppdragsgiver og kontaktperson/e-post, kontraktsverdi og omfang, tidspunkt for leveransen. (Referanser kan bli kontaktet ved behov.)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3 – Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet for økonomisk/finansiell eller teknisk/faglig kvalifikasjon, må leverandøren dokumentere rådighet over nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet (jf. mal i vedlegg B).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.4 – Støtte fra andre virksomheter

• Tilbudsbrev skal fylles ut og signeres av person med fullmakt, og leveres i henhold til konkurransegrunnlaget (vedlegg A).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 – Innhold og struktur (nr. 1 Tilbudsbrev)
• Forpliktelseserklæring skal leveres dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet (vedlegg B).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 – Innhold og struktur (nr. 2 Forpliktelseserklæring)
• Liste over forbehold og avvik skal leveres (vedlegg C). Vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 – Innhold og struktur (nr. 3 Forbehold og avvik)
• Sladdet tilbud og egenerklæring/begrunnelse for sladding i vedlegg D skal leveres dersom tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 – Innhold og struktur (nr. 4 Sladdet tilbud) + pkt. 3.9 (taushetsplikt)
• Vedlegg E1 (bekreftelse på oppfyllelse av absolutte minimumskrav) skal fylles ut fullt ut; alle avkrysningsfelt/navn på driftsansvarlig må fylles ut. Ved «nei» eller manglende utfylling => avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 – Innhold og struktur (nr. 5 Bekreftelse på oppfyllelse av krav) + Vedlegg E / Vedlegg E1
• Utfylt prisskjema skal leveres (vedlegg F): alle priselementer må fylles ut. Manglende utfylling => avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 – Innhold og struktur (nr. 6 Utfylt prisskjema) + pkt. 5 / pkt. 5.1
• Tilbud skal leveres elektronisk via KGV innen tilbudsfrist; ikke på e-post eller i papirformat.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1 – Innlevering av tilbud

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppstart/operativ drift: kantinedriften skal være fullt operativ senest innen 10 kalenderdager etter kontraktsignering.Kilde: Vedlegg E pkt. 3.1 – Minimumskrav til tjenesten
• Leverandøren skal etablere IK-Mat system, arbeidsmetoder, rutiner og prosedyrer i henhold til myndighetskrav og faglige standarder for kantinedrift.Kilde: Vedlegg E pkt. 3.2
• Personell/kompetanse: tilstrekkelig ansatte; vikar ved fravær med nødvendig kompetanse; opplæring i IK-Mat og internkontrollsystem.Kilde: Vedlegg E pkt. 3.3
• Lærling: leverandøren må være tilknyttet lærlingordning. Lærling kan benyttes; hvis benyttes skal lærling få nødvendig faglig opplæring og oppfølging.Kilde: Vedlegg E pkt. 3.4 + Vedlegg G pkt. 12.4
• Driftsansvarlig (navngitt): fagbrev som kokk og minimum 3 års relevant erfaring; ansvar for mattrygghet/hygiene/internkontroll, oppfølging av ansatte og menyplanlegging/varer/bemanning; CV må fremlegges på forespørsel.Kilde: Vedlegg E pkt. 3.8
• Språk: kantinepersonalet skal ha tilstrekkelige ferdigheter i norsk, minimum språknivå B1; dokumenteres på forespørsel (norskprøve eller tilsvarende).Kilde: Vedlegg E pkt. 3.5
• Uniform: alt personell skal ha lett gjenkjennelig og nøytral uniform.Kilde: Vedlegg E pkt. 3.6
• Åpningstider: minst lunsjservering 10:45–13:00 alle arbeidsdager (avtales nærmere ved jul/påske/sommerferie). Utenom åpningstid skal lokalene kunne brukes som ordinært spiserom.Kilde: Vedlegg E pkt. 4.1
• Mat til møter/arrangementer: på forespørsel alle arbeidsdager 08:00–13:00; bestilling senest 12:00 siste virkedag før levering; oppdragsgiver tar forbehold om å bestille andre steder.Kilde: Vedlegg E pkt. 4.2
• Arrangment/private tilstelninger: lokalene skal kunne disponeres av oppdragsgiver uten at kantinepersonell er til stede (avtalt); leverandørenes eventuelle bruk etter godkjenning; oppdragsgiver/ansatt har ansvar for rydding etter bruk.Kilde: Vedlegg E pkt. 4.3
• Renhold/IK-Mat: daglig rengjøring og drift i samsvar med IK-Mat; leverandøren har ansvar for daglig renhold inkl. anretningskjøkken, oppvaskkjøkken, utstyr og inventar; gulv i mat- og våtsoner rengjøres for matrester.Kilde: Vedlegg E pkt. 5.1
• Hovedrengjøring + avfalls- og avhending: leverandør har ansvar for hovedrengjøring og håndtering/fjerning av avfall fra matleveranser samt til husets containere; kildesortert avfall i riktige containere.Kilde: Vedlegg E pkt. 5.2
• Mattrygghet/HMS/IK-mat: driften skal være i tråd med myndighetskrav og dokumenterbar etterlevelse; leverandør skal være registrert hos Mattilsynet; krav til kostråd/ernæring, kvalitetskrav etter næringsmiddellovgivning, smittevernrutiner ved pålegg, allergenmerking.Kilde: Vedlegg E pkt. 6.1–6.5
• Miljø: system/rutiner for å forebygge og redusere matsvinn + årlig rapportering og presentasjon i årlig samarbeidsmøte; unngå engangsartikler i størst mulig grad; økologiske varer/-råvarer skal inngå (omfang fremlegges på forespørsel); krav til maksimalt kjøttvolum (rødt kjøtt max 10% og totalt kjøtt inkl. fjærkre max 13% av innkjøpsvolum; rapporteres årlig).Kilde: Vedlegg E pkt. 7.1–7.4
• Kantinekonsept/minimumstilbud: påsmurte rundstykker/baguetter, salatbar med spesifisert minimum basisutvalg, varmlunsjrett alle arbeidsdager (inkl. vegetar/vegansk min. 2 ganger/mnd og fisk min. 1 gang/uke), tilbud til allergi/intoleranse og merking; leverandøren må tilby hele oppdragsgivers minimumsutvalg i avtaleperioden (jf. Vedlegg F).Kilde: Vedlegg E pkt. 8.1
• Meny/varians: jevn variasjon, temadager/kampanjer, innspill vurderes; ukesmeny sendes på e-post til oppdragsgiver i forkant av ny uke.Kilde: Vedlegg E pkt. 8.2–8.3
• Kaffemaskin/termostrakter: ansvar for daglig renhold, tømming/påfyll, ukentlig innvendig vask og rens ved behov; kunne koke kaffe til møter etter bestilling.Kilde: Vedlegg E pkt. 8.6
• Opsjon overtidsmat: leverandøren skal kunne levere overtidsmat (én middagsrett per fast arbeidsdag per uke) etter bestilling; middagsrettene skal være varierte og ikke identiske med lunsjrett samme dag.Kilde: Vedlegg E pkt. 8.7
• Betalingsløsning: leverandør etablerer, drifter og bekoster kontantløs betalingsløsning (minst betaling med betalingskort).Kilde: Vedlegg E pkt. 9.1
• Fakturering av mat til møter/arrangementer: faktureres av leverandøren direkte til den enkelte oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg E pkt. 9.2
• Kjøkken- og inventaransvar: oppdragsgiver har ansvar for løpende drift/vedlikehold av utstyr og mindre reparasjoner; leverandør har ansvar for daglig vedlikehold/renhold og utbedrer/erstatter skader ved uriktig/uvøren bruk.Kilde: Vedlegg E pkt. 10.1
• Krav om kontantløs betaling og prisanvisninger inkl. fast årlig driftstilskudd (820 000 kr unntatt mva.) og prisregulering etter indeks/skatter endres (varies per prisdel), regulering forutsetter godkjenning og skriftlig varsel.Kilde: Vedlegg G/kontrakt pkt. 11 (11.1)

• Dokumentteksten viser ikke komplette kontrakt-/tjenestekrav for alle punkter i Vedlegg E (kun deler fremgår). Det kan finnes ytterligere minimumskrav i Vedlegg E som ikke er inkludert i utdraget du ga.
• Kildeteksten inkluderer bare de avtalebestemmelser som er synlige i vedlegget; detaljer for eksempel om dagbøter, heving og enkelte prosesskrav kan være bredere enn det som er synlig i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg E Beskrivelse av leveransen (og/eller Vedlegg E1) fremgår kun deler av minimumskravene i utdraget vi har. Kan dere bekrefte hvilke konkrete «absolutte minimumskrav» som gjelder for kantinedriften, og hvor i Vedlegg E de er punktvis oppgitt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne fylle ut Vedlegg E1 riktig (og unngå avvisning), må leverandøren se hele listen over absolutte minimumskrav og hvor de står.

   Kilde: Vedlegg E og Vedlegg E1

2. I Vedlegg G og/eller Vedlegg H: Hvilke konkrete kontraktsvilkår om sanksjoner/økonomiske konsekvenser (f.eks. dagbøter, prisavslag, andre misligholdsbeføyelser) gjelder ved avvik i leveransen, og hvilke terskler og prosesskrav gjelder før sanksjonene eventuelt utløses?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og ta stilling til økonomisk risiko knyttet til mislighold; utdraget viser kun at det kan finnes sanksjoner og prosesskrav, men ikke detaljene.

   Kilde: Vedlegg G og Vedlegg H

3. Varigheten er oppgitt som 3 år pluss opsjon på ytterligere 2 år (1 år om gangen). Kan dere beskrive nærmere: (1) hvordan opsjonen utløses, (2) hvilke oppsigelses-/forlengelsesfrister som gjelder, og (3) om det finnes bestemmelser om regulering av pris/økonomiske betingelser ved opsjonsutøvelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsmekanismen og pris-/reguleringslogikken påvirker både tilbudsprising og leverandørens langsiktige risiko.

   Kilde: 1.4 Varighet (og evt. Vedlegg H)

4. Tildelingskriteriet er pris (100%) med lineær metode og negativ poengsum for priser over dobbelt så dyre som laveste tilbud. Kan dere bekrefte formelen for poengberegningen i detalj (inkl. hvordan «dobbel så dyre» og evt. negativ score håndteres matematisk) slik at vi kan gjøre korrekt intern kalkulasjon av Vedlegg F?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig/ufullstendig beskrevet evalueringsformel kan gi feil prissetting eller at tilbudet fremstår som «dyrere» enn nødvendig.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier / 5.1 Tildelingskriteriet pris

5. I pkt. 3.2 og 3.6 fremgår at oppdragsgiver ikke forventer dialog, men kan gjennomføre mindre avklaringer/korrigeringer. Hvilken type avklaringer vil dere typisk gjøre (f.eks. retting av åpenbare regnefeil i Vedlegg F, utdyping av utfylling, avklaringer av priskomponenter), og hvilke typer rettelser vil dere ikke gjøre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan leverandøren kvalitetssikrer utfylling av prisskjema og øvrig dokumentasjon, og hvilken margin som må legges inn for risiko for feil.

   Kilde: 3.2 Anskaffelsesprosedyre og 3.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget

6. Til tilbudsbefaringen: Kan dere bekrefte hva som er ment med «besiktiges og der leverandørene får anledning til å stille spørsmål» knyttet til kantinelokalene, og om det foreligger et standardisert sjekkliste-/referansegrunnlag (f.eks. målsatt oversikt over eksisterende installasjoner, avsatt plass for utstyr, tilgang til strøm/vann/avløp, ventilasjon) som vi kan få tilgang til i etterkant?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne ta riktige forutsetninger for innplassering og teknisk drift; uten å vite hvilke data som må kartlegges kan prising bli feil.

   Kilde: 3.4 Tilbudsbefaring

7. I pkt. 5 fremgår at «Kantinekonsept» skal forstås som lunsj til ansatte, gjester og de øvrige virksomhetene, samt at daglig drift og renhold av kaffemaskiner og møtemat inngår. Kan dere spesifisere (1) hvem som regnes som «øvrige virksomheter», (2) hvilke serveringstyper/menyintervaller som inngår i kantinekonseptet, og (3) hvilke renholdsaktiviteter som inngår i vektingen knyttet til «daglig drift og renhold av kaffemaskiner»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig avgrensning av innhold i prisskjema-delen for kantinekonsept/daglig drift er nødvendig for korrekt prissetting og bemannings-/innkjøpskostnader.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier (dokumentasjon under «Pris»), samt Vedlegg E og Vedlegg F

8. I Vedlegg F prisskjema skal «alle varelinjer fylles ut» og manglende utfylling medfører avvisning. Kan dere bekrefte at det ikke finnes opsjoner/valgfrie linjer hvor leverandøren skal svare 0 eller tilsvarende (typisk: hvis noe ikke er aktuelt), og i så fall: hvilke linjer skal prises som 0 versus fylles med estimat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan prisskjemaet skal fylles ut korrekt for å unngå avvisning, særlig der noe kan være betinget av drift/volum.

   Kilde: 5.1 Tildelingskriteriet pris og «Vedlegg F Prisskjema»

9. Kravene om virksomhetsoverdragelse er omtalt i pkt. 1.1, og dere oppgir at tilbydere kan be oppdragsgiver om informasjon om de ansatte. Hvilken informasjon kan dere dele (f.eks. antall ansatte, stillingsstørrelser, arbeidsplan, lønnsnivå/tillegg, ansiennitet, eventuelle turnuser), og hvordan håndteres dette før innlevering av tilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Relevante personalopplysninger påvirker leverandørens vurdering av HR- og kostnadsrisiko ved oppstart 02.11.2026.

   Kilde: 1.1 Beskrivelse av anskaffelsen (virksomhetsoverdragelse / informasjon om ansatte)