Rammeavtale - Periodiske renholdstjenester

Rammeavtale for periodiske renholdstjenester for Sandnes kommune (Sandnes eiendom) – utvask ved inn-/utflytting og etter rehabilitering samt bestillingsrenhold. Avtaleperiode 2026–2028 (2030) med varighet 2 år og opsjon 1 + 1 år. Tildeling skjer til inntil 3 leverandører i prioritert rekkefølge (rammeavtale med flere leverandører).

• Leverandør skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest fra Foretaksregisteret (norske foretak) eller registreringsattester i faglige register iht. lovgivning i etableringslandet (utenlandske foretak).

  Kilde: Del I, pkt. 5.4.1
• Leverandør skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift, eller det skal foreligge godkjent nedbetalingsplan.

  Dokumentasjon: Skatte- og merverdiavgiftsattest ikke eldre enn 6 mnd fra tilbudsfrist (norske foretak). Attest fra myndighet i hjemstat ikke eldre enn 6 mnd (utenlandske foretak).

  Kilde: Del I, pkt. 5.4.2
• Leverandør skal ha ordnede økonomiske forhold og økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten; minimum kredittverdighet.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter Commercial Delphi Score fra Experian og leverandør må minimum oppnå «Kredittverdig» (risikoklasse 5 eller høyere). Alternativt kan leverandør selv legge ved oppdatert kredittvurdering fra anerkjent selskap som viser tilsvarende nivå. Utenlandske: kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap (med konsesjon) basert på siste tilgjengelige regnskap. Kan dokumenteres med annet egnet dokumentasjon ved saklig grunn.

  Kilde: Del I, pkt. 5.5
• Leverandør skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne (personell, enheter og maskiner/utstyr) til antatt oppdragsmengde.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av personell, enheter og maskiner/utstyr rådet over i eget foretak (og evt. tilsvarende for foretak leverandør støtter seg på).

  Kilde: Del I, pkt. 5.6.1
• Leverandør skal ha erfaring fra minst tre relevante gjennomførte oppdrag for levering av renholdstjenester de siste tre år (omfang og kompleksitet).

  Dokumentasjon: Utfylte opplysninger om tre mest relevante referanseoppdrag, Vedlegg C (Utfyllingsskjema for utvalgte referanseoppdrag). Supplerende liste kan legges ved. Erfaring må ikke dokumenteres for samtlige typer renhold avtalen omfatter.

  Kilde: Del I, pkt. 5.6.2
• Leverandør skal ha kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringstiltak (minimum kontrollplaner og sjekklister). Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat.

  Kilde: Del I, pkt. 5.6.3
• Leverandør skal ha miljøledelsessystem for å sikre at miljøkrav i konkurransegrunnlaget kan oppfylles.

  Dokumentasjon: Relevante miljøsertifikater (f.eks. EMAS eller ISO 14001) eller annen dokumentasjon som viser velfungerende miljøledelsestiltak; kort redegjørelse med miljømål, status for miljøarbeid og planlagte tiltak.

  Kilde: Del I, pkt. 5.6.4
• Leverandør skal inneha godkjenning fra Arbeidstilsynet som offentlig godkjent renholdsvirksomhet.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på godkjenning fra Arbeidstilsynet.

  Kilde: Del I, pkt. 5.7.1

• Tilbud skal leveres elektronisk i KGV (EU-Supply) innen tilbudsfristen.Kilde: Del I, pkt. 4.3; pkt. 2.4
• Tilbudet skal inneholde signert tilbudsbrev med eventuelle avvik beskrevet i eget punkt «Avvik» (og evt. prissatte avvik i Del II kapittel G, punkt G.3).Kilde: Del I, pkt. 4.1.1 og 4.1.3
• Beskrivelse av taushetsbelagt informasjon (dersom aktuelt).Kilde: Del I, pkt. 4.1.1 og 4.2
• Forpliktelseserklæring eller lignende dersom relevant (Vedlegg A).Kilde: Del I, pkt. 4.1.1; pkt. 5.1
• Solidaransvarserklæring eller lignende dersom relevant (Vedlegg B) ved støtte på andre foretaks økonomiske/finansielle kapasitet.Kilde: Del I, pkt. 4.1.1; pkt. 5.1
• Utfylt ESPD-egenerklæringsskjema (integrert i EU-Supply) som foreløpig dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.Kilde: Del I, pkt. 5 (innledning) og pkt. 5.3
• Ved støtte på andre virksomheter: utfylte separate ESPD-egenerklæringer for støttende virksomheter (hvis relevant).Kilde: Del I, pkt. 5.2-5.3
• Dokumentasjon for tildelingskriteriene (kap. 6), herunder utfylte tabeller for pris/vederlag samt dokumentasjon på «Kvalitet» og «Kompetanse».Kilde: Del I, pkt. 4.1.1 punkt 7; pkt. 6.1
• Dokumentasjon/vedlegg for «Kompetanse»: CV for fast kontaktperson samt utfylt skjema for minst to referanseoppdrag (Vedlegg 4).Kilde: Del I, pkt. 6.1
• Vedlegg for «Kvalitet»: besvarelse maksimalt 1 A4-side per punkt (totalt maks 4 A4-sider), med konkrete og forpliktende rutiner/metoder/vikarplan/tilgjengelighet.Kilde: Del I, pkt. 6.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Oppstart/varighet og opsjoner: Rammeavtale 2 år med automatisk opsjon 1 + 1 år, med oppdragsgivers varsel senest 3 mnd før utløp. Tjenester bestilt før utløp leveres selv om avtalen utgår (med mindre annet avtales).Kilde: Del II, A.2 og B.1 (NS 8431-punkt 5/6-presiseringer)
• Krav til leverandørens nøkkelrolle: Fast kontaktperson kan ikke byttes uten oppdragsgivers skriftlige samtykke; dagmulkt ved uautorisert bytte (NOK 5 000 per dag per person), maks NOK 300 000 per person; bytte kan i enkelte tilfeller medføre heving/vesentlig endring.Kilde: Del II, B.2.15
• Mislighold av klima- og miljøkrav kan gi dagmulkt: NOK 1 000 per virkedag for brudd på miljøbestemmelser.Kilde: Del II, B.2.13
• Miljøkrav til kjøretøy: Minst 80% utslippsfrie kjøretøy ved avtalestart, økes til minst 90% innen to år fra avtalestart; skal dokumenteres (f.eks. rapport fra elektronisk kjørebok).Kilde: Del II, B.2.13
• Krav til renholdsutførelse: NS-INSTA 800-1:2018 legges til grunn for kvalitetsfastsettelse/bedømmelse.Kilde: Del II, C.1.4
• Krav til renholdsmetoder/produkter: Moderne og effektive hygieniske metoder; miljømerkede produkter (type 1 miljømerke) der de finnes; ikke-miljømerkede produkter krever skriftlig begrunnelse og dokumentasjon; desinfeksjons-/antibakterielle midler kun faglig nødvendig/smittevernfaglige krav; forbudte kjemikalier iht. svanemerkets kriterier ikke benyttes utover tillatte grenser uten oppdragsgivers godkjennelse.Kilde: Del II, C.1.6
• Rapportering/statistikk: Oppdragsgiver skal vederlagsfritt motta periodisk statistikk over forbruk (leverandørstatistikk) per leveringssted/bygg, inkl. bl.a. leverandørnavn, periode, kundenummer, varenummer/tjeneste, kvantum og betalt pris/påslag. Levering minst hver 12. måned hvis ikke avtalt annerledes.Kilde: Del II, B.2.14
• Bestillings-/avropsrutiner: Alle bestillinger skal være skriftlige; leverandør skal kunne levere fremdriftsplan ved krav.Kilde: Del II, D.1.1
• Tid for gjennomføring: Arbeid innen ordinær arbeidstid 06:00–15:00 hvis ikke avtalt; nøkler hentes og leveres tilbake samme dag hvis ikke avtalt.Kilde: Del II, D.1.2
• Responstid og oppstart: Henvendelser besvares innen 24 timer; ordinære oppdrag igangsettes innen 1 virkedag; hasteoppdrag skal igangsettes innen 2 timer (med mindre annet er avtalt).Kilde: Del II, D.1.4; C.1.3 (hasteoppdrag)
• Hasteoppdrag: Oppdragsgiver kontakter først leverandør nr. 1 dersom tilgjengelig uavhengig av oppdragsverdi; alle hasteoppdrag/utrykninger skal være igangsatt innen 2 timer fra bestillingstidspunkt.Kilde: Del II, C.1.3
• HMS- og arbeidstakerkrav (HMS-kort): Arbeid på byggeplass krever lett synlig gyldig HMS-kort utstedt av Arbeidstilsynet; avtalekrav til underavtaler om tilsvarende bestemmelser.Kilde: Del II, B.2.2.1
• Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandør ansvarlig for at ansatte og underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår iht. relevante allmenngjørings-/forskriftsregler og relevante landsomfattende tariffavtaler; dokumentasjonsplikt på forespørsel.Kilde: Del II, B.2.2.4
• Begrensning av underleverandørledd og styring: Maks to ledd underentreprenører i kjeden; krav til begrunnelse ved enkeltpersonforetak; innleie kun i begrenset omfang; oppdragsgiver kan stanse/heve ved vesentlig mislighold; skatteattest ved underentreprise over kr 500 000 eks. mva.Kilde: Del II, B.2.2.5
• Forsikring: Kopi av gyldig ansvarsforsikring skal fremlegges før kontraktsslutning og inngå som bilag i kontrakten.Kilde: Del II, B.1 (NS 8431 punkt 15.2 presisering)

• Kvalifikasjonskrav for «kvalitet» og «kompetanse» i tildelingskriteriene er beskrevet som evaluerings-/dokumentasjonskrav, men det fremgår ikke i teksten hvor grensen går mellom evalueringskrav og absolutte minstekrav (avvisningsplikt) for disse delene.
• Flere sentrale kontraktskrav (f.eks. detaljer om klima-/miljøkrav utover C.1.6, og nøyaktige avrops-/leveringskrav) ligger trolig i Del II kapittel B/C/D/E/F/G, men teksten som er gitt viser ikke alle deler (kun utvalgte punkter).
• Det foreligger ikke uttrykkelige absolutte terskelverdier for kvalitet/kompetanse i teksten (kun evalueringsmodell 0–10 og vekting), så terskel for eventuelle avvisninger på kvalitative forhold kan ikke fastslås ut fra utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I punkt D.1.4 fremgår at alle henvendelser skal besvares innen 24 timer, ordinære oppdrag skal igangsettes innen 1 virkedag, og hasteoppdrag/utrykninger skal være igangsatt innen 2 timer. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvordan disse fristene praktiseres ved (i) manglende nøkkelhenting/tilgang til lokaler, (ii) tilfeller der bestiller må avklare type/omfang før oppstart, og (iii) når avropet er gjort sent på dagen (nær 15:00)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kalkulerte responstid/beredskap og risiko for dagmulkter.

   Kilde: D.1.4 Responstid

2. I punkt C.1.7 er det angitt at det «i perioder kan forventes at inntil 10 renholdere benyttes under avrop … samtidig». Kan Oppdragsgiver gi et anslag over (a) hvilke perioder som typisk menes (måned/uker) og (b) forventet maks antall samtidige utvask/bestillingsrenhold per uke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasseringsbehov og bemanningsplan (som også evalueres under kvalitet/kompetanse) må prises mer presist.

   Kilde: C.1.7 Generelle krav til service og bistand

3. Kvalitetsprofilene i C.1.5 beskriver romtyper A–D, men i konkurransen (utdraget) fremgår ikke hvilke konkrete arealer/romtyper som inngår for utvask og bestillingsrenhold. Kan Oppdragsgiver utdype hvilke romtyper/arealtyper som typisk inngår i utvask ved inn- og utflytting og etter rehabilitering, og eventuelt gi en eksempelmatrise (romtype → typiske flater/overflater)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Renholdmetode, ressursbruk og prising av timepris for utvask påvirkes direkte av hvilke kvalitetsprofiler som faktisk benyttes.

   Kilde: C.1.5 Kvalitetsprofiler (og C.2.1 Utvask)

4. I C.1.6 stilles krav om miljømerkede produkter («type 1 miljømerke … Svanemerket, EU Ecolabel, eller tilsvarende») der slike finnes på markedet, og at bruk av ikke-miljømerkede produkter skal begrunnes og leverandøren skal kunne dokumentere substitusjonsvurdering. Kan Oppdragsgiver avklare hva som regnes som «tilsvarende» miljømerke for denne kontrakten (eksempler), og om det finnes en akseptert sjekkliste/mal for substitusjonsvurdering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere oppfyllelse uten å risikere avvik/mislighold på miljøkrav.

   Kilde: C.1.6 Krav til renholdsmetoder og produkter

5. I B.2.13 Miljø er det et krav om at minst 80 % av kjøretøy (inntil 3500 kg) skal være utslippsfrie ved avtalestart og 90 % innen to år, med dokumentasjon via elektronisk kjørebok. Kan Oppdragsgiver avklare (a) om «kjøretøy» menes firmabiler/lastebiler/utleiekjøretøy som faktisk brukes, (b) hvordan man skal beregne andelen ved sesongvariasjon og korttidsleie, og (c) hvilke typer dokumentasjon som godtas hvis leverandøren ikke har elektronisk kjørebok på alle kjøretøy?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker investerings-/leiekostnader og plan for dokumentasjon som ellers kan utløse dagmulkter ved mislighold.

   Kilde: B.2.13 Miljø

6. I B.2.8 Elektronisk bestilling vises det til Famac, men det står også at leverandør som ikke har tilgang kan motta og behandle bestillinger via e-post. Kan Oppdragsgiver presisere hva som forventes av leverandøren i følgende situasjoner: (i) bestilling kommer via Famac, men leverandøren mangler tilgang—hvordan bekrefter leverandøren ordre i så fall, (ii) krav til responstid for ordrebekreftelse ved e-post, og (iii) om det er krav om at all kommunikasjon skal logges i Famac uavhengig av leverandørtilgang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til ordre-/loggflyt påvirker både etterlevelse og leverandørens driftssystem/kostnader.

   Kilde: B.2.8 Elektronisk bestilling

7. I B.2.11 Fakturering og betaling fremgår at mangelfull faktura returneres, og at det skal sendes en elektronisk faktura per rekvisisjon/oppdrag, med vedlegg av undertegnet og attestert timeliste. Kan Oppdragsgiver avklare hvilke opplysninger som må fremgå av timelisten for at faktura ikke skal anses mangelfull (f.eks. kodelinje/objekt/enhet/romtype/perioder), og hvem hos Oppdragsgiver som normalt «attesterer» timelisten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturapresisjon og attestprosess påvirker risiko for retur og administrative kostnader.

   Kilde: B.2.11 Fakturering og betalingsbetingelser - Generelt

8. I F.1/«Timepriser og påslag» skal tilbudt personellprises, og evalueringen legger til grunn et antatt årlig behov i timer (oppgis i tabell). Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke årstider/volumforutsetninger som ligger bak timeantallet for normal arbeidstid (2.000 timer) og hasteoppdrag (50 timer), og om timeantallet gjelder både utvask og eventuelle tilleggsleveranser som inngår i kap. C.2.1 (utvask)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig prising krever forståelse av hvordan de antatte timene faktisk fordeler seg mellom tjenestetyper og perioder.

   Kilde: F.1 Timepriser og påslag for eksterne innkjøp (tabell og evaluering)

9. I C.1.3 (Hasteoppdrag) står det at hasteoppdrag skal være igangsatt innen 2 timer fra bestillingstidspunkt, og at det er en forutsetning for å bli forespurt at avtalt fremdriftsplan overholdes og at gjennomførte prosjekt har vært uten vesentlige avvik. Kan Oppdragsgiver forklare hvilke konkrete avvik som normalt gir utslag (f.eks. hvilke terskler for dagmulkter eller avvik fra NS-INSTA 800), og hvordan leverandøren varsles før kapasitet/tilgjengelighet trekkes inn i hasteleveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette avklarer forholdet mellom kvalitets-/fremdriftsytelse og «tilgjengelighet» ved hasteoppdrag, som ellers kan gi uforutsigbar risiko.

   Kilde: C.1.3 Rammeavtale med flere leverandører og fordelingsnøkkel (Hasteoppdrag)