Anskaffelse av konsulenttjenester - Kvinner, fred og sikkerhet

Oppdraget gjelder konsulenttjenester for en midtveis-evaluering av Norges handlingsplan (2023–2030) om kvinner, fred og sikkerhet (WPS). Evalueringen skal vurdere Norges WPS-relaterte utviklingssamarbeid og relevante diplomatiske og normative tiltak, og levere funn, konklusjoner og anbefalinger for resten av implementeringsperioden. (Kilde: «1.2 Purpose and scope of the procurement» og «Appendix 1: The Customer’s specification of the Assignment (TOR)»).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/profesjonsregister/handelsregister (avhengig av om leverandøren er norsk eller utenlandsk).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: «Certificate of registration (Company Registration Certificate)». Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i relevant register i etableringslandet. (Kilde: «4.1 Supplier registration, authorization, etc.»).

  Kilde: 4.1 Supplier registration, authorization, etc.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på senest tilgjengelige regnskaps-/finansopplysninger, utført av kredittvurderingsbyrå lisensiert til slike tjenester. Kontraktsmyndigheten kan innhente tilleggsinformasjon/kredittvurderinger. Alternativt: annet dokument dersom leverandøren har gyldig grunn til ikke å levere etterspurt dokumentasjon. (Kilde: «4.2 Economic and financial capacity of the supplier»).

  Kilde: 4.2 Economic and financial capacity of the supplier
• Leverandøren skal ha tekniske og profesjonelle kvalifikasjoner knyttet til relevant erfaring.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre av leverandørens mest relevante oppdrag fra de siste tre årene, med verdi, tidspunkt/varighet og kunde (navn, telefon og e-post). Leverandøren må selv dokumentere relevans. Erfaring kan også dokumenteres via kompetansen til personell som skal brukes i kontrakten selv om erfaringen er opparbeidet hos annen leverandør. (Kilde: «4.3 Technical and professional qualifications of the supplier»).

  Kilde: 4.3 Technical and professional qualifications of the supplier
• Ved støtte fra andre enheter (sub-/støtteleverandører) for økonomisk/finansiell kapasitet eller teknisk/profesjonell kapasitet: leverandøren må dokumentere tilgang til nødvendige ressurser.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på tilgang/forpliktelseserklæring (jf. FOA), samt separat ESPD for relevante underleverandører. (Kilde: «4.3 Subcontractors»).

  Kilde: 4.3 Subcontractors

• ESPD (European Single Procurement Document) skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonskrav er oppfylt (ingen avvisningsgrunner mv.).Kilde: «3.1 General information about ESPD»
• Tilbudet skal leveres elektronisk via KGV (Mercell CTM) innen tilbudsfristen, og hele tilbudet skal være i henhold til format i KGV. Levering på e-post eller tilsvarende gir avvisning.Kilde: «6. Submission of tenders»
• Tilbud i PDF (dokumentasjon) og budsjett i Excel. Følgende dokumenter skal være utfylt og innsendt med tilbudet: «Tender letter» og «Other appendices».Kilde: «6.1 Format of the tender»
• Teknisk forslag (i TOR-vedlegg beskrives hva bid skal inneholde): forståelse av oppdraget og metode, mixed methods-tilnærming, datainnsamlingsmetoder, begrunnelse for casestudier, strategi for fravær av resultatindikatorer, evalueringsmatrise, risikohåndtering/etikk/konfidensialitet og intern kvalitetssikring, samt tentative stakeholder engagement plan.Kilde: «Appendix 1: Proposal submission and assessment» (delen om «Required qualifications and experience»/«Proposal submission and assessment» i TOR-tekst)
• CV-er for foreslåtte teammedlemmer (maks 2 sider per CV) og beskrivelse av rolle i evalueringen.Kilde: «Appendix 1: Proposal submission and assessment» (CV-krav)
• Referanser som dokumenterer erfaring med tilsvarende leveranser, med oppdragsgivernavn og type/omfang av arbeid.Kilde: «Appendix 1: Proposal submission and assessment» (referanser)
• Finansiell del/financial proposal skal leveres.Kilde: «Appendix 1: Proposal submission and assessment» (financial proposal)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten skal følge SSA-O og vedlegg 1–7; leveransen skal gjøres i tråd med fremdriftsplan i Appendiks 3 (progress schedule).Kilde: «1.4 Contract terms» og «Assignment agreement… Implementation of the Agreement» (progress schedule)
• Arbeidet skal utføres faglig forsvarlig i tråd med avtalen og «recognised methods and standards»; kunden skal kunne kontrollere/etterprøve at metoder/standarder brukes.Kilde: «Assignment agreement… 5.1.1 The Consultant’s responsibilities and expertise»
• Konfidensialitet: informasjon kjent i forbindelse med avtalen skal behandles konfidensielt; konfidensialitetsplikt varer i 5 år etter opphør med mindre annet avtales.Kilde: «Assignment agreement… Duty of confidentiality»
• HMS/arbeids- og lønnsbetingelser: konsulenten skal sikre at ansatte (og underleverandører som bidrar direkte) ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn relevante krav i regelverket/kvalifiserte tariffavtaler; dokumentasjonsplikt ved forespørsel; manglende etterlevelse kan gi dagmulkt og/eller tilbakehold av betaling.Kilde: «Assignment agreement… Pay and working conditions»
• Informasjonssikkerhet: konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, hindre uautorisert tilgang, hindre sletting/endring, samt beskyttelse mot malware.Kilde: «Assignment agreement… 7.1 Information security»
• Personopplysninger: databehandleravtale (Appendix 8) skal være på plass før behandling; videreføring til andre aktører krever særskilt samtykke; overføring utenfor EU/EEA krever lovlig grunnlag og dokumentasjon.Kilde: «Assignment agreement… 7.2 Personal data»
• Opphavsrett/eiendomsrett til leveranser: rettigheter til resultater tilfaller kunden når betaling er gjort (med forbehold), mens konsulenten beholder rett til egne verktøy og metodisk materiale.Kilde: «Assignment agreement… Copyright and right of ownership»
• Oppdragsgiver kan endre omfanget (inntil 20 %) og betaling justeres tilsvarende; konsulenten kan ikke kreve kompensasjon for reduksjon i slikt tilfelle. Ved endring utover 20 % kan konsulenten si opp.Kilde: «Changes after conclusion of the Agreement»
• Milepæler og sanksjoner: forsinkelse kan utløse dagmulkter (0,15 % av kontraktssum eks. mva per dag, maks 100 dager), etter nærmere regler. Oppdragsgiver kan også kreve prisavslag eller holde tilbake betaling ved mislighold.Kilde: «Assignment agreement… Breach of contract» (daily penalties, price reductions, right to withhold)

• Dokumentutdraget viser ikke konkrete verdier i prisbestemmelser (f.eks. om fastpris/timesats) og full betalingsplan siden dette ligger i SSA-O Appendiks 5 som «skal fylles ut».
• Appendiks 3 (prosjekt- og fremdriftsplan) er ikke fylt ut i teksten med konkrete datoer for leveranser; kun generell tidsplan finnes i TOR-delen.
• Tilsigingskriterienes endelige scoringmodell (poengskala/konkrete terskler) er beskrevet som «scale up to 10 points», men konkrete intervaller/regelverk utover dette fremgår ikke av teksten.
• Kontraktuelle krav om elektronisk faktura: detaljer om EHF-referanse/engangsdata og spesifikke betalingsdatoer fremgår ikke (skal spesifiseres ved signering/utfylling).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. 1.1.1 Kan dere bekrefte hva som forventes at leverandøren bruker som grunnlag for «Theory of Change» (TC) i denne evalueringen: skal TC leveres som et eget resultat/vedlegg ved leveranse 4 eller 5, og i hvilken grad er det et «anbefalt» element vs. en eksplisitt leveranse som vil bli evaluert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: TC nevnes som anbefalt, men det er uklart når/om den skal leveres og hvordan den inngår i evalueringen av tilbudet.

   Kilde: Appendix 1 (TOR) — «Methodological approach» / «Deliverable 4»

2. 1.2.1 I TOR beskrives mapping av ODA-portfolio for WPS gjennom bruk av «relevant variables/information in the statistics», med kvalitetssikring av «eligible persons at MFA/Embassies/Norad». Hvilke konkrete datasett/kildelister, felt/variabler og tilgangsmekanismer forventer dere at leverandøren bruker (f.eks. hvordan Norads ODA-database skal brytes ned), og hvem hos MFA/Norad vil gjennomføre hvilken kvalitetssikringsdel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise metode og arbeid for mapping og kvalitetssikring; dette er sentralt for ressursbruk og gjennomføringsrisiko.

   Kilde: Appendix 1 (TOR) — «Methodological approach» (ODA portfolio mapping)

3. 1.3.1 Dere skriver at case studies «should include field missions» og foreslår landvalg. Kan dere spesifisere forventet omfang: hvor mange dager per land (omtrentlig), forventet antall feltbesøk per case study, og om feltarbeid skal være fysisk tilstede eller om det kan erstattes/kompenseres med hybrid/remote datainnsamling gitt sikkerhet/tilgang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfanget av feltbesøk påvirker time/utgifter og leverandørens risikovurdering.

   Kilde: Appendix 1 (TOR) — «The evaluation will include at least two country case studies… should include field missions»

4. 1.4.1 Vi ber om avklaring av forventninger til datahåndtering for sensitive opplysninger fra intervjuer og feltnære data: hvilke krav gjelder for lagring, tilgangsstyring og sletting/tilbakalevering av «raw data» (Deliverable 9), herunder om dere forventer bruk av et bestemt system eller standard (og i tilfelle hvilket), og om rådata kan anonymiseres før overlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: TOR sier at rådata (transkripter) skal leveres til Eval, og det brukes AI/automatisering; dette påvirker både metode og kostnad.

   Kilde: Appendix 1 (TOR) — «Use of automated processes» og «Deliverable 9: Databases» / SSA-O — «Information security and data protection»

5. 1.5.1 Under «Use of automated processes» står det at AI kan brukes, men med krav om transparens og «Human validation». Hvilket minimumskrav forventer dere at vi beskriver i tilbudet (f.eks. dokumentasjon av promter/modeller/QA-prosedyre), og er det begrensninger på hvilken type AI som kan brukes (lokal kjøring vs. skytjenester) gitt personopplysninger/sensitiv informasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvor strengt AI-bruk er regulert for å kunne levere i tråd med krav og prissette riktig QA-arbeid.

   Kilde: Appendix 1 (TOR) — «Use of automated processes» / SSA-O — «Information security and data protection»

6. 2.1.1 Dere viser at tidsplanen i TOR er generell, men kontraktsmessig fremdrift skal fylles ut i SSA-O Appendix 3. Kan dere bekrefte forventede konkrete datoer/fristlogikk for leveransepunktene (Deliverable 1–10), eller i det minste hvilke milepæler som bindes av kontrakten, slik at vi kan planlegge ressursbruk og risiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising og bemanningsplan avhenger av faktiske leveransedatoer; dere ber tilbyder bruke Appendix 3, men datoene fremgår ikke i utdraget.

   Kilde: Appendix 1 (TOR) — «Timeline» / SSA-O — «Appendix 3: Project and progress schedule»

7. 2.2.1 Vi ber om avklaring av forventet omfang og innhold i «Deliverable 10: Dissemination materials»: Skal policy brief og presentasjonsmateriell inngå innenfor de gitte maks-sidene for øvrige rapporter, eller er «policy brief (1–2 sider)» og «decks/visual formats» egne leveranser uten sidetillegg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sideomfang og leveranseformat påvirker arbeidspakker og ressursbehov; uklare rammer kan gi feil intern kostnadsberegning.

   Kilde: Appendix 1 (TOR) — «Deliverable 10: Dissemination materials»

8. 3.1.1 I leveransebeskrivelsene står det at Eval «will review and approve» bl.a. inception report og interim report. Hva er forventet godkjenningssyklus (antall runder og estimert svartid) fra Eval for hver leveranse, og finnes det standard krav til antall iterasjoner før endelig godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Antall iterasjoner og svartid er en direkte kostnadsdriver og påvirker timeplan (kritisk for pris).

   Kilde: Appendix 1 (TOR) — «Deliverable 2/4… EVAL will review… Approval…»

9. 3.2.1 Kontraktens prisbestemmelser fylles ut i SSA-O Appendix 5, men i utdraget står det at timesatser/fastpris skal velges og EHF-betalingsdetaljer skal fylles inn. Kan dere bekrefte hvilken prismodell som typisk forventes (fastpris vs timelønn vs totalt budsjett), og om det finnes en forventet betalingsplan knyttet til leveransene (f.eks. prosent per deliverable), eller om oppgjør skjer etter medgåtte timer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike pris-/oppgjørsmodeller gir helt ulik prising og bemanning, og EHF-betingelser må håndteres riktig.

   Kilde: SSA-O — «6. Payment and terms of payment» / SSA-O Appendix 5 — «Price and price provisions» / Appendix 1 — «Deliverables and timeline»