Rammeavtale om kjøp av ferske brød og kaker

Åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale om kjøp av ferske brød og kaker for Oslo kommune (Sykehjemsetaten). Leveransen skal dekke behovet til 21 institusjoner (langtidshjem og helsehus). Avtalen er med én leverandør og har kontraktsperiode på 2 år, med opsjon for forlengelse 1 + 1 år. Rammeavtalen har maksimal verdi 22 000 000 NOK (retningsgivende estimat). (Konkurransegrunnlag: Innledning/Omfang og Kontrakt/ Kontraktsperiode).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i bransje-/foretaksregister etter etableringslandets lovgivning. (Konkurransegrunnlag: punkt 4.2.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.1
• Leverandøren skal ha god økonomisk og finansiell kapasitet.

  Dokumentasjon: Kredittrating tilsvarende AA eller bedre (ikke eldre enn 6 måneder ved tilbudsfrist). Oppdragsgiver kan innhente kredittvurdering på eget initiativ. Alternativ dokumentasjon kan gis dersom saklig grunn (f.eks. nystartet bedrift). (Konkurransegrunnlag: punkt 4.2.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.2
• Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av de viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert kontraktens verdi, tidspunkt for levering samt navn på oppdragsgiver og beskrivelse av oppdragets innhold. (Konkurransegrunnlag: punkt 4.2.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal ha kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste 3 årene. (Konkurransegrunnlag: punkt 4.2.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem relevant for kontraktens innhold.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringssystem. Kan dokumenteres med attest fra uavhengige organer, f.eks. ISO 9001:2015 eller tilsvarende. (Konkurransegrunnlag: punkt 4.2.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal ha iverksatt miljøledelsestiltak som sikrer egnethet til å oppfylle kontraktens miljøbestemmelser.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak. Attester fra uavhengige organer kan fremlegges. Nevnte eksempler: EMAS, Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller tilsvarende. (Konkurransegrunnlag: punkt 4.2.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3
• Leverandøren skal være egnet til å oppfylle kontraktskrav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv.

  Dokumentasjon: Utfylt vedlegg 7 – Svarskjema kvalifikasjonskrav Aktsomhetsvurderinger (med beskrivelse av systemer/tiltak), jf. at leverandøren har implementert tiltak og systemer for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter/anstendige arbeidsforhold, hindre miljøødeleggelser og korrupsjon. (Konkurransegrunnlag: punkt 4.2.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2.3 / Vedlegg 7

• Signert tilbudsbrev.Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6 Sjekkliste og ønsket presentasjonsform / Vedlegg 4 Tilbudsbrev
• Utfylt ESPD i KGV (inkl. eget ESPD for eventuelle foretak man støtter seg på).Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6
• Eventuell forpliktelseserklæring fra foretak som tilbyder støtter seg på for kvalifisering (vedlegg 3).Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6
• Dokumentasjon på krav knyttet til leverandørens registrering, autorisasjoner mv. (firmaattest).Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6 / punkt 4.2.1
• Dokumentasjon for krav knyttet til økonomiske og finansielle kapasitet (kredittvurdering).Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6 / punkt 4.2.2
• Dokumentasjon for krav knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner: beskrivelse av viktigste leveranser siste 3 år, arbeidsstyrke/ledelse siste 3 år, kvalitetssikringssystem, miljøledelsestiltak.Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6 / punkt 4.2.3
• Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjon (utfylt vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6
• Utfylt vedlegg 7 – Svarskjema kvalifikasjonskrav Aktsomhetsvurderinger.Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6
• Leverandørens besvarelse av prisskjema (utfylt vedlegg 2).Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6 / Vedlegg 2 Prisskjema
• Sladdet utgave av tilbudet (i tråd med vedlegg 8), dersom leverandør ønsker unntak for forretningshemmeligheter.Kilde: Konkurransegrunnlag: punkt 6 / Vedlegg 8

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

01.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Produksjon nær levering; brødvarer og annen gjærbakst skal produseres samme dag som de leveres.Kilde: Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon punkt 1.1
• Kaker med krem skal bakes tidligst dagen etter bestillingsfrist.Kilde: Vedlegg 1 punkt 1.2
• Produktene skal ikke inneholde palmeolje.Kilde: Vedlegg 1 punkt 1.3
• Leverandøren må kunne tilby allergivennlige alternativer (glutenfritt, melkefritt, uten egg og lignende).Kilde: Vedlegg 1 punkt 1.5
• Leverandøren har ansvar for at produksjon og leveranse skjer i samsvar med norske lover/forskrifter/pålegg, inkl. hygiene, merking, innholdsdeklarasjon, transport, sporbarhet, tilbakekalling mv.Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.1
• Leverandørens virksomhet skal være registrert hos Mattilsynet.Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.2
• Leverandøren skal ha innført system for IK-MAT/HACCP.Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.3
• Levering: ukens fem første dager kl. 05.30–08.00; ved forsinkelse utover tidsrommet kan bestiller kansellere og kjøpe tilsvarende andre steder (uavhengig av rammeavtalen).Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.4
• Ingen leveringskostnader/avgifter skal belastes i tillegg; alle eventuelle leveringskostnader/-avgifter skal være inkludert i produktprisene.Kilde: Vedlegg 1 punkt 3.3
• Leverandør skal benytte kun nullutslipps- eller biogasskjøretøy til leveranser.Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.1 / Kontraktsformular (Miljøbestemmelser Krav til transport)
• Leverandøren skal være medlem i Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning.Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.2
• All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar; leverandøren skal etter levering fjerne det som ikke er naturlig for mottaker å beholde og tilby retur av pant/papp/paller/pallebur. Panteordninger for emballasje mv. aksepteres ikke.Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.3
• Leverandøren skal tilby økologiske produkter i sitt sortiment.Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.5
• Leverandøren skal arbeide for å minske matsvinn (bør-krav).Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.7
• Aktsomhetsvurderinger (ansvarlig næringsliv): leverandøren skal arbeide for å ivareta menneskerettigheter/anstendige arbeidsforhold/miljøvern/antikorrupsjon gjennom metode for aktsomhetsvurderinger (UNGP og OECD), inkl. planer/rutiner og prosesser. Frist: senest 6 måneder etter kontraktsignering å organisere arbeidet.Kilde: Vedlegg 5 - Kontraktsformular punkt 12 (samt 12.1) / Kontraktsformular
• Oppstartsmøte etter kontraktsinngåelse og oppfølgingsmøter én gang per år uten kostnad; før oppfølgingsmøte skal statistikk sendes.Kilde: Vedlegg 5 - Kontraktsformular «Møter i kontraktsperioden»
• Uoppfordret årlig halvårsvis rapportering av statistikk/rapporter innen 15. januar og 15. juli; skal inneholde bl.a. hva slags produkt, volum, pris og navn på bestillende virksomhet/institusjon.Kilde: Vedlegg 5 - Kontraktsformular «Statistikk og informasjon»
• Varer skal leveres i samsvar med krav til art/mengde/kvalitet/innpakning; kvalitet ‘vanlig god kvalitet’ med mindre annet er avtalt.Kilde: Vedlegg 6 - Standard kontraktsvilkår punkt 4.1
• Ordrebekreftelse: leverandøren skal så snart som mulig bekrefte bestilling pr. e-post. Levering skjer fritt levert (INCOTERMS DDP) til avtalt leveringssted.Kilde: Vedlegg 5 - Kontraktsformular «Ordrebekreftelse» og «Leveringsklausuler»
• Emballasje: leverandøren skal fjerne emballasje som ikke er naturlig for mottaker å beholde, og tilby retur av pant/papp/paller mv; panteordninger aksepteres ikke.Kilde: Vedlegg 5 - Kontraktsformular «Følgende returordning…» (og Vedlegg 6 punkt 4.5/Returordning for emballasje)

• Tekstgrunnlaget inneholder ikke tildelingskriteriet «Kortreiste råvarer og matsvinnhensyn» sin eksakte evalueringsrubrikk (kun at det evalueres og at dokumentasjon skal være utfylt kravspesifikasjon).
• Vareprøve-omfang er angitt, men det fremgår ikke i teksten hvordan mangel/avvik på vareprøver håndteres (kun at blindtest gjennomføres og at produktdatablader skal leveres).
• Kravspesifikasjonens punkter i vedlegg 1 angir hvilke som er A/E og om utdypes/inkl. ‘bør’-krav, men i utdraget er det ikke vist hele matrisen for alle punkter (f.eks. mangler detaljer for noen krav utover 1.1-1.6, 2.1-2.6, 3.1-3.3, 4.1-4.7).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tildelingskriteriet «Klima- og miljøhensyn» (20 %) står det at evalueringen gjøres etter tilbudte emballasje og «om tilbudet har elementer som gjenspeiler hensynet til matsvinn», men det finnes ingen presis evalueringsrubrikk i materialet. Kan dere bekrefte hvilken konkret dokumentasjon/opplysninger som gir uttelling for matsvinn, og hvordan poengskalaen 0–10 praktiseres for dette underkriteriet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig og levere mest mulig treffsikre svar, må leverandøren vite hva som faktisk gir uttelling for matsvinn.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.2.2 «Tildelingskriteriet «xxx»», samt punkt 5.1–5.3 om «Klima- og miljøhensyn» og vedlegg 1 krav 4.6–4.7

2. Vareprøver leveres til blindtest. Konkurransegrunnlaget beskriver hvordan blindtest gjennomføres og at produktdatablader skal leveres, men det fremgår ikke hvordan avvik/manglende samsvar håndteres etter blindtest. Kan dere beskrive hvilken konsekvens en vareprøve som ikke scorer tilfredsstillende i blindtest får for evaluering, eventuell avvisning eller krav om retting?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte konsekvenser kan gi feil risikoberegning og feil leveranseelementer i tilbudet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.4.1 «Vareprøver»

3. Krav 4.6 «Leverandøren bør kunne dokumentere bruk av kortreiste råvarer i sitt sortiment» er oppført som evalueringskrav (E) og «Utdypes» er krysset. Kan dere bekrefte hva som forventes som dokumentasjon/format for å «dokumentere» kortreiste råvarer (f.eks. definisjon av «kortreist», hvilke råvarer/andel, metode for å vise geografi/opprinnelse), og om dette skal knyttes til konkrete varer/produktlinjer eller kan beskrives på et mer overordnet nivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken type bevis som gir uttelling og hvordan det skal kobles til kravspesifikasjonens produkter.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.6

4. Krav 4.7 «Leverandøren bør ha et system som har som mål å minske matsvinn» er evalueringskrav (E) og «Utdypes» er krysset. Kan dere utdype hva som forventes i maks 500 ord (hvilke elementer dere vil vektlegge i evalueringen), og om systemet skal omfatte både interne tiltak hos leverandør og tiltak i leverings-/avropsleddet hos mottakerne?

   Hvorfor det er verdt å spørre: 500-ordsgrense og evalueringsvekting tilsier at leverandøren bør målrette innholdet mot det som faktisk evalueres.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 4.7, samt konkurransegrunnlag punkt 5.1–5.2

5. Leveringstid krever levering i «ukens fem første dager i tidsrommet kl. 05.30–08.00», og ved forsinkelse utover dette tidsrommet står bestiller «fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe tilsvarende varer hos en annen leverandør». Kan dere bekrefte om slik kansellering kun gjelder den aktuelle leveransen/bestillingen, og hvordan dette slår ut økonomisk (f.eks. om leverandøren fortsatt faktureres, om det kan gi dagmulkt eller prisavslag for samme hendelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå sanksjons- og økonomisk konsekvens ved brudd på leveringstidsvinduet for å kunne prise riktig risiko.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.4 og Standard kontraktsvilkår pkt. 8.1/9 (mislighold, dagmulkt, prisavslag)

6. I prisskjemaet er det oppgitt «Prosentrabatt» for allergivennlige brødprodukter og for «allergivennlige produkter - bakevarer og kaker», men kravspesifikasjonen sier ikke tydelig hvordan dere definerer «allergivennlige produkter» (hvilke kategorier/ingredienser som inngår). Kan dere bekrefte definisjonen som skal brukes ved rabattberegning, og om prosentrabatten skal gjelde alle relevante varer i avropsgrunnlaget eller kun produkter med dokumentert allergimerking?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klar definisjon kan leverandøren få feil rabattstruktur og dermed feil tilbudsprising.

   Kilde: Vedlegg 2 prisskjema (faner «Brød» og «Bakevarer og kaker»), samt Vedlegg 1 krav 1.5

7. Krav 3.1 og 3.2 gjelder varer uten avtalefestet pris (nye varer/erstatningsvarer/sesongvarer). Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at leverandøren skal dokumentere «konkurransedyktig pris» og kravet om at «påslag … ikke har vesentlige avvik» (hvilken dokumentasjon/benchmark dere legger til grunn, og hvordan prisen skal godkjennes før levering ved avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som regnes som dokumenterbar konkurransedyktighet og hvilken prosess som gjelder ved avvik fra fastpris.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 3.1–3.2

8. Kontrakten sier at alle enhetspriser reguleres etter konsumprisindeksen (KPI). Kan dere spesifisere hvilken KPI-indeks som benyttes (navn/serie), grunnlag for beregning (startmåned), og hvilken frekvens/tidspunkt reguleringen skjer i kontraktsperioden (inkl. ved opsjonsforlengelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: KPI-reguleringsmekanisme påvirker total lønnsomhet i rammeavtalen og må forstås før tilbud.

   Kilde: Kontraktsformular (punkt 8.2 «Prisregulering» og Standard kontraktsvilkår pkt. 7.2)

9. Rammeavtalen gjelder én leverandør, men kontrakten åpner for at bestiller kan kansellere ved forsinkelse og kjøpe tilsvarende andre steder. Kan dere bekrefte hvordan dere ser på «avvik/alternative leveranser» ved kansellering: Skal leverandøren levere om bestillingen kanselleres innenfor samme tidsvindu, eller opphører leveranseplikten for den bestillingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart avløser/avgrensning ved kansellering kan føre til dobbeltlevering, feil ressursbruk og uforutsette kostnader.

   Kilde: Vedlegg 1 punkt 2.4 samt Kontrakts-/standardvilkår om mislighold, avvik og avlysning/ordrebekreftelse (Standard kontraktsvilkår pkt. 4.3/8–9)

10. I aktsomhetsvurderinger (standardvilkår pkt. 12 og kontraktsformular pkt. 12.3) fremgår det at Leverandøren «senest fra 6 måneder etter kontraktsignering» skal organisere arbeidet etter UNGP/OECD, og at Oppdragsgiver kan kreve egenrapporteringsskjema innen fire uker etter utsendelse. Kan dere bekrefte hva dere forventer at leverandøren faktisk skal ha på plass ved kontraktsoppstart (før 6-månedersfristen), og hvilke leveranser Oppdragsgiver kan kreve i perioden frem til 6 måneder?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Kravets tidslinje påvirker implementeringskost og leveranseberedskap i oppstartsåret.

    Kilde: Kontraktsformular punkt 12 «Krav til aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv» og Standard kontraktsvilkår pkt. 12.3/kontraktsoppfølging