Invitasjon til markedsdialog – næringsmidler

Innlandet fylkeskommune skal inngå rammeavtaler for levering av næringsmidler (flere produktkategorier/delkontrakter), med formål om sunne, rimelige matvarer med lavt klima- og miljøavtrykk og tydelig lokal tilhørighet. Produktene brukes i undervisning, skolekantiner og øvrige kantiner knyttet til fylkeskommunens lokasjoner. Avtaleperiode: 2 år med ensidig forlengelsesrett (1+1 år).

• Leverandør skal være registrert i faglig register/foretaksregister i etableringsstaten (firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i etableringslandet. (Kilde: Kap. 6.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.1 Firmaattest
• God kredittverdighet, minst tilsvarende Bisnode score A.

  Dokumentasjon: Ingen dokumentasjon vedlegges; oppdragsgiver innhenter kredittvurdering. Hvis ikke kredittvurdert eller gir misvisende bilde: annen egnet dokumentasjon + begrunnelse. (Kilde: Kap. 6.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
• Meget god erfaring fra sammenlignbare rammeavtaler som omfatter produktleveranser og oppdrag av samme art/kompleksitet/størrelse/omfang, med tilhørende aktuelle tjenester.

  Dokumentasjon: Liste over viktigste relevante leveranser siste 3 år: oppdragsgiver, avtaletype, verdi, tidspunkt, mottaker (navn og e-post) og kort beskrivelse av innhold/omfang/forpliktelser. (Kilde: Kap. 6.3 a)

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (a)
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for organisering og ressurser (medarbeidere og utstyr) for gjennomføring. (Kilde: Kap. 6.3 b)

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.3 (b)
• Miljøledelsessertifisering: EMAS, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn; eller annet system/attest som tilsvarer dokumentert.

  Dokumentasjon: Kopi av attest fra akkreditert tredjepart (EMAS/ISO 14001/Miljøfyrtårn) eller systematisk dokumentert etterlevelse av annet miljøstyringssystem. (Kilde: Kap. 6.3 c)

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.3 (c)
• Godkjenning som næringsmiddelvirksomhet.

  Dokumentasjon: Kopi av godkjenning fra Mattilsynet. (Kilde: Kap. 6.3 d)

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.3 (d)
• Ved tilbud i fellesskap: fellesskapet må sørge for nødvendig dokumentasjon for at alle kvalifikasjonskrav er oppfylt (vurderes samlet), og det må leveres ESPD per deltaker samt redegjørelse og solidaransvarserklæring.

  Dokumentasjon: ESPD for hver deltaker (Mercell), redegjørelse for felleskapet inkl. deltakers rolle, erklæring om solidaransvar, og øvrig dokumentasjon som for individuelle leverandører per deltaker. (Kilde: Kap. 6.4)

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.4 Fellesskap av leverandører
• Støtte på andre foretaks kapasitet (underleverandør/samarbeid) for å oppfylle kvalifikasjonskrav: dokumentasjon for rådighet over ressurser (ikke for miljø-/kvalitetssikringssystem).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra/for annet foretak eller annet bevis (tilgjengelig i Mercell): omfang/solidaransvar ved økonomisk kapasitet, samt hvilke arbeider underleverandør skal stå for ved tekniske/faglige kvalifikasjoner. Selvstendig ESPD for støttende foretak ved bruk. (Kilde: Kap. 6.5)

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6.5 Bruk av andre foretaks ressurser

• ESPD-egenerklæring fylles ut i Mercell (del III/avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav) med samlet erklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (del IV pkt. a er nevnt for slik erklæring).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD) + kap. 2.10 Etterspurt dokumentasjon
• Skatteattest for merverdiavgift og skatt leveres på forespørsel fra valgt leverandør (når valgt leverandør er norsk); ikke eldre enn 6 måneder fra forespørselsfrist.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2.11 Skatteattest
• Tilbudsbrev (fylle ut i tråd med oppsettet): firmanavn; bekreftelse av aksept av krav/vilkår (ingen vesentlige forbehold mot kravspesifikasjon/avtalevilkår); eventuelle unntak/forbehold; habilitetsproblemer; forretningshemmeligheter; kort beskrivelse av tilbyder og viktige underleverandører; definering av ord/uttrykk; navn (ikke signatur).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4 Tilbudsbrev
• Ved delkontrakter: for hver delkontrakt må samtlige etterspurte dokumenter lastes opp på den enkelte delkontrakt i Mercell, også ESPD; ikke nok å krysse av i tabell alene.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2.19 Innlevering av tilbud + Tilbudsbrev (delkontrakter)
• Prisskjema skal leveres i Excel for den/de kategoriene det tilbys på (vedlagte prisskjema i Excel), og alle varelinjer må fylles ut; skjemaet skal ikke endres.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 10.3/10.1 Tildelingskriterier – Pris (beskrivelse av prisskjema)
• Leverandørens daterte veiledende prisliste skal vedlegges og være en kilde for veiledende priser i prisskjema (format lesbart i Excel).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 10.3 Ad prisskjema (vedlegg: 'Leverandørens daterte, veiledende prisliste')
• Ved tilbud: dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav leveres sammen med tilbudet eller på forespørsel (inkl. krav om at valgte leveranser skal dokumenteres med liste/referanser, organisering/ressurser, miljøsertifisering og Mattilsynet-godkjenning).Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6 Kvalifikasjonskrav + avsnitt om dokumentasjonskrav
• Kravspesifikke bekreftelser/delbesvarelser knyttet til produkter/leveranser/tjenester (avkryssing/oppfyllelse) inngår som del av tilbudsbesvarelsen; i tekst vises det til punkt 8.1 e, g, h, j, n m.fl.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 10.1/10.3/10.4 Tildelingskriterier – Kvalitet/klima og miljø (referanser til kravpunkter)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Avtaleperiode: 01.12.2026–30.11.2028 (2 år), med ensidig forlengelsesrett 1+1 år; senest avtaleutløp 30.11.2030.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Avtaleperiode og maksimalt uttak (avtalemal)
• Oppdragsgiver har rett til å fornye automatisk; hvis ikke fornyelse: skriftlig melding senest 3 måneder før utløp av avtale-/fornyelsesperiode.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Avtaleperiode og maksimalt uttak
• Maksimalt uttak for rammeavtalen de neste fire år: angis i avtalemal (NOK xxxx eks mva.); hvis maksimalt uttak nås før avtaleslutt kan oppdragsgiver avslutte avtalen.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Avtaleperiode og maksimalt uttak
• Bestilling/avrop: e-handel Ja; ved parallelle rammeavtaler skal avrop skje ved minikonkurranse for oppdrag over terskel (beløp markert 'xxx'); for mindre oppdrag får leverandør med første prioritet oppdraget. Leverandør skal sende ordrebekreftelse med bestillernummer, vare, pris, kvantum, leveringssted og leveringsdato.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Bestilling av vare/tjeneste (Ehandel/minikonkurranse)
• Levering fraktfritt til bestillers leveringsadresse.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Fraktkostnader
• Prisregulering: etter ett år kan priser justeres etter konsumprisindeksen (hovedindeksen) pr 15. i måneden før avtalen trådte i kraft; maks én gang per år; oppdragsgiver varsles minimum 1 måned i forkant og godkjenner; ikke tilbakevirkende kraft. Prisendringer oversendes i Mercell kommunikasjonsmodulen.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Prisreguleringer
• Erstatningsprodukter: ved utgåtte produkter i kjernesortiment skal erstatning ha minst like gode egenskaper og minst like god rabatt/nettopris; erstatningsprodukter skal inn i neste versjon av prisskjemaet med tydelig angivelse av hvilket produkt det erstatter.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Erstatningsprodukter
• Minimum ordregebyr: minsteordregebyr aksepteres (slår til ved kjøp mindre enn 1500,- eks mva.); fakturagebyr/andre gebyrer aksepteres ikke.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Minsteordregebyr og øvrige gebyr
• Kampanjer: hvis leverandør gjennomfører kampanjer/tilbyr lavere priser enn avtalt, skal oppdragsgiver godskrives uoppfordret. Kampanjer/salgsfremmende tiltak kan ikke gis på angitte varekategorier (snacks, søtbakst/kaker/is/dessert, drikkevarer unntatt melk med maks 1,5 % tilsatt sukker, bakst/kornprodukter <50% grovhet, varer med kjøtt). Alle kampanjer må avklares og godkjennes på forhånd av avtaleforvalter. Leverandør skal oversende samlet oversikt over gjennomførte kampanjer/salgsaktiviteter én gang per år.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Kampanjer
• Kontering (kun oppdragsgiver): varer/tjenester konteres på angitte regnskapsarter (tabell med 'xxx').Kilde: Vedlegg/avtalemal: Kontering
• Fakturering: EHF skal brukes for bestillinger gjort av Innlandet fylkeskommune (ELMA: 0192:920717152). Alle fakturaer skal angi bestillerreferanse (6 siffer) i xml-felt. Faktura sendes etterskuddsvis for hvert kvartal; timeliste vedlegges. Faktura leveranseår innen 5.1 påfølgende år. Faktura kan være: pr kvartal/kvartalsvis, avhengig av oppgitt alternativ i malen; samt instruks om hvilke minimumspunkter som skal spesifiseres per varer/tjenester og forbud om PDF alene (XML først, PDF ev. ved siden).Kilde: Vedlegg/avtalemal: Faktura og Elektronisk handel
• Elektronisk handel/punch-out: leverandør skal implementere ordningen slik at oppdragsgiver kan bestille fra katalog eller punch-out; leverandør skal gjøre avtalt produktspekter tilgjengelig for avrop. Ved katalog: oppdaterte kataloger leveres minst 30 virkedager før prisendring. Ved punch-out: prisendring varsles 30 dager før ikrafttredelse; priser oppdateres før kl. 08.00 samme dag. Kunden skal kunne få endringslogg på priser/innhold (dato/tid og detaljer).Kilde: Vedlegg/avtalemal: Elektronisk handel
• Etisk handel (import av ferdigvarer produsert i lavkostland): leverandør må arbeide aktivt for gode arbeidsforhold; dersom relevant: medlemskap i Initiativ for Etisk handel innen 3 måneder etter avtaleinngåelse og opprettholde medlemskap, samt ved behov retningslinjer for etisk handel til produksjonssteder og oversendelse til oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Etisk handel
• Lærlinger: leverandøren skal være tilknyttet lærlingordning og lærlinger skal delta i arbeid med å oppfylle kontrakten når arbeidet utføres av mer enn én person og bruk av lærling er relevant. Leverandøren skal dokumentere ved avtaleinngåelse og på anmodning; unntak ved reelle forsøk på godkjenning/lærekontrakt uten å lykkes. (Kilde: avtalemal: Lærlinger)Kilde: Vedlegg/avtalemal: Lærlinger
• Personopplysningsloven/GDPR: leverandør anses som behandlingsansvarlig; ingen databehandleravtale kreves.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Personopplysningsloven
• Statistikk: Leverandør skal levere statistikk iht Excel-mal (datafangst fra leverandørens kundeordresystem), fullt ut uten delsummeringer/avvik; på forespørsel gratis statistikk per virksomhet og samlet (omsetning/antall, kjerne-/tilleggssortiment, kategori, forpakningsstørrelse, miljømerking). Leveres elektronisk via Mercell kommunikasjonsmodul.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Statistikk
• Organisatoriske endringer og oppfølging: leverandør skal varsle ved større organisatoriske endringer (sammenslåing/opdeling/endret/slettet org.nr.). Oppfølgingsmøter etter behov.Kilde: Vedlegg/avtalemal: Organisatoriske og formelle endringer / Oppfølgingsmøter

• Flere felter i avtalemal og prisskjema er markert som 'xxx' eller 'NOK xxxx' (terskel for minikonkurranse, estimert maksimalt uttak, deler av bestillerreferanse).
• Kravpunkter for evaluering av kvalitet/leveranser og klima og miljø er referert til som 8.1 e/g/h/j/n og 8.1 q/u, men selve innholdet i disse underpunktene er ikke gjengitt i teksten utover enkelte utdrag fra 'Kravspesifikasjon' (detaljene for alle bokstavpunkter mangler).
• Avtalens standard vilkår (pkt. 4.2 om valutaendringer, pkt. 5 om gebyrer, pkt. 3 i standard avtalevilkår om forbehold) er omtalt, men teksten i disse standardpunktene er ikke inkludert.