Rammeavtale - Juridiske tjenester

Rammeavtale om juridisk bistand/konsulenttjenester for flere rettsområder, med hovedvekt på offentlige anskaffelser. Tre hovedområder (A: offentlige anskaffelser, B: kontraktsrett, C: personvern og sikkerhet). Leverandøren skal tilby én nøkkelressurs per hovedområde (og én ekstra ressurs per hovedområde) og kunne yte bistand på kort varsel. Rammeavtalen gjelder i 2 år fra signering, med opsjon forlengelse (2 + 1 + 1). Kontrakten tildeles innenfor rammeavtalen via avrop. (Konkurransegrunnlag: 1.2; Bilag 1; SSA-R/Bilag)

• Leverandøren skal tilby tre nøkkelressurser: én per hovedområde (A, B, C). Samme person kan ikke tilbys for mer enn ett hovedområde.

  Dokumentasjon: Oppgis gjennom tilbudets utfylling av personell (CV-er inngår; konkrete dokumentasjonskrav i konkurransen knyttet til nøkkelressurser omtales under tildelingskriterier).

  Kilde: Bilag 1: Krav 1 (Nøkkelressurser) / Konkurransegrunnlag: 5.1 TK2 (CV for nøkkelressurser)
• Nøkkelressurser skal ha minst 5 års erfaring som advokat.

  Dokumentasjon: CV-er med utdanning og erfaring for tilbudte nøkkelressurser. (Det fremgår at CV-er evalueres; ikke eksplisitt at det er eget kvalifikasjonsvedlegg, men CV-kravet er koblet til evaluering av TK2.)

  Kilde: Bilag 1: Krav 1 (Nøkkelressurser) / Konkurransegrunnlag: 5.1 TK2
• Leverandøren skal ha én ekstra ressurs per hovedområde (A, B, C). Samme person kan ikke tilbys som ekstraressurs for mer enn ett hovedområde. Ekstraressurs kan ikke være tilbudt som nøkkelressurs.

  Dokumentasjon: CV-er for ekstraressursene (opplyst at de ikke inngår i evalueringen).

  Kilde: Bilag 1: Krav 3 (Ekstraressurser)
• Leverandøren må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller annen dokumentasjon på at kravet er oppfylt. Kredittvurderingen bør baseres på siste årsregnskap og skal inkludere/vedlegges forklaring på ratingkode/skala.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Leverandøren må ha tilstrekkelig evne, kapasitet og erfaring til å kunne gjennomføre leveransen (tekniske og faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil tre mest relevante oppdrag fra de siste tre årene, inkl. oppdragets verdi, tidspunkt og navn på mottaker (hvis mulig). Relevans avgrenses til juridisk bistand med hovedvekt på offentlige anskaffelser for sammenlignbare oppdragsgivere.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha betalte skatter og avgifter (skatteattest for skatt og MVA), ikke eldre enn 6 måneder.

  Dokumentasjon: Skatteattest (Altinn), ikke eldre enn 6 måneder.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: 4.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være lovlig etablert virksomhet.

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest eller utskrift fra Enhetsregisteret. Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister (evt. via BRIS).

  Kilde: Konkurransegrunnlag: 4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Egenerklæring (ESPD) skal leveres som foreløpig bevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskrav og ikke har avvisningsgrunner; valgt leverandør må dokumentere oppfyllelse før kontraktinngåelse.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema i KGV (oppdragsgiver har utarbeidet).

  Kilde: Konkurransegrunnlag: 4.5 ESPD, særlig 4.5.1
• Leverandør kan støtte seg på andre virksomheter for finansielt eller teknisk/faglig kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: Egenerklæringer (ESPD) fra virksomhetene som støttes, samt skriftlig forpliktelseserklæring som viser at leverandøren råder over nødvendige ressurser.

  Kilde: Konkurransegrunnlag: 4.6 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbudsbrev med: leverandørens navn, org.nr., postadresse, kontaktperson, bekreftelse på vedståelse til og med vedståelsesfrist, evt. avvik/forbehold/forutsetninger, samt fullmaktspersons navn/tittel/signatur.Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.2 Tilbudets utforming (Tilbudsbrev)
• Egenerklæring (ESPD-skjema) om at leverandøren oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.2 Tilbudets utforming (Egenerklæring/ESPD)
• Vedlegg B: Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning (fylles ut av leverandør og ev. underleverandører).Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.2 Tilbudets utforming (Vedlegg B) / Vedlegg B
• Eventuell forpliktelseserklæring fra annen virksomhet ved bruk av underleverandør/støtte.Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.2 Tilbudets utforming (punkt 4)
• Skatteattest for skatt og merverdiavgift.Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.2 Tilbudets utforming (punkt 5)
• Firmaattest.Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.2 Tilbudets utforming (punkt 6)
• Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap.Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.2 Tilbudets utforming (punkt 7)
• Beskrivelse av referanseoppdrag (jf. kvalifikasjonskrav om tekniske og faglige kvalifikasjoner).Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.2 Tilbudets utforming (punkt 8)
• Utfylte bilag til avtalen (rammeavtalens bilag nr. 4 og 5; samt vedlegg A og B til konkurransegrunnlaget nevnes).Kilde: Konkurransegrunnlag: 2.2; 3.2 Tilbudets utforming (punkt 9)
• CV-er med beskrivelse av relevante oppdrag for tilbudt personell (nøkkelressurser evalueres; ekstraressurser leveres men evalueres ikke).Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.2 Tilbudets utforming (punkt 10) / Konkurransegrunnlag: 5.1 TK2
• Ved taushetsplikt: Vedlegg A skal fylles ut. Hvis tilbudet inneholder opplysninger omfattet av taushetsplikt, skal i tillegg leveres sladdet tilbud og eget dokument med begrunnelse for sladdingen (alternativt bekreftelse på at ingen opplysninger er taushetsbelagt).Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.7 Taushetsplikt og krav om innsyn; Vedlegg A
• Innsending av tilbud elektronisk i KGV innen tilbudsfrist; tilbud skal signeres med digitalt sertifikat (alternativt 'uten sertifikat' etter beskrevet prosedyre).Kilde: Konkurransegrunnlag: 3.3 Innsending av tilbudet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Rammeavtalens varighet: 2 år fra signering, med rett til forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger (2+1+1).Kilde: Bilag 4: Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse (SSA-R/Bilag 4)
• Ved avrop: avrop sendes per e-post til leverandørens kundeansvarlige. Leveringsfrist/format avtales særskilt i hvert avrop.Kilde: Bilag 2: Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen, 2.1
• Avrop reguleres av SSA-B (Bistandsavtalen) eller SSA-O (Oppdragsavtalen).Kilde: Bilag 3: Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter
• Taushetserklæring: valgt leverandør skal signere taushetserklæring ved kontraktsinngåelse.Kilde: Bilag 1: Krav 5 Taushetserklæring
• Rapportering: leverandør skal sende kunden statusrapport hvert kvartal med oversikt over avsluttede/løpende avrop og fakturert beløp per virksomhet samt totalt per virksomhet. Ved anmodning skal leverandør sende rapport over uttak inntil fem år etter rammeavtalens utløp for regnskapsmessige/revisjonsformål.Kilde: Bilag 4: Samarbeid (statusrapport)
• Pris og fakturering: timepriser (NOK ekskl. mva) etter bilag 5; vederlag faktureres etterskuddsvis per 30 dager. Kunden dekker ikke utlegg utover avtalt timepris, men utlegg/reisekostnader kan dekkes etter statens satser ved nærmere avtale; elektronisk faktura via DFØ valgt kommunikasjonsmetode (EHF) og merking med mottaker/referansenummer/avtalenummer.Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (6.1 Priser; betalingsbetingelser; EHF)
• Krav til gjennomføring/levering: leverandør må kunne utføre oppdrag på kort varsel (raske avklaringer).Kilde: Bilag 1: Krav 4 Leveranse
• Nøkkelpersonell: ved utskiftning av personell skal dette erstattes med minst like god kompetanse og erfaring; leverandør bærer kostnader ved kompetanseoverføring.Kilde: Bilag 4: Tilbudt personell og utskiftning; SSA-O/SSA-B: Nøkkelpersonell (i tekst)
• Krav til taushetsplikt i kontraktsgrunnlag: informasjon kjent i forbindelse med avtalen skal behandles konfidensielt; taushetsplikt gjelder også ansatte/underleverandører; opphører 5 år etter avtalens opphør (med mindre annet i bilag 4 eller følger av lov/forskrift).Kilde: SSA-O: punkt 5.4 Taushetsplikt / SSA-B: punkt 5.3 Taushetsplikt / SSA-R: taushetsplikt (generelt)

• Kvalifikasjonskrav til personell framstår primært som krav i rammeavtale-bilaget (Bilag 1) og CV-krav kobles tydelig til evaluering (TK2). Det er ikke eksplisitt i teksten at oppfyllelse av personellkrav er et eget 'kvalifikasjonskrav' utover referanser til bilag 1/kravtabellen.
• Dokumentasjon for nøkkelressursenes 5 års advokat-erfaring er ikke eksplisitt beskrevet som eget kvalifikasjonsbevis (men CV-er skal leveres).
• Straff-/avvisningskrav knyttet til ESPD og nasjonale avvisningsgrunner er omtalt som ramme for ESPD, men konkrete avvisningsgrunner utover referanse til forskrift/paragraf nevnes ikke i detalj i utdraget.
• Kontrakts-/utførelsesvilkår utover det som er gjengitt fra bilag 1/2/4/5 og SSA-O/SSA-B (f.eks. dagbot-nivå, spesifikke frister i bilag 4/3/5) er ikke fullt synlige; nivå og detaljer kan ligge i utfylte bilag som ikke er vedlagt i tekstutdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står det at «det skal tilbys tre faste nøkkelressurser» (én per hovedområde), og bilag 1 har krav om at «samme person kan ikke tilbys som nøkkelressurs for mer enn ett hovedområde» og at nøkkelressursene «skal ha minst fem års erfaring som advokat». Kan oppdragsgiver bekrefte at det ikke er adgang til å tilby samme person som nøkkelressurs i mer enn ett hovedområde, selv om ressursens CV viser at kompetansen dekker flere hovedområder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens bemannings- og tilbudsopplegg, samt hva som kan brukes til å oppfylle krav og evaluering.

   Kilde: Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen (Kravtabell, krav 1 og 3)

2. Kravtabellen i bilag 1 oppgir «nøkkelressursene skal ha minst fem års erfaring som advokat», mens konkurransegrunnlaget også omtaler CV og erfaring i forbindelse med evaluering (TK2). Kan oppdragsgiver presisere hva som skal dokumentere «fem års erfaring som advokat» (f.eks. i CV-en alene, eller om det i tillegg kreves særskilt dokumentasjon ved forespørsel før tildeling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken type dokumentasjon oppdragsgiver forventer for å oppfylle et sentralt krav før tildeling.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.4 og bilag 1 (Krav 1)

3. Tildelingskriteriet TK2 beskriver at «ratinger vil ikke tillegges vekt i evalueringen» og at evalueringen gjelder formell kompetanse (utdanning) og relevant erfaring hos tilbudte nøkkelressurser, med tyngre vekt for nøkkelressursene for hovedområde A (offentlige anskaffelser). Kan oppdragsgiver forklare hvordan evalueringsteamet konkret vurderer og sammenligner «formell kompetanse (utdanning)» mellom tilbudene for TK2 (f.eks. om det er bestemte utdanninger/etterutdanninger som typisk teller, og hvordan ulikheter vektes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet i evalueringslogikken gjør det vanskelig å målrette CV-innholdet for å oppnå høyere poeng på kvalitet.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.1 (TK2 – Kvalitet)

4. I TK2 fremgår det at det skal leveres «én ekstra ressurs per hovedområde» (totalt tre ekstra ressurser), men at disse «ikke vil være gjenstand for evaluering». Kan oppdragsgiver bekrefte at ekstraressursene kun vurderes som en del av at leverandøren faktisk kan oppfylle kontrakten (ikke som et kvalifikasjons-/tildelingsgrunnlag), og at CV-innholdet for ekstraressursene ikke påvirker poengscore?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvor mye tid leverandøren bør bruke på å dokumentere CV-detaljer for ekstraressursene og hvordan tilbudet bør struktureres.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 5.1 (TK2 – Kvalitet) og bilag 1 (Krav 3)

5. Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) sier at «timeprisen inkluderer samtlige tjenester ved juridisk bistand», og at kunden «dekker ikke utlegg utover avtalt timepris», men at «ved spesielle tilfeller» kan utlegg og reisekostnader dekkes etter statens satser «etter nærmere avtale». Kan oppdragsgiver presisere hvilke typer utlegg/reisekostnader som typisk anses som «spesielle tilfeller», og hvem som godkjenner slike kostnader (og hvordan det skal avklares i avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og ha prosedyre for kostnadsdeling/risiko i en rammeavtale med løpende avrop.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (avsnitt om utlegg og reise/diett)

6. Bilag 2 sier at «avropene sendes per e-post til leverandørens kundeansvarlige» og at «leveringsfrist og format for leveranse for det enkelte avrop avtales særskilt i hvert tilfelle». Kan oppdragsgiver avklare hva som er standard respons-/leveringstid ved «raske avklaringer», og hvilke minstekrav som gjelder til leveringsformat (f.eks. notatmal, omfang, krav til saksnummer/referanser) når det ikke er særskilt angitt i avropet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker bemanningsplanlegging og leveransekost, særlig når det omtales behov for oppdrag på kort varsel.

   Kilde: Bilag 1 (Krav 4 – Leveranse) og bilag 2 (Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter)

7. I rammeavtaleteksten (SSA-R) står det at «leverandøren plikter å svare på henvendelser så raskt som mulig», og det kan være «konkrete frister» i bilag 4. Kan oppdragsgiver bekrefte hvorvidt det finnes fastsatte standardfrister i bilag 4 for (i) mottak/acknowledge av avrop, (ii) tilbud/kapasitetsbekreftelse, og (iii) levering av leveransen (uavhengig av avropets spesifikke frister)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten standardfrister blir det vanskelig å vurdere intern kapasitet, bemanning og risiko for forsinkelser/dagbøter ved avrop.

   Kilde: SSA-R (Kunden) pkt. «Plikt til å svare på henvendelser» og bilag 4: Administrative bestemmelser (oppgir standardfrister)

8. SSA-B/SSA-O inneholder bestemmelser om dagbot ved forsinkelse og tilbakeholdsrett. For dagbot beskrives i SSA-O at satsen er «0,15 prosent av samlet vederlag for oppdraget ekskl. mva. for hver kalenderdag» og at «annen løpetid for dagboten kan avtales i bilag 6». Kan oppdragsgiver opplyse om dagbøtens satser/løpetid er fast i dette oppdraget (og om bilag 6 er relevant her), eller om den reelt kan variere per avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot utgjør en økonomisk risikofaktor; leverandøren må vite om den er forutsigbar eller kan endres gjennom bilag/avrop.

   Kilde: SSA-O punkt 9.5.3 (Dagbot) og SSA-O «andre dagbotsatser/løpetid kan avtales i bilag 6»

9. SSA-O punkt 4.2 (Avbestilling) og punkt 4.3 (Midlertidig stans) beskriver at Kunden skal betale hhv. (i) allerede utført arbeid + merkostnader ved omdisponering + andre direkte kostnader + et gebyr på 4 % av avtalt vederlag for hele oppdraget, og (ii) dokumenterte kostnader ved omdisponering + andre direkte kostnader. Kan oppdragsgiver bekrefte om «gebyr på 4 %» gjelder på samme måte ved avbestilling av hele oppdraget for hvert enkelt avrop, og om kostnader knyttet til omdisponering begrenses/avgrenses (f.eks. til direkte, dokumenterbare kostnader) i bilag 5/6?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en konkret kostnads-/risikoklausul som påvirker prisingsstrategi i rammeavtaler.

   Kilde: SSA-O punkt 4.2 (Avbestilling) og 4.3 (Midlertidig stans)

10. I bilag 4 til rammeavtalen (Administrative bestemmelser) er det angitt en bemyndiget representant for Kunden (Camilla Sivesind Tokvam) og for Leverandøren et felt som skal fylles ut. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «leverandørens kundeansvarlige» skal avgrenses i praksis: er det alltid nøkkelressursen for hovedområde A, og hvilken rolle skal øvrige kontaktperson(er) ha ved e-postutsendelser og rapportering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiverbeskrivelser om «kundeansvarlig» og hvem som mottar avrop må være operasjonelt klare for å unngå mislighold/kommunikasjonsfeil.

    Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (bemyndiget representant) og bilag 2 (avrop sendes til leverandørens kundeansvarlige)