Konkurranse om anskaffelse av sak- og arkivsystem

DFØ inviterer til konkurranse med forhandling om en skybasert sak- og arkivløsning for DFØ. Leveransen skal leveres som en driftet tjeneste, og etablering/innføring/forvaltning reguleres i SSA-Sky. (Kilde: «GENERELL BESKRIVELSE» og «OM ANSKAFFELSEN» / «Kontrakt»)

• Skatteattest: leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift (gjelder kun norske leverandører). Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Attest fra skattedirektoratet for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. (Kilde: kap. 7.4.1)

  Kilde: kap. 7.4.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i den staten leverandøren er registrert (jf. FOA 16-2).

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i relevant register i etableringsstaten. (Kilde: kap. 7.4.2)

  Kilde: kap. 7.4.2 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Økonomisk og finansiell kapasitet: leverandøren skal ha god økonomisk og finansiell soliditet. Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Kredittverdighet A (eller bedre) uten krav til sikkerhetstillelse skal være tilstrekkelig. Nyetablerte/leverandører uten tilfredsstillende kredittvurdering må vedlegge garantierklæring fra bank/lignende eller morselskapsgaranti.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Alternativ dokumentasjon: garantierklæring fra bank/lignende eller morselskapsgaranti, eller annet dokument oppdragsgiver anser egnet hvis leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge etterspurt dokumentasjon. (Kilde: kap. 7.4.3)

  Kilde: kap. 7.4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av hvordan leveransen skal gjennomføres og med hvilke ressurser (i besvarelsesmal). Ved bruk av underleverandører må forpliktelseserklæring leveres. Erfaring: beskrivelse av minst 3 mest relevante selskapsleveranser innenfor sak- og arkivsystem for større virksomheter innen offentlig forvaltning i løpet av de siste 5 årene, regnet fra tilbudsfrist. Beskrivelsen skal inneholde verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post) og leverandøren skal dokumentere relevans (evt. via kompetanse til personell). (Kilde: kap. 7.4.4)

  Kilde: kap. 7.4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Egenerklæring/avvisningsgrunnlag: leverandøren skal fylle ut vedlagte ESPD-skjema (del III om avvisningsgrunner i nasjonal lovgivning).

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema levert sammen med forespørsel om deltakelse. (Kilde: kap. 7.1 og 7.2)

  Kilde: kap. 7.1 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) / kap. «Nasjonale avvisningsgrunner»
• Forpliktelseserklæring ved støtte på annen virksomhets kapasitet (økonomi og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra støttevirksomheten (se mal). Dersom støtte gjelder tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal støttevirksomheten også beskrive hvilke tjenester den skal utføre. (Kilde: kap. «Forpliktelseserklæring» og «Fase 1»)

  Kilde: kap. 7.3 Forpliktelseserklæring

• Forespørsel om deltakelse (fase 1) skal leveres via KGV (Mercell CTM). Innhold: ESPD utfylles direkte i KGV; evt. forpliktelseserklæring hvis støtte; og dokumentasjon for kvalifikasjonskrav lastes opp som egne filer.Kilde: kap. 10.1 Fase 1 – Utforming av forespørsel om deltakelse + kap. 7 (ESPD/dokumentasjon) / «Leveringsmåte»
• Tilbud (fase 2) for inviterte leverandører skal leveres via KGV (Mercell CTM). Innhold: (1) Søknadsbrev signert (mal i kap. 12), (2) Forpliktelseserklæring (kun hvis støtte), (3) Skatteattest, (4) Firmaattest, (5) Kredittvurdering, (6) Tekniske og faglige kvalifikasjoner (mal i kap. 12), (7) SSA-Sky bilag, (8) Vedlegg 1 til bilag 2, (9) Tilbudsbrev, (10) Leverandørens avvik, (11) Egenerklæring om russisk involvering.Kilde: kap. 10.2 Fase 2 – Utforming av tilbudet
• Sladdet versjon av tilbudet: leverandøren skal levere en sladdet versjon av tilbudet som kan benyttes ved begjæring om innsyn, og samtlige dokumenter skal leveres i sladdet versjon selv om ingen sladding utføres.Kilde: kap. 10.2 Fase 2 – Utforming av tilbudet
• Avvik: Leverandøren skal i tilbudsbrevet bekrefte aksept av samtlige krav og vilkår, og dersom det finnes avvik skal dette angis presist og entydig med konsekvenser (inkl. at avvik i andre dokumenter ikke kan gjøres gjeldende).Kilde: kap. 6.4 Avvik
• Elektronisk signatur ved innlevering av tilbud (autentisering).Kilde: kap. 10.5 Elektronisk signatur
• Leveringsform/kanal: alle tilbud skal leveres elektronisk via Oppdragsgivers KGV (Mercell CTM); tilbud på annen måte avvises.Kilde: kap. 10.4 Leveringsmåte
• Tidsfrister (foreløpige/fastsatte): frist for forespørsel om å bli kvalifisert 6.aug 2026 kl. 12:00; tilbudsfrist 21.sep. 2026 kl. 12:00; frist for spørsmål til tilbudsfasen 14.sep. 2026 kl. 12:00.Kilde: kap. 3.2 Viktige datoer og tidsfrister / «Tilbudsfrist kvalifikasjon» og «Tilbudsfrist»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Kontrakten reguleres i SSA-Sky (Avtale om tilrettelegging, innføring og forvaltning av skytjenester).Kilde: «Kontrakt» + «Kontrakt som regulerer etablering og den løpende ytelsen reguleres i SSA-Sky»
• Leveransen skal leveres som skybasert sak- og arkivløsning levert som en driftet tjeneste; etablering inkluderer tilrettelegging og innføring; leveres videre under forvaltning.Kilde: «OM ANSKAFFELSEN» («Systemet skal leveres som en tjeneste, som driftes og forvaltes av leverandør») + SSA-Sky generell avtaletekst (kap. om omfang)
• Kundens offentlige innsyn: leverandøren skal levere sladdet versjon; tilbud og anskaffelsesprotokoll er som utgangspunkt åpne etter valg av leverandør (offentleglova).Kilde: kap. 4 OFFENTLIGHET OG TAUSHETSPLIKT
• Leverandøren må vedta kontraktens avviksregime: avvik skal fremgå i tilbudsbrev; standardiserte leveringsvilkår kan regnes som avvik dersom de avviker fra konkurranse-/kontraktsbestemmelser.Kilde: kap. 6.4 Avvik
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontraktsvilkår i henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder.Kilde: kap. 5 LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR
• Gjennomføring/forpliktelser i SSA-Sky: leverandøren skal levere ytelsen faglig forsvarlig og følge avtalte krav; nøkkelpersonell kan ikke skiftes uten kundens godkjenning; leverandøren er ansvarlig ved bruk av underleverandører.Kilde: SSA-Sky generell avtaletekst (kap. 5.1 og nøkkelpersonell/underleverandører)
• Avtalevarighet og fornyelse: avtalen trer i kraft ved undertegning; dersom annet ikke er avtalt gjelder den i 3 år fra undertegning og fornyes automatisk 1 år om gangen med oppsigelsesfrister 6 mnd. (kunde) og 12 mnd. (leverandør).Kilde: SSA-Sky generell avtaletekst (kap. 4.1 Varighet)
• Ansvarlig drift/tilpasning: endringer håndteres etter SSA-Sky (rett til endringer/kostnader/endringshåndtering), og leverandøren kan kreve vederlagsjustering ved kundens pålegg som medfører konsekvenser.Kilde: SSA-Sky generell avtaletekst (kap. 3 Endringer av Ytelsen etter avtaleinngåelsen)
• Personvern/databehandling: databehandleravtale må være inngått før behandlingen starter; databehandleravtale er vedlagt som bilag 11. Personopplysninger kan ikke overlates uten tillatelse; krav til overføring utenfor EU/EØS.Kilde: SSA-Sky generell avtaletekst (kap. 7.3 Personopplysninger)
• Skriftlighet og revisjon: skriftlige varsler/meddelelser etter bilag 6; kunden har rett til revisjon/ verifikasjon, og leverandøren skal bistå.Kilde: SSA-Sky generell avtaletekst (kap. 5.7 Skriftlighet og kap. 5.8 Revisjon)

• Tekstutdraget mangler selve «SSA-Sky bilag 1 (kravspesifikasjon)» og detaljer i vedlegg 1 til bilag 2, så konkrete funksjons- og sikkerhetskrav utover det som er eksplisitt nevnt i konkurransegrunnlaget er ikke mulig å trekke ut fra gitt tekst.
• Varighet «følger bestemmelser i SSA-Sky» er angitt, men eksakt varighet/opsjoner for denne konkrete avtalen utover standard 3 år + fornyelse er ikke fullt verifisert fra utdraget (det er «hvis ikke annen varighet er avtalt i bilag 4»).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen fremgår det at pris for bruk av sak- og arkivtjenesten skal beregnes med «årlig uttak på 100 timer lagt til grunn over 5* år» (tildelingskriterier pkt. om Pris/Kostnad). Kan DFØ bekrefte hva disse 100 timene konkret omfatter (f.eks. endringer, forvaltning, brukerstøtte, konfigurering, rapporter), og hvilke leveranser/aktiviteter som er inkludert i «løpende mnd. kostnader» kontra disse timene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten presisering av hva timeuttaket dekker er det vanskelig å prise riktig og unngå å undervurdere kostnadsdrivere i forvaltningsfasen.

   Kilde: 9 OM KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER – Besvarelse av krav / Tildelingskriterier (Pris / Kostnad)

2. DFØ ber om at leverandøren «må besvare kravspesifikasjonen… i bilag 7» (prisskjema) og samtidig at «Opsjoner skal beskrives og prisberegnes». Kan DFØ bekrefte hvilke konkrete opsjoner som skal prises i denne konkurransen (uten å vise til manglende bilag), og hvor i bilagstrukturen opsjonsprisene skal fylles inn (f.eks. bilag 7 under post 12 «Opsjoner» med bokstavpunkter for tilskuddsløsning/KI/intelligent søk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkurransen gir ikke komplett opsjonsoversikt i utdraget; leverandøren trenger å forstå nøyaktig hvilke opsjoner som skal inngå i tilbudets prisgrunnlag og hvor.

   Kilde: OM KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER – Besvarelse av krav; Bilag 7: Pris og prisbestemmelser (post 12 Opsjoner)

3. Ved kvalifiserings- og utvelgelseskriterier står det at DFØ inviterer «inntil 4 leverandører». Kan DFØ utdype hvordan rangeringen innen «Relevant erfaring…» og «Metodisk og organisatorisk gjennomføringsevne» dokumenteres, og hvordan DFØ vurderer/poengsetter leverandørers beskrivelse når leverandøren kun skal sende «beskrevne oppdrag» og ikke hele løsningsbeskrivelsen i fase 1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne posisjonere tilbudet må leverandøren forstå hvilke deler av erfaring/beskrivelsen som faktisk gir uttelling i utvelgelsen før fase 2.

   Kilde: Utvelgelseskriterier – Relevant erfaring; Metodisk og organisatorisk gjennomføringsevne

4. I kravspesifikasjonen er «Integrasjoner – funksjonelt» og «Integrasjoner – teknisk» svært detaljerte (f.eks. eFormidling/eInnsyn/eSignering, eInnsyn fulltekst, loggingskrav mot eFormidling/eInnsyn, API-krav, OIDC/OAuth2 m.m.). Kan DFØ bekrefte hvilken test- og godkjenningsprøve som vil legges til grunn i denne konkurransen (omfang, forventet respons/ytelsesnivå og hvilke scenarioer som må være bestått) før løsningen tas i bruk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå testomfanget og akseptkriterier for å kunne planlegge implementering, ressursbruk og risikopåslag.

   Kilde: Vedlegg 1 til bilag 1 – Krav (Kap. 8, 10, 11); Bilag 4 – Krav om Godkjenningsprøve (kap. 2.2.12)

5. DFØ skriver at «ved inngåelse av avtalen skal løsningen verken være besluttet End Of Life eller End Of Support», og at leverandør skal beskrive strategi/retning (veikart) for teknologi og KI-funksjonalitet. Kan DFØ presisere hvilke tidshorisonter DFØ forventer at leverandøren dokumenterer i veikartet (f.eks. minst 5 år, inkl. større versjoner), og om DFØ vil kreve konkrete datoer for planlagte endringer/versjoner i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Veikart- og EOL/EOS-forventning påvirker både produktvalg og kostnadsprofil for endringsarbeid/kompatibilitet.

   Kilde: Vedlegg 1 til bilag 1 – Overordnede krav til løsningen (Kap. 4) – «Strategi/retning»

6. I «Sikkerhet og skydrift» stilles det flere krav som kan påvirke arkitekturen betydelig (f.eks. «SSO… når SSO er tatt i bruk, skal løsningen ikke tillate alternative autentiseringsmekanismer…», samt krav om datoadskillelse, logger/streaming til Palo Alto Cortex, hyperscaler-exit/exit-strategi, og kryptering/BRUK av BYOK eller tilsvarende). Kan DFØ bekrefte hvorvidt disse kravene skal anses som «må»-krav med absolutt oppfyllelse (og hvilke som eventuelt er VEK/EK), og om DFØ forventer samsvarsdokumentasjon/verifisering i form av vedlegg eller kun i bilag 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravklassifisering og forventet verifikasjonsform påvirker tilbudets risikohåndtering og dokumentasjonsbyrde.

   Kilde: Vedlegg 1 til bilag 1 – Kap. 11 «Sikkerhet og skydrift» (SSO, Logger - streaming, Hyperscaler - flytting, Kryptering/Key management, Adskilte data m.m.)

7. DFØ oppgir at det er anleggs-/integrasjonsavhengigheter mot DFØ-lokale komponenter (PixEdit server, lokalt integrasjonspunkt for eSignering/eFormidling/eInnsyn, samt at felleskomponenter som eInnsyn/eFormidling driftes av Digdir). Kan DFØ konkretisere DFØs medvirkningsplikt i etablerings- og integrasjonsfasen for disse integrasjonene (f.eks. tilgjengelighet til test-/stagingmiljø, ansvar for lokale installasjoner, tidsplan for endringer i DFØs integrasjonspunkt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og fremdrift avhenger av hvem som gjør hva mellom kunde og leverandør i integrasjonsarbeidet.

   Kilde: Vedlegg 1 til bilag 1 – Kap. 8/10/11 (Integrasjoner); Bilag 2 – Avtalens punkt 5.1.3 og 5.2.2 (Kundens ansvar for tilrettelegging/ressurser)

8. I «Innføring og etablering» står forventning om oppstart primo 2027 og ferdigstillelse innen høsten 2027, samt at leverandør skal beskrive ressursorganisering og aktiviteter, og bistå i test og godkjenningsprøve. Kan DFØ bekrefte om denne tidsplanen er et absolutt krav (kontraktsfestet) eller en forventning, og om det finnes bestemte milepæler som vil bli lagt til grunn for eventuelle avvik/kompensasjonsgrunnlag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring av om frister/milepæler er bindende øker risikoen i prissetting og bemanningsplan.

   Kilde: Vedlegg 1 til bilag 1 – Kap. 13 «Innføring og etablering av tjenesten»

9. I «Søknads- og arkivvolumer» oppgis anslag for antall brukere, lagringsmengder, saker og filer. Kan DFØ bekrefte hvordan disse volumsanslagene påvirker pris (særlig: om pris per måned/forvaltning er knyttet til faktisk aktive brukere til enhver tid, og hvordan dette måles/defineres i avtalen/prismodellen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Volumprising og definisjon av «aktive brukere» er sentralt for å kunne legge riktig kostnadsnivå i løpende mnd. kostnader.

   Kilde: Vedlegg 1 til bilag 1 – «Følgende anslag for kvantiteter kan legges til grunn for tilbud»; Bilag 7 – «Betaling av tjenesten skal følge omfanget av aktive brukere til enhver tid»

10. I avtaleteksten (SSA-Sky) er det angitt at leverandør skal håndheve standardvilkår «på vegne av Kunden» når Kunden er part i avtale med skytjenesteleverandør. Kan DFØ bekrefte hvordan DFØ forventer at leverandøren håndterer og dokumenterer denne håndhevelsen overfor skytjenesteleverandøren (f.eks. varsling, eskalering, kontraktuelle rettigheter, og hvilket nivå av kundebeskjeder/rapportering DFØ forventer)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan gi betydelig administrativ og juridisk risiko; leverandøren trenger praktisk beskrivelse av forventningene for å kunne prise og organisere etterlevelse.

    Kilde: Bilag 1 til SSA-Sky (Skyavtalen/SSA-sky) – Avtalens punkt 1.1.2 / «Kunden ønsker at Leverandøren skal håndheve Standardvilkårene…»; Bilag 2 – Avtalens punkt 1.1.2 «Skytjenester»