Anskaffelse av konsulenttjenester for evaluering av energirelaterte innsatsområder under den sivile komponenten av Nansen-programmet for Ukraina og Moldova

Konkurranse om konsulenttjeneste: evaluering av energiprogrammer under den sivile delen av Nansen-programmet for Ukraina og Moldova. Estimert verdi NOK 3–4 mill. ekskl. mva. Kontrakt tildeles etter beste pris-/kvalitetsforhold (score totalt høyest). Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forhåndsannonse, med kvalifikasjonsfase først. (Kilde: Rules for the Procurement – pkt. 1.1–1.3, 3.4.7, 5.1)

• Leverandør må oppfylle kvalifikasjonskrav (minimumskrav) for å delta; manglende dokumentasjon kan føre til avvisning.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon som etterspurt i kvalifikasjonskravene i kapittel 3; ESPD vedlegges samt vedlegg/appendikser med dokumentasjon for skatte-/registrerings-/finans-/tekniske krav. (Kilde: pkt. 3.1)

  Kilde: Kap. 3.1 «General information about eligibility requirements»
• (Gjelder norsk leverandør) Skatter og avgifter (inkl. trygdeavgift/VAT) må være betalt.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder (bekrefter oppfyllelse for skatter, nasjonale forsikringsbidrag og merverdiavgift). (Kilde: pkt. 3.4.1)

  Kilde: Kap. 3.4.1 «Tax certificate»
• Leverandør må være registrert i foretaksregister/handelsregister i etableringslandet (eller ha selskapsregistrering i Norge).

  Dokumentasjon: Norske: registrerings-/stiftelsesbevis (fra Brønnøysundregisteret). Utenlandske: bekreftelse på registrering i relevant register i hjemlandet. (Kilde: pkt. 3.4.2)

  Kilde: Kap. 3.4.2 «Registration, authorisations, etc»
• Leverandør må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkl. noter og revisjonsberetning for siste tre år. I tillegg: kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsforetak (vurdering ikke eldre enn 3 måneder). Eventuelt annen dokumentasjon dersom det finnes objektive grunner til at etterspurt dokumentasjon ikke kan leveres. (Kilde: pkt. 3.4.3)

  Kilde: Kap. 3.4.3 «Economic and financial capacity»
• Teknisk og faglig: leverandør skal levere referanseoversikt (relevante oppdrag) for å dokumentere team/kompetanse.

  Dokumentasjon: I Appendix 2: oversikt over minimum 3 og maksimum 5 av leverandørens mest relevante oppdrag de siste 5 årene. Hvert eksempel maks 1 side. Totalvurdering av referanseprosjekter. Oppdragsgiver kan be om kontaktopplysninger. (Kilde: pkt. 3.4.4)

  Kilde: Kap. 3.4.4 «Technical and professional qualifications»
• Leverandør skal ha et dokumentert og implementert miljøstyringssystem.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av miljøstyringssystemet som skal brukes. Beskrivelsen må være tilstrekkelig detaljert til at oppdragsgiver kan vurdere om systemet fungerer for kontrakten. Hvis sertifisert ISO 14001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat. (Kilde: pkt. 3.4.5)

  Kilde: Kap. 3.4.5 «Environmental Management System»
• Leverandør skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Hvis sertifisert ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat. (Kilde: pkt. 3.4.6)

  Kilde: Kap. 3.4.6 «System for qualification assurance and management system»
• ESPD/selvdeklarasjon: leverandør må levere ESPD som bekrefter at kvalifikasjonskrav er oppfylt og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: ESPD i KGV; samt vedlegg som dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i kvalifikasjonssøknaden. (Kilde: pkt. 3.3)

  Kilde: Kap. 3.3 «The European self-declaration form (ESPD)»
• Underleverandører/kapasitetsstøtte (hvis relevant): leverandør kan støtte seg på andre for økonomisk finansiell kapasitet og/eller teknisk/profesjonell kompetanse; det må dokumenteres og avtales ansvar.

  Dokumentasjon: Kryss i ESPD del II, seksjon C. Dokumentasjon på at ressursene er tilgjengelige (f.eks. forpliktelseserklæring). Hver støttende virksomhet skal levere egne ESPD-versjoner med relevant informasjon. Ved støtte til økonomi/finans kreves solidarisk og ubegrenset ansvar; ved støtte til relevant erfaring skal støttende virksomhet utføre de tjenestene som krever slike kvalifikasjoner. (Kilde: pkt. 3.2)

  Kilde: Kap. 3.2 «Specifically, about the use of subcontractors»
• Sanksjoner/anti-Russland involvering i offentlige anskaffelser: leverandør skal følge sanksjonsregelverket og levere selvdeklarasjon om russisk involvering.

  Dokumentasjon: Selvdeklarasjon vedr. russisk involvering i offentlige anskaffelser som skal vedlegges kvalifikasjonssøknaden. (Kilde: pkt. 2.11)

  Kilde: Kap. 2.11 «The Sanctions Act and associated regulations»

• Kvalifikasjonssøknad: vedlegg all dokumentasjon som dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i kvalifikasjonssøknaden (separate vedlegg/appendikser).Kilde: Kap. 3.3.1 «General information about ESPD»
• For bruk av underleverandører/kapasitetsstøtte: levere forpliktelseserklæring/dokumentasjon på ressurstilgang og ESPD for hver støttende virksomhet.Kilde: Kap. 3.2 «Specifically, about the use of subcontractors»
• Tilbyderens tilbud (etter invitasjon i tilbudsfasen) må leveres elektronisk i KGV og i sin helhet innen frist; innsending på e-post eller tilsvarende medfører avvisning. Tilbudet skal være bindende og tilbyder bærer risiko for uklarheter.Kilde: Kap. 4 «Design and submission of tender»
• Tilbudet skal inneholde separat tilbudsbrev med oppgitt informasjon (navn, org.nr, adresse, kontaktperson, dato, bekreftelse av aksept til akseptfristens utløp, avvik/reservasjoner/forutsetninger, og signatur for bindeberettiget person).Kilde: Kap. 4.3 «Offer letter»
• Tilbudet skal inneholde dokumentasjon etter tildelingskriteriene, samt utfylte vedlegg/appendikser til kontrakt.Kilde: Kap. 4.4 «Design of the offer»
• Språk: tilbud skal være på norsk eller engelsk (vedlegg kan være på engelsk/norsk/svensk/dansk ved manglende norsk dokumentasjon).Kilde: Kap. 4.5 «Language»
• Redigert tilbud: levere redigert versjon senest én uke etter frist for endelig tilbud; skal angi informasjon som anses å være av konkurransemessig betydning å holde konfidensiell.Kilde: Kap. 4.7 «Submission of redacted offer»
• Elektronisk signering med gyldig digitalt sertifikat. Alternativt: hvis sendt uten sertifikat, velg «without certificate», skriv ut og signér tilbudsbekreftelsesbrev og send det via KGV innen fristen.Kilde: Kap. 4.8 «Submission of quotations»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.08.2026

Språk

English, norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Utarbeid Inception Report: første utkast innen 5 uker etter kontraktsignering; rapport ikke over 30 sider (ekskl. vedlegg). Krever EVAL-godkjenning før videre faser og for valg av ytterligere case/datakilder/verktøy.Kilde: Appendix 1 til SSA-O (Customers specification) pkt. 8 «Deliverables» – A. Inception Report
• Interim Report + sense-making workshop: ca. 3 måneder etter godkjenning av Inception Report; 20 sider (ekskl. vedlegg) og endags workshop i Oslo eller virtuelt (gir summary note og action points).Kilde: Appendix 1 til SSA-O pkt. 8 – B. Interim Report
• To sense-making/valideringsworkshops underveis: hver workshop skal gi syntetisert deltakerrekord, konsolidert kommentarmatrise og kort note med neste steg.Kilde: Appendix 1 til SSA-O pkt. 8 – C. Workshops
• Sluttrapport (Final Evaluation Report): maks 40 sider (ekskl. vedlegg) + policy brief (4 sider) sammen med sluttrapport; rapportlevering innen 4 uker etter mottatt konsolidert tilbakemelding. Leveres også underliggende data i digitalt arkiv/repository (inkl. redigerte intervjuutskrifter, datasett, analyselogger, metadata, AI-scripts/verktøyfiler og visualiseringer).Kilde: Appendix 1 til SSA-O pkt. 8 – D. Final Report og E. Dissemination activities
• Disseminering og utnyttelsesaktiviteter: minst tre dissemineringsaktiviteter (tilpasset publikum) i Ukraina og Norge; tillegg policy brief og utilization workshop i Oslo før levering av sluttrapport.Kilde: Appendix 1 til SSA-O pkt. 8 – E. Dissemination activities and materials
• Follow-up engagement report og webinar: innen 6 måneder etter innsending av sluttevaluering; 10 sider follow-up rapport + kort webinar.Kilde: Appendix 1 til SSA-O pkt. 8 – F. Follow-up Engagement Report and Webinar
• Konfidensialitet/sensitiv informasjon: evalueringsgruppen må alltid holde sensitiv informasjon konfidensiell og avstå fra å dele sensitive data.Kilde: Appendix 1 til SSA-O pkt. 6 «Confidentiality of sensitive information»
• Data/AI-bruk: hvis AI brukes til dokumentgjennomgang/dataanalyse skal det beskrives transparant (inkl. begrensninger, kvalitetssikring og tiltak for personvern og sikkerhet); teamet skal spesifisere hvilke AI-verktøy, hva som ekskluderes fra AI-prosessering, og beskyttelsesmidler.Kilde: Appendix 1 til SSA-O pkt. 6 «Use of automated processes»
• Språklige leveranser og rettigheter: alle deliverables skal utarbeides på engelsk, leveres elektronisk i henhold til avtalt fremdriftsplan og under EVALs eksklusive rettigheter for distribusjon/offentliggjøring.Kilde: Appendix 1 til SSA-O pkt. 8 «All deliverables…»

• Tekstgrunnlaget viser ikke konkrete kontraktsvarigheter/datoer utover at evalueringen dekker sivil del av Nansen-programmet fra februar 2023 gjennom juli 2026 (men kontrakts start/varighet og eksakte milepæler i kontrakten er ikke fylt ut i de vedlagte appendiksene som er «to be completed»). (Kilde: Rules for the Procurement pkt. 1.2; SSA-O Appendix 3/5/4 er ikke utfylt)
• Avvik/reservasjoner: det er krav om at slike skal meldes/vedlegges i tilbudsbrev og at endringer i SSA-O må tas inn i Appendix 6, men selve SSA-O-avtaleteksten (generelle bestemmelser) er ikke inkludert i utdraget, så konkrete kontraktsforpliktelser utover deliverables/administrative punkter fremgår ikke.
• Eventuelle detaljer om krav til informasjonssikkerhet eller behandling av personopplysninger i avtalen (knyttet til SSA-O Section 7.1 og 7.2.2) er ikke konkretisert i teksten her (kun at leverandør må spesifisere/utfylle ved behov). (Kilde: SSA-O Appendix 4, Section 7.1/7.2.2-referanser)

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Rules for the Procurement pkt. 2.4 og Appendix 1 pkt. 8/Deliverables fremgår det tidsfrister for Inception/Interim/Sense-making/Final. Kan oppdragsgiver bekrefte at fremdriftsplanen i Appendix 3 (Project and progress schedule) skal følge disse fristene uten avvik, eller angi hvilke elementer som forventes å være «to be completed»/justerbare ved kontraktsinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå om planlagte milepæler er bindende eller om det gis fleksibilitet, for å prise kapasitet, bemanning og leveranseplan.

   Kilde: Rules for the Procurement pkt. 2.4 «Progress plan»; SSA-O Appendix 3 og Appendix 1 pkt. 8 «Deliverables» (A–F og Table 2).

2. I Appendix 1 pkt. 1.1 står det at evalueringen skal dekke sivil del av Nansen-programmet fra februar 2023 gjennom juli 2026. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette tidsrommet skal reflekteres i evaluasjonens datainnsamling og analyse (f.eks. hvilken del som primært skal være fokus for bidragssporing og case-studier), og om perioden «juli 2026» inkluderer leveransedato/rapportering, eller kun omfatter evaluert programperiode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik avgrensning av evalueringsperiode kan påvirke datagrunnlag, antall intervjuer/kilder og omfanget av bidragsanalyse.

   Kilde: Appendix 1 pkt. 1.1 «Background» (avsnitt: «The evaluation will cover… through July 2026»); Appendix 1 pkt. 2–6 «Purpose and Objectives»/«Scope».

3. Appendix 1 pkt. 6 «Methodology» beskriver casestudier «up to four cases», samt at caser skal begrunnes mot kriterier som intervensjonsmodalitet, leveransearrangement, kontekst, energisystemfunksjon, utfall, modenhet og datatilgjengelighet. Kan oppdragsgiver presisere forventet nivå for casematrise og hvordan «up to four» skal forstås (for eksempel om det normalt forventes 3–4 caser, og om ett «tapt» case pga. datatilgang gir rett/opsjon til justering uten mislighold/avvik)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise riktig arbeidsmengde og risikohåndtering knyttet til casevalg, datatilgang og mulig omdisponering.

   Kilde: Appendix 1 pkt. 6 «Methodology» (Case selection; «up to four cases»; casestudie-matrise og sammenligningsgrunnlag).

4. Appendix 1 pkt. 6 «Data sources» sier at det «strongly recommended» å planlegge feltarbeid utenom vintermånedene pga. angrep og emergency respons. Kan oppdragsgiver angi hvilke feltaktiviteter som er forventet (antall reisedager/antall fysiske intervjuer i Ukraine og eventuelt Moldova, eller om alt kan løses via remote metoder innenfor kravene), og om feltarbeidsperioder må avtales med oppdragsgiver/partnerne?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkret reise- og feltforventning er direkte kostnadsdrivende, særlig i en krigssituasjon med planleggingsusikkerhet.

   Kilde: Appendix 1 pkt. 6 «Methodology» (Data sources) og pkt. 8 «Deliverables» (workshops/tilstedeværelse).

5. I Appendix 1 pkt. 6 «Automated processes» står det at AI kan brukes, men at det skal spesifiseres hvilke AI-verktøy som brukes, hva som ekskluderes fra AI, samt QA for utkast for å unngå deling av sensitiv informasjon. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke typer data/materiale som oppdragsgiver anser som «sensitive» i denne konkrete evalueringen (f.eks. intervjuutskrifter, aktørnavn, lokasjonsdetaljer, energiinfrastrukturinformasjon), og om oppdragsgiver har en standard «AI policy» eller mal for kategorier/eksklusjoner som bør følges?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelige avgrensninger for hva som kan behandles i AI, kan leverandøren enten over-komplisere eller komme feil ut i forhold til sikkerhet og konfidensialitet.

   Kilde: Appendix 1 pkt. 6 «Confidentiality of sensitive information» og «Use of automated processes».

6. I Appendix 1 pkt. 7.1 «Information security» (SSA-O Appendix 4) og teksten i Appendix 1 pkt. 6 om sensitiv informasjon fremgår at evalueringsteamet må holde sensitiv informasjon konfidensiell. Kan oppdragsgiver utdype hvilke konkrete krav som gjelder for informasjonssikkerhet og håndtering/lagring/tilgang til data (inkl. intervjuutskrifter og data i digitalt repository), og om det finnes minimumskrav til verktøy/lagring (f.eks. kryptering, tilgangsstyring, lokasjon/tenantkrav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prising og metodevalg (inkl. hvilke systemer som kan brukes) avhenger av konkrete sikkerhetskrav i SSA-O/Appendix 4/Appendix 8.

   Kilde: Appendix 1 pkt. 6 (Confidentiality; data repository; sensitive data) samt Rules for the Procurement og SSA-O Appendix 4/Section 7.1 «Information security» referanse (i utdraget).

7. SSA-O generelle bestemmelser (utdraget) viser at endringer i scope kan gi oppdragsgiver rett til å øke/redusere med opptil 20% av oppdragsvederlaget, uten at konsulenten kan kreve kompensasjon for reduksjon, og at oppdragsgiver kan kansellere med 30 dagers varsel. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette slår ut for leveransekravene og datainnsamling når deler av oppdraget ikke kan gjennomføres pga. sikkerhet/krigsforhold (f.eks. om «force majeure» kan påberopes for feltaktiviteter og hvordan partene i så fall skal behandle kostnader og gjenstående leveranser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger avklaring om risikofordeling ved hendelser som typisk stopper feltarbeid eller gjør leveranse vanskelig, slik at tilbudet kan prisingsmessig og kontraktsmessig håndteres riktig.

   Kilde: SSA-O generelle bestemmelser (Section 4.1–4.3; 4.2 Cancellation; samt 3 «Changes after conclusion of the Agreement» og 10.4 Force majeure (angitt i TOC).

8. Kravene om avvik/reservasjoner: Rules for the Procurement pkt. 4.6 sier at endringer i SSA-O må tas inn i Appendix 6, og i tillegg at selve SSA-O generelle bestemmelser ikke skal endres direkte. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke typer avvik som normalt aksepteres i denne konkurransen (f.eks. endringer i fremdriftsplan, leveranseformat, pristak/indeksregulering, databehandling/AI), og om det finnes «ikke-omforhandlede» punkter (hard requirements) som leverandører ikke bør foreslå avvik på?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvor «forhandlingsrommet» ligger for å utforme avvik på en måte som ikke medfører avvisning eller dårligere evaluering.

   Kilde: Rules for the Procurement pkt. 4.6 «Deviations, reservations and assumptions»; SSA-O Appendix 6/7 (endringer i avtaletekst).

9. Pris: Rules for the Procurement pkt. 5.2.1 sier at pris vurderes lineært, og at «prices must be complete». Kan oppdragsgiver presisere hvilke kostnadsposter som må inngå i Appendix 5 (f.eks. workshopgjennomføring i Oslo, eventuelle reiser/overnatting, oversettelser mellom engelsk/ukrainsk, eventuelle AI-lisens-/brukskostnader, sikkerhetstiltak), samt om det finnes øvre rammer for timeforbruk eller forventet ressursnivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå hvilke kostnader oppdragsgiver forventer inkludert i fast totalsum/oppstillingspunkter, og unngå å bli «underpriset» og deretter ikke levere kontraktsmessig.

   Kilde: Rules for the Procurement pkt. 5.2.1; SSA-O Appendix 5 «Price and price provisions» (referert i utdraget); Appendix 1 pkt. 8 «Deliverables» (workshops/tilstedeværelse) og pkt. 6 «Use of automated processes» (AI kostnader hvis relevante).