Rammeavtale for prosjektstøtte EU-økonomi
Frist 14.08.2026
Spør om konkurransedokumentene
Still spørsmål om innholdet i konkurransedokumentene og få svar med kildehenvisning — uten å lese alle dokumentene selv. AI-svar kan inneholde feil; originaldokumentene gjelder alltid.
Bør du se nærmere på denne konkurransen?
- Rammeavtale for prosjektstøtte EU-økonomi: estimert verdi 48 000 000 kr.
- Tildeling: Pris 30 %, Kompetanse 70 %.
- Kvalifikasjon: Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i den staten leverandøren er etablert (eller godtgjøre registrering).
- Innlevering: ESPD (elektronisk egenerklæringsskjema) skal fylles ut som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner, og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier; skjemaet skal leveres sammen med tilbudet.
- Særlig å merke seg: Rammeavtalen gjelder for oppgaver knyttet til EU-prosjektstøtte: budsjettering av søknader, prosjektopprettelse i NTNUs regnskapssystem, interne og eksterne økonomirapporteringer, økonomioppfølging i gjennomføringsfasen og avslutning av prosjekt. I tillegg kan det bli aktuelt med internopplæring og rådgivning knyttet til EU-søknader/prosjekter.
Om oppdraget
Deltakelse i EUs rammeprogram for forskning og innovasjon er en høyt prioritert aktivitet ved NTNU. Dette gjelder både nåværende rammeprogram – Horisont Europa – og neste rammeprogram, som skal starte i 2028. Deltakelse skjer i form av prosjekter som mottar økonomisk støtte fra EU. Prosjektene må følge betingelsene gitt i EUs retningslinjer for de ulike prosjekttypene. Dette inkluderer økonomiske retningslinjer. Samtidig må man sikre etterlevelse av retningslinjer som gjelder generelt for NTNU. Økonomioppfølgingen av prosjektene innebærer ansvar for å følge opp økonomien i prosjektets livssyklus, fra søknad til avsluttet prosjekt. NTNU har egne rutiner og maler for økonomirapportering til EU og statusrapportering internt. For søknader og prosjekter som har flere partnere og koordineres av NTNU, innebærer oppfølgingen også oppfølging av partneres budsjettering og rapportering. Tydelig og forståelig kommunikasjon overfor interne og eksterne målgrupper er vesentlig i alle prosjektfaser. NTNU har eget personell (prosjektøkonomer) som utfører disse oppgavene, men NTNU vil ha behov for å supplere med eksterne ressurser. Behovet vil kunne variere over tid. Tilbudte ressurser må kunne håndtere en portefølje av søknader og prosjekter. Porteføljen vil som regel tilhøre en eller flere organisatoriske enheter ved NTNU. Det kan også være aktuelt med andre mer avgrensede oppgaver. Se Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon for nærmere informasjon om hvilke tjenester/arbeidsoppgaver rammeavtalen omfatter. Det skal inngås rammeavtale med en leverandør. Oppstart av kontrakt er snarlig etter tildeling. Kontraktens varighet er 2 år, med mulighet til å prolongere i 1+1 år, til sammen inntil 4 år.
Tjenesteområde
- Regnskap, revisjon, skatt 79200000
- Forretningstjenester: jus, markedsføring, rådgivning, konsulent 79000000
Tildelingskriterier
| Kriterium | Vekt | Hva vurderes | Praktisk betydning |
|---|---|---|---|
| Pris | 30 % | Under dette kriteriet vurderes summen av følgende prisposter: - Timepriser for konsulent og seniorkonsulent, multiplisert med estimert årlig omfang. For evalueringsformål legges følgende volum til grunn over 1 år: Konsulent – 8500 timer Seniorkonsulent – 500 timer Oppgitte estimat er ikke bindende for oppdragsgiver. Dokumentasjon: Ferdig utfylt tabell i bilag 3 Pris- og betalingsbestemmelser | Pris må være konkurransedyktig og kunne dokumenteres tydelig. |
| Kompetanse | 70 % | Ikke nærmere beskrevet i kunngjøringen | Svar konkret på kriteriet og dokumenter påstandene. |
Tilbudsstrategi
- Pris teller 30 %. Prisbildet bør være konkurransedyktig og lett å kontrollere.
- Sjekk tidlig at kvalifikasjonskravene kan dokumenteres uten etterslep.
- Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.
Beriket informasjon fra konkurransedokumentene
AI-basert uttrekk fra konkurransedokumentene. Kontroller alltid originaldokumentene før tilbud leveres.
Oppdragssammendrag fra dokumentene
Rammeavtale for prosjektstøtte knyttet til EU-økonomi for NTNU. Formål er å supplere NTNUs egne prosjektøkonomer med eksterne ressurser til bl.a. budsjettering, prosjektopprettelse, økonomioppfølging og rapportering (EU og internt) samt avslutning av EU-prosjekter. Rammeavtale med én leverandør, varighet 2 år med opsjon 1+1 år (inntil 4 år). Estimert kontraktsverdi ca. 12 MNOK per år ekskl. mva. Øvre grense for uttak 70 MNOK over 4 år. Oppstart snarlig etter tildeling. (Konkurransegrunnlag, pkt. 1.2 og 1.6; Avtaledokument).
Dette må kontrolleres i originaldokumentene
- Kravspesifikasjonens absolutte krav (#1-#7) er listet i utdrag, men ikke fullstendig kontrakts-/avropstekst for alle detaljer. (Se Bilag 1).
- Det fremgår ikke i denne teksten hva som konkret er «avrop» og hvordan bestilling gjennomføres utover at Unit4/Unit4 brukes og at avrop reguleres av bestilling/avrop-dokumenter; detaljer finnes trolig i andre bilag (ikke inkludert her).
- Detaljer om klima- og miljøvekting i tildelingskriteriene er omtalt (FOA min. 30 %), men konkrete delmomenter for klima i evalueringen er ikke spesifisert i den gjengitte teksten.
Kvalifikasjonskrav
- Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i den staten leverandøren er etablert (eller godtgjøre registrering).
Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register. Dokumentasjon leveres på forespørsel. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1).
Konkurransegrunnlag 4.1 - Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (kredittverdighet).
Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (rating av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon). Oppdragsgiver tar forbehold om å innhente ytterligere kredittrating/økonomisk informasjon. Dokumentasjon leveres på forespørsel. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.2).
Konkurransegrunnlag 4.2 - Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag. Med sammenlignbare oppdrag menes relevant økonomierfaring fra EU-prosjekt finansiert av EUs rammeprogram, utført i løpet av de siste 3 årene.
Beskrivelse av mest relevante oppdrag med verdi, tidspunkt/periode, mottaker (navn, telefon, e-post) og kort beskrivelse av utførte arbeider. Leverandøren må selv dokumentere relevans. Dokumentasjon leveres sammen med tilbudet. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3).
Konkurransegrunnlag 4.3 - Leverandøren skal disponere over et tilstrekkelig antall ressurser med nødvendig kompetanse til å utføre tjenestene som omfattes av rammeavtalen. Minimum: 7 ressurser med relevant kompetanse. Kapasitet til å håndtere fravær (ferie/sykdom/annet fravær).
Kortfattet redegjørelse/oversikt over antall ressurser som er aktuelle for avtalen og som har nødvendig kompetanse (gjerne i tabell). Dokumentasjon leveres sammen med tilbudet. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3).
Konkurransegrunnlag 4.3 - Hvis leverandøren støtter seg på andre virksomheter for økonomisk/finansiell eller teknisk/faglig kapasitet, må det dokumenteres at leverandøren rår over nødvendige ressurser (f.eks. forpliktelseserklæring).
Forpliktelseserklæring/forpliktende dokumentasjon iht. FOA § 16-10. Egne ESPD-skjemaer for aktuelle underleverandører. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.4; også pkt. 3.1).
Konkurransegrunnlag 4.4
Innleveringskrav
- ESPD (elektronisk egenerklæringsskjema) skal fylles ut som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner, og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier; skjemaet skal leveres sammen med tilbudet.Konkurransegrunnlag pkt. 3.1
- Tilbudet skal inneholde dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav til tekniske og faglige kvalifikasjoner i henhold til opplyste dokumentasjonskrav.Konkurransegrunnlag pkt. 3.1
- Dersom flere leverandører deltar i felleskap: separate ESPD-er for hver deltakende leverandør.Konkurransegrunnlag pkt. 3.1
- ESPD kan gis som samlet erklæring om at alle kvalifikasjonskrav oppfylles (ESPD del IV seksjon a).Konkurransegrunnlag pkt. 3.3
- Leverandøren må fylle ut og levere dokumenter som skal fylles ut, og levere disse sammen med tilbudet (listen i konkurransegrunnlagets pkt. 7.1).Konkurransegrunnlag pkt. 7.1
- Følgende dokumenter skal leveres med tilbudet (dersom relevant/aktuelt): Tilbudsbrev (Vedlegg 1), Egenerklæring taushetsplikt (Vedlegg 2), Mal tilbyders avvik (Vedlegg 3 dersom relevant), Forpliktelseserklæring (Vedlegg 4 dersom aktuelt), Referanseskjema (Vedlegg 5), utfylt Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse (utfylt tabell), utfylte CV-maler (svar på tildelingskriteriet Erfaring og kompetanse), og utfylt tabell med timepriser i Bilag 3 Pris og betalingsbestemmelser.Konkurransegrunnlag pkt. 7.1
- Dokumentasjon skal lastes opp som PDF-filer dersom ikke annet format er spesifisert.Konkurransegrunnlag pkt. 7.1
Tildelingskriterier i dokumentene
- Pris
Lineær evaluering av sum prisposter: Timepriser for konsulent og seniorkonsulent multiplisert med estimert årlig omfang (Konsulent 8500 timer, Seniorkonsulent 500 timer). Estimater er ikke bindende for oppdragsgiver. Lavest pris gir 10 poeng, øvrige skaleres relativt. Dobbel pris/bøyere gir 0 poeng.
Konkurransegrunnlag kap. 5 (tildelingskriterier) og kap. 6.2 (evaluering pris) - Kompetanse (Erfaring og kompetanse)
Skjønnsmessig vurdering basert på innleverte CV-er for et team på 6 navngitte ressurser (5 konsulenter og 1 seniorkonsulent). Evalueres på samlet kompetanse ut over minimumskravene. Vedlagt CV-mal (bilag 2a) benyttes. Hver CV maks 2 A4-sider; minimum skriftstørrelse 10. Det kan beskrives inntil 3 relevante referanseprosjekt per CV; flere enn tre gir at kun de tre første evalueres. Referanseprosjekter skal inkludere type prosjekt, formål/relevans, ressursens rolle og oppgaver/leveranser og evt. måloppnåelse.
Konkurransegrunnlag kap. 5 (tildelingskriterier) og kap. 6.3 (evaluering kvalitet)
Viktige kontraktskrav
- Rammeavtalen gjelder for oppgaver knyttet til EU-prosjektstøtte: budsjettering av søknader, prosjektopprettelse i NTNUs regnskapssystem, interne og eksterne økonomirapporteringer, økonomioppfølging i gjennomføringsfasen og avslutning av prosjekt. I tillegg kan det bli aktuelt med internopplæring og rådgivning knyttet til EU-søknader/prosjekter.Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (pkt. 2 Innhold)
- Team-/ressurskrav ved utførelse/avrop: minimum 6 ressurser med relevant økonomierfaring (min. 5 konsulenter og 1 seniorkonsulent). Ved avrop skal ressurser fra teamet tilbys; utskifting ved slutt/ikke tilgjengelig skal skje med tilsvarende kompetanse, og erstatter må ha minst like god kompetanse som opprinnelig tilbudt ressurs.Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav 1 Krav til ressurser og kompetanse)
- Kompetansekrav til tilbudte ressurser: god kunnskap om økonomiske betingelser/retningslinjer for EUs rammeprogram; minimumserfaring for konsulent og seniorkonsulent (bl.a. godkjent økonomirapportering til EU og krav til EU-revisjon/CFS for seniorkonsulent).Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav 2 Krav til kompetanse - tilbudte ressurser)
- Fysisk tilstedeværelse: for ordinære oppdrag skal utførende ressurs kunne være fysisk i oppdragsgivers lokaler minst 4 dager i uken (Trondheim).Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav 3 Krav til fysisk tilstedeværelse)
- Krav til utførelse: budsjett og rapportering skal utarbeides i henhold til EUs og NTNUs retningslinjer og med bruk av NTNUs verktøy.Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav 4 Krav til utførelse)
- Språkkrav: konsulenter må beherske norsk og engelsk skriftlig og muntlig meget godt som arbeidsspråk.Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav 5 Språkkrav)
- Responstid: bekrefte mottak av bestilling innen 2 virkedager; kunne påbegynne oppdrag i oppdragsgivers lokasjoner senest 4 uker etter mottak av bestilling.Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav 6 Responstid)
- Ved utskifting av ressurs i et bestilt oppdrag: leverandøren skal sikre opplæring uten ekstra kostnad; erstatter skal være fra opprinnelig tilbudt team og i samme ressurskategori; kompetansekrav videreføres.Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon (Krav 7 Krav ved utskifting av ressurs)
Spørsmål du bør vurdere å stille oppdragsgiver
AI-genererte forslag basert på konkurransedokumentene. Still spørsmålene i spørsmålsrunden i konkurransegjennomføringsverktøyet før tilbudsfrist. Vurder selv hvilke som er relevante for ditt tilbud.
- I Bilag 1 kravspesifikasjon (#3) står det at «For ordinære oppdrag» skal utførende ressurs kunne være fysisk i oppdragsgivers lokaler i Trondheim minst 4 dager i uken. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «ordinære oppdrag», og om/under hvilke betingelser avrop kan innebære annen lokasjons-/frekvensordning (f.eks. færre fysiske dager eller helt/ delvis remote)?
Leverandøren må kunne prise og organisere leveransen korrekt, og unngå avvik knyttet til et absolutt krav som gjelder “ordinære oppdrag”.
Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav #3 (Krav til fysisk tilstedeværelse) - Bilag 1 kravspesifikasjon (#6) krever at bestilling er mottatt i løpet av 2 virkedager etter at bestillingen er mottatt, og at konsulenten kan påbegynne i oppdragsgivers lokasjoner senest 4 uker etter at bestillingen er mottatt. Hva regnes som «bestillingen er mottatt» i praksis: tidspunkt for mottak av e-post/varsel i KGV, tidspunkt for avropsordre i Unit4/innkjøpsordre, eller et annet systemtidspunkt?
Presisering av trigger-tidspunkt er nødvendig for å dokumentere etterlevelse av et absolutt responstidskrav og for korrekt risikoprising.
Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav #6 (Responstid) - I Bilag 1 kravspesifikasjon (#7) står det at ved utskifting skal det ikke tilbys ressurser med mindre kompetanse, og at erstatter skal være i samme ressurskategori som opprinnelig tilbudt ressurs. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke minimumskriterier som skal ligge til grunn for «samme ressurskategori» og «minst like god kompetanse» (f.eks. hvilke EU-erfaringer/antall CFS/antall revisjoner som må oppfylles for seniorkonsulent og hvilke godkjente økonomirapporteringer som må oppfylles for konsulent)?
Uskifting kan oppstå i hele avtaleperioden; leverandøren trenger objektive vurderingskriterier for å redusere risiko for avvisning/mislighold ved endret bemanning.
Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav #7 (Krav ved utskifting av ressurs) + krav #2 (Krav til kompetanse) - Kontraktsvilkår/avtalegrunnlag viser at «enhetsprisene/timeprisene» er faste første avtaleår og reguleres årlig etter SSB (Bilag 3). Kan oppdragsgiver bekrefte at timeprisene er faste i de første 12 månedene etter avtaleoppstart (og ikke f.eks. første 12 måneder etter tilbudsfrist), og angi hvilken dato som legges til grunn som start for reguleringsåret?
For å kunne gi riktig totalpris og vurdere prisrisiko, må leverandøren vite nøyaktig starttidspunkt for første prisperiode og reguleringsår.
Bilag 3 Pris og betalingsbetingelser, «Prisregulering» - I Bilag 3 «Betalingsplan» er det angitt at oppdrag <45 dager faktureres samlet ved avsluttet oppdrag, mens oppdrag >45 dager faktureres månedlig. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «oppdragets varighet» fastsettes ved avrop (forventet varighet i bestillingen, faktisk varighet, eller en avtalt sluttdato i Unit4/avropet)?
Betalingsplan påvirker likviditetsbehov og rutiner; leverandøren må vite hvilket varighetsgrunnlag som brukes for å unngå feil fakturering.
Bilag 3 Pris og betalingsbetingelser, «Betalingsplan» - Bilag 4 Administrative betingelser pkt. 4.5 krever minst ett brukermøte per år, der leverandøren må stille med nødvendig personell kostnadsfritt for oppdragsgiver, og at NTNU stiller lokaler. Kan oppdragsgiver presisere (i) forventet varighet på brukermøtet, (ii) antall deltakere som typisk anses som «nødvendig personell», og (iii) om reise/andre kostnader (reise, diett, parkering mv.) inngår som kostnadsfritt eller dekkes av leverandøren?
Dette er et kostnadsdrivende punkt som ikke er fullt operasjonalisert i utdraget; leverandøren må prise riktig for å unngå marginpress.
Bilag 4 Administrative betingelser, pkt. 4.5 «Frister og rutiner for møter» - I konkurransegrunnlaget pkt. 5 «Tildelingskriterier» står prisens timepriser multiplisert med estimert årlig omfang (konsulent 8500 timer og seniorkonsulent 500 timer), og estimat er ikke bindende for oppdragsgiver. Kan oppdragsgiver bekrefte at det er disse volumene som legges til grunn ved lineær prispoengberegning uavhengig av forventet fallende volum i avtaleperioden?
Leverandøren må forstå evalueringsmekanismen fullt ut for å dimensjonere prisstrategien.
Konkurransegrunnlaget, pkt. 5 Tildelingskriterier (Pris 30 %) - Kravspesifikasjonen (#1-#2) beskriver minimum team på 6 (min. 5 konsulenter + 1 seniorkonsulent) og at ressurser fra teamet skal tilbys ved avrop. I hvilken grad kan oppdragsgiver avrope på færre enn 6 ressurser samtidig, og forventes det at hele teamet er fullt aktivert fra oppstart eller kan enkelte ressurser stå i reserve?
Dette påvirker bemanningsplan og risikokost ved å holde ressurser tilgjengelige, som er et absolutt kvalifikasjons-/kompetansegrunnlag.
Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav #1 (Krav til ressurser og kompetanse) og pkt. 2.2/1.2 om oppstart/volum - I Bilag 1 kravspesifikasjonen (#4) står det at «Budsjett og rapportering skal utarbeides … med bruk av NTNUs verktøy». Kan oppdragsgiver spesifisere hvilke konkrete system/verktøy det typisk innebærer (f.eks. Unit4-moduler, andre EU-rapporterings-/malverktøy), og om tilbyder må ha tilgang/lisenser allerede ved tilbudslevering eller senest ved kontraktsoppstart?
Verktøykrav kan gi kostnader (tilgang/opplæring) og påvirke leveranseevnen; leverandøren trenger praktisk avklaring.
Bilag 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav #4 (Krav til utførelse) - Tildelingskriteriet «Erfaring og kompetanse» (kap. 5) evaluerer CV-ene for teamet og beskriver positive momenter, inkludert CFS og ansvarlig for koordinatorrolle samt «erfaring fra gjennomføringsfasen for flere prosjekter finansiert av EUs rammeprogram». Kan oppdragsgiver presisere hvordan de vektlegger disse undertemaene innbyrdes (f.eks. om CFS-godkjenning eller koordinatorrolle teller mer), og hvordan evalueringen håndterer at tilbyder beskriver opptil 3 referanseprosjekt per CV?
Siden evalueringen er skjønnsmessig og dokumentasjonen bestemmer score, trenger leverandøren å vite hvilke elementer som typisk gir uttelling for å redusere risiko i CV-tilpasningen.
Konkurransegrunnlaget, pkt. 5 Tildelingskriterier (Kompetanse 70 % og beskrivelse av evaluering/undertemaer)
Konkurransedokumenter
Last ned dokumentpakke (1.9 MB)Dokumentpakken er hentet automatisk fra EU_SUPPLY og samlet som ZIP-fil.
Registrer interesse i den opprinnelige dokumentportalen hvis konkurransen er aktuell. Da får du endringer, spørsmål og svar og eventuell supplerende informasjon direkte fra oppdragsgiver.
Egen dokumentvisning og automatisk dokumentanalyse rulles ut per dokumentportal. Originaldokumentene gjelder alltid ved tilbudsarbeid.