Lønns- og regnskapstjenester basert på et moderne, skybasert Regnskapssystem.

Anskaffelse av lønns- og regnskapstjenester basert på moderne skybasert regnskapssystem med tilhørende HR, timeføring/vaktplan og relevante integrasjoner, for tre IKS (Folkehallene IKS drift, Sørmarka Flerbrukshall IKS eiendom, Multihallen og Storhallen IKS eiendom). Kontraktsperiode 1.10.2026–1.10.2029 (planlagt), med opsjon på forlengelse 1 år av gangen. Avtalen skal være bindende fra signert kontrakt, og systemene skal tas delvis i bruk innen 1.11.2026 og full bruk (inkl. lønn) senest 31.12.2026. Tilbudsfrist 13.8.26 kl 12.00.

• Tilbyder må disponere minst 3 statsautoriserte regnskapsførere.

  Dokumentasjon: Attester fra Finanstilsynet som dokumenterer at kravet er oppfylt.

  Kilde: KG pkt 3.1 Tekniske og Faglige kvalifikasjoner
• Tilbyder må ha relevant erfaring med regnskaps- og lønnsføring og rapportering.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på relevant erfaring/kompetanse, inkl. systemkompetanse.

  Kilde: KG pkt 3.1 Tekniske og Faglige kvalifikasjoner
• Tilbyder skal ha solid økonomisk kapasitet og dokumentere positivt økonomisk resultat før skatt for de tre siste år.

  Dokumentasjon: Tre siste årsregnskap med revisorerklæring.

  Kilde: KG pkt 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
• Kredittvurdering basert på sist kjente regnskapstall fra anerkjent kredittopplysningsfirma.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering fra anerkjent kredittopplysningsfirma (rating).

  Kilde: KG pkt 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling
• Tilbyder skal ha uttrykte miljømål og tiltak forankret i ledelsen.

  Dokumentasjon: Kort redegjørelse maks 1 side om miljømål og miljøtiltak. Eventuell dokumentasjon på Miljøfyrtårn eller annen anerkjent miljøsertifisering er tilstrekkelig.

  Kilde: KG pkt 3.3 Krav til leverandørens miljøledelse

• Tilbudet skal leveres i KGV Mercell innen fristen (tilbudsfrist angitt i konkurransegrunnlaget).Kilde: KG pkt 4.1 Levering og innhold
• Tilbudsskjema (pkt 6) skal leveres utfylt og signert av representant for tilbyder.Kilde: KG pkt 4.1 Levering og innhold
• Dokumentasjon på oppfyllelse av alle kvalifikasjonskrav som etterspurt i pkt 3 skal vedlegges.Kilde: KG pkt 4.1 Levering og innhold
• Forpliktelseserklæring fra annen virksomhet skal leveres dersom tilbyder støtter seg på annen virksomhets kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav (vedlegg 4).Kilde: KG pkt 4.1 Levering og innhold
• Eventuelle forbehold skal samles i separat vedlegg i tilbudet.Kilde: KG pkt 4.1 Levering og innhold
• All krevd dokumentasjon til tildelingskriterier (pkt 5) samt redegjørelser/info etterspurt i KG (særlig i vedlegg 1.1 markert i gult) skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: KG pkt 4.1 Levering og innhold

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Varighet: 3 år planlagt fra 01.10.2026 (Folkehallene IKS) og 01.01.2027 (to eiendomsselskap). Opsjon på ensidig forlengelse 1 år av gangen.Kilde: KG pkt 1.5 Kontraktsperiode; og Vedlegg 2.2 (SSA-L) pkt 5.1/5.2 (varighet/fornyelse omtalt i bilag)
• Tidskrav/innføring: systemet må være klart til delvis i bruk innen 1.11.2026 og full bruk inkl. lønn senest 31.12.2026 (med forbehold om forsinkelse grunnet nødvendig input fra Stavanger kommune i tide).Kilde: KG pkt Kontraktsperiode (tidskrav) og Vedlegg 1.1 (datoer/FASE I-III)
• Implementerings-/leveranseplan og godkjenningsprøve: leveranse omfatter plan, leveransemelding og godkjenningsprøve (10 virkedager hvis ikke annet avtales).Kilde: SSA-L (Vedlegg 2.1/2.2) pkt 3.3 godkjenningsprøve og leveringsdag
• Opplæring og dokumentasjon: leverandør skal bistå med nødvendig opplæring dersom avtalt, og dokumentasjon skal leveres datert og siste versjon (språk norsk der ikke avtalt).Kilde: SSA-L pkt 3.4 Dokumentasjon og opplæring
• Databehandling/personvern: databehandleravtale skal være inngått før behandling av personopplysninger påbegynnes; leverandør skal sikre informasjonssikkerhet, konfidensialitet mv.Kilde: KG pkt 2.4 Databehandleravtale; SSA-L pkt 6 (informasjonssikkerhet og personopplysningsvern); Databehandleravtale (Vedlegg 3.1/3.2)
• Datatilgang og datarrettigheter: Kunden beholder rettigheter til data; leverandør skal ikke ha tilbakeholdsrett i kundens data. Ved opphør skal kundedata gjøres tilgjengelig (maskinleselig format) og egen kopier slettes.Kilde: SSA-L pkt 7.2 rettigheter til data; SSA-L pkt 5.3-5.4 (avslutning)
• Databehandler skal gjennomføre forholdsmessige sikkerhetstiltak og håndtere brudd: varsle uten ugrunnet opphold og gi nødvendig bistand.Kilde: SSA-L pkt 6 (særlig 6.2 personopplysninger) og Databehandleravtale pkt 8 (melding om brudd)
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontrakt vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med regler i vedlegg 6/standard kontraktsvilkår.Kilde: KG pkt 2.3 Lønns- og arbeidsvilkår; SSA-L pkt 11.2
• Fakturering og betaling: elektronisk faktura i godkjent standardformat er krav; betalingstid er 30 kalenderdager etter fakturering/leveringsdag (første gang ikke tidligere enn 30 dager etter leveringsdag).Kilde: SSA-L pkt 4.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser
• Prisendringer: regulering med SSB konsumprisindeks ved hvert årsskifte, første gang 1.11.2027 (omtalt i KG) og ellers etter SSA-L prisendringsregler/evt bilag 6.Kilde: KG (prisregulering) og SSA-L pkt 4.5 Prisendringer

• Krav/innhold i tildelingskriterier er delvis beskrevet, men eksakte dokumentasjonskrav under pkt 5.1/5.2 (hva som ligger i vedlegg 1.1 markert i gult) fremgår ikke fullt ut i den gitte teksten.
• Flere konkrete SLA-krav (responstider, kritiske henvendelser, fysiske møter) skal leveres i SLA, men konkrete responstidsgrenser er ikke oppgitt i utdraget.
• Kontrakts-/tjenestenivå (bilag 4) er omtalt, men selve satsene/kompensasjonene er ikke gjengitt i dokumentutdraget.
• Databehandleravtalens konkrete tekniske/organisatoriske sikkerhetskrav (Bilag C) er ikke gjengitt; kun at de finnes og skal følges.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står det at det skal leveres SLA (tjenestenivå) med responstider for ordinære og kritiske henvendelser samt responstider for «fysiske møter». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete responstidsgrenser (ordinær/kritisk) og hvilke møtedekkingskrav som skal ligge til grunn (f.eks. «innen X timer», «innen X virkedager») slik at vi kan prise og beskrive SLA riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SLA-responstider er etterspurt og påvirker både kvalitetsscore (30%) og kostnadsrisiko, men konkrete grenser er ikke tydelig gjengitt i utdraget.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt 5.1 / 5.4 (SLA/responstider) og pkt 5.4 «Tilbudt utførende personell inkl service»

2. Kan oppdragsgiver utdype hva som menes med «kritiske henvendelser» i SLA-en (hvilke typer henvendelser/situasjoner kategoriseres som kritiske for regnskap, lønn, HR, timeregistrering og integrasjoner), og om kategoriseringen skal være felles for alle tre IKS-ene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart avgrensingsgrunnlag kan gi feil dimensionering av bemanning og feil beregning av kostnader/beredskap.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt 5.4 (Serviceytelser/responstider inkl fysisk møte)

3. I tildelingskriteriet «Tilbudte priser» (vekt 35 %) og teksten om prisbestemmelser står det at telefonhenvendelser hvor saken presenteres og oppdragstakers muntlige vurdering framkommer skal være omkostningsfrie inntil 10 minutter. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette skal forstås i praksis (f.eks. gjelder det også ved planlegging av lønnskjøring, avstemming/regnskapsrapporter, og rådgivning rundt KOSTRA/IS-rapportering), og om det gjelder for alle tre selskapene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tolkning av «omkostningsfri» del av rådgivningen påvirker timepris/opsjonsprising og leverandørens tilbudsdifferensiering.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt 5.2 (Utdypende om priskriteriet)

4. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan evalueringen av «tilbudte opsjoner inkl pris etter Fase 1» skal håndteres: Hvilke konkrete opsjoner/integrasjoner som menes i «Fase 2 – Evt integrasjoner» (ref. Vedlegg 1.1 side 5), og hvilken prissettingslogikk skal brukes i prisskjema for disse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår at integrasjoner/opsjoner kan ha merverdi og «evalueres med kost-nytte», men vi trenger eksakt hvilke opsjoner som inngår og hvordan de skal prises for å gi sammenlignbare tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt 5.3 / 5.2 (opsjoner «Fase 1» og «Fase 2 – Evt integrasjoner») og «Omfang og behov» (Henvisning til Vedlegg 1.1 side 5)

5. I Vedlegg 1.1 er det flere «absolutte krav» knyttet til HR/lønn: ansiennitetsopprykk iht. HTA, automatisk beregning av tillegg, godkjenningsflyt (ansatt → leder → lønn), og at vaktplan skal danne direkte grunnlag for lønn. Kan oppdragsgiver bekrefte om vi skal dokumentere oppfyllelse via funksjonsbeskrivelser/referanser i tilbudet, eller om det også vil komme en spesifikk sjekkliste/akseptkriterier i forbindelse med godkjenningsprøven ved leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike dokumentasjons- og akseptformer påvirker både hvordan vi beskriver kvalitet og hvilke leveranser som testes ved «leveringsdag».

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt 5.1 / 5.3 / 5.4 samt SSA-L del om «godkjenningsprøve og Leveringsdag» (til bilag 3)

6. For datamigrasjon ved overgang (konvertering av saldobalanse, kunde-/leverandørdata, åpne poster, løpende budsjett og ansattdata mm): Kan oppdragsgiver angi hvilke datakilder som leveres av oppdragsgiver/stavanger kommune (format, periode, hvor komplett), og hvilke data som typisk må renses/transformeres av leverandør?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Plan for datamigrasjon påvirker både implementeringskostnad og risiko for forsinkelser i Fase I/utgangen av november 2026.

   Kilde: Vedlegg 1.1 «Historiske data og overgangsperiode» og SSA-L bilag 3 (Plan for etableringsfasen/dagbotbelagte milepæler)

7. I Vedlegg 1.1 stilles det krav om integrasjon med Bank samt integrasjon mot kassesystemet «Susoft» for daglig overføring av omsetning til regnskapssystemet (ikke evalueringspriset utover integrasjon med Susoft). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke integrasjonsmetoder som kreves (f.eks. filformat/API/prosess/overføringsfrekvens og feilhåndtering), og om «Susoft»-data skal bokføres automatisk eller kun importeres for manuell godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Teknisk detaljnivå i integrasjonen påvirker kost og risiko, og må være kjent for å prise riktig innen totalprisen.

   Kilde: Vedlegg 1.1 «Andre systemtekniske krav» (Bank og Susoft), samt KG pkt 5.3 «integrasjon/effektiviseringsmuligheter»

8. SSA-L bilag 4 «Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner» skal fylles ut av leverandør. Kan oppdragsgiver bekrefte om de standardiserte kompensasjonene (økonomiske) allerede er forhåndsdefinert i SSA-L, og i tilfelle hva leverandøren skal fylle ut (kun responstider, eller også kompensasjonsnivå/tillegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis leverandørens utfylling omfatter kompensasjonsnivå kan det påvirke totalrisiko og prising betydelig.

   Kilde: SSA-L bilag 4 «Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner»

9. I SSA-L fremgår det at tjenesten kan omfatte installasjon, konfigurering, tilpasning og/eller integrasjoner dersom dette er spesifisert i bilag 1. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete elementer som er «inkludert» i totalprisen/FASE I (timeføring, lønnskjøring, vaktplan, reiser/utlegg og regnskapssystem klart til bruk inkludert testkjøring og godkjenning), og hvilke elementer som eksplisitt kan forutsettes som FASE 2 (HR, evt integrasjoner per 1. mars 2027) uten at leverandøren må levere dem før?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig avgrensning av Fase I vs Fase 2 er avgjørende for tilbudsdimensjonering og for å unngå leveringstvist/mislighold ved de dagbotbelagte milepælene.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget «Kontraktsperiode»/«Tidspunkt for oppstart», samt Vedlegg 1.1 «FASE 1/2/3», og SSA-L bilag 3 (leveransefrist/leveransemelding)