Kjøp og levering av blomster, kranser og seremonielle produkter

Avtaledokumentet «Samhandlingsavtale» regulerer elektronisk samhandling for ehandel mellom Stavanger kommune (oppdragsgiver) og leverandører via Eyeshare, med bruk av PEPPOL/EHF (katalog, ordre/ordrebekreftelse, pakkseddel, faktura) og tilhørende prosesser. I tillegg følger egne dokumenter «Faktureringsvilkår» med krav til EHF-fakturainnhold/opplysninger og «Stilinstruks» som beskriver tre buketter (tildelingskriterium kvalitet).

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Oppstart av elektronisk samhandling skal skje fra og med hovedavtalens oppstartsdato (med mindre annet er avtalt ved kontraktsinngåelse).Kilde: Samhandlingsavtale – «Generell informasjon om avtalen»
• Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på 30 dager (og dette ikke er avtalt på forhånd), anses hovedavtalen som misligholdt.Kilde: Samhandlingsavtale – «Generell informasjon om avtalen»
• Partene har aktiv opplysningsplikt for forhold som påvirker tilgjengelighet og gjennomføring av elektronisk samhandling.Kilde: Samhandlingsavtale – «Generell informasjon om avtalen»
• Oppdatering av produktkatalog: skal oppdateres etter avtale og ikke oftere enn én gang per måned.Kilde: Samhandlingsavtale – «Produktkatalog»
• EHF meldingsutveksling skal skje i henhold til gjeldende EHF-spesifikasjon og partenes registrering i ELMA (PEPPOL SMP/SML), med mindre annet er avtalt.Kilde: Samhandlingsavtale – «Meldingsutveksling»
• Leverandør som skal lage og sende EHF katalog: katalog skal konverteres til EHF katalog XML eller lages via tjenesteleverandør; forsendelse via PEPPOL.Kilde: Samhandlingsavtale – «EHF katalog 4.1.1Opprettelse og sending av katalog»
• Leverandørens EHF katalog skal inneholde (minst) de oppgitte feltene/krav i katalogoppsett (f.eks. katalognummer/navn, katalogspråk, aksjonskode, datofelter, aktøridentifikasjon, identifikator, bestillbarindikator, prisbeløp/valuta, artikkelnummer, produktnavn/beskrivelse, MVA-sats, HMS/datablad, bilder m.m.).Kilde: Samhandlingsavtale – «EHF katalog 4.1.2Innhold i katalog»
• Katalog/innhold i ekstern nettbutikk skal godkjennes av oppdragsgiver før tilgjengeliggjøring.Kilde: Samhandlingsavtale – «4.2.2 Utvalg og godkjenning av innhold i ekstern nettbutikk»
• Leverandør skal levere kvalitet i produktkatalog/ekstern nettbutikk: krav til produktnavn (syntaks/unikhet), produktbeskrivelse, bilder, kategorisering (UNSPSC), synonymer/nøkkelord, produktidentitet (produsent og artikkelnummer), og vedlegg/lenker (andel nevnt i teksten).Kilde: Samhandlingsavtale – «Krav til innhold i katalog og ekstern nettbutikk»
• Ordrebekreftelse: oppdragsgiver kan motta ordrebekreftelse i EHF; ordrebekreftelse skal sendes av leverandør innen 6 timer etter at bestilling er mottatt. Ved annet format/transportkanal enn EHF/EHF-infrastruktur skal ordrebekreftelse meddeles på epost.Kilde: Samhandlingsavtale – «Ordrebekreftelse»
• Ved bruk av «Akseptert med endring»: leverandør kan bruke statusen i oppgitte situasjoner (endret leveringsdato, kvantum, erstatningsprodukt, pris, splitting/restordre), og oppdragsgiver anses å ha akseptert endringer med mindre oppdragsgiver svarer innen 7 dager.Kilde: Samhandlingsavtale – «Bruk av bekreftelse med endring» og «Oppdragsgivers håndtering…»
• Forsendelse og varemottak: meldingsutveksling skal følge EHF pakkseddel-spesifikasjon og ELMA-registrering (med mindre annet er avtalt).Kilde: Samhandlingsavtale – «Forsendelse og varemottak»
• Fakturering skal følge EHF faktura-spesifikasjon og ELMA-registrering (med mindre annet er avtalt).Kilde: Samhandlingsavtale – «Fakturering»
• Leverandør kan ikke fakturere før leveransen er levert.Kilde: Faktureringsvilkår – «1.1 Generelle vilkår»
• Betalingsfrist er netto 30 dager etter mottak av korrekt faktura.Kilde: Faktureringsvilkår – «1.1 Generelle vilkår»
• Alle fakturaer skal sendes elektronisk i standardformatet EHF til det aktuelle organisasjonsnummeret (liste i dokumentet).Kilde: Faktureringsvilkår – «1.1 Generelle vilkår»
• Leverandøren skal fakturere etter «EHF-oppsett»: egne fakturalinjer per vare/tjeneste med korrekt artikkelnummer, antall, enhetskode og artikkelbeskrivelse; aldri slå sammen til samlelinje; én faktura per referanse eller bestilling.Kilde: Faktureringsvilkår – «1.1 Generelle vilkår»
• Ved forespørsel skal leverandør sende testfaktura i XML- og PDF-format; oppdragsgiver skal kontrollere og godkjenne oppsettet før ordinær fakturering.Kilde: Faktureringsvilkår – «1.1 Generelle vilkår»
• Oppdragsgiver kan sende tilbake mangelfulle fakturaer for retting; oppdragsgiver er ikke pliktig til å betale før faktura oppfyller avtalekrav og er vedlagt fullstendig dokumentasjon som bekrefter leverte varer/tjenester.Kilde: Faktureringsvilkår – «1.1 Generelle vilkår»
• Hvis leverandør gir faktureringsansvar til annen virksomhet, skal leverandør varsle oppdragsgiver før første faktura og gi nødvendige opplysninger; varsle også at alle krav gjelder den andre virksomheten.Kilde: Faktureringsvilkår – «1.1 Generelle vilkår»
• Hvis oppdragsgiver ikke betaler i tide, kan leverandøren kreve forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven.Kilde: Faktureringsvilkår – «1.1 Generelle vilkår»
• EHF faktura må inneholde oppgitte påkrevde opplysninger/strukturer (f.eks. leverandørs- og oppdragsgivers efaktura-adresse EndpointID, navn, adresse, organisasjonsnr, betalingsinformasjon; fakturanummer/dato/forfallsdato; beløp/valuta/mva; ordrenummer eller rekvisisjonsnummer; bestillerkode SK-nummer; avtalenummer i format ÅR/XXXXX eller «Ingen» hvis utenfor omfang; fakturalinjenummer; artikkelnummer/artikkelbeskrivelse/kortnavn; enhetspris eks mva; MVA-sats; antall; enhetskode (UN/ECE rec 20); klassifiseringskode/UNSPSC (8-sifret); linjetotal eks mva).Kilde: Faktureringsvilkår – «1.2 Krav til innhold i EHF faktura»

• Konkurransens/avtalens tildelingsvekting (vekt) er ikke oppgitt i teksten for «Stilinstruks».
• Det vises til «kapittel 4.0 Kvalitet i kravspesifikasjonen» i stilinstruks, men selve minstekravene fra kapittelet finnes ikke i den medfølgende dokumentteksten.
• I «Samhandlingsavtale» refereres det til «mislighold» og «sanksjoner» der det følger av hovedavtalen/alminnelige avtalerettslige prinsipper, men disse er ikke gjengitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Stilinstruks står det at kvalitet vurderes ved levering av tre (3) buketter i ulike blomsterstiler, men det er ikke oppgitt hvilken evalueringsvekt (prosent) som gjelder for «kvalitet». Kan oppdragsgiver bekrefte tildelingskriterienes vekting for hele tildelingsmodellen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten oppgitt vekting er det vanskelig å vurdere hvor stor ressursinnsats som bør legges i bukettene versus andre tildelingsfaktorer.

   Kilde: Stilinstruks (tildelingskriteriet kvalitet)

2. Stilinstruks viser til «kapittel 4.0 Kvalitet i kravspesifikasjonen» og at bukettene skal oppfylle alle minstekrav i dette kapittelet. Kan oppdragsgiver angi/oppgi selve minstekravene som gjelder for henholdsvis StIl 1, StIl 2 og StIl 3 (inkl. konkret krav til blomster-/farge-/oppsett, kvalitet og eventuelle mål/størrelsesparametere)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne dokumentere oppfyllelse av konkrete minstekrav for å prise og levere riktig.

   Kilde: Stilinstruks (avsnitt om minstekrav i kapittel 4.0)

3. Stilinstruks definerer Stil 1 som «Premium» og Stil 2 som «Medium» og Stil 3 som «Stor». Kan oppdragsgiver presisere hvilke måleenheter som gjelder for størrelseskategoriene (f.eks. høyde/bredde, antall blomster, volum, vekt eller andre målbare parametere), og om disse er definert i kravspesifikasjonen kapittel 4.0?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare «størrelseskategorier» kan gi betydelig avvik i kostnad og tilbudt kvalitet, og kan ramme evalueringen.

   Kilde: Stilinstruks (Stil 1 Premium / Stil 2 Medium / Stil 3 Stor)

4. I Stilinstruks for Stil 1 og Stil 2 står det at fargepaletten «kan ta utgangspunkt i» bestemte toner og at fyll- og småblomster kan brukes. Hvilke farger/arter er påkrevd, og hvilke er valgfri variasjon (innenfor akseptgrensene) for henholdsvis Stil 1 og Stil 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre samsvar med minstekrav og unngå trekk i evalueringen må leverandøren vite hva som er obligatorisk kontra fleksibelt.

   Kilde: Stilinstruks (fargepalett, fyll- og småblomster for Stil 1 og Stil 2)

5. For Stil 3 (kondolansebukett) står det at buketten skal være i «hvite, kremfargede og grønne toner». Er det slik at hvit/krem og grønt er eneste fargetoner som tillates, eller kan oppdragsgiver akseptere avgrensede innslag av andre toner (f.eks. lys beige/lyse pasteller)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fargepresisering påvirker både innkjøp og presentasjonsuttrykk, og kan være avgjørende for om buketten anses å oppfylle kravene.

   Kilde: Stilinstruks (Stil 3 – Kondolansebukett)

6. Stilinstruks beskriver at bukettene skal leveres som del av tildelingskriteriet kvalitet. Kan oppdragsgiver presisere når og hvordan bukettene skal leveres (dato/tidspunkt før tilbudsfrist, fysisk levering eller annen leveranseform), og om de skal leveres i forkant eller sammen med tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsmåte og tidspunkt er nødvendig for planlegging, bemanning og kostnadsberegning.

   Kilde: Stilinstruks (tredelte buketter som del av tildelingskriteriet kvalitet)

7. Er leveransen av bukettene «tilbudsspesifikk» (dvs. at innhold/stil må være nøyaktig som levert i selve tilbudet), eller kan oppdragsgiver kreve at bukettene erstattes dersom det er utfordringer med tilgjengelighet av konkrete blomster/leverandørvalg? I så fall: hvilke dokumentasjonskrav gjelder ved eventuelle erstatningsvalg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger klarhet i om blomster kan erstattes og hvordan avvik skal håndteres uten å bryte evalueringsgrunnlaget.

   Kilde: Stilinstruks (krav om at bukettene skal oppfylle minstekrav; blomstervalg som «kan»/«hovedblomstene kan»)

8. Skal tilbyderen levere bukettene etter bestemte tekniske forhold som emballasje, binding/bindingsteknikk, vase-/dekkeoppsett eller bruk av bestemte dekorasjoner, eller er det kun uttrykk og minstekrav i kapittel 4.0 som evalueres? Kan oppdragsgiver avklare om emballasje-/leveringsformat er en del av kravene for hver stil?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Teknisk/visuelt leveringsformat kan påvirke både kostnad og vurderingen direkte, men er ikke tydelig i utdraget fra Stilinstruks.

   Kilde: Stilinstruks (beskrivelser av bukettenes uttrykk)

9. Når oppdragsgiver vurderer kvalitet på bukettene: Skal vurderingen baseres på selve bukettens visuelle uttrykk «slik den fremstår ved levering», eller tas det også hensyn til holdbarhet/omsorg etter levering? Hvis sistnevnte: hvilke forventninger eller krav gjelder (f.eks. transport/stelletid, oppbevaring, holdbarhet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis evalueringen tar hensyn til holdbarhet, må leverandøren planlegge annen logistikk og innkjøpsstrategi, som påvirker kostnad og risikobilde.

   Kilde: Stilinstruks (tildelingskriteriet kvalitet; bukettenes profesjonelle uttrykk)

10. Er det noen obligatoriske krav til dokumentasjon i forbindelse med innsendte buketter i tildelingsrunden (f.eks. produktliste, bilde-/fotodokumentasjon, beskrivelse av hvilke blomster/varianter som ble brukt), og i så fall hvilken dokumentasjon forventes per stil?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uten krav til dokumentasjon kan oppdragsgiver evaluere mer skjønnsmessig; leverandøren må vite om og hvordan buketten må «bevises» i tilbudsfasen.

    Kilde: Stilinstruks (tildelingskriteriet kvalitet – buketter i ulike blomsterstiler)