Rammeavtale utskrift 2026

Rana kommune (oppdragsgiver) skal inngå en rammeavtale for “Rammeavtale utskrift”/“Rammeavtale nettverks utstyr Rana kommune” (saksnr. 2026/12919) om innkjøp av nye og eventuelt brukte multifunksjonsskrivere, samt service og support. Rammeavtalen tildeles én leverandør og har varighet 2 år, med rett til forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger. Avrop skal gjøres av kommunens IKT-avdeling. Estimert avtaleverdi ca. 10 mill. kroner eks. mva. i avtaleperioden. Det er ikke adgang til deltilbud (pkt. 1.4).

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten. (Kravtabell i pkt. 4.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon til å drive slik virksomhet. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig. Ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon: annet dokument som oppdragsgiver anser egnet. (Kravtabell i pkt. 4.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag (inntil 3) i løpet av de siste 3 årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag. Skal inkludere oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren skal dokumentere relevans. Erfaring kan dokumenteres ved å vise til kompetanse/personell leverandøren råder over, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. (Kravtabell i pkt. 4.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

• Tilbudet skal leveres via Mercell.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6 INNLEVERING AV TILBUD
• Tilbudsbekreftelse (Rammeavtale nettverk/utskrift) skal fylles ut og signeres.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.1 Konkurransens dokumenter + pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Tilbudsbekreftelsen må inneholde: aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt/spesielle kontraktsvilkår (forbehold etter reglene), samt navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Egenerklæring om at leverandøren oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Løsningsspesifikasjon: Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon; dette inkluderer utfylte Vedlegg 1 og Vedlegg 2.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Vedlegg 2 Prismatrise tar bare høyde for nye printere; brukte printere skal forhandles/avtales særskilt når aktuelt.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Utfylt Databehandleravtale skal leveres som del av tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Forslag på service og support avtale skal leveres som del av tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Det skal leveres en sladdet versjon.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.2 Tilbudets utforming
• Databehandleravtale og taushetserklæring inngår blant konkurransens dokumenter som skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 6.1 Konkurransens dokumenter

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Databehandler skal behandle personopplysninger kun basert på dokumenterte instrukser fra behandlingsansvarlig og kan ikke behandle til egne formål.Kilde: Bilag 6 Databehandleravtale, pkt. 6 (Rammene for behandling) / pkt. 6 generelt
• Databehandler skal ha internkontrollsystem som dekker alle behandlingsaktiviteter og gi innsyn til behandlingsansvarlig.Kilde: Bilag 6 Databehandleravtale, pkt. 8.1 (Generelt) a-b
• Databehandler skal etablere nødvendige tekniske, organisatoriske og sikkerhetsmessige tiltak (inkl. konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og robusthet) og følge art. 32.Kilde: Bilag 6 Databehandleravtale, pkt. 8.2 a
• Varsling/avvik: Databehandler skal avdekke, registrere, rapportere og lukke avvik knyttet til informasjonssikkerhet og omgående varsle behandlingsansvarlig ved avvik og ved uautorisert utlevering.Kilde: Bilag 6 Databehandleravtale, pkt. 8.2 e-f-h + dokumentasjon pkt. 8.2 g
• Underleverandør: Underleverandører kun som angitt i Vedlegg 2; andre må forhåndsgodkjennes skriftlig. Databehandler ansvarlig for underleverandørers etterlevelse.Kilde: Bilag 6 Databehandleravtale, pkt. 9 (Bruk av underleverandør) + ansvarsbestemmelse
• Overføring til utlandet: Hovedregel ingen overføring ut av Norge og personopplysninger på servere i Norge. Unntak krever skriftlig godkjenning; databehandler skal kun benytte godkjente EU-overføringsmekanismer ved tredjelandsoverføring.Kilde: Bilag 6 Databehandleravtale, pkt. 10
• Innsyn, verifikasjon og revisjon: Behandlingsansvarlig kan kreve innsyn/verification og Databehandler skal gi tilgang til tilsynsmyndighet (Datatilsynet mv.).Kilde: Bilag 6 Databehandleravtale, pkt. 12
• Opphør: Databehandler skal medvirke til tilbakeføring/overføring av opplysninger, og deretter irreversibelt slette/forsvarlig destruere kopier og sikkerhetskopier (med rettslige unntak).Kilde: Bilag 6 Databehandleravtale, pkt. 13
• Rammeavtalen: Varighet 2 år, med rett til forlengelse inntil 2 ganger (1 år av gangen). Oppsigelse med 3 mnd. skriftlig varsel ved saklig grunn.Kilde: Rammeavtale SSA-R bilag 4 (Varighet og oppsigelse) samt SSA-R pkt. 1.3 (generell avtaletekst)
• Avrop: Det skal være kommunens IKT-avdeling som foretar avrop; ingen andre avdelinger kan avrop uten avtale.Kilde: Bilag 2 Prosedyrer for tildeling, pkt. 2.1 Tildeling av kontrakter (avrop)

• Dokumentteksten mangler deler av kravtabell/kravskjema (Vedlegg 1 og Vedlegg 2) samt konkrete miljøkrav og pris-/kvalitetsdetaljer; disse er omtalt, men ikke inkludert i teksten du ga.
• Databehandleravtalen har flere plasserholdere/utfyllingspunkter (f.eks. ‘[skriv navn på tjeneste/oppdragsavtale]’, formål/punkt 5). Omfang (hvilke opplysninger/kategorier/behandlinger) fremgår delvis som eksempler og med blanke felt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For Vedlegg 2 Prismatrise: Kan dere bekrefte at pris-/beregningsgrunnlaget gjelder kun for nye printere, og at brukte printere (inntil 20 %) skal prises og avklares særskilt per avrop/ordre? Hvis ja: hvilke prissettingsmekanismer/parametere ønsker dere at vi bruker ved avtale/avrop av brukte printere (f.eks. avslag fra nypris, fast refurbished-pris, tilstandskrav og garanti)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker hvordan vi skal prise hele tildelingsgrunnlaget og håndtere unntaket med brukte printere som kan utgjøre inntil 20 %.

   Kilde: 1.3 Omfang / 6.2 Prismatrise (nevnt i konkurransegrunnlag) samt «Vedlegg 2: Prismatrise».

2. For rammeavtalen (SSA-R): Kan dere beskrive hvordan avrop skal gjennomføres i praksis av IKT-avdelingen, herunder (i) hvilke bestillingsdata som alltid skal følge avropet, (ii) forventet responstid fra leverandør, og (iii) forventet leverings-/installasjonstid per avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå avrop- og leveringsflyten for å prise kapasitet, svartider og logistikk riktig (og for å unngå vesentlige avvik ved oppstart).

   Kilde: Bilag 2: Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen (pkt. 2.1 Tildeling av kontrakter).

3. For kvalitets- og miljøvekting (tildelingskriterier): Hvordan vil dere konkret evaluere «Kvalitet (Service og support)» og «Miljø» når begge er oppgitt til å vurderes fra «kravskjema/vedlegg 1»? Kan dere oversende/peke på en evalueringsmatrise eller en konkret evalueringsveiledning (kriterier, poengintervaller og dokumentasjonskrav) for hvert underpunkt i Vedlegg 1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik vektingen er beskrevet er det uklart hvilke deler som teller og hvordan. En evalueringsmatrise reduserer risiko for feilprising og feil dokumentasjon.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier / 5.1 Evalueringsmetode (og vektingstabell).

4. Pris: Siden «Kostnad» er oppgitt som 30–40 % og «laveste pris» gir best score, kan dere bekrefte hvordan den relative prisscoringen beregnes når tilbudsprisen baseres på Vedlegg 2 Prismatrise (og hvordan evt. opsjoner/andre priselementer som kun oppstår ved behov håndteres). Hvilken(e) linjer i prismatrisen inngår i totalpris som evalueres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi trenger å vite hvilke prismatriselinjer som danner evalueringsgrunnlaget for å unngå å prise «riktig» men bli feil evaluert.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier / Kostnad (30–40 %) og «Vedlegg 2 Prismatrise».

5. Service og support (Vedlegg 1): Kan dere utdype hvilke servicetjenester som inngår (f.eks. oppetid/tilgjengelighet, responstid, feilhåndtering, utskifting, fjernsupport, onsite ved behov) og hvilke konkrete måle-/SLA-krav som vil bli evaluert? Hvis det finnes graderinger (A/B/C), hva betyr de i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi riktig tilbud innenfor «Service og support»-kvalitet og for å redusere risiko for avvik/avvisning må vi forstå SLA-nivåene som evalueres.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier (Kvalitet Service og support) og «Vedlegg 1 Kravtabell Rammeavtale utskrift» (angitt som dokumentgrunnlag).

6. Miljøkrav (Vedlegg 1): Kan dere bekrefte hvilke konkrete miljøkrav som skal besvares i «Vedlegg 1» og hvordan dere vurderer oppfyllelse (f.eks. krav til energieffektivitet, miljømerking, reparerbarhet/levetidsforlengelse, materialgjenvinning, kjemikalier/forbruksstoffer og/eller brukte enheter)? Vennligst oppgi også hvilken dokumentasjon dere forventer for miljøpåstandene.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøvekting (30 %) innebærer at vi må vite nøyaktig hvilke miljøparametere som evalueres og hvilke beviskrav som gjelder.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier (Miljø 30 %) og «Vedlegg 1 Kravtabell».

7. Databehandleravtale: I «Databehandleravtale» punkt 4 (Omfang) og punkt 5 (Behandlingens formål, opplysninger og behandlinger) står det flere plasserholdere/utfyllingspunkter (tjeneste/oppdragsavtale, formål, typer personopplysninger, kategorier registrerte og konkrete behandlinger). Kan dere bekrefte hva som er riktig utfylling for denne konkurransen/rammeavtalen (hvilken behandling av personopplysninger som faktisk er relevant for printer-/utskriftstjenestene, og hvilke kategorier av registrerte som skal stå)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten korrekt databehandleravtaletekst kan vi få tilbud med feil forutsetninger eller måtte gjøre avvik/tilpasninger som kan bli et vesentlig avvik i innholdet.

   Kilde: Bilag 6 SSA-R Bilag Databehandleravtale (pkt. 4 og 5).

8. Databehandleravtale punkt 10 (Overføring til utlandet): Kan dere bekrefte om det i denne anskaffelsen (printere/service/support) er planlagt bruk av underleverandører eller driftssystemer med servere plassert utenfor Norge/EU/EØS? Hvis ja: hvilke underleverandører/leveransedeler gjelder, og hvilke EU-overføringsmekanismer forventes dokumentert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Overføring til utlandet reguleres strengt. Vi må vite om dette er relevant for å kunne svare konsistent og dokumentere riktig.

   Kilde: Bilag 6 SSA-R Bilag Databehandleravtale (pkt. 10 og henvisning til Vedlegg 2 i databehandleravtalen).

9. SSA-K/SSA-R vilkår: Kan dere bekrefte hvilke deler som gjelder for denne rammeavtalen der det kan være uavklarhet mellom «standardavtale SSA-K 2018» og spesielle kontraktsvilkår (f.eks. om det foreligger særlige bilag som endrer standardens bestemmelser om frister, godkjenning, garantiperiode, dagbøter/dagbøtenes beregningsgrunnlag eller avviks-/hevevilkår)? Dersom dere har «bilag 4/5/6» utfylt fra saksnr. 2022-1225, kan dere peke på hvilke bilag/der endres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkurransen viser at kontraktsvilkår er SSA-R/SSA-K og flere vilkår styres av bilag. Vi må forstå hvilke standardpunkter som faktisk er relevante, for å vurdere risiko.

   Kilde: 6 INNLEVERING AV TILBUD (nevner «Utskrift Rammeavtale Generell SSA-R» og «Utskrift Rammeavtale SSA-K Generell»), samt «Utskrift Rammeavtale SSA-K Generell» (renskrevet standardavtale tekst).