KK - Rammeavtale - leker og formingsmateriell

Rammeavtale for levering av leker og formingsmateriell til Kristiansund kommune (inkl. underliggende enheter). Formål: tilgang til varer med riktig kvalitet, pris og leveringstid i avtaleperioden. Kjernesortiment skal utgjøre ca. 90% av volumet (jf. Vedlegg 1 – Prisskjema).

• Skatteattest og MVA-attest (ikke eldre enn 6 måneder). Utenlandske leverandører: tilsvarende attester fra hjemland.

  Dokumentasjon: Skatteattest og MVA-attest. (Utenlandske: tilsvarende attester).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Leverandør skal leveres inn skatteattest og MVA attest…»
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske: firmaattest. Utenlandske: registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest eller dokumentasjon på registrering i relevant register.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak…»
• Minimum samlet kredittratingskarakter A (kredittverdig). Hvis leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon: kan levere annet egnet dokument.

  Dokumentasjon: Kredittvurderingsdokumentasjon iht. proff.no, eller annet egnet dokument.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Leverandøren skal ha minimum samlet kredittratingskarakter A…»
• Erfaring fra tilsvarende oppdrag de siste tre årene. Skal beskrive 3 mest relevante oppdrag med verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser kan kontaktes ved behov.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av 3 relevante oppdrag med oppgitt verdi, tidspunkt og mottakerkontaktopplysninger.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag…»
• Kvalitetssystem tilpasset leveransen. Dokumentasjon av kvalitetssikringssystem. Hvis ikke sertifisert jf. ISO 9001: beskrivelse av systematisk arbeid med kvalitetssikring, avvikshåndtering og kontinuerlig forbedring. Hvis sertifisert: kopi av gyldig ISO 9001 (eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: ISO 9001/sertifikat eller dokumentasjon/beskrivelse av kvalitetssystem (avvikshåndtering og kontinuerlig forbedring).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Leverandøren skal ha et kvalitetssystem…»
• Miljøstyringssystem tilpasset leveransen. Beskrivelse av miljøledelsessystem eller standarder. Hvis attest fra uavhengige organer (ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn): kopi av gyldig attest/sertifikat.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøstyringssystem, evt. kopi av gyldig miljøsertifikat/attest.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Leverandøren skal ha et miljøstyringssystem…»
• HMS system. Dokumentasjon av sertifisering jf. ISO 45001, eller beskrivelse av HMS-system (systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid) dersom ikke sertifisert.

  Dokumentasjon: ISO 45001-sertifikat eller dokumentasjon/beskrivelse av HMS-system.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Leverandøren skal ha et velfungerende HMS system…»
• Ved bruk av underleverandører i ikke-uvesentlig del: kort beskrivelse av underleverandører og hvilken del de skal utføre. Underleverandører skal ha samme krav som hovedleverandør. Skal vedlegges forpliktende erklæring i tilbudet dersom underleverandører brukes.

  Dokumentasjon: Kort beskrivelse av underleverandører og del av oppdraget, samt forpliktende erklæring (med underleverandørinfo og dokumentasjon på rådighet/ressurser).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – «Viktig… overlate en ikke uvesentlig del…»
• ESPD (foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner/evt. utvelgelse). Skjema skal leveres sammen med tilbudet. Innstilt leverandør må senere dokumentere oppfyllelse iht. dokumentasjonskrav.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD skjema levert i Mercell (elektronisk).

  Kilde: ESPD – «Som en foreløpig dokumentasjon…»

• Tilbudsbrev med signatur fra bemyndiget person. Eventuelle forbehold skal fremgå tydelig.Kilde: Viktig informasjon – «Tilbyder skal levere tilbudsbrev…»
• Besvarelse av kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene samlet i ett dokument med tydelige henvisninger til hvilke punkt det gjelder. Lengde begrenset iht. ev. satt grense per krav/kriterie.Kilde: Viktig informasjon – «Besvarelsen… skal samles i ett dokument…»
• Besvarelse/ev. henvisninger til absolutte krav må leveres i eget vedlegg med tydelig henvisning til aktuelt kravet ved forbehold/mangler/må oppgis. (Avvisning kan følge ved mangelfull/nei).Kilde: Kravspesifikasjonen – «Eventuelle forbehold… i eget vedlegg…»
• Fylle ut prisskjema (Vedlegg 1 – Prisskjema) og oppgi priser iht. krav (inkl. fylling av blå/grønne felt). Miljømerking og lisensnummer i prisskjema.Kilde: Obligatoriske- og absolutte krav / Prisskjema – «Leverandøren skal fylle ut…» og «Miljømerke…»
• Tilbudsbesvarelsen skal være på norsk, og vedlegges relevant brosjyremateriell/produktkatalog/produktdatablad (alternativt link til relevante nettsider). Informasjon skal være på norsk.Kilde: Obligatoriske- og absolutte krav – «Tilbudsbesvarelsen skal være på norsk…»
• ESPD skjema skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet gjennom Mercell.Kilde: ESPD – «ESPD skjema fylles ut og leveres…»
• Signert tilbud skal leveres elektronisk via Mercell (tilbud leveres via www.mercell.no). All kommunikasjon via Mercell.Kilde: Viktig informasjon – «Tilbudet skal leveres elektronisk via www.mercell.no…» / «All kommunikasjon…»
• Forbehold: skal komme klart frem i tilbudsbrev og/eller i eget vedlegg med henvisning til krav/kriterier.Kilde: Viktig informasjon + Sjekkliste – «Eventuelle forbehold…» og «Visst en har forbehold…»
• Tildelingskriterier: besvarelse av hvert kriterium i henhold til kravspesifikasjon (inkl. avgrensning i sidelengder per underkriterium), legges som egne vedlegg der beskrevet med henvisning til nummerering.Kilde: Kravspesifikasjonen + Tildelingskriteriene – «Besvarelsene… leveres i eget vedlegg…» og «Besvarelsen skal begrense seg til…»
• Egenerklæring om taushetspliktige opplysninger (ved behov for å krysse av for unntak fra innsyn etter offentleglova § 13).Kilde: Vedlegg 3 – Egenerklæring om taushetspliktige opplysninger

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Kontraktsperiode: 1 år med automatisk utløsende opsjon 1+1+1 år. Hvis ikke opsjon utløses: skriftlig beskjed minimum 3 måneder før. Oppdragsgiver har ensidig rett til å prolongere avtalen.Kilde: Viktig informasjon – «Kontraktsperioden er 1 år…»
• Avtale reguleres av Statens standardavtaler for rammeavtale varekjøp (Vedlegg 5 – Kontrakt).Kilde: Viktig informasjon – «Statens standardavtaler…»
• Levering/Incoterms: priser gjelder fritt levert oppdragsgivers adresser (DDP-Incoterms 2020). Transportkrav iht. Vedlegg 9.Kilde: Obligatoriske- og absolutte krav – «Prisene skal gjelde… DDP-Incoterms 2020» / «Leveringsbetingelser…»
• Leveringstidspunkt: leveranse innen kl 08:00–15:00 (dersom ikke annet avtales). Sjåfør skal kunne gjøre seg forstått på norsk eller engelsk. Levering avsluttes ved varemottak kvittert på fraktbrev.Kilde: Obligatoriske- og absolutte krav – «Levering skal skje innenfor kl 0800 og kl 1500…»
• Krav om oppdatert e-handelskatalog og kvartalsvis/løpende oppdatering: utgåtte produkter fjernes umiddelbart; nye/erstatningsprodukter legges inn umiddelbart; oppdater katalog ved endringer minst hvert kvartal.Kilde: Kvalitet på leveransen – «Krav om oppdatert e-handelskatalog…»
• Bestilling via E-handelsplattform/Ehandelsavtale: katalog for kjernesortiment og punch-out for kantsortiment (jf. Vedlegg 2). Ordrebekreftelse skal sendes etter mottak og kontroll mot varelager. Restlevering/erstatning skal framgå tydelig.Kilde: Kvalitet på leveransen – «Bestilling… Ehandelsplattform…»
• E-handel: leverandør skal godkjenne og sende ordrebekreftelse; første ordrebekreftelse skal være endelig. Ved forståelse av at ordren ikke kan leveres full/om deler skal dette framkomme i ordrebekreftelsen. Erstatningsvarer skal tilbys; rest- og erstatningsvarer varsles umiddelbart pr. telefon.Kilde: Kvalitet på leveransen – «Leverandøren skal godkjenne og sende ut ordrebekreftelse…»
• Fakturering: betaling 45 dager. Elektronisk faktura (EHF/EHF-format via EHF). Én faktura per ordre. Faktura skal ikke sendes før hele ordren er full-levert. Faktura skal inneholde VÅRT ORDRENR, bestillers navn og leveringssted, og ordrebekreftelse/ordrebeskrivelse iht. krav.Kilde: Obligatoriske- og absolutte krav – «Betalingsbetingelsene er 45 dager…» og «Faktura skal ikke sendes…» / Vedlegg 5 punkt «Faktura…»
• Returordning: leverandør skal tilby returordning for ødelagte/ikke brukbare produkter, med miljømessig forsvarlig håndtering (resirkulering/avhending).Kilde: Kvalitet på leveransen – «Returordning…»
• Avtaleoppfølging: leverandør skal levere årlig besparelsesrapport (ved oppstart av desember). Statusmøter minimum månedlig med alle enheter, og flere møter ved behov.Kilde: Service og oppfølging i kravspesifikasjonen – «Oppdragsgiver skal ha god avtaleoppfølging…»
• Statistikklevering: leverandør skal uten omkostninger levere statistikk på forespørsel i ønsket format.Kilde: Service og oppfølging – «Leverandøren skal uten omkostninger levere statistikk…»
• Produktkrav: kjernesortiment skal være tilgjengelig hele avtaleperioden og på lager til enhver tid; utskiftninger kun ved forhold utenfor leverandørens kontroll eller ved vesentlig økonomisk gevinst (må godkjennes).Kilde: Kvalitet på leveransen – «Produktene på kjernesortimentet…»
• Produktkvalitet/garanti: god kvalitet, funksjon og levetid. Produkter med material-/fabrikasjonfeil skal repareres eller erstattes uten kostnad. Skriftlig brukerveiledning på norsk der det kreves. CE-merking for alle leker.Kilde: Produktkvalitet, garanti og reparasjoner – «Leverandøren skal garantere…» og «Produktmerking… CE-merket»
• Lover/forskrifter: produkter skal være i henhold til lover, forskrifter og standarder. Vaskbarhet for ulike materialtyper (tekstiler minst 40°C, plast i oppvaskmaskin/steamer).Kilde: Produktkvalitet/For eksempel «Leker skal være lett å rengjøre…»
• Leverandør skal ha produktfaglig kompetanse (kontaktperson tilgjengelig man-fre 08-15) og tilby minimum en kontaktperson; kontaktpersonen skal være bemyndiget til å løse klager/reklamasjoner.Kilde: Krav til fagkompetent rådgiving – «…ha produktfaglig kompetanse…» og «Klager fra Oppdragsgiver…»
• Krav til transport (Vedlegg 9): Fair transport-sertifisering eller oppfyllelse av programkrav; følge forskrift om arbeidstid; egnede kjøretøy; Euro-utslippsklasse 6; nødvendige godkjenninger/sertifikater; ikke gjentagende uønskede hendelser; krav om lønns- og arbeidsvilkår for sjåfører; forbud mot ulovlig kabotasje. Rettebrudd og dokumentere.Kilde: Vedlegg 9 – «Krav til transporten»
• Dagbot/mislighold: ved forsinkelse/mangler som ikke rettes innen frister kan dagbot ilegges (0,15% av avtalte pris eks. mva. tilknyttet del som ikke kan tas i bruk, minimum 1.000 kr per kalenderdag; tak 100 virkedager). Samlet dagbotansvar begrenset til 15% av total kontraktssum (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Vedlegg 5 – «Dagbot»
• Forpliktelser ved underleverandører (kontrakt): leverandør kan bare benytte underleverandør der det ikke forringer oppfyllelse; skriftlig forhåndssamtykke kreves dersom leverandør ønsker å benytte underleverandør; alle forpliktelser gjelder også underleverandør og leverandør ansvarlig for underleverandørs ytelser.Kilde: Vedlegg 5 – «Bruk av underleverandører»

• Dokumentteksten viser enkelte referanser til punktnumre (f.eks. tildelingskriterier punkt 60–73 og kravspesifikasjon punkt 36) uten at innhold for disse punktnumrene fremgår fullt ut.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget beskrives tildelingskriterier knyttet til «Pris» (punkt 60), «Kvalitet på leveransen» (punkt 61–67), «Bredde og påslagsprosent Kantsortimentet» (punkt 68–69) og «Miljø» (punkt 70–73), men selve punktene 60–73 fremgår ikke i utdraget vårt. Kan dere sende/peke til korrekt innhold i disse punktene, og bekrefte at vi skal vurdere tilbudet ut fra beskrivelsene slik de står der (ikke slik vi forstår det fra oppsummeringene)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at evalueringen forstås korrekt, spesielt siden tildelingskriteriene er vist til punktnumre som ikke er komplett i utdraget.

   Kilde: Tildelingskriterier (Pris: punkt 60; Kvalitet: punkt 61–67; Kantsortiment: punkt 68–69; Miljø: punkt 70–73).

2. Ved prising skal vi fylle ut «påslagsprosent» for kantsortimentet i prisskjemaet, og prisskjemaet angir også at kommunens pris beregnes med påslagsmatrise/overføring til prisskjema. Kan dere bekrefte nøyaktig hvordan «påslagsprosenten» skal beregnes og hvordan den slår ut i evalueringen (for eksempel om påslaget gjelder brutto/netto innkjøpspris, og om den gjelder per artikkel eller per varegruppe)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forståelse av beregningsgrunnlaget kan gi feil total evalueringspris og uforutsigbar konkurransescore.

   Kilde: Kravspesifikasjonen/Obligatoriske- og absolutte krav: «Prisene skal gis i Vedlegg 1 - Prisskjema», samt Tildelingskriterier «Bredde og påslagsprosent Kantsortimentet» og Vedlegg 1 – Prisskjema (påslagsmatrise/overføring).

3. Når det gjelder tilbudets «fritt levert ... DDP-Incoterms 2020» (samt DDP-Incoterms 2012 for bestillingsvarer) og at prisene skal inkludere emballasje, faktureringskostnader, toll/skatter/andre avgifter samt fri retur for feil fra leverandør: Kan dere bekrefte at dere forventer at leverandøren inkluderer alle disse kostnadselementene i linjeprisene/innkjøpsprisene i prisskjemaet (ikke som separate tillegg), og at dere ikke ønsker egne frakt-/returtillegg i tillegg til prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet er nødvendig for korrekt prising og for å unngå avvik som kan gi avvisning eller mangelfull besvarelse.

   Kilde: Obligatoriske- og absolutte krav «Pris og faktura».

4. Leveringskravene sier levering «innenfor kl 0800 og kl 1500» (med eventuelle andre avtaler), og det er krav om at leverandøren skal ringe 5–10 minutter før ankomst for skoler/barnehager. Kan dere presisere hvordan dette skal håndteres ved flere leveringer samme dag til ulike leveringssteder (rekkefølge, tidsvinduer og hva som gjelder hvis det ikke lar seg gjøre å rekke inn ringefristen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonelle presiseringer påvirker leveranseplanlegging og kan gi risiko for mislighold/dagbøter hvis rutinene ikke er realistiske.

   Kilde: Kravspesifikasjonen: «Leveringsbetingelser» (leveringstid kl 0800–1500 og «ring 5–10 minutter før» for skoler/barnehager).

5. I kravspesifikasjonen står det at produkter i kjernesortimentet «skal være tilgjengelig på lager til enhver tid» og at det kun godtas utskiftninger hvis årsaken er utenfor leverandørens kontroll og/eller nye produkter gir vesentlig økonomisk gevinst for oppdragsgiver. Kan dere bekrefte hvilke typer hendelser som normalt anses som «utenfor leverandørens kontroll» (f.eks. produsentstans, leveringsstreik, utgått vare/shortage), og hvem som avgjør «vesentlig økonomisk gevinst» samt hvilken dokumentasjon dere forventer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjonen av utskiftings-/unntaksgrunnlag er sentral for leverandørens leveringsrisiko og priskalkyle i en rammeavtale.

   Kilde: Kravspesifikasjonen: «Kvalitet på leveransen» (kjernesortiment tilgjengelig på lager, utskiftninger/ godkjenning).

6. Samhandlingsavtalen beskriver at ordre/punch-out og ordrebekreftelse skjer i e-handelsløsningen via aksesspunkt, men den er også utfylt med «Ordrebekreftelse kan sendes kunde per e-post» (JA) og at pakkseddel «ALLTID» skal følge forsendelsen i papir. Kan dere bekrefte hvilke konkrete EHF-meldinger dere krever brukt i denne avtalen (ordrebekreftelse og pakkseddel), og hvilken rolle e-post skal ha (kun varsel/tilleggsinfo eller som erstatning når EHF ikke kan brukes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjons- og dokumentasjonskrav må forstås riktig for å unngå tekniske avvik som kan bli mislighold.

   Kilde: Vedlegg 2 – Elektronisk samhandlingsavtale (Meldingsutveksling/alternativ meldingsutveksling: ordrebekreftelse og pakkseddel).

7. Tildelingskriteriet «Kvalitet på leveransen» inneholder underkriterier som «Garanti», «Bestilling», «Leveringspresisjon», «Leveringsbetingelser», «Leveringstid (timer)» og «Service og oppfølging», samt at besvarelsene har maks sideantall. Kan dere bekrefte om vi skal legge ved dokumentasjon/vedlegg som f.eks. KPI-historikk og presis metode for leveringspresisjon (2024/evt. siste halvår) som del av selve besvarelsene, eller om dette kun skal beskrives i tekst innen sideantallet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sidebegrensninger og dokumentasjonskrav påvirker formatet leverandøren velger, og dermed om besvarelsen kan bli ansett som mangelfull/ubalansert.

   Kilde: Tildelingskriteriene (Kvalitet på leveransen 10%: pkt. under «Garanti», «Bestilling», «Leveringspresisjon», «Leveringsbetingelser», «Service og oppfølging» samt sideantallsbegrensninger).

8. Miljøkriteriet vektlegger miljømerkede produkter, og de godkjente merkene er listet opp. I prisskjemaet skal miljømerke og lisensnummer fylles ut. Kan dere bekrefte hvordan dere ønsker at vi skal dokumentere/rapportere lisensnummer for produkter der miljømerket er knyttet til produsent/merkevaren (ikke til leverandør), og om det er tilstrekkelig å oppgi lisensnummer i prisskjemaet eller om dere krever dokumentasjon ved behov i etterkant?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil eller mangelfull utfylling av miljødata kan påvirke miljøscore og gi unødvendig avklaringsbehov etter tilbudsfrist.

   Kilde: Tildelingskriterier «Miljø» (punkt 70–73) og Vedlegg 1 – Prisskjema (Miljømerke/lisensnummer; kolonner «Miljømerke» og «Lisensnummer»).

9. Transportkravene i Vedlegg 9 stiller krav om Fair transport-sertifisering eller oppfyllelse av Fair transport-krav, samt at «Fair transport» ikke trenger å være i orden ved oppstart men innen 6 måneder fra kontraktsstart, mens Vedlegg 9 deretter angir Fair transport som krav for transporten. Kan dere bekrefte hvordan dette praktisk håndteres: (1) om leverandøren kan levere i oppstartfasen uten Fair transport-sertifisering, (2) hva som er akseptabel midlertidig løsning i de første 6 månedene, og (3) hvilken dokumentasjon dere vil kreve ved kontroll?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er tilsynelatende overlapp/konflikt mellom «innen 6 måneder» og «skal være sertifisert», og dette påvirker leveringsmulighet og kontraktsrisiko.

   Kilde: Kravspesifikasjonen: «Leverandøren forplikter seg til å oppfylle 'Fair transport' ... innen 6 måneder» + Vedlegg 9 «Krav til transport» (Fair transport-krav).

10. I Kontrakt (Vedlegg 5) står det at prisene justeres etter KPI «to ganger pr år» etter 6 mnd fra kontraktsignering, med minimum 45 dagers varsel og at prisøkninger må godkjennes av oppdragsgiver. Kan dere bekrefte hvilke mekanismer som gjelder for prisnedjustering (om prisøkninger må godkjennes særskilt også gjelder nedjustering, og om det er samme varsel- og ikrafttredelsestid), samt hvordan dette påvirker faste priser i prisskjemaet/ evalueringsprisen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Prisreguleringsmekanismen påvirker leverandørens risikobilde og framtidig margin, og bør være entydig før tilbud inngis.

    Kilde: Vedlegg 5 – Kontrakt: «Pris og betaling» (6.3/6.4/6.5 samt «Prisene skal være faste i 6 mnd» og prisendring etter KPI).