Offentlig tjenestepensjon Bjørnafjorden

Bjørnafjorden kommune skal inngå avtale om tjenestepensjon (SGS 2020 i KS’ tariffområde, fellesordningen) med én leverandør. Avtalen gjelder fra årsskiftet 2026/2027 i 4 år med automatisk 1-års fornyelser, og oppdragsgiver kan si opp årlig i medhold av forsikringsvirksomhetsloven. Prosedyre: konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, med kvalifiseringsfase. Tildeling skjer på beste forhold mellom pris (70 %) og kvalitet (30 %), der kvalitet består av kompetanse (40 %), system (30 %) og service (30 %) innenfor kravspesifikasjonens minstekrav. Tilbud skal leveres i Mercell. Kontraktstildeling planlagt 15.11.2026.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske tilbydere: firmaattest. Utenlandske tilbydere: stadfesting på registrering i bransjeregister eller foretaksregister i etableringslandet. (Kilde: punkt 7.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3
• Leverandøren skal ha konsesjon som livsforsikringsselskap hos Finanstilsynet (eller tilsvarende i annet EØS-land).

  Dokumentasjon: Konsesjon fra Finanstilsynet eller tilsvarende myndighet i annet EØS-land. (Kilde: punkt 7.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3
• Leverandøren skal ha meldt et produkt om offentlig tjenestepensjon uten ubesvarte innsigelser fra tilsynsmyndigheten.

  Dokumentasjon: Egenerklæring vedrørende produktmelding (Vedlegg 4) hvor leverandør bekrefter at produktmelding er levert og oppdatert, og at det ikke foreligger ubesvarte innsigelser. (Kilde: punkt 7.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten (herunder solvenskrav).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon kan være kredittrating (ikke eldre enn 6 mnd. fra anerkjent byrå), årsregnskap fra siste 2 år med revisors beretning og noter, og/eller relevante garantier. (Kilde: punkt 7.4)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.4
• Leverandøren må ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av relevante oppdrag siste 5 år med: omfang og verdi, leveringstidspunkt/varighet, mottaker (navn/telefon/e-post), og beskrivelse av leveransen. Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans. (Kilde: punkt 7.5)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.5
• Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne, inkludert tilstrekkelig kapasitet og relevante administrative/tekniske avdelinger for å levere denne type kontrakt til relevante lokasjoner.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av administrative og tekniske avdelinger, inkludert: kompetanse, og kapasitet vurdert opp mot kontraktens omfang. (Kilde: punkt 7.5)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.5
• Bærekraft: Leverandøren skal ta ansvar for bærekraftig utvikling gjennom retningslinjer for investering av pensjonsmidler i samsvar med kravspesifikasjonen.

  Dokumentasjon: Retningslinjer eller tilsvarende informasjon vedlegges søknaden. (Kilde: punkt 7.6)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.6
• Kvalitetssikringsstandard: leverandøren skal ha oppdatert og fungerende kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Enten beskrivelse av kvalitetssikringssystem (metoder/rutiner) eller kopi av sertifikat (ISO 9001 eller tilsvarende). (Kilde: punkt 7.7)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.7

• ESPD-skjema som foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonskrav er oppfylt og at det ikke finnes avvisingsgrunner.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.1
• ESPD for underleverandører/samarbeidspartnere dersom tilbyder støtter seg på dem for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.2
• Bekreftelse og dokumentasjon av kvalifikasjonskrav i Mercell ved levering av søknad.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1
• Forespørsel om deltakelse skal leveres innen frist i pkt. 4.5.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1
• Forespørsel skal bruke maler (vedlegg 2, 3 og 4).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2
• Leverandøren er ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav er besvart og dokumentert.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2
• Tilbud må leveres via Mercell innen tilbudsfrist (absolutt frist).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 10.1-10.2
• Tilbudet skal inneholde utfylt elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 11.2
• Tilbudet skal oppfylle kravspesifikasjonens minstekrav til kvalitet; manglende oppfyllelse medfører avvising.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 11.2
• Egenerklæring taushetsplikt (Vedlegg 3) skal signeres; tilbyder må levere oversikt over hvilke opplysninger som er unntatt innsyn og signere fritak/erklæring.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2 samt Vedlegg 3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakten inneholder krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift av 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3
• Skatteattest: valgte leverandør skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel/tilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.4
• Avtaleperiode: fra årsskiftet 2026/2027 i 4 år, deretter automatisk fornyelse for 1 år om gangen; oppdragsgiver kan si opp årlig i medhold av forsikringsvirksomhetsloven.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.4
• Krav til SLA/service: pensjonsstatistikk rapporteres, søknader kan utføres elektronisk, behandlingstider (uføre/alders/etterlattepensjon innen 30 dager), korrekt beregning (95 % innen frist), rapportering av feil innen 30 dager etter oppdagelse.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4 (særlig 3.4.1-3.4.3)
• Krav til pensjonsutbetaling: disponibel på konto 20. hver måned (eller siste virkedag), desember innen 15. desember, korrekt skattetrekk, lønns- og trekkoppgaver, regulering i henhold til tariff, info til medlemmer, tilleggspensjoner etter avtale.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.4
• Økonomisk rapportering: elektronisk nedlasting 08-18 hverdager; kvartalsrapport senest 30 dager etter kvartal (premieelementer, innbetalinger, premiereserve mv.); lovpliktig kontoføring tilgjengelig innen 1. juni.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.6
• Medlemsuttrekk etter bransjestandard (Finans Norge) senest 15 virkedager (25 virkedager i ferieavvikling); alternative standardrapporter dersom persondata ikke er nødvendig for forespurt analyse.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.8
• GKRS-beregninger: leveres 2 ganger årlig (senest 1. september for budsjett og 15. januar for regnskap); skal leveres i Excel og PDF, fullstendig utfylt, og med prognose for fire år.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.9
• Klima/miljø: leverandør skal redegjøre for og arbeide for klima-/miljøeffekt og sosialt bærekraftig måte i avtaleperioden; årlig rapportering og dokumentasjon; leverandørarbeid må ha rating «Advanced» fra Aon eller annet uavhengig fagmiljø i løpet av siste 24 måneder før tilbudsfrist.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 4.1
• Medlemsgoder: låneordning for medlemmene, samt øvrige medlemsgoder beskrevet i eget vedlegg; inngår i evalueringen av service.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 5.1
• Implementering/avvikling: ved tilflytting beskrivelse av fremdrift og anvendelse av overførte midler; ved fraflytting/oppsigelse bistand i avviklingsperiode og støtte ved ny avtale med nødvendig informasjon og tilsvarende kvalitet.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 5.2-5.3

• Dokumentasjonen trekker ut konkrete kvalifikasjons-/innleveringskrav fra oppgitte punkter, men kravspesifikasjonen mangler tekst for enkelte minstekrav til kvalitet (det er henvist til flere underpunkter i 3.4 og SLA-krav 3.4.1 tom 3.4.9).
• Krav om innlevering av «søknad» vs «tilbud» er omtalt (kvalifiseringsfase), men selve innholdslinjene for kvalifikasjonssøknadens obligatoriske vedlegg er ikke fullstendig gjengitt i teksten utover henvisning til maler i Vedlegg 2-4 og dokumentasjon i Mercell.
• Tildelingsberegning av pris refererer til detaljer i kravspesifikasjonen (reservekrav/premieelementer), men komplett evalueringsformel er ikke inkludert i utdraget (kun hovedprinsipper).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen pkt. 3.4 «Service» vises det til minstekrav 3.4.1 tom 3.4.9 og at tilbudet skal inneholde egen SLA der de vesentlige momentene er nedfelt. Kan dere bekrefte hvordan SLA-en skal leveres i tilbudet (omfang/format) og om SLA-en må være signert/forplikte seg juridisk allerede ved tilbudsfrist (eller først ved kontraktsinngåelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke formelle dokumentkrav som gjelder for SLA og i hvilken grad den må være bindende ved innlevering, for å unngå avvisning/avvik og for å prise riktig.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4 (særlig innledning til 3.4, samt 3.4.1–3.4.9) og Konkurransegrunnlag pkt. 8.1.1/11.2

2. Kravspesifikasjonen pkt. 2.7.1 krever medlemslister med flere spesifikke kolonner (bl.a. «reservekrav» og «forsikret aldersgrense» per medlem) og at tilbud uten medlemslister eller vesentlig mangelfulle lister avvises. Dere skriver også at opplysninger om medlemmer oversendes særskilt til kvalifiserte tilbydere. Kan dere spesifisere hvilke av de nevnte kolonnene som forventes å være ferdig utfylt i oversendt datagrunnlag fra kommunen/Aon, og hvilke som skal beregnes/utledes av tilbyderen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både datatidsbruk og risiko knyttet til korrekt utfylling av medlemslister, som igjen kan påvirke pristilbud og avvisningsfare.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.7.1 og pkt. 2.3

3. I kravspesifikasjonen pkt. 2.2.4 ber dere om at reservekravet grupperes i egne kategorier (1a–1b, 2a–2c, 3, 4, 5) og at reservekravet detaljeres i «egen fane i eget regneark». Kan dere bekrefte hvilken regnearkmal/struktur som skal brukes (om det finnes en fast mal i Mercell) og hvilken omfangsgrense dere legger til grunn for detaljnivå (f.eks. om det skal være på portefølje-/kategori-nivå eller om det også forventes mer nedbrytning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik mal/struktur kan gi vesentlig avvik fra det som evalueres og kan øke risiko for avvisning/ikke-aksept. Leverandøren trenger avklaringen for korrekt dokumentasjon og effektiv prising.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.2.4

4. Prisberegningen/evalueringen omtaler i konkurransegrunnlaget at bindende pristilbud legges til grunn, men at ved forbehold der Statsmyndighetene ikke tillater bindende premiedimensjoner verdsettes ved skjønn. Kan dere konkretisere hvordan kommunen vil håndtere (og vurdere) forbehold knyttet til premieelementer som påvirkes av regulatoriske endringer i perioden 2026/2027 (f.eks. premie til rentegaranti, AFP-premie eller reguleringspremie)? Hvilke typer forbehold vil typisk gi justering/verdisetting?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke forbehold som kan gis uten å tape konkurranseevne, og hvordan de påvirker totaløkonomi/evaluering.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2 (Nærmere om fastsettelse av størrelser i evalueringen) og Kravspesifikasjon pkt. 2.4–2.6

5. Konkurransegrunnlaget pkt. 8.2 beskriver at «totaløkonomi beregnes ut fra et aritmetisk gjennomsnittlig årlig totalkostnad» og at karakter fastsettes lineært, men den komplette evalueringsformelen er ikke gjengitt i utdraget. Kan dere opplyse hvilke eksakte premie-/kostnadskomponenter som inngår i «gjennomsnittlig årlig totalkostnad» for beregningsperioden (4 år) og hvordan reservekrav/overskudd/risikoresultat/administrasjonsresultat inngår i totaløkonomien?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne modellere tilbudet riktig for å prise og optimalisere de elementene som faktisk slår ut i evalueringen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8.2 (Pris) og Kravspesifikasjon pkt. 2.2–2.6

6. Kravspesifikasjonen pkt. 3.4.3 krever at 95 % av oppgjørssaker er korrekt beregnet innen fristen, og beskriver tiltak dersom andel faller under 95 %. Kan dere presisere hva som menes med «oppgjørssaker» i denne sammenheng (avgrensning per ytelsestype/produksjonsfase), og om fristen «innenfor fristen» refererer til samme frister som i 3.4.2.1–3.4.2.3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Begrepsavklaring er nødvendig for å kunne etablere kontroll/ressurser og for å prise potensiell risiko knyttet til SLA-etterlevelse.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.2 og 3.4.3

7. I kravspesifikasjonen pkt. 3.4.4 «Pensjonsutbetaling» står det bl.a. «pensjonen skal være disponibel på konto den 20. i hver måned» og egne regler for desember. Kan dere avklare om dette gjelder alle pensjonstyper i ordningen (aktive/pensjonister/uføre/etterlatte) og hvordan dere ønsker at tilbyderen håndterer situasjoner der bank/utbetalingsteknisk ikke muliggjør disponibelhet samme dag (f.eks. betalingskanaler/helligdager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring reduserer risiko for misforståelser og kostnader/ansvar ved unntakssituasjoner som er typiske i utbetalingsløp.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.4

8. Kravspesifikasjonen pkt. 3.4.6.2 krever kvartalsrapport innen 30 dager etter utløpt kvartal, med spesifikke poster (påløpt premie fordelt på flere elementer). Kan dere bekrefte om det forventes samme regnskaps-/premiemodell som i GKRS (og evt. i hvilken grad dere krever avstemning mellom kvartalsrapport og GKRS), slik at tilbyder vet hvilke avsetninger og avgrensninger som må gjøres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringskravene påvirker timebruk og kvalitetssikring; leverandøren må vite avstemmingsforventninger for å prise riktig og unngå avvik.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.6.2 og 3.4.9

9. Kravspesifikasjonen pkt. 3.4.9 «GKRS - beregninger» krever levering av GKRS to ganger årlig (1. september og 15. januar) i både Excel og pdf, samt prognose for fire år, og at beregningen skal være av tilstrekkelig kvalitet for revisorgodkjenning. Kan dere avklare om dere har en foretrukket GKRS-versjon/format (evt. skjema/innrapportering) og om det finnes tidligere års GKRS mal som dere ønsker at leverandøren speiler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Eksakt format og forventet standard påvirker leverandørens arbeid med beregning/kvalitetssikring og dermed både kost og risiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.9

10. Kravspesifikasjonen pkt. 5.3 «Fraflytting/oppsigelser» beskriver lojalitets-/bistandsplikt og at leverandøren skal stille personell med samme kompetanse og tilgjengelighet. Kan dere bekrefte hvor lenge avviklingsperioden normalt forventes å vare (fra oppsigelse/utløp av avtale til overtakelse av ny leverandør), og om dere forventer en konkret overtakelsesplan som del av kontraktsperioden?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Varighet og leveranseomfang i overgang/fraflytting påvirker ressursbehov og prissetting av risiko og bemanning.

    Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 5.3 og Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 (avtaleperiode)