Harstad Kommune
Annonsetjenester for Harstad kommune og samarbeidskommuner
Bakgrunn:
Harstad kommune skal på vegne av deltakende samarbeidskommuner inngå en ny rammeavtale om annonsetjenester. Behovet er en mer helhetlig, effektiv og forutsigbar annonseprosess.
Kommunene har behov for en løsning som kombinerer høy grad av selvbetjening med tilgang til faglig rådgivning ved behov. Dette gjelder særlig ved rekrutteringsannonser, men kommunene vil også kunne benytte løsningen ved mer komplekse eller lovpålagte kunngjøringer, der riktig kanalvalg, målretting og dokumentasjon er viktig.
Harstad kommune er oppdragsgiver for anskaffelsen på vegne av kommunene som omfattes av avtalen. Hver deltakende kommune er selv ansvarlig for egne forpliktelser under rammeavtalen.
Andre kommunale virksomheter, herunder offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Harstad kommune, skal ha rett, men ikke plikt, til å tiltre avtalen.
Beskrivelse av oppdraget:
Rammeavtale for kjøp, produksjon og publisering av stillingsannonser, kunngjøringer og tilsvarende annonsering i relevante kanaler.
Avtalens løsning skal legge til rette for enkel og effektiv bestilling, oppfølging og dokumentasjon av annonseringer. Det etterspørres en tjeneste med selvbetjeningsfunksjonalitet, kombinert med tilgang til rådgivning og bistand i de tilfellene kommunene har behov for dette.
Avtalen skal bidra til bedre sporbarhet og intern kontroll gjennom hele prosessen, fra bestilling og produksjon til publisering, rapportering og arkiverbar dokumentasjon. Det er også et sentralt formål at løsningen skal understøtte kommunenes arbeidsflyt og samhandle med rekrutterings- og HR-systemene som benyttes.
Leveransen skal dekke publisering i relevante digitale og trykte kanaler, herunder blant annet aviser, fag- og bransjemedier, jobbportaler, sosiale medier og offentlige registre der publisering er påkrevd.
Videre skal leverandørens løsning legge til rette for at annonser som er utarbeidet i kommunenes egne rekrutterings- og HR-systemer kan importeres eller lastes opp til leverandørens plattform på en enkel og hensiktsmessig måte. Det er ikke krav om systemintegrasjoner eller automatisert datautveksling. Oppdraget omfatter også nødvendig rapportering og dokumentasjon knyttet til den enkelte annonse eller kampanje.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Oppdragsgiver (Harstad kommune på vegne av samarbeidskommuner) skal inngå ny rammeavtale om annonsetjenester for kjøp, produksjon og publisering av stillingsannonser, kunngjøringer og tilsvarende annonsering i relevante digitale og trykte kanaler. Løsningen skal tilby selvbetjening for bestilling, oppfølging og dokumentasjon, kombinert med tilgang til faglig rådgivning ved behov. Rammeavtalen skal gi sporbarhet, rapportering og arkiverbar dokumentasjon, og støtte import/opplasting av annonser fra kommunenes rekrutterings-/HR-systemer (uten krav til integrasjon).
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Oppfyllelse/avvisningsgrunnlag knyttet til straffedommer (obligatoriske krav), herunder korrupsjon, bedrageri, terror, hvitvasking/terrorfinansiering, barnearbeid og menneskehandel.
Dokumentasjon: ESPD (Europeisk egenerklæringsskjema) aktivert; avvisningsgrunner opplyst.
Kilde: Kvalifikasjonskrav - Avvisningsgrunner A (liste over 6 første) / for øvrig ESPD - Oppfyllelse/avvisningsgrunnlag knyttet til insolvens, interessekonflikter eller alvorlige feil i yrkesutøvelsen (gjelder de 15 neste kravene i lista), herunder insolvens.
Dokumentasjon: ESPD aktivert; avvisningsgrunner opplyst.
Kilde: Kvalifikasjonskrav - Avvisningsgrunner C / for øvrig ESPD - Skatteattest (gjelder norske leverandører for anskaffelser over 500 000 NOK ekskl. mva.).
Dokumentasjon: Kvalifikasjonskrav kan ivaretas med verifisering via eBevis.
Kilde: Kvalifikasjonskrav - Tabell (nr. 1 Skatteattest) - Firmaattest fra Foretaksregisteret som bekrefter registrering, signaturrett og prokura (hentes automatisk via eBevis).
Dokumentasjon: eBevis (automatisk innhenting).
Kilde: Kvalifikasjonskrav - Tabell (nr. 2 Firmaattest) - Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet (tilstrekkelig økonomi; kredittverdighet uten sikkerhetsstillelse tilstrekkelig).
Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv opplysninger fra Proff forvalt.
Kilde: Kvalifikasjonskrav - Tabell (nr. 3 Økonomisk og finansiell kapasitet) - Relevant erfaring gjennom referanser: oppgi minst tre (3) relevante referanser fra tilsvarende oppdrag utført de siste tre (3) år.
Dokumentasjon: Referanseliste som del av tilbudet.
Kilde: Kvalifikasjonskrav - Tabell (nr. 4 Referanser)
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Tilbud skal leveres elektronisk via Hyyr.Kilde: Prosedyre - «Alle interesserte leverandører kan levere tilbud gjennom Hyyr»
- Elektronisk innlevering av tilbud: påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår - Elektronisk innlevering
- Elektronisk signering: påkrevd.Kilde: Innleveringsvilkår - Elektronisk signering
- Språk: Norsk.Kilde: Innleveringsvilkår - Tillatte språk
- Leverandøren skal ved tilbudsinnlevering levere utfylt prisskjema i oppdragsgivers angitte struktur; filopplasting brukes for å legge ved utfylt prisskjema med samme struktur og benevnelser.Kilde: Kravspesifikasjon - 4.1 Prisliste og prisstruktur (utfylt prisskjema)
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 06.08.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Kvalitet | 60 % | Vurdering av den digitale plattformløsningens funksjonalitet for selvbetjening, enkel bestilling, oppfølging, sporbarhet, dokumentasjon og understøttelse av kommunenes arbeidsflyt. |
| Pris | 40 % | Evaluering av tilbyders prisskjema for annonsetjenester, herunder relevante priser for publisering, eventuelle påslag/gebyrer og prismessig bærekraft for de annonseringsvolum og kanalbehov som omfattes av rammeavtalen. |
| Klima og miljø | 0 % | Klima og miljø |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Elektronisk fakturering (EHF) er obligatorisk ved fakturering til kommunene i kontrakten; EHF v3.0 eller nyere og PEPPOL BIS Billing v3.0 eller nyere.Kilde: Vedlegg: Krav til merking av EHF faktura - punkt 1
- Krav til adressering/avsender: Harstad kommune bruker organisasjonsnummer 972 417 971 som elektronisk adresse (for andre kommuner gjelder deres organisasjonsnummer; leverandører utenfor Norge benytter prefix 9908).Kilde: Vedlegg: Krav til merking av EHF faktura - punkt 2.1
- Krav til obligatorisk og riktig kontrakts- og fakturareferanse (kontraktsnummer/avtaleeier m.m.) i EHF-filen og PDF-vedlegg for tjenesteleveranser.Kilde: Vedlegg: Krav til merking av EHF faktura - punkt 3.1
- Krav til fakturalinjer for tjenesteleveranser (tjeneste-/varenummer, beskrivelse, antall timer, timepris og linjebeløp) og korrekt summering ved perioder per konsulent i PDF/EHF.Kilde: Vedlegg: Krav til merking av EHF faktura - punkt 3.2
- Kommunen kan returnere faktura som ikke er i samsvar med krav til innhold i elektronisk faktura.Kilde: Vedlegg: Krav til merking av EHF faktura - punkt 5
- Ved kreditering skal samme referanser benyttes som ved fakturering, og kreditering skal speile opprinnelig faktura; opprinnelig fakturanummer spesifiseres i BillingReference/InvoiceDocumentReference/ID.Kilde: Vedlegg: Krav til merking av EHF faktura - punkt 6
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Tekstutdraget inneholder ikke avklaring på «mindre avklaringer og korrigeringer» i praksis (kun overordnet prosedyrebeskrivelse).
- Det fremgår ikke i utdraget hvilke konkrete dokumentasjonskrav som følger etter ESPD utover eBevis/innhenting (for eksempel hvordan referanser skal dokumenteres utover oppføring).
- Kravspesifikasjonen har oppgitt flere kvalitative krav (2.x og 3.x), men komplett oppsummering av alle krav mangler ett punkt (1.5 ser ut til å være brutt i teksten).
- Det fremgår at det er «Maksimalt antall leverandører: 1», men rammeavtalens kontraktsstruktur (deltilbud/avrop) beskrives ikke i utdraget.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
Krav 1.1 sier at kravet er oppfylt dersom oppdragsgiver kan bestille annonser, følge status og hente ut dokumentasjon i én samlet løsning. Kan dere presisere hva som skal ligge i «én samlet løsning» (f.eks. om både bestilling/portal, statusoversikt og rapport-/dokumentuttak må være i samme brukerflate), og om dere aksepterer at deler kan leveres via eksport/fil?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå omfanget av selvbetjeningsplattformen for å kunne prise riktig og unngå avvik mot må-krav 1.1.
Kilde: Kravspesifikasjon 1.1Krav 1.3 sier at leverandøren skal håndtere bestilling og publisering eller «videreformidling» til relevante digitale og trykte annonsekanaler. Hva legger dere i «videreformidling» i denne konkurransen (f.eks. at dere godtar at leverandøren kun leverer ferdig innhold/tekst til kanal, og at selve publiseringen skjer hos tredjepart), og hvilke typer kanaler forventer dere at leverandøren faktisk publiserer selv?
Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker operasjonell leveranse og kostnads-/risikobilde, særlig for rekrutteringsannonser og lovpålagte kunngjøringer.
Kilde: Kravspesifikasjon 1.3Krav 1.4 om sporbarhet fra bestilling til publisering: Hvilke «sentrale steg» forventer dere at vi følger/viser for hver annonse (f.eks. bestilt, sendt til kanal, endringer mottatt, publisert, sluttdokumentasjon/arkivert), og må disse stegene være dokumentert med dato/tid og status på individnivå per annonse?
Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon av sporbarhetsnivå er avgjørende for å demonstrere oppfyllelse av må-krav 1.4.
Kilde: Kravspesifikasjon 1.4Krav 1.5 (brutt tekst i utdraget): Kan dere bekrefte det fullstendige må-kravet og kriteriet for oppfyllelse knyttet til «rapport(er) over gjennomførte annonseringer og kampanjer»? Og: i hvilke format forventer dere at rapporter/oversikter kan hentes ut (f.eks. skjermvisning, Excel/CSV, PDF), og for omfanget «egne annonseringer og kampanjer» gjelder det også kampanjeoppsett der flere stillinger inngår?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite eksakt kravinnhold og oppfyllelseskriterier for å kunne planlegge løsning og dokumentere det i tilbudet.
Kilde: Kravspesifikasjon 1.5Tildelingskriteriet «Kvalitet 60%» beskriver plattformens funksjonalitet for selvbetjening, enkel bestilling, oppfølging, sporbarhet, dokumentasjon og understøttelse av kommunenes arbeidsflyt. Kan dere beskrive hvordan dere konkret vil evaluere og poengsette disse delmomentene (f.eks. hva som typisk gir høy/middels/lav score), og om det er krav om demonstrasjon/sammenlignbare skjermbilder eller rapporteksempler i tilbudet?
Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evaluering kan gi feil investeringsfokus og risiko for lav uttelling selv om løsningene oppfyller må-kravene.
Kilde: Tildelingskriterier (Kvalitet 60%)Tildelingskriteriet «Pris 40%» viser lineær prisberegning med p_max/p_min. Kan dere bekrefte hvilken «tilbudspris» som inngår i beregningen, dvs. om prisen skal hentes direkte fra prisskjemaets summer/total (og i så fall hvilke linjer og volumanslag), og om det er forventet at vi priser eksempelvolum fra rammeavtalen i prisskjemaet?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite hvordan prisskjemaet omregnes til evalueringsgrunnlaget.
Kilde: Tildelingskriterier / PrisberegningsmetodeKrav 2.2 handler om import/opplasting av annonser fra kommunenes rekrutterings- eller HR-systemer, uten krav om integrasjon. Kan dere spesifisere hvilke konkrete filformater eller datatyper dere forventer at leverandøren skal støtte (f.eks. tekstbasert import, XML/JSON, CSV, malfelter), og om dere kan gi eksempler på et typisk annonseoppsett og hvilke datafelter som vanligvis må kunne importeres?
Hvorfor det er verdt å spørre: Import-/opplastingsløsningen påvirker både teknisk løsning og kostnader, og leverandøren må vite hvilket minimum som forventes.
Kilde: Kravspesifikasjon 2.2Krav 3.3 «Effekt og dokumentasjon»: Kan dere presisere hva dere forventer at leverandøren leverer som dokumentasjon av effekt (f.eks. antall visninger, klikk, søknadsdata, kost/CPA, kanalrapport), og på hvilket nivå (per annonse, per kampanje eller aggregerte nivåer) og for hvilke kanaler?
Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både datainnsamling, rapporteringsfunksjonalitet og eventuelle kostnader for tredjepartsstatistikk.
Kilde: Kravspesifikasjon 3.3Krav 5.1 «Forbehold om lokale annonser»: Kan dere bekrefte at svaret «ja/nei» innebærer at leverandøren aksepterer at oppdragsgiver kan publisere lokale annonser direkte uten at det utløser kompensasjon, og hvordan dette samspiller med prisskjemaet (dvs. om slike annonser da skal holdes utenfor fakturering/volum grunnlag i de aktuelle prislirene)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå kommersiell effekt av forbeholdet for å prise rammeavtalens enhetspriser korrekt.
Kilde: Kravspesifikasjon 5.1Rammeavtalens varighet er 11. august 2026 til 11. august 2028 med opsjoner 1 + 1 år, og «Maksimalt antall leverandører: 1». Kan dere utdype hvordan avrop/bestilling vil skje i praksis (f.eks. hvor ofte, om det er delkontrakter eller standardbestillingsflyt per kommune, og om det skal være én samlet plattformkonto eller separate konto-/brukerstyringer per kommune) og hvilke forventede volumer som ligger til grunn (selv om verdi er estimert).
Hvorfor det er verdt å spørre: Avtalestruktur og avrop-/bestillingspraksis påvirker kapasitet, implementering og kostnadsmodell, og dermed både tilbudt pris og løsningens skalering.
Kilde: Anskaffelsesoversikt / Rammeavtalens varighet og rammeavtaleinnstillinger
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →