Dynamisk innkjøpsordning for kjøretøy under 7,5 tonn (Ås, Vestby, Frogn og Nesodden)

Oppdragsgiver (FIK) inviterer til begrenset anbudskonkurranse (trinn 1) for etablering av en dynamisk innkjøpsordning (DPS) for kjøp/leasing av biler under 7,5 tonn med tilhørende tjenester. Søknad om opptak vurderes etter kvalifikasjonskrav (kap. 3). Etter opptak kan leverandører inviteres til konkurranser (trinn 2) der kontrakt tildeles etter nærmere angitte tildelingskriterier (pris/kostnad/beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet). Ordningen er løpende til 09.08.2032, med mulighet for forlengelse/avslutning.

• Krav 1 – Betaling av skatter, avgifter og trygdeavgifter (avvisningsgrunn).

  Dokumentasjon: ESPD (B: Avvisningsgrunn). Kontrolleres via eBevis (ved samtykke) eller manuell dokumentasjon i KGV hvis ikke samtykke.

  Kilde: Kap. 3.2, tabell «Krav» (Krav 1)
• Krav 2 – Registrert i handelsregister eller foretaksregister.

  Dokumentasjon: ESPD (A: Kvalifikasjonskrav). Kontrolleres via eBevis (ved samtykke) eller manuell dokumentasjon i KGV.

  Kilde: Kap. 3.2, tabell «Krav» (Krav 2)
• Krav 3 – Øvrige økonomiske og finansielle krav.

  Dokumentasjon: ESPD (B: Kvalifikasjonskrav) + oppdragsgiver kontrollerer informasjon; evt. dokumentasjon lastes opp i KGV.

  Kilde: Kap. 3.2, tabell «Krav» (Krav 3)
• Krav 4 – Tekniske fasiliteter og kvalitetssikringstiltak.

  Dokumentasjon: ESPD (C: Kvalifikasjonskrav) + dokumentasjon lastes opp i KGV.

  Kilde: Kap. 3.2, tabell «Krav» (Krav 4)
• Krav 5 – Attester utstedt av uavhengige organer for kvalitetssikringsstandarder.

  Dokumentasjon: ESPD (D: Kvalifikasjonskrav) + dokumentasjon lastes opp i KGV.

  Kilde: Kap. 3.2, tabell «Krav» (Krav 5)
• Krav 6 – Attester utstedt av uavhengige organer for miljøledelsesstandarder.

  Dokumentasjon: ESPD (D: Kvalifikasjonskrav) + dokumentasjon lastes opp i KGV.

  Kilde: Kap. 3.2, tabell «Krav» (Krav 6)
• Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår skal leveres som del av kvalifikasjonen.

  Dokumentasjon: Utfylt egenerklæringsskjema (ESPD/egenrapportering etter vedlegg 3) levert sammen med kvalifikasjonsanmodningen; også for underleverandører.

  Kilde: Kap. 3.5
• Underleverandør: forpliktende erklæring og ESPD også for underleverandør der underleverandør benyttes for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring for underleverandør (vedlegg 2) + kort beskrivelse av hvilke kapasitet(er) underleverandør skal utføre + ESPD utfylles i KGV-portalen også for underleverandør.

  Kilde: Kap. 3.3 + Vedlegg 2
• Redegjørelse om data som kan samles inn/behandles/lager i tilknytning til kjøretøy og systemer (maks 450 ord).

  Dokumentasjon: Kort redegjørelse som lastes inn ved søknad om opptak; begrenser seg til maks 450 ord.

  Kilde: Kap. 3.4

• Signert søknadsbrev (Vedlegg 1).Kilde: «SØKNAD» / Vedlegg 1 «Søknaden består…»
• Utfylt egenerklæringsskjema (ESPD) for leverandør og underleverandør(er) i KGV-portalen.Kilde: Vedlegg 1 «Søknaden består…»; Kap. 3.3; Kap. 4 / «Komplett søknad…»
• Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene (kap. 3.2).Kilde: Vedlegg 1 «Søknaden består…»; «Komplett søknad skal bestå av…»
• Forpliktelseserklæring for underleverandør – trinn 1 og 2 (Vedlegg 2).Kilde: Vedlegg 1 «Søknaden består…»; «Komplett søknad skal bestå av…»
• Kort redegjørelse for hvilke typer data som kan samles inn, behandles eller lagres (maks 450 ord).Kilde: Kap. 3.4 + «Komplett søknad skal bestå av…»
• Egenerklæringsskjema for lønns- og arbeidsvilkår (Vedlegg 3), innsendt med kvalifikasjonsanmodningen.Kilde: Kap. 3.5 + «Komplett søknad skal bestå av…»
• Søknad skal være skriftlig og leveres på norsk, elektronisk via KGV.Kilde: «Søknad» / «Innlevering»
• For opptak til første konkurranse i trinn 2: søknad må leveres innen søknadsfristen 09.08.2026.Kilde: «Fremdriftsplan» + «Innlevering»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.08.2032

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Nullutslippskjøretøy skal velges der det kan tilfredsstille avgjørende transport- og driftsbehov; unntak kun når vilkårene i forskriften er oppfylt og skal begrunnes konkret i den enkelte konkurransen.Kilde: Kap. 1.3 «Anskaffelsens formål»
• Databehandler/ personvern: personopplysninger som hovedregel behandles og lagres innen EU/EØS; overføring utenfor EU/EØS kun etter vilkår og skriftlig godkjenning.Kilde: Kap. 3.4
• Ved faktisk rolle som databehandler skal databehandleravtale etter GDPR art. 28 inngås før behandling starter.Kilde: Kap. 3.4
• Krav om etterlevelse av lønns- og arbeidsvilkår i henhold til anskaffelsesloven og tilhørende regelverk; gjelder også underleverandører.Kilde: Kap. 3.5 + Vedlegg 3
• Mulighet for løpende vurdering og utestengelse/avvisning ved manglende kvalifikasjon eller vesentlige kontraktbrudd; leverandør skal gis anledning til å uttale seg før beslutning.Kilde: Kap. 3.6

• Dokumentteksten viser ikke selve detaljerte formuleringer for hvert ESPD-kriterium utover overskriftene (f.eks. hva som konkret menes med «øvrige økonomiske og finansielle krav», «tekniske fasiliteter og kvalitetssikringstiltak», samt hvilke konkrete standarder/attester som kreves).
• Det fremgår ikke hvilken(e) konkrete tildelingskriterier og vekter som benyttes i første trinn 2-konkurranse (kun at dette kan presiseres/vektes per konkurranse i KGV).
• Konkrete kontrakts-/driftskrav knyttet til biler (f.eks. garanti, serviceomfang, miljøkrav utover nullutslippsføringen, IT/telematikkkrav mv.) er ikke beskrevet i utdraget, men kan fastsettes i trinn 2-tilbud/konkurranser.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I trinn 2 (konkurranser i dynamisk innkjøpsordning): Hvilke konkrete tildelingskriterier og vekter vil dere bruke i den første relevante konkurransen, og kan dere opplyse om hvilke typer «pris/kostnad og kvalitet/funksjonalitet»-elementer som er aktuelle for bilanskaffelser (f.eks. rekkevidde/ladetid/brukerbehov/førermiljø/utforming)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentet angir eksempler og at vekting kan variere, men leverandøren trenger forventet evalueringslogikk for å kunne prise riktig og rigge tilbudet.

   Kilde: Kapittel 5 Tildelingskriterier i oppdragskonkurranser (trinn 2)

2. For ordningen stilles det krav om nullutslippskjøretøy i samsvar med forskrift om utslippskrav til kjøretøy ved offentlig anskaffelse til veitransport. Kan dere beskrive hvilke unntaksmuligheter som typisk vil kunne være aktuelle, hvordan dere forventer at unntak begrunnes i den enkelte trinn-2-anskaffelse, og hvilke dokumentasjonskrav som gjelder for å dokumentere at avgjørende transport- og driftsbehov ikke kan dekkes av lav-/nullutslippsalternativer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Unntaksadgangen kan ha stor påvirkning på valg av bilteknologi, pris og tilgjengelighet. Leverandøren må forstå forventet dokumentasjon og vurderingsmåte.

   Kilde: Avsnitt om formål/omfang og omtale av nullutslippskravet (Forskrift om utslippskrav...)

3. Nullutslippskjøretøy/«energi-effektive biler» nevnes som mål. I trinn 2: Skal tildelingen (dersom «beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet») bygge på bestemte, målbare ytelsesparametere (f.eks. rekkevidde, ladetid, standardisert energiforbruk), og i så fall hvilke parametere og hvilken test-/standardmetode vil dere legge til grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i hvilke tekniske måleparametere som faktisk evalueres gjør det vanskelig å dimensjonere bilvalg og dokumentasjon.

   Kilde: Kapittel 1.3 Anskaffelsens omfang + Kapittel 5 Tildelingskriterier (eksempler)

4. Kommunikasjon skal foregå i KGV (FOA 26-4 (3)). Hvilke typer hendelser/leveranser forventes dokumentert i KGV i trinn 2 (f.eks. spørsmål/avklaringer, endringsvarsler, bekreftelser, etterspurt dokumentasjon), og hvilke formkrav gjelder for at en leverandør ikke skal anses å ha brutt plikten til å følge KGV-prosessen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre korrekt prosess i KGV for å unngå risiko for avvisning ved «brudd» på kommunikasjonskravet.

   Kilde: Kapittel Dynamisk innkjøpsordning (kommunikasjon i KGV, og avvisningsgrunn ved brudd)

5. Ved søknad om opptak (trinn 1) skal leverandøren redegjøre på maks 450 ord om hvilke typer data som kan samles inn/behandles/lagres i tilknytning til kjøretøyene og systemene. Kan dere gi eksempler på hvilke datakategorier dere typisk forventer at leverandørene beskriver, og hvordan dere skiller mellom (i) data som samles inn utenfor deres kontroll og (ii) data som inngår i en leverandør-/telematikkløsning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Redegjørelsen er kort, men må være presis nok til å demonstrere kontroll og databehandlerbehov. Eksempler vil redusere risiko for avvik i søknaden.

   Kilde: Kapittel 3.4 Behandling av personopplysninger, informasjonssikkerhet og datalagring

6. Når opplysninger om personopplysninger behandles: kan dere bekrefte at dere i trinn 1 krever leverandørens «overordnet» vurdering, mens de konkrete tekniske/organisatoriske tiltak og eventuelle databehandleravtaler normalt først konkretiseres i trinn 2. Hvis dette stemmer: hva er minimum som må være avklart allerede ved trinn 1-redegjørelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er viktig å forstå grensesnittet mellom trinn 1 og trinn 2 for personvern/avtaleplikt, slik at leverandøren ikke bruker feil ressursnivå i tidligfase.

   Kilde: Kapittel 3.4 Behandling av personopplysninger, informasjonssikkerhet og datalagring

7. Krav til kvalifikasjon i trinn 1 viser til ESPD-bokser (B, A, C og D), men uten nærmere utdyping. For krav 3 (Øvrige økonomiske og finansielle krav) og krav 4 (Tekniske fasiliteter og kvalitetssikringstiltak): hvilke konkrete minimumskrav forventes oppfylt, og hvordan vil dere kontrollere oppfyllelsen (hvilken type dokumentasjon/attester legger dere til grunn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke terskler som gjelder for å kunne vurdere om de kan kvalifisere og for å planlegge dokumentinnhenting.

   Kilde: Kapittel 3.2 Kvalifikasjonskrav (Krav 3, Krav 4) + tabell over dokumentasjonskrav

8. Krav 5 og 6 gjelder «attester utstedt av uavhengige organer» for kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder, men dokumentet viser ikke hvilke standarder dere krever (kun ESPD-overskrift). Kan dere oppgi hvilke konkrete standarder dere normalt krever (f.eks. ISO 9001 og/eller tilsvarende, og hvilken miljøstandard), og om alternative sertifiseringer eller dokumentasjon kan aksepteres som likeverdig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Standardkrav påvirker sertifiseringsstatus og tid/kost. Likeverdig dokumentasjon må avklares for å unngå kvalifikasjonsrisiko.

   Kilde: Kapittel 3.2 Kvalifikasjonskrav (Krav 5 og Krav 6)

9. For leveranse omfatter ordningen også «reparasjoner og tilhørende deler utover garantiperioden» (nevnes i omfang). I trinn 2: Vil dere etterspørre en egen reservedels- og/eller reparasjonsservicepakke/opsjoner som del av tilbudet, og hvordan vil dere i så fall vekte dette mot bilpris/leasingkostnader og kvalitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilstedeværelse av service/extended coverage kan endre kalkyle og tilbudsstruktur. Leverandøren bør forstå omfang og evalueringsopplegg allerede før de første trinn-2-kravene kommer.

   Kilde: Kapittel 1.3 Anskaffelsens omfang (omtale av reparasjoner og deler utover garantiperioden)