Rammeavtale for kjøp av bistand til rekruttering mv. til lederstillinger

Statens vegvesen ønsker en rammeavtale for bistand til rekruttering/search til lederstillinger. Rammeavtalen inngås med inntil 6 leverandører, fordelt på tre delkontrakter: (1) full rekrutteringsprosess (inntil 2), (2) executive search og kandidatutvelgelse (inntil 2), (3) kandidattesting (inntil 2). Oppdraget styres av skriftlige avrop, med krav om dokumentasjon/etterprøvbarhet, konfidensialitet og leveranse av sluttdokumentasjon per avrop.

• Oppdragsleder/seniorkonsulent: Minimum 5–10 års relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag og erfaring med å lede tilsvarende prosesser. (Krav for hver delkontrakt det gis tilbud på.)

  Dokumentasjon: Angis i tilbudet; beskrive nøkkelpersoner/erfaring og rolle (ingen spesifikk vedleggsform er angitt i teksten).

  Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, punkt 2.6
• Øvrig nøkkelpersonell: Minimum 5 års relevant erfaring og relevant fagkompetanse innen aktuelt fagområde. (Minimum to nøkkelpersoner per delkontrakt.)

  Dokumentasjon: Angis i tilbudet (beskrivelse av nøkkelpersoner, rolle, ansvar og kompetanse).

  Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, punkt 2.6

• Tilbudet skal angi hvilken eller hvilke delkontrakter det gis tilbud på.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, felles krav for alle delkontrakter
• For hvert avrop: leverandøren skal utpeke en oppdragsleder.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, felles krav for alle delkontrakter (krav knyttet til gjennomføring/organisering)
• Tilbudet skal beskrive hvordan kravene vil bli oppfylt. Oppdragsgiver kan på forespørsel be om eksempler på tilsvarende leveranser.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, punkt 2.4.1 Dokumentasjon

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtaleperiode: 2 år + opsjon 1 år av gangen (maks 4 år totalt). Forlengelse krever skriftlig varsel innen 3 måneder før utløp.Kilde: Kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 2.2
• Avrop skal kun skje på bakgrunn av skriftlig bestilling fra Oppdragsgiver (bestillingssystem/Unit 4/EHF). Leverandør skal ordrebekrefte innen 24 timer og bekrefte mottak.Kilde: Kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 2.3 (og Vedlegg 5 for 2 virkedager bekreftelse)
• Frist/realistiske avrop: Dersom frist vurderes urealistisk, må leverandøren foreslå justert fremdrift/gi begrunnelse innen 2 virkedager (ved bestilling).Kilde: Kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 2.3
• Oppdragslevering: Prosess og vurderinger skal dokumenteres og være etterprøvbar. Kandidatvurderinger skal være skriftlig dokumentert og begrunnet opp mot fastsatt kravprofil.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, punkt 2.4.1
• Konfidensialitet: Leverandøren skal sikre nødvendig konfidensialitet og håndtering av kandidatopplysninger.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, punkt 2.4.1
• Gjennomføring digitalt i hovedsak (e-post, Teams, digitale verktøy); fysisk tilstedeværelse kan påregnes for enkelte aktiviteter (oppstartsmøter, intervjuer, tester/presentasjoner) og omfang avklares i avrop/fremdriftsplan.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, punkt 2.7
• Oppstartsmøte etter kontraktsinngåelse; leverandøren skal utarbeide forslag til møteplan tilpasset delkontrakt.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, punkt 2.8
• Leveranseformat per avrop (minimum): Delkontrakt 1: signert arbeidsavtale + sluttrapport; Delkontrakt 2: kandidatliste + sluttrapport; Delkontrakt 3: kandidatrapport.Kilde: Kravspesifikasjon.pdf, punkt 2.4.2
• Leverandøren skal kunne starte oppdrag innen rimelig tid etter mottatt avrop og utarbeide fremdriftsplan ved oppstart (godkjennes av Oppdragsgiver).Kilde: Kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 2.3 (overordnede føringer) og Kravspesifikasjon.pdf, punkt 2.5/2.4.2
• Fakturering: Kun elektronisk faktura (EHF) til korrekt adresse; detaljerte krav til merking. Betalingsfrist 30 dager.Kilde: Kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 2.5 og 3.11
• Maks omfang/terminering ved nådd maksimal grense: Maks 11 MNOK ekskl. mva; ved nådd grense kan Oppdragsgiver si opp med umiddelbar virkning. Rett til oppsigelse ved uttak over 9 300 000 MNOK ekskl. mva med 3 måneders varsel.Kilde: Kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 2.6
• Personopplysninger: Leverandør kan ikke behandle personopplysninger før databehandleravtale er inngått; skal ivareta informasjonssikkerhet og dokumentere tiltak; kan ikke overføre personopplysninger utenfor EU/EØS med mindre regulert i databehandleravtale.Kilde: Kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 2.7
• Krav om klart språk i skriftlig dokumentasjon som inngår i leveransen (aktivt språk, unngå forkortelser/fremmedord/engelsk terminologi med mindre forklares).Kilde: Kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 2.8
• Bytte/tillegg av underleverandører: krever skriftlig samtykke før bytte/supplering (med mindre annet avtalt). Leverandør er ansvarlig for underleverandørers oppfyllelse.Kilde: Kontraktsbestemmelser.pdf, punkt 3.7

• Tekstutdraget inneholder ikke opplysninger om kvalifikasjonskrav knyttet til økonomisk/finansiell kapasitet eller konkrete tildelingskriterier utover pris (vedlegg 1).
• Tildelingsmodell (vekt mot andre kriterier) er ikke oppgitt i utdraget; kun prisberegningsformel for delkontrakt 1 fremgår.
• Innleveringskrav for tilbud (oversikt over hvilke dokumenter som skal vedlegges) er ikke spesifikt listet utover kravet om å beskrive hvordan kravene oppfylles.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1: I kravspesifikasjonen står det at prosessen skal omfatte «gjennomføring av executive search ved behov». Hvordan defineres «ved behov» i praksis (f.eks. beslutter Oppdragsgiver alltid, eller er det leverandørens vurdering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker forventet arbeidsomfang, ressursplanlegging og prising/risiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.1 Delkontrakt 1: Full rekrutteringsprosess

2. For delkontrakt 1: Det står at «gjennomføring av intervjuer (minimum første- og andregangsintervjuer)» skal inngå. Er det definert et minimum antall runder totalt, og hvordan håndteres eventuelle «tredje intervjuer»/ekstra runder dersom Oppdragsgiver ønsker det?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Antall intervjurunder styrer medgått tid og bemanning, og kan få betydning for kostnadsestimatet selv om det er rammeavtale.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.1 Delkontrakt 1: Full rekrutteringsprosess

3. For delkontrakt 1: Kravspesifikasjonen sier at leverandøren skal «mottak og behandling av søknader» samt «utarbeidelse av offentlig og utvidet søkerliste». Hvilket verktøy/system bruker Oppdragsgiver for søknader og utarbeidelse av søkerlister, og hva er leverandørens konkrete ansvar i prosessen (operativt vs. rådgivende)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaringen bestemmer digitalt/operativt ansvar, tidsbruk og behov for integrasjoner/tilganger.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.1 Delkontrakt 1

4. For alle delkontrakter: I kravspesifikasjonen står det at leveransen skal være «etterprøvbar» og at vurderinger skal dokumenteres slik at Oppdragsgiver «kan forstå og etterprøve hvordan vurderingene er gjort». Hvilket minimumsformat forventes for dokumentasjonen (f.eks. maler/struktur), og finnes det eksempler på tidligere leveranser som Oppdragsgiver bruker som referanse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonsnivå og format kan variere betydelig mellom leverandører og påvirker både leveransekvalitet og risiko for avvik.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.4.1 Generelle krav til leveransen

5. For alle delkontrakter: Det står at leveransen skal gjennomføres med «nødvendig konfidensialitet» og at prosessen skal være konfidensiell (særlig delkontrakt 2). Er det angitt konkrete krav til håndtering av konfidensiell informasjon (f.eks. lagringsplass, delingskanaler, tilgangsstyring), eller skal dette beskrives i tilbudet og avtales i oppstart av avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan kreve bestemte rutiner/tekniske løsninger og påvirker implementeringstid og kostnader.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.4.1 Generelle krav til leveransen og pkt. 2.2 Delkontrakt 2

6. For delkontrakt 3: Kravspesifikasjonen nevner «relevante og faglig anerkjente tester (for eksempel validerte evne- og personlighetstester)». Hvilke testtyper forventes normalt, og finnes det krav til hvilke leverandør- eller sertifiseringskrav testadministrator må oppfylle (f.eks. sertifisering i bestemte verktøy)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Testvalg og sertifiseringskrav påvirker både tilgang til kompetanse og pris/risiko.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.3 Kandidattesting

7. For delkontrakt 2 og 3: Kravspesifikasjonen sier at «prosessen skal gjennomføres konfidensielt» (delkontrakt 2) og at leverandøren skal dokumentere etterprøvbart. Hvordan balanseres konfidensialitet med dokumentasjonskravene – hvilke deler av vurderingsgrunnlaget forventes normalt delt med Oppdragsgiver, og i hvilket omfang kan rapporter inneholde sensitive vurderinger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklarer informasjonsdeling og risiko for at dokumentasjon ikke tilfredsstiller personvern-/konfidensialitetsforventninger.

   Kilde: Kravspesifikasjon, pkt. 2.2 Delkontrakt 2 og pkt. 2.4.1 Generelle krav til leveransen

8. Angående avrop og frister: I kontraktsbestemmelsene punkt 2.3 står det at leverandøren kan gi innvendinger mot frist for ferdigstillelse innen «2 virkedager etter bestilling», og at fristen ellers legges til grunn. Kan Oppdragsgiver bekrefte at et avrop normalt vil spesifisere realistisk frist, og at leverandøren ikke vil bli holdt ansvarlig for forsinkelse dersom frist ble innvending-/begrunnet innen 2 virkedager?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kommersielle og kontraktsmessige risikoprofiler knyttet til avropsfrister.

   Kilde: Kontraktsbestemmelser, pkt. 2.3 Avrop

9. Angående prissetting for delkontrakt 1: Vedlegg 1 prisskjema viser at «kandidattester evalueres ikke» og at det kun er timepriser for oppdragsleder/konsulent/junior som evalueres (vektet timepris). Hvordan skal leverandøren prise kostnader knyttet til elementer som er ekskludert fra evalueringen (reise/oppmøte dekkes etter satser), og hva er forventet praksis for evt. andre direktekostnader som ikke er «utlegg» (utover kandidattester)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som ligger i timepris vs. hva som kan kreves refundert/utlegg for å gi riktig tilbudspris.

   Kilde: Vedlegg 1 Prisskjema Delkontrakt 1 og Kontraktsbestemmelser, pkt. 2.4.1 Pris samt pkt. 3.10 Priser

10. Om økonomisk/finansiell kapasitet og/eller underleverandørstøtte: Mal for «forpliktelseserklæring» finnes i dokumentpakken, men kvalifikasjonskravene til økonomisk/finansiell kapasitet er ikke synlig i utdraget. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete kvalifikasjonskrav (økonomisk/finansiell kapasitet og evt. tekniske/faglige) leverandøren må dokumentere, og om og hvordan disse kan støttes med underleverandør/partner (inkludert om det gjelder gjennom hele avtaleperioden)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er nødvendig for korrekt dokumentstrategi og for å unngå avvisning pga. feil oppfyllelse eller feil bruk av støtte.

    Kilde: Mal for forpliktelseserklæring (tillegg), samt Kontraktsbestemmelser pkt. 3.4 Kvalifikasjonskrav