Rammeavtale analysetjenester vann, avløp og slam

Tromsø kommune skal inngå tjenesteavtale (01.01.2027–31.12.2028, med opsjon forlengelse totalt inntil 8 år) om levering av analysetjenester for vann, avløp og slam. Tjenesten omfatter analyse av kontrollprøver og et utvalg prøver fra faste prøvepunkter samt innløp/utløp fra avløpsanlegg og analyser av næringsstoffer og tungmetaller i slam. Avtalen er en tjenesteavtale med én leverandør og avrop basert på fastsatte vilkår, prøveplan og responstidskrav, inkludert beredskapsordning. Pris oppgis per parameter i prisskjema.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

11.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtalen omfatter levering av analysetjenester vann, avløp og slam til Tromsø kommune (seksjon vann og avløp).Kilde: Vedlegg 4 - Kontrakt analysetjenester vann, avløp og slam .docx, pkt. «Avtalens gjenstand»
• Leveringstid/avtaletid: 01.01.2027–31.12.2028. Prøvetid: første 6 måneder. Kunden kan si opp i prøvetid med 30 dagers varsel.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Avtalens varighet»
• Opsjon: Kunden kan forlenge avtalen inntil maksimalt 6 år (total avtaletid 8 år). Forlengelse skjer automatisk 1 år om gangen, med krav om at Kunden melder senest 3 måneder før utløp hvis forlengelse ikke skal skje.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Opsjoner knyttet til avtalens varighet»
• Estimert verdi 16 000 000 NOK ekskl. mva., maksimal verdi 19 000 000 NOK ekskl. mva.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Estimert og maksimal verdi»
• Akkrediterte laboratorier: Laboratorier skal være akkreditert for aktuelle analyser. Leverandør skal beholde sertifiseringer tilbudt i anbud gjennom hele kontraktsperioden og kunne dokumentere gyldighet ved forespørsel.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Sertifiseringer og akkreditert laboratorium» (10.1)
• Nøkkelpersonell: Leverandør skal oppgi kontaktperson og stedfortreder; henvendelser til laboratorium skal gå via disse.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Leverandørens nøkkelpersonell» (10.2)
• Prøveflasker og emballasje: Leverandør leverer nødvendige flasker/etiketter, samt transportemballasje (f.eks. kjølebag). Alle kostnader for materiell knyttet til uttak dekkes av leverandør.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Prøveflasker» og «Etiketter og mottakskontroll» (10.3.1-10.3.2)
• Etikettkrav: må blant annet ha prøvested, felt for klokkeslett og flaskestørrelse, samt QR-/strekkode med info om parametere.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Etiketter og mottakskontroll» (10.3.2)
• Registrering av prøver: elektronisk registrering ved mottak; kvalitetsikres mot prøveplan. Avvik meldes umiddelbart.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Registrering av prøver» (10.3.3)
• Responstid: Prøver skal påbegynnes innen 24 timer etter uttak. Eksempler: E. coli drikkevann 12 t, kimtall 12 t, SS avløpsvann 24 t, mikrobiologi generelt 24 t, kjemiske analyser 10 dager. Avvik varsles umiddelbart.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Responstid for svar på analyseprøver» (10.3.4)
• Beredskapsordning: leverandør må ha vakt/beredskapsordning for akutte situasjoner, kunne ta imot prøver 24/7 hele året. Analyse skal starte innen 2 timer fra prøven er innlevert, og prøvesvar så snart som mulig.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Responstid for svar ... i akutte situasjoner» (10.3.5)
• Analysemetoder: skal til enhver tid være i henhold til gjeldende lovverk og relevante standarder; laboratoriet leverer prøveemballasje og angir nødvendig prøvevolum. Metodeendringer skal varsles skriftlig.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Tekniske krav for analyser ...» og «Andre analysemetoder ...» (10.3.6-10.3.7)
• Mikrobiologiske spesifikke krav: ved funn av koliforme skal kunne stadfestes miljøkoliforme; ved positive resultater skal isolat kunne oppbevares til avklaring av verifisering/artbestemmelse.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Mikrobiologiske metoder» (10.3.8)
• Rapportering: fortløpende prøveresultater i Mapgraph, elektronisk rapport så snart som analyser er gjennomført; tilgang til data før rapport foreligger; varsling ved overskridelser for helsefareparametere.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Rapporteringskrav» (10.3.9)
• Underleverandør: leverandør skal oppgi laboratorienavn/lokalisering/org.nr./akkrediteringsnr. Kunden skal ikke betale mer for underleverandørtjeneste enn tilsvarende prispost hos leverandør.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Bruk av underleverandører» (10.3.11-krav) + tekst «Kunden skal ikke betale mer...»
• Oppbevaring og reanalyse: alle prøver oppbevares minst 4 uker etter mottatt analyserapport. Ved reanalyse som viser at opprinnelig resultat var korrekt faktureres oppdragsgiver; ved feil dekker leverandør kostnadene.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Oppbevaring av prøver og reanalyser» (10.3.12)
• Krav til mottak (særlig ved manglende laboratorium i Tromsø sentrum): mottak innen sentrumssone, godkjent for analysetjenester, mottakskontroll. Ved overlevering overtar leverandør ansvar, inkludert korrekt frakt/temp/logging og 24/7 mottak.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Krav til mottak» (10.3.13) + «Bestillingsplattform»/sonebeskrivelse
• Kurser/opplæring: leverandør skal gjennomføre opplæring/kurs for kommunens personell; det oppgis kurs i vedlegg 1 for prøvetakere vann og avløp lokalt i Tromsø. Prisskjema skal inkludere kursfastpris.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Kurs, opplæring og implementering» (11) og «Leverandør skal i vedlegg 1 ... oppgi fastpris for kursgjennomføring»
• Priser/prismodell: prisen på den enkelte prøve/parameter er fastpris. Alle priser oppgitt i NOK ekskl. mva. og inkl. alle andre gebyrer/vederlag (frakt, fakturagebyr osv.). Alt utstyr til prøvetaking og beredskap skal inngå. Reise- og diettkostnader dekkes ikke.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Priser» (6.1) og «Reise- og diettkostnader» (6.2)
• Fakturering: faktura på EHF; utstedelse snarest mulig og senest én måned etter levering (ellers gebyr kr. 400,- per 30. dag). Spesifikke krav til innhold og at fakturaer uten EHF-innhold anses ikke mottatt; betaling: 30 dager.Kilde: Vedlegg 4, pkt. «Fakturaformat og innhold» (7.1), «Feil i fakturaformat» (7.5) og «Kundens plikter / Betaling» (13.1)

• Kontraktutkastet inneholder ikke eksplisitt tildelingskriterier eller kvalifikasjonskrav i den vedlagte teksten; disse kan ligge i andre deler av konkurransegrunnlaget som ikke er inkludert.
• Flere punkt i kontraktteksten viser til andre vedlegg (f.eks. vedlegg 5 seriøsitetsbestemmelser, vedlegg 4/5 for prøveplan og konkurransedokumenter) som ikke er vedlagt i tekstgrunnlaget, så konkrete detaljer derfra kan ikke ekstraheres.
• Dokumentet «Vedlegg 1 - Retningslinjer for sladding ...» er ikke knyttet til spesifikke innleveringskrav for dette oppdraget i teksten, men beskriver generelle regler for hva leverandører kan/slik skal sladde.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Bekreft hvordan leverandøren skal prise «beredskap» i henhold til punktet «Beredskap skal inngå i prisen» under kapittelet Priser. Skal beredskap prises som del av hver enkelt parameter/enhetspris, eller finnes det en egen prispost i prisskjemaet (evt. «rådgiving pr. time»/kurs) som skal dekke beredskapsordningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det påvirker korrekt prising og risiko knyttet til tilgjengelighet (24/7-beredskap).

   Kilde: Vedlegg 4 kontrakt (kapittel 6.1 Priser)

2. I avtalen står det at «Reise- og diettkostnader dekkes ikke» samtidig som prisskjemaet dekker parameterpris. Hva er den konkrete avklaringen for kostnader ved situasjoner der prøver må håndteres/leveres fra et sted innenfor sentrumssonen (inkl. eventuell bruk av mottak/transportemballasje): inngår alt (inkl. faktisk frakt/temperaturlogging) i parameterprisene, og skal faktiske tillegg ikke forekomme?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre at tilbudte enhetspriser dekker alle kostnader uten uforutsette tillegg.

   Kilde: Vedlegg 4 kontrakt (kapittel 6.2 Reise- og diettkostnader og kapittel 6.1 Priser)

3. Avtalen sier at «Kunden leverer til et godkjent mottak/laboratorium innenfor sentrumssone», og at det finnes et «tilfellet hvor Leverandør ikke har laboratorium innenfor sentrumssonen» (referanse til punkt 10.3.13). Kan dere beskrive hvilke forpliktelser og pris-/kostnadskonsekvenser som gjelder i dette tilfellet (f.eks. etablering/vedlikehold av mottak, utstyrsbehov og eventuelle krav til ekstra bemanning), og om dette skal dekkes innen eksisterende prisskjema?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilken driftsmodell som er forventet og hvordan den skal prises.

   Kilde: Vedlegg 4 kontrakt (punkt 9.3 Bestillingens innhold/centrumssone og punkt 10.3.13 Krav til mottak)

4. For «Svar på prøver skal skje i henhold til krav som følger av relevant regelverk» og deretter angis frister (f.eks. E. coli 12 timer, Kimtall 12 timer, SS 24 timer, kjemiske analyser 10 dager). For ordningen for «akutte situasjoner» står det at «analyse... skal starte... innen 2 timer», men responstid for svar er «så snart som mulig hvis ikke annet er avtalt». Kan dere avklare: (1) om svarfrister i akutte situasjoner er de samme som ordinære frister, eller (2) om det kan avtales kortere/annen frist per avrop, og i så fall hvor det reguleres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i frister påvirker bemanning/kapasitetsplanlegging og prising av beredskap.

   Kilde: Vedlegg 4 kontrakt (punkt 10.3.4 Responstid for svar på analyseprøver og punkt 10.3.5 Responstid i akutte situasjoner)

5. I punkt 10.3.12 står det: «Ved reanalyse skal Oppdragsgiver faktureres for kostnaden i de tilfellene der reanalysen viser at det opprinnelige resultatet var korrekt» og ellers skal leverandøren dekke kostnaden. Hvordan skal reanalyse prises/faktureres i praksis dersom dere bestiller reanalyse: finnes det en prispost i prisskjemaet for reanalyse (og eventuelt reanalyse av hvilke parametere), eller skal reanalyse prises etter de relevante parameterprisene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må ha et konkret regnestykke for reanalyse-scenarioer for å unngå tvist og feilprising.

   Kilde: Vedlegg 4 kontrakt (punkt 10.3.12 Oppbevaring av prøver og reanalyser)

6. Avtalen pålegger laboratoriet å «beholde alle sertifiseringer som ble tilbudt i anbudskonkurransen» og oppgi at listen ikke er uttømmende. Hvilke konkrete sertifiseringer/akkrediteringer (ut over akkreditering for analysene) forventer dere at leverandøren minst skal opprettholde gjennom hele kontraktsperioden, og hvordan dokumenterer leverandøren dette ved forespørsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir leverandøren grunnlag for å vurdere varig samsvar og kostnader ved sertifiseringskrav.

   Kilde: Vedlegg 4 kontrakt (punkt 10.1 Sertifiseringer og akkreditert laboratorium)

7. I punkt 9.6–9.9 beskrives kundens rettigheter knyttet til avvisning/utskifting av ressurs og avbestilling/endring av oppdrag. Kan dere utdype hvordan kompensasjon beregnes ved «Mindre enn 1 dager: Kompenseres for bestilt tid og administrasjonshonorar» og «Dersom ressursen har startet sin reise kompenseres det for bestilt tid og reisekostnader»—finnes det satser/formel i konkurransegrunnlaget eller prisskjema (f.eks. administrasjonshonorar som egen post), eller skal dette inngå i timeprisen/parameterprisene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krever klar ansvars- og kostnadsavklaring for å prise risiko ved korte frister/endringer.

   Kilde: Vedlegg 4 kontrakt (punkt 9.9 Avbestilling/endring av det enkelte oppdrag)

8. Avtalen sier at «Leverandør plikter å besvare alle mottatte bestillinger så snart som mulig innenfor fastsatte responstider» og at responstiden per avrop skal fremgå av bestillingen (som et minimum nevnt i punkt 9.4). Hvor er «fastsatte responstider» konkret angitt (for bekreftelse/besvarelse i bestillingsportalen), og er responstiden lik for alle typer prøver (ordinære, ekstraprøver, akutte situasjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Må bekreftes før tilbud for å kunne etablere prosesser og bemanning for bestillingsdialog.

   Kilde: Vedlegg 4 kontrakt (punkt 9.4 Bestillingens innhold og punkt 9.5 Plikt til å besvare bestillinger)

9. Rapportering: Avtalen krever «Oppdragsgiver må kunne se fortløpende prøveresultater i Mapgraph og laste ned rapporter» samt at «Alle parametere skal rapporteres i den benevningen som er spesifisert» og at dere «levere liste» ved kontraktsinngåelse for helsefare-variabler som skal varsles umiddelbart. Kan dere beskrive: (1) hvilke data-/integrasjonskrav dere har til Mapgraph (API/format), (2) hvem som leverer og oppdaterer parameterbenevnelser, og (3) hvordan helsefare-liste vil bli kommunisert og eventuelt endret i kontraktsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Systemintegrasjon og rapporteringsformater påvirker både implementeringskost og etterlevelse.

   Kilde: Vedlegg 4 kontrakt (punkt 10.3.9 Rapporteringskrav)