Rammeavtale på kjøp av papir/ -plast og cateringprodukter

Rammeavtale for levering av papir-/plast- og cateringprodukter til Nordland fylkeskommune. Avtalen gjelder i 2 år med opsjon/forlengelse 1+1 år (inntil 2 ganger). Tildelingsgrunnlag knytter seg til utfylt Excel-prisskjema i Mercell, herunder nettopriser etter varegrupperabatter, og krav til sortiment, prisdokumentasjon og produkt-/miljøkrav.

• Fylle ut vedlagt Excel-prisskjema (sum fra kolonnen «Sum nettopris» skal overføres til Mercell under arkfanen «produkter»). Excel-skjemaet skal leveres sammen med tilbudet som egen fil.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 3.0.0 Pris (Response required)
• Det må ikke gjøres endringer i blå celler; ikke legge til/fjerne rader/kolonner (gjelder Excel-skjema).Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 3.0.0 Pris (Response required)
• Leverandør skal gjøre tilgjengelig offisiell veiledende prisliste for det totale sortimentet som hører inn under de etterspurte varegruppene ved innlevering av tilbud; prisene skal være gjeldende ved tilbudsfristens utløp.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 3.0.0 Pris (Response required)
• Gi katalogmateriell/brosjyrer med bilde og beskrivelse av produkter i leverandørens sortiment innenfor de forespurte produktgrupper, tilgjengelig for oppdragsgiver ved tilbudsfrist.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 5.0.0 Produktbeskrivelse (Response required)
• Lage og levere pris-/nettprisdokumentasjon som gjør avtalens nettoprisbok mulig i katalogformat for elektronisk bestillingssystem/punchout (ved behov).Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 3.0.0 Pris (Response required)
• Varegrupperabatter oppgis i prisskjemaets forside (for at nettopriser kan beregnes).Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 3.0.0 Pris (Response required)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Alle tilbudte varer (i prisskjema og veiledende prisliste) skal være egnet for profesjonelt bruk.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 1.0.0 Produktkvalitet
• Ingen piratkopier av merkevarer; leverandør skal kunne legge frem opprinnelsesbevis på alle varer i avtaleperioden.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 2.0.0 Varenes opprinnelse
• Tilbudet skal omfatte hele leverandørens sortiment innenfor forespurte områder (ikke bare prisskjema). Det skal gis fast rabatt pr varegruppe for hele sortimentet innenfor varegruppene.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 4.0.0 Sortiment
• Dispensere: i størst mulig grad benytte eksisterende dispensere; ved behov for overgang til nye dispensere skal utskifting skje uten kostnad for oppdragsgiver, og ikke medføre boring av nye hull så langt praktisk mulig.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 6.0.0 Krav knyttet til dispensere
• Miljø: produkter skal minimum oppfylle gjeldende lover/forskrifter; enkel tilgang til miljøvennlige produkter ved avrop.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 7.1.0 Miljøkrav og 7.2.0 Bestilling
• Emballasje: dokumentasjon på medlemskap/returordning (Grønt Punkt Norge eller tilsvarende) skal fremlegges senest ved kontraktsinngåelse.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 7.3.0 Emballasje
• Papirprodukter: tredjeparts miljømerking på produktnivå (Svanen/EU-blomsten/Blaue Engel el.); alternativt dokumentasjon ved manglende merking men oppfyllelse av minimumskrav til slike ordninger.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 7.4.1 Miljømerking
• Papirprodukter: klorfrie produkter (TCF eller ECF); parfyme og unødvendige tilsetningsstoffer skal ikke forekomme.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 7.4.2 Kjemikalier
• Plastprodukter: ved bruk av plast minimum 50 % resirkulert plast (PCR); engangsplastprodukter omfattet av engangsplastdirektivet tillates ikke med mindre lovlige unntak.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 7.5.1 Materialbruk og 7.5.2 Forbudte produkter
• Catering: engangsprodukter skal være av fornybare materialer (papp/tre/fiber eller tilsvarende). Plast i kontakt med mat må oppfylle matsikkerhetskrav, uten BPA/helse- eller miljøskadelige stoffer.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 7.6.1 og 7.6.2
• Catering: cateringprodukter skal kunne kildesorteres i norske avfallssystemer; leverandør skal gi tydelig informasjon om korrekt avfallshåndtering og sortering.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 7.6.3 og 7.6.4
• Medvirkning for å redusere skadedyr: leverandøren skal ha system for å unngå spredning av skadedyr ved vareleveranser.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 7.7.0
• Transportkrav: leverandør må sette krav til transportører om etterlevelse av norsk vegtrafikklov (utstyr/sjåførkompetanse) samt hviletidsbestemmelser etter forskrift om kjøre- og hviletid i EØS.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 8.0.0 Transport
• Bestilling og levering: bestilling via telefon/nettportal (sikker pålogging)/e-handelsplattform; normale bestillinger DDP; leveringstid maks 5 dager; levering i kjernetid 0800-1400; avtalt leveringspunkt bindende; rutinebeskrivelse skal legges ved.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 9.1.0 Bestilling og levering
• Frakt/ansvar/Incoterms: leverandøren organiserer frakt, emballering, merking og forsikring; ansvaret går først over til oppdragsgiver når levering er gjennomført; fraktbetingelser DDP iht. Incoterms 2010 (inkl. restleveranser).Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 9.2.0 Frakt
• Lagervare og erstatningsprodukt: leverandør skal lagerføre avtalte produkter; ved vareknapphet skal avtalevirksomheter ha høyeste prioritet; erstatningsprodukter ved manglende ordre/utgåtte varer med samme kvalitet/egenskaper og pris; ekstraomkostninger for kunden ved kjøp fra annen leverandør dekkes av avtaleleverandør.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 9.3.0 Lagervare og erstatningsprodukt
• Leverandør plikter å besvare kundens henvendelser så raskt som mulig i henhold til krav/vedlegg.Kilde: Kap. 4 LEVERANDØRENS PLIKTER
• Statistikk: leverandør skal vederlagsfritt levere statistikk per produktgruppe pr. region.Kilde: Kap. 8 Statistikk
• Etiske og sosiale krav: etterlevelse av FN/ILO-retningslinjer og forskrift om lønns- og arbeidsvilkår; leverandør skal kunne fremlegge bekreftelse utstedt av egen revisor på anmodning.Kilde: Kap. 9 SAMFUNNSANSVAR OG ETISKE RETNINGSLINJER, 9.2 Lønns- og arbeidsvilkår
• Miljø-/kjemikalierutnyttelse: leverandør skal ha rutiner som sikrer at produkter ikke inneholder forbudte stoffer eller overstiger maksimalt tillatte konsentrasjoner av strengt regulerte farlige kjemikalier.Kilde: Kap. 9.6 Krav til ivaretakelse av ytre miljø
• Prisbinding/innleverte nettopriser: avtalens nettopriser ved tilbudets innleveringstidspunkt er bindende enhetspriser i avtaleperioden.Kilde: Kap. 3 AVTALENS KRAV OG LEVERANDØRENS BESVARELSE, 3.0.0 Pris

• Dokumentet inneholder ikke eksplisitte avvisnings-/tildelingsformuleringer utover prisskjemaets rolle (tildelingskriterier er ikke angitt som egen liste i utdraget).
• Krav om elektronisk faktura (EHF) og e-handel/samhandlingsavtale er omtalt, men konkrete tekniske vedlegg/frist for oppstart av bestillingsløsning er ikke fullt gjengitt (for eksempel «samhandlingsavtalens pkt. 1» refereres uten videre tekst).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I krav 6.0.0 om dispensere står det at «det skal i størst mulig grad benyttes eksisterende dispensere» og at utskifting skal skje uten kostnad når oppdragsgiver velger «eksempelvis» spesiell type papir. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dere definerer hvilke dispenser-/papirvarianter som trigges av «eksempelvis» (dvs. hvilke konkrete parametere/forskjeller som gir rett til kostnadsfri utskifting)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prissette og planlegge kostnader riktig må leverandør vite hvilke endringer/avvik som utløser leverandørens kostnadsplikt, ikke bare hva som «eksempelvis» er nevnt.

   Kilde: 6.0.0 Krav knyttet til dispensere

2. I 9.1.0 Bestilling og levering står det at leveringstid på normale bestillinger er maks 5 dager og at levering skal skje i kjernetid mellom kl. 0800–1400. Hvordan skal leverandøren håndtere avrop som mottas utenfor leveringsdag/kjernetid (f.eks. bestilling fredag ettermiddag), når «maks 5 dager» og avtalt leveringsdag skal regnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart tidspreg kan påvirke leveringskapasitet, bemanning og kostnadsmodell.

   Kilde: 9.1.0 Bestilling og levering

3. I 9.3.0 Lagervare og erstatningsprodukt fremgår det at leverandøren skal lagerføre de produktene avtalen gjelder for, og at «ekstra omkostninger som kunden pådrar seg» ved at leverandøren ikke kan levere skal dekkes av avtaleleverandøren. Kan oppdragsgiver utdype hvilke kostnadstyper dere typisk legger i dette (f.eks. merkost frakt ved innkjøp fra annen leverandør, administrasjonskostnader, differanse i enhetspris)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå risiko og refusjonsomfang for å kunne prise riktig og velge riktig logistikkoppsett.

   Kilde: 9.3.0 Lagervare og erstatningsprodukt

4. I 7.2.0 Prisendringer står det at prisjusteringer først kan skje etter «SSB konsumprisindeks (KPI) - Hovedindeksen pr. juni», og at prisendringen er begrenset til 80% av KPI. Kan oppdragsgiver bekrefte om beregningen skal gjøres som forholdsmessig endring fra «avtaletidspunktet» til «juni» (baseline), og hvilken basisperiode/juniindeks som benyttes (årstall og indeksreferanse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøyaktig metode for KPI-beregning påvirker prising og økonomisk risiko i kontraktsperioden.

   Kilde: 7.2.0 Prisendringer

5. I 7.3.0 Kampanjepriser fremgår det at ved priskampanje skal bestilte produkter i kampanjeperioden faktureres med «laveste pris av avtalt nettopris og kampanjepris». Kan oppdragsgiver forklare hvordan dette praktiseres når kampanje gjøres på produkter som ikke er identiske 1:1 med avtalte varelinjer, eller når leverandøren bytter/erstatter varer (f.eks. pga. utgått sortiment)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kampanjeregler kan gi utilsiktede prisavvik ved erstatnings-/nytt produkt, og leverandør trenger klar tolking.

   Kilde: 7.3.0 Kampanjepriser og 7.4.0 Nye produkter

6. I 7.5.0 Fakturering fremgår det at faktura skal sendes i EHF-format og at faktura sendt på e-post ikke aksepteres, samt at ved e-handel skal faktura og kreditnota merkes i henhold til elektronisk samhandlingsavtale og at manglende merking gir kompensasjon på 1000 kr ekskl. mva. per faktura/kreditnota. Kan oppdragsgiver bekrefte hvem som er ansvarlig for korrekt merking (leverandør vs. integrasjonsleverandør/punchout), og hvordan dere praktiserer dette ved tekniske feil som skyldes systemintegrasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne plassere ansvar og kostnadsrisiko for merking/IT-feil for å kunne prise og innrette leveransen.

   Kilde: 7.5.0 Fakturering (Spesielle faktureringsbestemmelser når ehandel benyttes)

7. I 7.5.0 Fakturering (samhandlingsavtale) står det at bestillingsløsningen skal være operativ ved kontraktsoppstart, og at oppdragsgiver kan ilegge dagmulkter ved manglende funksjonalitet. Kan oppdragsgiver oppgi hva som anses som «full funksjonalitet» ved kontraktsoppstart (minimum godkjennings-/testkriterier) og om det finnes en akseptanseplan eller testprotokoll i vedlegg/samhandlingsavtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt innebærer høy risiko; leverandør trenger klare kriterier for hva som må være på plass for å unngå mislighold.

   Kilde: 7.5.0 Fakturering (Gebyr for ikke ferdigstilt eller operativ bestillingsløsning)

8. I 3.0.0 Pris og i teksten om utelatt prising står det at «om noen av produktlinjene er utelatt blir prisen på disse i evalueringen satt til prisen fra dyreste konkurrent», og at «utelatt prising av mange produkter kan medføre avvisning». Kan oppdragsgiver presisere hva som regnes som «utelatt prising» i Excel/Mercell (f.eks. tom celle, «0», eller sletting), og hvordan dere vurderer «mange» (omtrentlig terskel/andel)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning/urimelig evaluering må leverandør vite nøyaktig hva som trigger konsekvensene i prisskjemaet.

   Kilde: 3.0.0 Pris

9. I 4.0.0 Sortiment står det at tilbudet skal omfatte «hele leverandørens sortiment» innenfor forespurte vareområder, og at målet er «fast rabatt pr varegruppe, for hele leverandørens sortiment». Kan oppdragsgiver avklare hva dere legger i «vareområde»/«varegruppe» i praksis for produkter utenfor Excel-prisskjemaet (hvilke sortimentkategorier må prises med samme rabatt, og gjelder rabatten også produkter som leveres under andre merkevarer/segmenter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå avtalens prisforpliktelse for hele sortimentet utover evalueringsartiklene for å prise riktig og kunne dokumentere rabattgrunnlaget.

   Kilde: 4.0.0 Sortiment

10. I 8 Statistikk står det at leverandør vederlagsfritt skal levere statistikk «på produktgruppe pr. region». Hvilke datadimensjoner og format forventer dere (f.eks. antall/volum, kroner, enhetstyper, måned/kvartal), og hvilke regioninndelinger benyttes?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Statistikkrav påvirker systemoppsett og ressursbruk; leverandør trenger konkret spesifikasjon for å kunne levere kostnadseffektivt.

    Kilde: 8 Statistikk