Trykte bøker - Rammeavtaler NMBU

Rammeavtale (avtale mellom NMBU og leverandør) for levering av bøker og tilhørende tjenester, med bestillings-/fakturakrav knyttet til elektronisk samhandling (EHF/PEPPOL) og punchout/e-handel. Kontrakten omfatter bl.a. pris-/fakturakrav, leveringsrutiner (bibliotek/postmottak), samt særskilte kontraktsvilkår om bankutbetaling av lønn og menneskerettigheter i leverandørkjeden (UNGP/OECD), inkludert dokumentasjons- og sanksjonsregler.

• Tilbyder skal dokumentere referanser for de mest relevante leveransene de siste 3 år; listen brukes av oppdragsgiver ved vurdering av tilbyders kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Vedlegg F – Referanseopplysninger fylles ut med kontaktperson, telefon/e-post, leveransens verdi, tidspunkt/varighet, offentlig/privat kunde, beskrivelse inkl. størrelse/kompleksitet og annen relevant info.

  Kilde: Vedlegg F – Referanseopplysninger

• Underleverandør skal gi forpliktelseserklæring som bekrefter forpliktelse til å stille nødvendige ressurser til disposisjon for å oppfylle hovedleverandørens kontraktsforpliktelser.Kilde: Vedlegg D – Forpliktelseserklæring fra annen virksomhet
• Referanseopplysninger skal fylles inn av tilbyderen.Kilde: Vedlegg F – Referanseopplysninger

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Forpliktelse etter samhandlingsavtalen: oppstart av elektronisk samhandling senest 30 kalenderdager etter kontraktsignering; avtalen skal sikre god fremdrift på implementasjon av e-handelsløsningen.Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen_e-handel for delkontrakt 2
• Dagmulkt ved forsinkelse i elektronisk samhandling: NOK 500 pr. arbeidsdag etter utløp av frist (uten dokumentasjon av tap), og mislighold kan gi heving ved vesentlig mislighold (f.eks. manglende punchout/katalog).Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen_e-handel for delkontrakt 2
• Meldingsutveksling skal i utgangspunktet skje iht. EHF formater og EHF transportinfrastruktur (PEPPOL) etter registrering i ELMA/PEPPOL; alternative prosesser (ordre med pdf/epost osv.) kan være avtalt.Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen_e-handel for delkontrakt 2 (Meldingsutveksling)
• Punchout-kvalitetskrav: produktnavn, produktbeskrivelse, bilder, kategorisering (UNSPSC), synonymer/nøkkelord, produktidentitet og vedlegg skal kvalitetssikres i punchout-løsningen; oppdateringer av artikler skal sendes til kontraktsforvalter og ehandel@nmbu.no og inkludere UNSPSC-kode.Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen_e-handel for delkontrakt 2 (Krav til kvalitet i punch out løsning)
• Ordrebekreftelse fra leverandør skal sendes innen angitt tid (i dokumentet: feltet fremstår som '6 timer' innenfor normert arbeidstid) etter mottatt bestilling; hvis ikke EHF benyttes skal ordrebekreftelse sendes på e-post.Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen_e-handel for delkontrakt 2 (Ordrebekreftelse)
• Fakturering skal skje elektronisk som EHF; leverandør må følge EHF faktura spesifikasjon og ELMA/PEPPOL for partene. Vedlegg skal ikke være hovedbærer av informasjon (EHF faktura XML skal speile fakturabilde).Kilde: Bilag 3-6 til avtale, delkontrakt 1 (Krav til faktura) og Bilag 3-6 delkontrakt 2 (Krav til faktura) samt Vedlegg J (Fakturering)
• Faktura-kvalitet (delkontrakt 1): faktura skal inneholde bl.a. unike produktnummer pr. linje, beskrivende produktnavn, serienummer ved utstyr med serienummer, pris og mva-% pr. linje, avtalte gebyrer pr. linje, samt organisasjonsnummer i fakturahode; all fakturainformasjon i EHF XML. Manglende EHF-krav medfører at NMBU ikke behandler faktura; leverandør bærer risiko for forsinket betaling.Kilde: Bilag 3-6 til avtale, delkontrakt 1 (Krav til faktura / Fakturakvalitet)
• Faktura-krav (delkontrakt 2): fakturaer skal kunne kontrolleres; må samsvare produktnummer/produktnavn på faktura med katalog/punchout for automatch; ingen personsensitive opplysninger i fakturalinjer (GDPR art. 9). Faktura som ikke oppfyller EHF-krav behandles ikke.Kilde: Bilag 3-6 til avtale, delkontrakt 2 (Krav til faktura)
• Bestillingsrutiner (delkontrakt 2): bestilling via NMBUs eHandelsløsning; leverandør skal tilgjengeliggjøre avtalevarer via Punch-out/roundtrip; for bøker som ikke finnes i nettbutikken benyttes fritekst.Kilde: Bilag 4 – Administrative bestemmelser (delkontrakt 2)
• Leveringsrutiner (delkontrakt 2): bøker leveres til postboks 5003 NMBU, 1432 Ås, tydelig merket for videre intern postgang til endelig mottaker (adresse fremkommer av bestilling).Kilde: Bilag 4 – Administrative bestemmelser (delkontrakt 2)
• Bestillings-/leveringsrutiner (delkontrakt 1): bestillinger skjer i bestillingsløsning for universitetsbiblioteket (per i dag ALMA); bøker leveres samlet til 1 adresse, men pakket/merket for videre intern postgang til to endepunkt (Veterinærbygningen og Sørhellinga).Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (delkontrakt 1)
• Stilling av nødvendige ressurser ved bruk av underleverandører: leverandøren kan ikke bytte ut tilbudt underleverandør i avtalen uten kundens samtykke (og samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn).Kilde: Bilag 4: Administrative bestemmelser (delkontrakt 1 og 2)
• Krav om lønns- og godtgjørelsesutbetaling via bank mv.: leverandøren skal betale lønn og annen godtgjørelse til egne ansatte og ansatte hos underleverandører/innleide som direkte medvirker, til konto i bank/foretak med betalingsformidling; skal dokumenteres ved kopi av bankutskrift på personnivå; ved brudd: dagbot min. kr 1500/dag, retting med frist, tilbakeholdsrett ca. to ganger beløpet, og vesentlig mislighold kan gi heving samt krav om å skifte ut underleverandører.Kilde: Bilag 5: Særskilte kontraktsvilkår 5.1
• Menneskerettigheter/ansvarlig leverandørkjede: leverandør skal overholde krav i leverandørkjeden (UNGP/OECD), bruke aktsomhetsvurderinger; etablere policys og rutiner senest innen 6 måneder (eller ved kontraktsstart for virksomheter omfattet av åpenhetsloven); oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon/egenrapportering m.m.; sanksjoner inkluderer krav om tiltaksplan, midlertidig stans, krav om skifte av underleverandør og heving ved vesentlig/gjentagende alvorlige brudd.Kilde: Bilag 5: Særskilte kontraktsvilkår 5.2 (pkt. 6.3.1/kapittel 6.3.1 i teksten) og tilhørende sanksjonsavsnitt
• Returordning for emballasje: norsk leverandør som benytter emballasje skal senest ved kontraktsinngåelse fremlegge medlemsbevis i Grønt Punkt Norge eller annet returselskap godkjent av Miljødirektoratet (avfallsforskriften kap. 7) eller dokumentere oppfyllelse av produsentansvar; dersom ikke produsentansvar skal det foreligge egnede rutiner for å undersøke underleverandørers etterlevelse, dokumentert innen 3 måneder.Kilde: Bilag 5: Særskilte kontraktsvilkår 5.4
• Generelle rammeavtalevilkår: levering skal skje på avtalt sted/til avtalt tid; levering anses skjedd når gjennomført og godkjent av oppdragsgiver (og dokumenter ved behov); garantitid som hovedregel 2 år; dagbot kan gis ved forsinkelse (0,15 %/dag ekskl. mva. med minimum kr 1000/dag) og det finnes regler for heving og erstatningsbegrensning (indirekte tap dekkes ikke; tak knyttet til samlet vederlag eks. mva.).Kilde: Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler (pkt. 5.7-5.11, 8.1-8.2, 10.9-10.11)

• Flere felter i Vedlegg J fremstår som mal/ufylt (f.eks. '___6_ timer' for ordrebekreftelse og mulige felter for kontaktpersoner/avtaletittel i sluttdeler), så eksakte verdier kan være delvis utydelige i teksten.
• Tildelingskriterier (navn/vekt) er ikke oppgitt eksplisitt i vedlagt tekst, og derfor er de ikke trukket ut.
• Avtaledokumentets felter for varighet/opsjonsår/kontraktsomfang er ikke fylt ut i teksten, og derfor er ikke disse kravene/rammene spesifisert.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg J (Samhandlingsavtalen), står det at ordrebekreftelse skal sendes «innen ___6_ timer innenfor normert arbeidstid etter at bestilling er mottatt». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken eksakt frist (timer) som gjelder, og hva som forstås med «normert arbeidstid» (dager/tidspunkt og eventuelle helligdager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne levere riktig SLA for ordrebekreftelse og prise eventuelle konsekvenser av etterlevelse.

   Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen e-handel for delkontrakt 2 (Ordrebekreftelse)

2. I Vedlegg J (Samhandlingsavtalen) er det angitt at «Dersom en part forårsaker at det ikke er mulig å gjennomføre elektronisk samhandling i en periode på to kalendermåneder og dette ikke er avtalt på forhånd, betraktes avtalen som misligholdt». Kan oppdragsgiver presisere hva som regnes som «ikke mulig å gjennomføre elektronisk samhandling» (hvilke meldetyper/feiltyper), og hvordan slik periode skal måles/varsles (loggføring, rapportering, dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig misligholdsterskel kan gi høy og vanskelig å prise risiko, særlig ved integrasjons- eller katalogavvik.

   Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen e-handel for delkontrakt 2 (Mislighold ved manglende elektronisk samhandling)

3. I Vedlegg J står det at «Ved forsinkelse ... kan kunden kreve inn dagmulkt (konvensjonalbot) ... NOK 500 pr. arbeidsdag». Kan oppdragsgiver avklare: (1) hvilke konkrete leveranser/aktiviteter som utløser dagmulkten (f.eks. punchout/katalog/ordre-flyter), (2) hvilke frister som gjelder (og hvor de er angitt), og (3) når første «forsinkelsesdag» starter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulkt uten dokumentasjonskrav og uten tydelig avgrensning av utløsningsgrunn krever avklaring for å kunne dimensionere kapasitet og risikopåslag.

   Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen e-handel for delkontrakt 2 (Dagmulkt ved forsinkelse)

4. I Vedlegg J (Samhandlingsavtalen) punkt om endringer i punchout/ordreløp: Det står at «Alle løpende oppdateringer av artikler i Punchout skal sendes til kontraktsforvalter og ehandel@nmbu.no ... og at det alltid medfølger UNSPSCkode». Kan oppdragsgiver spesifisere: (1) hvor ofte oppdateringer skal sendes (f.eks. ved hver endring vs. periodisk), (2) forventet responstid ved nye/oppdaterte UNSPSC-koder, og (3) hvordan dere håndterer varer som ikke kan klassifiseres på laveste nivå?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite operasjonell frekvens og håndteringsregler for å unngå brudd på avtaleforpliktelser og for å kunne prise vedlikehold av katalog.

   Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen e-handel for delkontrakt 2 (Punchout: løpende oppdateringer og kvalitetskrav)

5. I Vedlegg J er det i matrise «Kvalitetsparameter: Krav til poengsum (0-5)» utfylt for flere punkter, men med visuelle/tekstlige avvik (f.eks. «Kategorisering (UNSPSC) 2» og deretter tall «3» i samme område, samt punkt «G - Vedlegg» som angir «5 for risiko produkter»). Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig poeng-/terskelmodell for hver kvalitetsparameter (hvilke verdier som skal oppnås, og hvordan poeng beregnes), og om dette er knyttet til mislighold/sanksjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig kvalitetsmatrise kan påvirke leverandørens leveransemål og nødvendig ressursbruk (katalogkvalitet) samt risiko for kontraktsbrudd.

   Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen e-handel for delkontrakt 2 (Kvalitetsparameterne for produktkatalog)

6. I Vedlegg J står det «Ordre med pdf vedlegg» og «Pr epost til leverandør / Ordrebekreftelse» som alternative prosesser/format, men feltene «Ja/Nei» fremstår uklare i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke av alternativene som faktisk er avtalt å bruke (og i hvilke tilfeller), spesielt for: (1) ordrebekreftelse, (2) ordre med pdf-vedlegg, og (3) hva som skal gjøres ved avvik fra standard EHF?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke kanaler/format som faktisk er kontraktsmessige, for å sikre riktig ordre-/bekreftelsesflyt og for å unngå avvisning av meldinger.

   Kilde: Vedlegg J – Samhandlingsavtalen e-handel for delkontrakt 2 (Alternative meldingsutveksling/format)

7. I Bilag 3/Pris og prisregulering for delkontrakt 2 fremgår at «I henhold til Boklovens § 5 skal det ikke gis rabatt i fastprisperioden for norske bøker, og priser skal være utgivers fastpris». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan leverandøren skal fylle ut prisskjema for «Prosentvis rabattsats i fastprisperiode» (skal feltet stå til null/skal det ikke fylles ut), og hvordan evaluering gjøres dersom feltet ikke fylles på samme måte som øvrige rubrikker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik utfyllingspraksis kan gi feil evalueringsgrunnlag eller avvisningsrisiko, og påvirker leverandørens kalkyle.

   Kilde: Bilag 3-6 til avtale, delkontrakt 2 (Prisskjema: Hovedside under «Norske bøker»)

8. I Prisskjema delkontrakt 2.xlsx står det at estimert totalbeløp for utenlandske bøker og «andre kostnader» legges inn av oppdragsgiver, men også at pris evalueres med oppgitte volumer/line-oppsett. Kan oppdragsgiver dele (eller bekrefte) hvilke konkrete evalueringsvolumer og antakelser som ligger til grunn for «Utenlandske bøker» og «Andre kostnader», og om det finnes egne frakt-/leveringskostkomponenter som er lagt inn i evalueringspris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris evalueres basert på oppgitt oppsett; leverandøren må forstå hvilke kostdeler som inngår for å gi sammenlignbar og korrekt pris.

   Kilde: Prisskjema delkontrakt 2.xlsx (ARK: Hovedside og ARK: Utenlandske bøker - forklarings-/evalueringsoppsett)

9. I Bilag 5 (Særskilte kontraktsvilkår) punkt 5.1 om «betaling av lønn og annen godtgjørelse via bank mv.» står det at oppdragsgiver kan ilegge dagbot «ikke skal være mindre enn kr 1500 per dag» ved brudd på dokumentasjonsplikt. Kan oppdragsgiver avklare (1) hvordan dagbot beregnes (antall dager, startdato), (2) om det er øvre beløp eller kumulasjonsbegrensning, og (3) hva som anses som «retting» og dokumentasjonskravets minimum?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en tydelig økonomisk sanksjon som kan bli styrende for leverandørens compliance-/rapporteringsopplegg og risikopåslag.

   Kilde: Bilag 5 – Særskilte kontraktsvilkår (5.1 Krav om betaling av lønn og annen godtgjørelse via bank mv.)

10. I Generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler punkt 5.8 står det at med mindre annet er avtalt skal levering skje «fritt til avtalt leveringssted i henhold til DDP, INCOTERMS 2020». For delkontrakt 2 (bøker) fremgår leveringsrutiner i bilag at bøker skal til Postboks 5003 NMBU med intern postmerking. Kan oppdragsgiver bekrefte hvem som bærer ansvar og kost for (1) transport frem til postmottak/endelig adresse og (2) merking/klargjøring for intern postgang (og om dette påvirker DDP-prinsippet)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: INCOTERMS kan flytte risiko/kost mellom partene; leverandøren trenger å avklare praktisk leveringsansvar for korrekt prising og risikostyring.

    Kilde: Generelle kontraktsvilkår rammeavtaler (5.8 Leveringstid og sted) + Bilag 4 (Leveringsrutiner for bøker)