Ventilasjonstjenester - rammeavtale

Hamar kommune skal inngå en parallell rammeavtale med inntil 3 leverandører for ventilasjonstjenester. Tjenestene omfatter bl.a. service, vedlikehold, ombygging, rensing, innregulering, inneklimamålinger og luftmengdemålinger, nyinstallasjoner samt kontroller og feilsøking. Avrop skjer etter prioriteringsmodell basert på tildelingskriteriene (pris og kvalitet).

• ESPD (European Single Procurement Document) skal fylles ut som foreløpig dokumentasjon på at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskrav og ikke har avvisningsgrunner. ESPD skal fylles ut i Mercell: II Opplysninger om leverandør, III Avvisningsgrunner, IV Kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD i Mercell (inkl. del IV, seksjon a: samlet erklæring om oppfyllelse av alle kvalifikasjonskrav).

  Kilde: Pkt. 4.1
• Nasjonale avvisningsgrunner gjelder i tillegg til ESPD (inkludert avvisningsgrunner i anskaffelsesforskriftens § 24-2).

  Dokumentasjon: IV: avvisningsgrunner i ESPD del III (seksjon D), og øvrige nasjonale avvisningsgrunner etter forskrift.

  Kilde: Pkt. 4.2
• Leverandør skal kunne dokumentere kvalifikasjoner iht. etterspurt rekkefølge og måte; leverandører som ikke fyller kvalifikasjonskrav vil bli avvist.

  Dokumentasjon: Oppgitt og dokumentert kvalifikasjoner som kreves i konkurransegrunnlaget (det presiseres at oppdragsgiver kan etterspørre dokumentasjon fra valgt leverandør).

  Kilde: Pkt. 4.3
• Ved støtte fra andre virksomheter (mor-/datterselskaper) gjelder innlevering av dokumentasjon og forpliktelseserklæring før tildeling.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på virksomhetens oppfyllelse av kvalifikasjonskravene + Forpliktelseserklæring + Utfylt ESPD fra virksomheten.

  Kilde: Pkt. 4.4
• Hvis leverandør støtter seg på andre virksomheter for økonomisk/finansiell kapasitet: virksomhetene skal være solidarisk ansvarlige for utførelse av kontrakten.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/avtalt solidarisk ansvar (jf. anskaffelsesforskriften § 16-10).

  Kilde: Pkt. 4.4
• Hvis leverandør støtter seg på andre virksomheter for tekniske og faglige kvalifikasjoner: støttende virksomhet må utføre de arbeidene som krever slike kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Angivelse/forpliktelse om at støttende virksomhet utfører relevante deler av arbeidene (må dokumenteres via forpliktelseserklæring/tilsvarende).

  Kilde: Pkt. 4.4

• Leverandørens tilbud skal leveres elektronisk via Mercellportalen innen tilbudsfristen. Endringer/nytt tilbud kan leveres helt frem til fristen; systemet tillater ikke opplasting etter frist.Kilde: Pkt. 6 Innlevering (6.0 og 6.1)
• Tilbudet skal besvares i konkurranseverktøyets angitte felter; dokumenter opplastes på angitte steder.Kilde: Pkt. 6.1
• Vedlegge følgende bilag/dokumenter ved tilbudsinnlevering: Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse, Bilag B Forpliktelseserklæring (ved bruk av underleverandør), Bilag C Taushetsbelagte opplysninger, Bilag D Forbehold og avvik (dersom aktuelt), Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten (dersom aktuelt).Kilde: Pkt. 6.1
• Legge ved følgende vedlegg: Utfylt bilag 4A Prisskjema Ventilasjonstjenester; Egenerklæring om lønn- og arbeidsvilkår; Utfylt CV-mal oversikt (Excel); Sladdet versjon av tilbudet.Kilde: Pkt. 6.1 og pkt. 2.9
• Sladdet versjon skal leveres sammen med tilbudet (identisk med originaltilbudet bortsett fra sladding), med svart sladding som effektivt skjuler innhold, og konkret begrunnelse for taushetsplikt.Kilde: Pkt. 2.9
• Elektronisk signatur kan bli etterspurt under innleveringsprosessen for å bekrefte at korrekt virksomhet har sendt inn tilbudet.Kilde: Pkt. 6.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleform/rammeavtale: parallell rammeavtale med inntil tre (3) leverandører. Avrop etter prioriterings-/rangeringsmodell (tilbud nr. 1 først, deretter neste ved manglende evne).Kilde: Pkt. 1.3
• Grunnperiode: 2 år fra kontraktsignering. Opsjon: 1 + 1 år forlengelse. Opsjon utløses automatisk med mindre oppdragsgiver senest 3 måneder før utløp skriftlig varsler at opsjon ikke utløses.Kilde: Pkt. 1.5 og 1.5.1
• Krav til arbeids- og lønnsvilkår: kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår.Kilde: Pkt. 2.3
• Krav til antall ledd i leverandørkjeden: leverandøren kan ha maksimalt to ledd i leverandørkjeden under seg.Kilde: Pkt. 2.4
• Skatteattest kan kreves av valgt leverandør og underleverandører. Underleverandørskatteattest kreves hvis kontrakten overstiger kr 500 000 eks. mva. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen.Kilde: Pkt. 2.5
• Offentlighet og taushetsplikt reguleres etter offentleglova, FOA §§ 7-3 og 7-4 samt forvaltningsloven § 13.Kilde: Pkt. 2.6
• Kontraktsbetingelser: 'Avtale om kjøp av varer og tjenester, med tilhørende bilag og vedlegg'.Kilde: Pkt. 3
• Miljø: miljøkrav er fastsatt som minimumskrav (MÅ-krav) i kravspesifikasjonen, ikke som tildelingskriterium.Kilde: Pkt. 1.9

• Kravspesifikasjonen med konkrete MÅ-miljøkrav og øvrige tjenestekrav er ikke inkludert i utdraget (kun omtalt som 'angitt i fanen «Krav»').
• Det fremgår ikke eksplisitt hvilke konkrete kvalifikasjonskrav (f.eks. økonomisk/teknisk) som inngår i ESPD utover prosedyren for utfylling og at oppdragsgiver kan etterspørre dokumentasjon.
• Konkrete tildelingsdetaljer utover pris/kompetanse (f.eks. hvordan CV-er scores) er ikke beskrevet i utdraget, kun at evalueringsmetode innebærer score 0-6.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag/fanen «Krav» er tjenestene oppgitt som bl.a. generell service, vedlikehold, ombygging av anlegg, rensing, innreguleringer, inneklimamålinger, luftmengde-målinger, nyinstallasjoner, kontroller og feilsøking. Kan dere presisere hvilke konkrete arbeidsomfang/tjenestekategorier som inngår i rammeavtalen, og gi en kort beskrivelse av hva som typisk leveres for hver kategori (inkl. forventet faglig leveranse og dokumentasjon/rapportering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå nøyaktig hva som skal prises/leveres innen hver tjenestekategori for å prise riktig og redusere avvik/risiko i avrop.

   Kilde: 1.3 Kort om anskaffelsen ("Nærmere beskrivelse ... angitt i fanen «Krav»")

2. Kan dere utdype hvilke «miljøkrav (MÅ-krav)» som gjelder i kravspesifikasjonen for ventilasjonstjenestene (f.eks. krav til miljømerkede/ mindre miljøbelastende produkter der relevant, avfallshåndtering, samt krav knyttet til transport/kjøretøy), og hvordan disse kan dokumenteres og etterprøves i praksis under kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljø er minimumskrav som kan medføre avvisning/ikke-oppfyllelse. Leverandøren må vite hva som faktisk kreves og hvordan det skal dokumenteres for å sikre korrekt etterlevelse.

   Kilde: 1.9 Unntak fra klima og miljø som tildelingskriterium

3. I TD2 stilles det krav om at leverandøren «må ha tilstrekkelig ressurser til å gjennomføre minst 3 parallelle oppdrag samtidig». Kan dere bekrefte hvordan dette kravet vurderes opp mot de 5 CV-ene: skal dere legge til grunn en bestemt bemannings-/tilgjengelighetsmodell (f.eks. hvilke roller må være tilgjengelige samtidig, og i hvilken tidsandel), og hvordan håndteres ferie/sykdom/turnus ved vurderingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: TD2 handler om kapasitet samtidig, men dokumentutdraget sier ikke hvordan evalueringen kobles til CV-ene. Leverandøren trenger klarhet for å levere riktig og for å unngå poeng-/avviksrisiko.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier – TD2: Kvalitet (Kompetanse og erfaring)

4. Tildelingskriteriene sier at «alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 0 er lavest». Kan dere beskrive nærmere evalueringsoppsettet for TD2 (hvordan informasjonen i CV-ene om fagbrev/lang praksis, antall års erfaring i ventilasjonsarbeid, og fag- og ansvarsområder omsettes til score 0–6)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere hva som gir utslag i kvalitetspoeng og tilpasse CV-innholdet/malutfylling for å konkurrere riktig på kvalitet.

   Kilde: 5.1 Evalueringsmetode

5. I TD2: Det skal leveres totalt 5 CV-er (2 prosjektering, 3 gjennomføring), og det skal fremgå hvem som skal stå for prosjekteringen og hvem som skal gjennomføre. Kan dere bekrefte om de 5 personene må være navngitte «fast tiltenkt» gjennom hele avtaleperioden, eller om det er rom for bytte/erstatning ved avrop (og i så fall hvilke krav/kompetansekrav gjelder ved erstatning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerhet om personellbinding og eventuell utskifting påvirker leverandørens bemanningsstrategi og kostnads-/risikonivå.

   Kilde: 5 Tildelingskriterier – TD2: Kvalitet (CV-krav)

6. Kan dere bekrefte hvordan «bilag 4A - prisskjema» skal utfylles for rammeavtalen med estimert volum mellom 30–40 MNOK (veiledende) og maksverdi 50 MNOK over 4 år: hvilke pris-/enhetsledd skal oppgis, og hvordan skal leverandøren prise poster som relaterer seg til avrop hvor omfang kan variere fra år til år?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prisskjemaets oppbygging og sammenhengen til forventet/variabelt volum for å prise riktig og sikre kommersiell robusthet.

   Kilde: TD1: Pris (bilag 4A - prisskjema) og 1.4 Anskaffelsens verdi

7. Avrop under rammeavtalen skjer etter prioriteringsmodell der leverandørene rangeres etter tildelingskriteriene. Kan dere beskrive hvordan dere rangerer «ved hvert enkelt avrop» i praksis (for eksempel om rangeringsrekkefølgen er konstant hele avtaleperioden, eller om den kan justeres basert på hvilke tjenester som bestilles/krav til spisskompetanse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan rangering påvirker faktisk tildeling av kontrakter/avrop for å kunne dimensjonere kapasitet og prise riktig.

   Kilde: 1.3 Kort om anskaffelsen (prioriteringsmodell ved avrop) og 5 Tildelingskriterier

8. I punkt 2.4 stilles det krav om at leverandøren kan ha maksimalt to ledd i leverandørkjeden under seg. Kan dere bekrefte hvordan dere teller «ledd» i denne anskaffelsen (f.eks. hvordan underleverandør til underleverandør håndteres), og om dette også omfatter eventuelle underleverandører for måling/prosjektering/spesialentreprenører?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kjedeutstrekning påvirker organisering av leveransen og risiko for avvisning ved ikke-kompatibel kjede.

   Kilde: 2.4 Krav til antall ledd i leverandørkjeden

9. Kan dere utdype hvordan dere vurderer og håndterer «forbehold og avvik» i denne konkurransen, herunder hva som typisk vil bli ansett som vesentlige avvik (jf. at henvisning til standardiserte leveringsbetingelser anses som vesentlig dersom de avviker)? Vi ber også om at dere bekrefter om avvik håndteres via Bilag D og/eller bilag 6 (endringer i generell avtaletekst) i Mercell.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forbehold kan gi avvisning. Leverandøren må forstå praktisk prosess og terskel for hva som er risikabelt å endre/forbeholde.

   Kilde: 2.2 Forbehold og avvik og 6.1 Tilbudets utforming (Bilag D/Bilag 6)

10. Kan dere angi forventet oppstartstidspunkt for avtalen (fra kontraktsignering) og hvordan dere ser på leverandørens beredskap til å starte leveranser umiddelbart etter kontraktsinngåelse (inkl. tid til å etablere personell/ressurser og eventuelle operative krav)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig oppstart og krav til beredskap påvirker planlegging, bemanning og kostnader, spesielt når TD2 vektlegger kapasitet for parallelle oppdrag.

    Kilde: 1.5 Avtalens grunnperiode (avtalen løper fra kontraktsignering) og 5 TD2 (parallelle oppdrag)