Åndedrettsvern til nasjonalt beredskaplager for smittevernutstyr

Åpen anbudskonkurranse for kjøp av åndedrettsvern til nasjonalt beredskapslager for smittevernsutstyr. Det skal leveres totalt 650 000 stk, med oppstart av kjøpsavtale 01.02.2027 og to leveranser i mars 2027 til Helse Sør-Øst Forsyningssenter (Bølerveien 63, 2020 Skedsmokorset og Leiraveien 11, 2000 Lillestrøm). Tildeling skjer på beste forhold mellom pris og kvalitet (pris 60%, kvalitet 40%).

• Leverandør skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet (krav om positiv egenkapital og kredittverdighet).

  Dokumentasjon: Siste avlagte årsregnskap med noter inkl. revisorerklæring og kredittsjekk fra kjent aktør i markedet (nyere enn 6 måneder). Alternativ dokumentasjon ved saklig grunn (f.eks. morselskapsgaranti/bankgaranti).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene, herunder erfaring fra relevante leveranser i lignende kontrakter (siste tre år).

  Dokumentasjon: Utfylt vedlegg/Svarskjema erfaring med vareleveranser siste tre år: kontraktens verdi, tidspunkt for levering/utførelse og navn på offentlig eller privat mottaker.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3
• Etisk handel: etablerte metoder/kvalitetssikringssystem for etisk handel som sikrer etterlevelse i virksomheten og leverandørkjeden.

  Dokumentasjon: Svarskjema/Kvalifikasjonskrav etisk handel: bl.a. policy/retningslinjer for aktsomhetsvurderinger (UNGP/OECD), prosesser og rutiner for kartlegging/vurdering, tiltak, overvåking/kommunikasjon/gjenoppretting; samt (når relevant) retningslinjer for etisk handel i leverandørkjeden (CoC/Supplier Code of Conduct).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.4 + vedlegg «Kvalifikasjonskrav etisk handel»
• Mulighet til å støtte seg på andre virksomheters kapasitet for kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring for både tilbyder og støttende virksomhet; samt forpliktelseserklæring (og solidarisk ansvar der det gjelder økonomisk/finansiell kapasitet).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.5

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (melding/delkontrakt). Systemet tillater ikke levering etter frist; siste innleverte tilbud regnes som endelig.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1
• ESPD (Det europeiske egenerklæringsskjemaet) skal fylles ut i KGV som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 4.1
• Dokumentstruktur og filnavn ved innsending: Tilbudsbrev (Word), Kravspesifikasjon (Excel), Prisskjema (Excel), Bruksanvisning/sladding (Word), sladdet versjon (Word), Forpliktelseserklæring (PDF), Morselskapsgaranti (PDF), Egenerklæring om russisk involvering (PDF), Krav ved risiko for brudd på folkeretten (PDF), samt produktdatablad/brosjyrer og svarskjema erfaring.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2
• Vareprøver til evaluering skal leveres i henhold til prisskjema (kolonne D) og være i minimum innerforpakning.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10
• Vareprøver skal være merket med varelinjenummer og navn (fra prisskjema) samt tilbyders navn.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10
• Vareprøver skal leveres innen oppgitt frist (frist vist i Ivalua); for sent innkomne kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10
• Leverandør skal levere utfylt egenerklæring om russisk involvering med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.4
• Ved risiko for brudd på folkeretten: besvare og vedlegge «Krav til informasjon der det er risiko for brudd på folkeretten» (dersom relevant).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 (dokumentliste) + vedlegg

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode starter 01.02.2027 (avtalens oppstartsdato).Kilde: Kjøpsavtale forside / «Avtalens oppstartsdato: 01.02.2027»
• Leveringsbetingelser: levering DDP (Incoterms® 2020). Risiko går over på Kunden når Varen er levert som avtalt.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 2.5
• Leveringsdyktighet/implementering: Leverandøren skal være leveringsdyktig senest fra oppstartdato; for regionale forsyningssenter senest fire uker før oppstart (kontrollstasjon: ni uker). Leverandør skal utarbeide og distribuere definerte masterdata for avtalte artikler.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 2.2
• Fysisk leveranse: to leveranser med estimert leveringsdato 15.03.2027, til angitte adresser i Helse Sør-Øst; leveranseplan og nøyaktige datoer utarbeides etter avtaleinngåelse.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 2.3
• Kvalitetssikring og godkjenning: leverandøren ansvarlig for at varer er godkjent iht. lover/forskrifter og at leverandøren har kvalitetssikringssystem for tidlig oppdagelse av avvik.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 3.2.1
• Bruk av underleverandør: bruk/utskifting krever skriftlig godkjenning fra Kunden; kontraktsansvar endres ikke.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 3.2.2
• Produktansvar: leverandøren er ansvarlig etter produktansvarsloven og skal holde kunden skadesløs for tredjemannskrav som skyldes feil/mangler mv.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 3.2.3
• Etisk handel og samfunnsansvar: varer skal være fremstilt under forhold i tråd med bilag «Kvalifikasjonskrav etisk handel»; underleverandører må videreføre/etterleve krav; samt krav om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (forskrift 8. feb. 2008 nr. 112).Kilde: Kjøpsavtale pkt. 3.2.6
• Informasjonssikkerhet/personopplysninger: leverandøren er dataansvarlig/behandlingsansvarlig, skal iverksette dokumenterte tiltak; manglende tiltak anses som vesentlig mislighold.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 3.2.7
• Internasjonale sanksjoner: leverandøren skal sikre at den og underleverandører ikke omfattes av vedtatte sanksjoner; kan utgjøre vesentlig mislighold.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 3.2.8
• Mislighold – mangler: Kunden kan kreve utbedring/omlevering; kostnader for utbedring/omlevering dekkes av leverandør. Heving ved vesentlig mislighold.Kilde: Kjøpsavtale kap. 8.1
• Mislighold – forsinkelse: dagmulkt 0,25% per virkedag (maks 100 virkedager) eller kr 40 000 (høyeste sats), samt rettigheter til dekningskjøp/kansellering ved manglende levering innen 5 virkedager for erstatningsplan.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 8.2.5
• Garantier: Varen skal ikke leveres med garanti.Kilde: Kjøpsavtale pkt. 6

• Dokumentutdraget angir ikke varenavn/produktdetaljer utover at ytelsen er «åndedrettsvern»; kravspesifikasjonen er ikke vedlagt i teksten, så konkrete tekniske/produktkrav og kvalitetsevalueringselementer er ikke tilgjengelige.
• Krav om skatteattest gjelder kun valgte leverandør på forespørsel, men frist/krav til fremlagt dokumentasjon utover «ikke eldre enn 6 måneder» er ikke spesifisert i utdraget.
• For enkelte deler av avtale-/logistikkkrav vises det til bilag (f.eks. «Vedlegg 5 måling og merkostnader», «Bilag 2 kravspesifikasjon», «Vedlegg 3 implementering»), men disse bilagene er ikke gjengitt i sin helhet i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen oppgis at det skal leveres «vareprøver til evaluering» og at oversikt over produkt/antall fremgår av Prisskjema kolonne D. Kan dere bekrefte nøyaktig: (1) hvilke varelinjer som inngår, (2) forventet leveringsdato/frist i Ivalua for vareprøvene (og om den er ufravikelig), og (3) om vareprøvene må samsvare 1:1 med det som tilbys mht. produsent, batch/lot og eventuelle steriliserings-/holdbarhetsparametere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig vareprøvegrunnlag er avgjørende for å unngå feil og risiko for avvisning, og for å kunne prise/logistikplanlegge riktig.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.10 (Vareprøver, demonstrasjon og utprøving) samt Prisskjema (kolonne D) og pkt. 1.6 (Viktige datoer)

2. Av logistikkbestemmelsene fremgår at varene skal leveres i to leveranser med estimert leveringsdato i mars 2027, og at «leveranseplan og -sted» skal utarbeides med leverandør etter avtaleinngåelse. Kan dere opplyse: (1) hvordan dere ønsker at leveranseplanen konkret skal beskrives i tilbudet (f.eks. format/innhold), (2) om leveransene forventes å være likt fordelt eller om fordeling skal foreslås av leverandør, og (3) om begge leveranser skal dekke hele sortimentet eller om dere forventer delsortimentsplukk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveranseplan påvirker produksjons-/lagerplan og kostnadsnivå; dere trenger klarhet før tilbudet prises og planlegges.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 1.2.1 (Levering og leveranseplan) og Kjøpsavtale/logistikk pkt. 2.3 (Krav til den fysiske leveransen)

3. I Kjøpsavtalen står det at levering skal skje DDP (Incoterms® 2020) og at risikoen går over på Kunden når varen er levert som avtalt. Kan dere avklare: (1) hvilke kostnadsposter som forventes inkludert i prisen (frakt/toll/avgifter) i praksis for denne konkrete anskaffelsen, og (2) hvem som bærer risiko og kostnad ved forsinkelse/feillevering før mottak på angitte adresser (HSØ Forsyningssenter og/eller evt. Leiraveien), inkludert eventuelt behov for avhenting av feillevert vare?

   Hvorfor det er verdt å spørre: DDP og avviks-/mottaksansvar kan gi betydelig priskonsekvens; leverandøren må prise riktig og forstå risikofordelingen.

   Kilde: Kjøpsavtale/logistikk pkt. 2.5 (Generelle leveringsbetingelser) og pkt. 2.6 (Rutiner ved mottak og avviksbehandling)

4. I Kjøpsavtalen pkt. 8.2.5 (Dagmulkt) fremgår en beregningsmodell med maksimum 100 virkedager og at satsen normalt skal være den høyeste av 0,25 % eller kr 40 000. Kan dere bekrefte: (1) hvordan «avtalt pris av den totale bestillingen som på grunn av den forsinkede varen ikke kan tas i bruk som forutsatt» skal forstås når det er partialleveranser/restordre, (2) om dagmulkten beregnes per bestilling eller per varelinje, og (3) hva som skjer med dagmulkt dersom Kunden tar dekningskjøp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig definisjon av dagmulktsgrunnlag og samspill med dekningskjøp er nødvendig for risikopris og kontraktsforståelse.

   Kilde: Kjøpsavtale/logistikk pkt. 8.2.5 (Dagmulkt) og pkt. 8.1.7 / 8.2.4 (Dekningskjøp) samt pkt. 8.2 (Forsinkelse)

5. Det oppgis at «Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden» og at lavest totalsum gir poengscore 10, men selve formelen er ikke vist i utdraget. Kan dere sende/angi den eksakte evalueringsformelen (inkl. hvordan eventuelle avrundinger håndteres) og bekrefte om evalueringen skjer per hele avtalen/antall (650 000 stk) eller per varelinje/sortiment?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan pris blir omregnet til poeng for å optimalisere tilbudsstruktur og redusere risiko for feilprising.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1.1 (Pris)

6. Kvalitet evalueres på oppfyllelse av kvalitetskrav i «vedlegg – kravspesifikasjon», basert på innleverte vareprøver, produktbeskrivelse og erfaring. Siden produktkravene ikke fremgår i utdraget, kan dere: (1) beskrive hvilke konkrete kvalitetsparameter(e) som typisk vektes/scoret (f.eks. filtereffekt/kapasitet, passform/lekkasje, material- og kjemikaliekrav, holdbarhet, dokumentasjon), og (2) forklare hvordan dere bruker «etterspurt dokumentasjon» og «erfaring fra klinisk virksomhet» i scoringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige evalueringsdimensjoner gjør det vanskelig å velge riktig dokumentasjon og å levere vareprøver som treffer evalueringsgrunnlaget.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1.2 (Kvalitet) samt pkt. 3.10 (Vareprøver, demonstrasjon og utprøving)

7. I Kjøpsavtalen pkt. 2.1 og samhandlingsavtalen fremgår det at leverandøren skal kunne gjennomføre elektronisk samhandling, og at «Manglende samhandling i avtaleperioden kan ikke vare lenger enn 30 kalenderdager». Kan dere klargjøre: (1) hvilke konkrete hendelser som trigger avvik ved manglende samhandling, (2) om det finnes en avtalefestet prosess/eskalering ved feil, og (3) hva leverandørens konkrete plikter er i implementeringsfasen før 01.02.2027, herunder testordre/ordrebekreftelsessvar innen 4 timer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonelle krav til EHF-testing og drift kan gi betydelig risiko hvis de ikke er fullt ut forstått, og må planlegges før tilbud og oppstart.

   Kilde: Kjøpsavtale/logistikk pkt. 2.1–2.4 samt Elektronisk samhandlingsavtale (EHF 3.0), særlig avsnitt om oppstart/testing og ordrebekreftelse innen 4 timer, samt uttrykket om 30 kalenderdager

8. Konkurransen oppgir «Alternative tilbud aksepteres ikke» og at «Parallelle tilbud» er mulig. Kan dere bekrefte om parallelle tilbud kan leveres som (a) ulike varelinjer/produktalternativer for samme varelinje, (b) eller om parallelle tilbud kun kan brukes for ulike hele produktpakker/sortiment? Videre: hvis vi leverer parallelle tilbud, påvirker det «sladding/innsyn»-håndteringen (f.eks. separat sladdet versjon per tilbud) og må vareprøver leveres per tilbud eller bare én gang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktiske konsekvenser av parallelle tilbud påvirker administrasjon, kostnad og risiko for avvisning pga. feil leveranse av dokumentasjon/vareprøver.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.3 (Alternative tilbud) og pkt. 3.4 (Parallelle tilbud) samt pkt. 3.10 (Vareprøver)

9. I Kjøpsavtalen står det at «Varen skal ikke leveres med garanti». Samtidig omtales reklamasjon, utbedring/omlevering og dekning av kostnader ved mangel. Kan dere avklare hvilken garanti-/garantier som forventes i tilbuds-/produktgrunnlaget: (1) om leverandør kun skal dekke lovbestemt/avtalt mangelansvar (uten tilleggsgaranti), og (2) om det er noen avtale-/policykrav til f.eks. holdbarhet, batchesporbarhet eller tekniske spesifikasjoner som fungerer som «faktiske garantier» i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klargjøring av hva som forventes av garantistruktur reduserer risiko for uønskede forpliktelser eller feil forventninger til produktets levetid/ytelse.

   Kilde: Kjøpsavtale/logistikk pkt. 6 (Garantier) samt pkt. 8.1 (Mangeler) og pkt. 8.1.4 (Utbedring og omlevering)

10. Skatteattest oppgis som dokumentasjon «på forespørsel» for valgt leverandør, og at den «ikke [skal] være eldre enn 6 måneder» regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta/tilbud. Kan dere presisere hvilken prosessdato som gjelder for «fristen for å levere forespørsel» i denne åpne anbudskonkurransen (dvs. hvilken eksakt Ivalua-dato/tid som skal brukes som referanse for 6-månederskravet)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at dokumentasjonen kan fremskaffes innen krav uten å risikere avvisning pga. dokumentdato.

    Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.3 (Skatteattest) og pkt. 1.6 (Viktige datoer)