A25SU - Service og reparasjoner på varmepumper og kjøleanlegg - andre gangs utlysning

Rammeavtale for Sola kommune om service og reparasjoner på varmepumper og kjøleanlegg. Omfatter årlig service av utvalg av anlegg, forefallende reparasjoner samt mindre delanskaffelser/utskifting etter behov og avtale. Oppdragsgiver har opsjoner på kjøp av varmepumper og på energivurdering av tekniske anlegg (energivurdering iht. energimerkeforskriften). Rammeavtalen har varighet 1 år med opsjon for forlengelse 1+1+1 år (maks 4 år). Estimert verdi ca. NOK 1 000 000 ekskl. mva per år (maksverdi NOK 7 500 000 ekskl. mva). Forventet oppstart september 2026. Ventilasjonsservice er ikke omfattet (egen rammeavtale).

• Leverandøren må på forespørsel kunne fremlegge dokumentasjon på ansattes loddesertifikater (krav til kompetanse/sertifikater for komponenter).Kilde: C.2 Krav og ytelser (kvalifikasjons-/kompetansekrav i ytelsesbeskrivelse)
• Leverandøren må på forespørsel kunne fremlegge dokumentasjon på at tilbyder utfører oppdrag i henhold til Forskrift om trykkpåkjent utstyr.Kilde: C.2 Krav og ytelser (kvalifikasjons-/kompetansekrav i ytelsesbeskrivelse)
• Leverandør skal, ved forespørsel, kunne fremlegge CV og sertifikater til servicemedarbeidere (innsyn etter oppdragsgivers kontrollbehov).Kilde: C.2 Krav og ytelser (kompetanse-/sertifikatkrav)
• Ved bestilling: Leverandøren skal bekrefte mottak av oppdrag (oppdragsbekreftelse), og avvik kan bli avvist.Kilde: D.1 Bestilling
• Ved behov for tilpasning/plan: leverandør skal utarbeide fremdriftsplan dersom oppdragsgiver krever det (i samarbeid med oppdragsgiver).Kilde: B.4.2 Fremdrift / C.3 oppstartsmøte
• Servicerapport skal sendes umiddelbart etter gjennomført service og inneholde spesifiserte tekniske opplysninger og servicepunkter.Kilde: C.8 Krav til utførelse av service (servicerapportinnhold)
• Miljøkrav: dokumentasjon for deponering/destruksjon av miljøfarlig kjølemedium skal følge servicerapporten.Kilde: C.2.1 Krav til miljø
• Utslippsfrie kjøretøy skal dokumenteres eksempelvis ved rapport fra elektronisk kjørebok; egenrapportering skal minst inneholde angitte felter.Kilde: C.2.1.1 Transport og kjøretøy

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtale omfatter årlig service for bestemt utvalg av anlegg samt intervaller som angitt i prisskjema; nye anlegg legges inn etter garantistid.Kilde: A.1 Om kontrakten
• Omfatter forefallende reparasjonsarbeider og mindre anskaffelser av deler/nødvendig utskifting i eksisterende anlegg etter behov og avtale.Kilde: A.1 Om kontrakten
• Oppdragsgiver har opsjon på kjøp av varmepumper.Kilde: A.1 Om kontrakten
• Oppdragsgiver har opsjon på energivurdering av tekniske anlegg iht. energimerkeforskriften; tredjepart kan brukes dersom leverandør ikke har kompetanse.Kilde: A.1 Om kontrakten
• Rammeavtalen: 1 år + opsjon 1+1+1 år (totalt 4 år). Opsjonsrett utløses automatisk med varsel senest 3 måneder før utløp. Forventet oppstart september 2026.Kilde: A.1 Om kontrakten
• Kontrakten reguleres av kontraktsgrunnlag i rangert rekkefølge (avtaledokument, kontraktsmøte-referat, leverandørens tilbud, kontraktsgrunnlag). Leverandørens egne betingelser aksepteres ikke ved konflikt.Kilde: A.2 Kontraktens oppbygging
• Leverandør skal utføre oppdraget med faglig dyktighet, god kvalitet og i samsvar med kontraktens krav; varsle ved forhold som kan få betydning for tjenesteytelsen.Kilde: B.2.1 Utførelse av oppdraget
• Oppdragsgiver har rett til kvalitetskontroll på alle trinn; manglende kontroll fritar ikke leverandør.Kilde: B.2.2 Kvalitetskontroll
• Leverandør plikter til å lojalt samarbeide; kontaktpersoner skal brukes og henvendelser besvares uten ugrunnet opphold.Kilde: B.1.4 Kommunikasjon; B.2.3 Samarbeid
• Forsikring: leverandør skal tegne og opprettholde nødvendig forsikring og kan måtte dokumentere dekning/omfang.Kilde: B.2.4 Forsikring
• Tilgang til anlegg: kun nødvendig tilgang for å utføre tjenesten.Kilde: B.2.6 Adgang til anlegg og fasiliteter
• Taushetsplikt: leverandør og ansatte skal følge regler; ansatte må underskrive taushetserklæring.Kilde: B.2.7 Taushetsplikt
• Statistikk: leverandør skal utarbeide leveringsstatistikk elektronisk (ikke PDF), senest 1 måned etter forespørsel, uten omkostninger.Kilde: B.2.8 Statistikk
• Lønns- og arbeidsvilkår: ansatte og relevante underleverandører skal ha vilkår ikke dårligere enn tariff/normal, dokumentasjon ved forespørsel; dagmulkt kr 500 per person per dag ved manglende dokumentasjon/etterlevelse; heving kan bli aktuelt ved vesentlig brudd.Kilde: B.3.2 Lønns- og arbeidsvilkår
• HMS: leverandør skal oppfylle lovpålagte HMS-krav og oppdragsgivers særlige krav; informere og sikre etterlevelse.Kilde: B.3.3 Helse, miljø og sikkerhet
• Timelister ved faktisk avregning: leverandørens personell skal fylle ut daglig; signatur fra oppdragsgiver bekrefter tid, ikke godkjenning av kostnad.Kilde: B.3.4 Timelister
• Endringer skal skriftliggjøres gjennom endringsmelding før endringen trer i kraft og spesifisere omfang samt prisjustering ved behov.Kilde: B.1.2 Endringer
• Bestilling skjer etter punkt D.1.1 (i C-kravspesifikasjon) og rutiner: skriftlig bestilling (FAMAC/epost), haste/vakt via telefon; avvik i oppdragsbekreftelse kan avvises.Kilde: B.4.1 Bestilling; D.1 Bestilling
• Fremdrift: leverandør kan pålegges fremdriftsplan; leverandør skal varsle uten ugrunnet opphold ved manglende overholdelse.Kilde: B.4.2 Fremdrift
• Utsettelse: oppdragsgiver kan utsette; leverandør kan si opp dersom utsettelse varer mer enn 30 dager ut over varslet, og i utsettelsesperioden kan leverandør kun kreve dokumenterte nødvendige demobiliserings/mobiliseringsutgifter.Kilde: B.4.3 Utsettelse
• Dokumentasjon: sertifikater/beskrivelser/tegninger/instrukser mv. er integrert del av tjenesten; mangelfull dokumentasjon gir mangelansvar.Kilde: B.4.4 Dokumentasjon og tegningsunderlag
• Prisfremstilling: NOK ekskl. mva; pris inkluderer alle kostnader (transport mv.), ingen ekstra gebyrer som fakturagebyr/administrasjon. Fastpris inkluderer prøvedrift/igangsettelse der avtalt.Kilde: B.4.5 Pris
• Prisjustering: årlige justeringer kan påberopes basert på SSB bygge kostnadsindeks 08655; første justering tidligst 1 kalenderår etter ikrafttredelse; varsling min. 1 måned før.Kilde: B.4.6 Prisjustering
• Netto innkjøpspriser: oppdragsgiver har rett til å kontrollere faktiske innkjøpspriser og innsyn i fakturaer; kan kreve revisorbekreftelse på reelle innkjøpspriser.Kilde: B.4.7 Netto innkjøpspriser
• Rabattjustering: tilbud/kampanjer i avtaleperioden som gir lavere pris enn avtalt skal gjelde umiddelbart for oppdragsgiver.Kilde: B.4.8 Rabattjusteringer
• Fakturering: elektronisk EHF-faktura (ikke papir/epost), 30 dager betalingsfrist etter korrekt mottatt faktura; EHF skal inneholde bl.a. bestillingsnummer; mangler kan gi retur og kompensasjon.Kilde: B.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser
• Maksverdi/estimert verdi: estimat ca. NOK 1 000 000 ekskl. mva per år (totalt ca. NOK 4 000 000 ved opsjoner), korrigert for 3% prisstigning ca. NOK 4 200 000; kontrakten har maksverdi NOK 7 500 000 ekskl. mva.Kilde: A.1 Om kontrakten
• Leverandøren skal ha korrekt kompetanse og sertifikater for reparasjon/feilsøking av varmepumper basert på komponent; oppdragsgiver kan be om innsyn i CV/sertifikater og loddesertifikater; leverandør ansvarlig for at personell ikke skades ved arbeid uten kompetanse.Kilde: C.2 Krav og ytelser
• Responstid ordinære oppdrag: ikke over 5 virkedager (inkl. ev. befaring). Responstid ved avrop/befaring: 1 dag. Hasteoppdrag i ordinær arbeidstid: oppmøte innen 2 timer.Kilde: C.4 Arbeids-, leverings- og responstid; C.5 Hasteoppdrag/-utrykning
• Vaktutrykning: 24-timers betjent vaktordning; oppmøte innen 2 timer ved umiddelbar respons; kan faktureres vaktgebyr inntil kr 4 500 i tillegg til påløpte timer.Kilde: C.6 Vaktutrykning
• Overtid: skal avklares med oppdragsgiver og beregnes etter tariff; overtid 50%/100% som angitt for klokkeslett/dager.Kilde: C.7 Overtid
• Serviceutførelse: miljøvennlig og energieffektivt iht. varmepumpens FDV; deler utenom serviceavtalen kan skiftes inntil kr 7 000 per servicebesøk uten forhåndsgodkjenning; servicerapport med spesifiserte opplysninger og servicepunkter.Kilde: C.8 Krav til utførelse av service
• Miljøkrav: avfallssortering, forskriftsmessig spesialavfall; dokumentasjon for destruksjon/deponering av miljøfarlig kjølemedium skal følge servicerapport. Emballasje: medlemskap i returordning (Grønt Punkt eller tilsvarende).Kilde: C.2.1 Krav til miljø
• Krav til utslippsfrie kjøretøy (inntil 3 500 kg): senest to år etter kontraktstart; dokumentasjon via elektronisk kjørebok (minimum angitte rapporteringspunkter). Dagmulkt 0,015% av årlig kontraktsverdi (min. 1 000 ekskl. mva) per hverdag ved brudd; grove/gjentatte brudd kan gi heving.Kilde: C.2.1.1 Transport og kjøretøy
• Bestilling/kommunikasjon mot leverandør: oppdrag sendes til leverandørs kontaktperson via FAMAC eller e-post; skriftlighet kreves for ordinær bestilling; haste/vakt kan bestilles via telefon. Leverandøren må bekrefte mottak; ordrebekreftelser med avvik kan avvises.Kilde: D.1 Bestilling
• Tilgjengelighet/språk: navngitt fast kontaktperson, gode norskkunnskaper; stedfortreder ved fravær; minst én person som behersker norsk (skriftlig og muntlig) ved utenlandske arbeidstakere som arbeider alene.Kilde: D.2 Tilgjengelighet og språk
• Utskifting av nøkkelpersonell: gebyr kr 50 000 per berørt person ved utskifting uten gyldig grunn; krever oppdragsgivers skriftlige forhåndsgodkjenning. Opplæring/merkostnader ved bytte skal bekostes av leverandør.Kilde: D.2 Tilgjengelighet og språk
• SHA: ingen arbeidstaker skal iverksettes før SHA-plan foreligger i de tilfeller det er aktuelt og der oppdragsgiver har ansvar etter Byggherreforskriften.Kilde: D.3 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)
• Reklamasjon/mangler: oppdragsgiver taper rett ved manglende varsling innen rimelig tid; kan ikke fremsettes senere enn 5 år etter avslutning. Leverandør kan ikke påberope sen varsling ved forsett/grovt uaktsomme forhold.Kilde: B.7.4 Reklamasjon
• Forsinkelse: konvensjonalbot 0,5% av totalt estimerte vederlag (over 12 måneder) per kalenderdag forsinket, maks 15%; oppdragsgiver kan kreve tap i tillegg (direkte tap, med begrensninger). Dekningskjøp kan gjøres uten forhåndsvarsel.Kilde: B.7.3 Forsinkelse

• Tildelingskriterier og evalueringsmetode er ikke inkludert i den vedlagte tekstsekvensjonen (kun prisskjema/kontraktsgrunnlag er utdraget).
• Kvalifikasjonskrav (leverandørens egnethet) fremgår ikke tydelig som separate ‘kvalifikasjonskrav’-punkter i del A-C; kompetansekrav er formulert som ytelses-/utførelseskrav (sertifikater, CV/dokumentasjon) i C.2.
• Krav om konkret innlevering knyttet til tilbud (f.eks. hva som skal leveres i konkurransen) er ikke synlig i teksten; utdragene beskriver primært kontraktsforpliktelser etter tildeling.
• Henvisning i B.4.1 til ‘D.1.1 i Kontraktsgrunnlag – C. Kravspesifikasjon’ kan være inkonsistent (D.1 Bestilling ligger i C-tekstutdraget som ‘D. Administrative rutiner’, men ‘D.1.1’ er ikke gjengitt eksplisitt).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I prisskjemaet står det «Timepris for reparasjon/vedlikehold utenom fast service (Prisskjema 1)» med estimert antall timer pr. år (Fagarbeider/servicetekniker 300, lærling 70 og prosjektleder/saksbehandler 40). Skal vi forstå at timeprisen skal prises for alle tre kategorier (tilhørende timeprisfelt), og at evaluering kun skjer på timeprisene og «Påslag på nettofaktura»/øvrige delposter som vist i «Sammendrag priser»? Vennligst bekreft evalueringslogikken per prisskjema.

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå hvilke linjer som faktisk evalueres og hvordan timepriser og påslag kombineres i evalueringssummen.

   Kilde: D. Prisskjema.xlsx – Sammendrag priser / Krav utfylling-prisbetingelser / Prisskjema 1

2. Kravet om at «prisen som oppgis i prisskjema skal oppgis totalt for alle årlig påkrevde servicer i henhold til FDV» er også formulert for «Fast service (Prisskjema 2)» og «Service ekspansjonskar (Prisskjema 3)». I prisskjema-arket vi har fått se utgjør flere summer «0» i evalueringsarket. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan «årlig servicekostnad» og «fast servicekostnad» skal fylles ut (inkl./ekskl. deler og medgått tid), og hvordan vi skal prise når arkets totalsummer er 0?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare utfyllings- og evalueringsforutsetninger kan gi feil utfylling og risiko for avvisning (nevnes i prisskjema-krav).

   Kilde: D. Prisskjema.xlsx – Sammendrag priser / Krav utfylling-prisbetingelser / Prisskjema 2 / Prisskjema 3

3. I «Krav utfylling-prisbetingelser» står det at faste priser gjelder i 1 år fra kontraktsinngåelse, og at prisene skal være gjeldende «pr. 01.03.2026». Hvordan skal vi behandle dette i lys av forventet oppstart september 2026? Skal vi prissette med 01.03.2026 som prisgrunnlag uansett oppstartdato, eller gjelder «01.03.2026» for en bestemt del av avtalen (f.eks. første faktureringsperiode)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konflikt/uklarhet mellom prismiljø og avtaletidspunkt påvirker leverandørens kalkyle og forventet kostnadsbilde.

   Kilde: D. Prisskjema.xlsx – Krav utfylling-prisbetingelser / A. Generell del – Om kontrakten

4. Prismodellen krever «påslag i % av den til enhver tid gjeldende innkjøpspris» og at «Navn på prisliste/produktkatalog» skal oppgis (med «Vedlegg nr.»). Kan oppdragsgiver presisere hvilken prisliste/produktkatalog vi skal oppgi (navn/vedleggsnr.), og om det er tillatt å oppgi en kommersiell prisliste som kan oppdateres, eller om vi må oppgi en bestemt prislisteversjon som gjelder ved tilbudsinnlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klarhet om hvilken prisliste som skal knyttes til påslaget kan leverandøren få avvik ved etterkontroll/innsyn eller feilprising.

   Kilde: D. Prisskjema.xlsx – Krav utfylling-prisbetingelser / Prisskjema 1 (felt for prisliste/produktkatalog) / B.4.7 og B.4.8

5. I C.8 står det at leverandøren kan skifte deler som ikke omfattes av serviceavtalen inntil kr 7 000 per servicebesøk. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette skal forstås opp mot prisskjemaets «fast service»/«timepris» (gjelder 7 000 som del av prisen for fast service eller kan det prises som tillegg ved avrop/ekstra belastning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: 7 000-grensen kan påvirke både hvordan servicepakken prises og hvordan reparasjonskostnader faktureres; dette må være entydig for å redusere risiko.

   Kilde: C. Kravspesifikasjon – C.8 Krav til utførelse av service

6. C.4 angir responstid for «ordinære oppdrag» (maks 5 virkedager) og sier at responstid for ordinære oppdrag «inkludert eventuell befaring» settes per bestilling. Kan oppdragsgiver presisere hvordan responstid fastsettes i praksis (hvilke typer bestillinger vil normalt ha befaring, og gis det standard responstid per anleggstype/område)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bedre forståelse av responstidssetting reduserer usikkerhet ved bemanning, planlegging og prising av leveringskapasitet.

   Kilde: C. Kravspesifikasjon – C.4 Arbeids-, leverings- og responstid

7. C.5 og C.6 angir hasteoppdrag og vaktutrykning med oppmøte innen 2 timer og gebyr/utrykningsgebyr (inntil 1 500 for haste, inntil 4 500 for vakt). Kan oppdragsgiver bekrefte om disse gebyrene er knyttet til særskilt kategorisering av oppdrag i bestillingen (slik at vi kan forutse hvilken sats som gjelder), og om gebyret kommer i tillegg til timepriser og/eller i tillegg til «fast service»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig må leverandøren vite hvilke kostnadselementer som kan kombineres og når oppdragsgiver aktiverer de ulike regimene.

   Kilde: C. Kravspesifikasjon – C.5 Hasteoppdrag/-utrykning og C.6 Vaktutrykning

8. C.2 krever at alle reparasjoner og feilsøkinger utføres av personer med riktige sertifikater/loddesertifikater og at leverandøren kan måtte fremlegge dokumentasjon på forespørsel. Kan oppdragsgiver bekrefte forventet format og omfang for dokumentasjonsfremleggelsen (f.eks. per servicemedarbeider per komponenttype), og hvor ofte oppdragsgiver vil be om innsyn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av kontrollhyppighet og dokumentasjonsomfang er nødvendig for å vurdere administrativ og praktisk ressursbruk samt etterlevelsesrisiko.

   Kilde: C. Kravspesifikasjon – C.2 Krav og ytelser (kompetanse/sertifikater) / C.2.1 og B.3.2

9. B.4.5 «Pris» sier at leverandøren ikke har rett til tillegg/gebyrer (fakturagebyr, administrasjonsgebyr mv.). Samtidig presiserer prisskjema-utfylling at prisene skal inkludere bl.a. dokumentasjon i Oppdragsgivers FDV-system. Kan oppdragsgiver bekrefte at alle kostnader til FDV-innlegging/oppdatering (inkl. opplæring og eventuelle avvik i FAMAC) skal inngå i timepris/påslag og ikke prises separat per oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette avklarer om FDV-arbeid er inkludert i oppgitte enhetspriser eller om oppdragsgiver kan kreve separat prising i praksis.

   Kilde: D. Prisskjema.xlsx – Krav utfylling-prisbetingelser / C. Kravspesifikasjon – C.3 (FDV/NS 8405) / B.4.5 Pris