Digitalisering av papirbasert arkiv

SSA-B 2026 (Statens standardavtale om konsulentbistand) – generell avtaletekst for levering av faglig bistand under Kundens ledelse, med regulering av omfang (bilag 1-2), gjennomføring, endringer (bilag 6-7), varighet/avbestilling/stans, partenes plikter (inkl. nøkkelpersonell og taushet), vederlag/fakturering, prisendring, eiendoms- og opphavsrett, mislighold/sanksjoner, forsikringer, overdragelse, force majeure og tvisteløsning (forhandling/mekling/lovvalg/verneting).

• Spesifikke bilag knyttet til avtalen skal fylles ut av angitt part: Bilag 1 av Kunden, Bilag 2 av Konsulenten (inkl. CV og kompetanse), Bilag 3 av Konsulenten, Bilag 4 av Konsulenten, Bilag 5 av Konsulenten. (Bilag 6-7 m.fl. gjelder som endringsbilag.)Kilde: Alminnelige bestemmelser – «Bilag til avtalen» (bilag 1–7)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Bistanden skal leveres faglig forsvarlig og profesjonelt, og i samsvar med Avtalen og relevante standarder/metoder angitt i bilag 1.Kilde: Punkt 5.1.1 «Konsulentens ansvar og kompetanse»
• Partenes representant skal være bemyndiget; prosedyrer/varslingsfrister for utskiftning spesifiseres i bilag 4.Kilde: Punkt 2.1 «Partenes representanter»
• Kommunikasjon/ dokumentasjon: forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter; Konsulenten har risiko/ansvar for materiale som skades/ødelegges mens det er under Konsulentens kontroll.Kilde: Punkt 2.3 «Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon»
• Skriftlighet: varsler/krav/meddelelser skal gis til post-/elektronisk adresse i bilag 4.Kilde: Punkt 2.4 «Skriftlighet»
• Endringer etter avtaleinngåelse: Konsulenten skal ved endring i innhold/omfang varsle skriftlig uten ugrunnet opphold; hvis ikke, skal bistanden gjennomføres til avtalt tid og pris. Endringer/tillegg avtales skriftlig og føres i bilag 7 (fortløpende katalog) med oppdatert kopi til Kunden.Kilde: Punkt 3 «Endringer etter avtaleinngåelse»
• Varighet/arbeidsstart og avslutning i henhold til fremdriftsplan i bilag 3.Kilde: Punkt 4.1 «Varighet»
• Avbestilling: Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel; Kunden betaler (i) utført arbeid, (ii) dokumenterte kostnader til omdisponering, (iii) andre direkte kostnader ved avbestilling. Avbestillingsgebyr kan avtales i bilag 5.Kilde: Punkt 4.2 «Avbestilling»
• Midlertidig stansing: Kunden kan kreve stans med minimum 5 dagers skriftlig varsel; Kunden erstatter dokumenterte kostnader til omdisponering og andre direkte kostnader. Ved sammenhengende stans >120 dager kan Konsulenten si opp; ved behov for gjenopptakelse håndteres dette via varsel innen 14 dager etter mottatt varsel (avbestillingsregler tilsvarende).Kilde: Punkt 4.3 «Midlertidig stansing av bistanden»
• Nøkkelpersonell: nøkkelpersonell fremgår av bilag 4; skifte krever Kundens godkjenning (ikke uten saklig grunn). Ved bytte grunnet Konsulenten bærer Konsulenten kostnader til kompetanseoverføring.Kilde: Punkt 5.2 «Nøkkelpersonell»
• Taushetsplikt: konfidensiell behandling av informasjon; begrensninger for offentlige kunder; taushet gjelder ansatte/underleverandører/andre som handler på vegne; opphører 5 år etter avtalens opphør med mindre annet i bilag 4 eller følger av lov/forskrift.Kilde: Punkt 5.3 «Taushetsplikt»
• Lønns- og arbeidsvilkår: Konsulenten skal sikre at egne og underleverandørers ansatte som direkte medvirker ikke har dårligere vilkår enn allmenngjort tariff/landsomfattende tariff (for arbeid i Norge).Kilde: Punkt 5.4.1 «Generelt»
• Dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkår: Konsulenten skal på skriftlig forespørsel legge frem dokumentasjon, og tredjepart kan benyttes for kontroll; gjelder også underleverandører. Ved brudd kan Kunden ilegge dagbot minst kr 1500/dag (høyere kan avtales i bilag 4).Kilde: Punkt 5.4.2 «Dokumentasjon»
• Ved brudd på lønns- og arbeidsvilkår: Konsulenten skal rette. Kunden kan ved manglende oppfyllelse holde tilbake deler av kontraktssummen (tilsvarende 2 ganger innsparingen) frem til retting dokumenteres; rettings-/tidsbegrensning ved brudd hos underleverandør.Kilde: Punkt 5.4.3 «Manglende oppfyllelse»
• Vederlag/priser: fremgår av bilag 5; priser ekskl. mva hvis ikke annet angitt; utlegg dekkes kun hvis avtalt. Reise- og diett etter statens satser hvis ikke annet avtalt. Reisetid faktureres kun hvis avtalt i bilag 5.Kilde: Punkt 6.1–6.2 «Vederlag» og «Utlegg…»
• Fakturering: etterskuddsvis pr. måned hvis ikke annet i bilag 5; betaling 30 dager etter faktura. Faktura skal spesifiseres/dokumenteres, inkl. timespesifikasjon for løpende timer og særskilt angivelse av utlegg/utgifter. Offentlig virksomhet: krav om elektronisk faktura i godkjent standardformat; manglende elektronisk faktura kan gi betalingshold inntil levert (betalingsfrist løper når levert). Konsulent bærer kostnad knyttet til elektronisk faktura.Kilde: Punkt 6.2–6.4 «Fakturering» samt elektronisk faktura-krav
• Forsinkelsesrente ved betalingsmislighold iht. forsinkelsesrenteloven.Kilde: Punkt 6.3 «Forsinkelsesrente»
• Betalingsmislighold: ved manglende betaling innen frister kan Konsulenten varsle hevning; heving ikke hvis Kunden betaler innen fristen.Kilde: Punkt 6.5 «Betalingsmislighold»
• Prisendring: knyttet til endringer i offentlige avgifter og årlig regulering ved KPI (med tak til KPI-økning), med mindre annet i bilag 5. Konsulenten må fremme og dokumentere skriftlig.Kilde: Punkt 6 «Prisendring»
• Opphavs- og eiendomsrett: rettigheter til resultater tilfaller Kunden når betaling er skjedd, med mindre annet i bilag 6; Konsulenten beholder rettigheter til egne verktøy/metodegrunnlag; Kunden har tilgang til data og kan få data i allment tilgjengelig/maskinleselig format ved opphør. Konsulenten har ikke tilbakeholdsrett i Kundens data.Kilde: Punkt 7 «Opphavs- og eiendomsrett»
• Mislighold: mislighold foreligger ved manglende oppfyllelse uten ansvar for den andre/force majeure. Kunden skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold. Partene har varsling ved manglende oppfyllelse med årsak og mulig leveringstid; overskridelser håndteres etter bilag 5.Kilde: Punkt 8.1–8.2 «Hva som anses som mislighold» og «Varslingsplikt»
• Sanksjoner ved mislighold: forholdsmessig prisavslag ved avhjelp som ikke lykkes; Kundens tilbakeholdsrett ved mislighold fra Konsulenten (begrenset). Heving ved vesentlig mislighold etter varsel og rimelig frist; regler for oppgjør/tilbakebetaling ved liten/ingen nytte.Kilde: Punkt 8.3 «Sanksjoner ved mislighold» (8.3.1–8.3.4)

• Dokumentteksten inneholder ikke selve kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier (kan ligge i konkurransegrunnlaget utover SSA-B).
• Innleveringskrav er kun generelt relatert til bilagsfylling i SSA-B; konkrete leveransekrav/formatkrav for innleveringer av tilbud er ikke beskrevet i denne teksten.
• Bilag 4–7 er omtalt, men innholdet mangler; derfor kan konkrete prosedyrer/varslingsfrister, nøkkelpersonell og pris-/endringsdetaljer ikke utledes.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I SSA-B punkt 4.2 Avbestilling: Hvilke konkrete kostnadselementer skal anses som “Konsulentens dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering av personell” i denne anskaffelsen (f.eks. lønn, overtid, innleie, interne overheadsatser), og hvordan skal disse dokumenteres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise og beregne økonomisk risiko ved avbestilling må leverandøren forstå hva oppdragsgiver faktisk vil godta som dokumenterte kostnader og dokumentasjonskravene.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 4.2 Avbestilling

2. I SSA-B punkt 4.3 Midlertidig stans: Når Kunden krever stans med minimum 5 virkedagers varsel, hvordan skal vi håndtere og dokumentere “andre direkte kostnader” knyttet til stansingen (og hvilke kostnader vil normalt ikke bli akseptert)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise arbeidstid og beredskap ved midlertidig stans, og trenger avklaring av kostnadsomfang og akseptkriterier.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 4.3 Midlertidig stansing av bistanden

3. I SSA-B punkt 5.2 Nøkkelpersonell: Hva er prosedyren i denne anskaffelsen for å dokumentere “saklig grunn” ved eventuell nektelse av skifte av nøkkelpersonell, og hvilke tidsfrister gjelder for Kundens behandling/tilbakemelding?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig prosess og frister kan gi kommersiell risiko (forsinkelse/ikke-godkjenning) og påvirker bemanningsplanlegging og bytteberedskap.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 5.2 Nøkkelpersonell

4. I SSA-B punkt 5.4 Lønns- og arbeidsvilkår: Hvordan praktiserer Kunden “rimelig frist” for å legge frem dokumentasjon ved skriftlig forespørsel, og ønsker Kunden at dokumentasjonen leveres samlet per forespørsel eller kan den deles opp over tid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonsplikt kan være tid- og ressurskrevende. Leverandøren trenger praktisk avklaring for å unngå mislighold og sanksjoner.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 5.4.3 Manglende oppfyllelse (dokumentasjonsplikt/rimelig frist nevnt i 5.4.3 og tilhørende dokumentasjonsbestemmelser)

5. I SSA-B punkt 6.2 Fakturering: Er det i denne anskaffelsen avtalt elektronisk faktura i bestemt standardformat (og eventuelt krav til EHF/PEPPOL), og hvem hos Kunden er fakturamottaker/avsender-mottaker (organisasjon og roller) slik at vi kan sikre riktig oppsett og unngå betalingsstans?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil fakturaflyt/format kan medføre betalingsstans. Leverandøren trenger konkret oppdragsgiverpraksis for korrekt fakturering.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 6.2 Fakturering (elektronisk faktura-krav og betalingsstans ved manglende etterlevelse)

6. I SSA-B punkt 6.3 Forsinkelsesrente: Hvilken standard praksis gjelder for beregning av “forfallsdato” i denne anskaffelsen (f.eks. 30 dager fra fakturadato, fra mottaksdato, eller etter godkjenning/ettersjekk hos Kunden)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne estimere likviditet og kostnadsrisiko trenger leverandøren å forstå hvilken dato som faktisk trigger forfall i Kundens betalingsprosess.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 6.3 Forsinkelsesrente samt 6.2 Fakturering (betalingsfrist 30 dager)

7. I SSA-B punkt 6.5 Prisendring: Bekreft at prisindeksregulering skjer i henhold til KPI (konsumprisindeks, hovedindeks) slik beskrevet, eller vil bilag 5 fastsette avvik (f.eks. tak/kompensasjonsmekanismer utover teksten)? Hvis avvik: be om hvilke satser og beregningsmetode som gjelder.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisendringer påvirker tilbudspris og totaløkonomi. Leverandøren må forstå om bilag 5 avviker fra standardbestemmelsen for å prise riktig.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 6.5 Prisendring

8. I SSA-B punkt 8.2 Varslingsplikt: Hva er “en rimelig frist” for å reklamere skriftlig etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget, og hvordan tolker Kunden “uten ugrunnet opphold” i praksis (f.eks. antall dager)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reklamasjons-/varslingsregime påvirker leverandørens adgang til å rette forhold og reduserer risiko for sanksjoner/krav ved forsinket varsling.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 8.1 Hva som anses som mislighold (reklamasjon) og 8.2 Varslingsplikt

9. I SSA-B punkt 8.3.3 Heving: Ved et eventuelt vesentlig mislighold, hva er Kundens konkrete terskel for å anse mislighold som “vesentlig” i denne anskaffelsen (typiske forhold, dokumentasjonskrav, og hvordan partene normalt vil forsøke avhjelp før heving)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Heving er et stort risikoelement. Leverandøren trenger å forstå praktisk terskel/forventet eskalering for å vurdere kontraktsrisiko og intern kontroll.

   Kilde: SSA-B 2026 punkt 8.3.3 Heving og hevingsoppgjør

10. I SSA-B punkt 6.1/6.2 og bilagene: Hvilke konkrete priselementer skal inngå i bilag 5 (f.eks. timepriser, påslag, reise/diett, faste leveranser/opsjoner), og hvordan skal vi prise eventuelle endringer/ekstraoppdrag etter bilag 7-katalogen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbudsprising krever full forståelse av hva som er omfattet av vederlag, hvordan endringer prises, og hvilke elementer som er evaluerbare i denne kontrakten.

    Kilde: SSA-B 2026 punkt 6.1 Vederlag og punkt 3 Endringer etter avtaleinngåelse (sammen med bilag 5 og bilag 7)