Helsebuss Sørlandet sykehus HF

Dokumentsettet beskriver rammeavtalestruktur (SSA-R) og vedlegg for elektronisk samhandling, kontaktpunkter, underdatabehandleravtale, etiske kontraktskrav samt tekniske/administrative føringer. Det inngår også konkurransebestemmelser for en to-trinns prosedyre (prekvalifisering før tilbud) knyttet til server-, lagrings- og backup-/gjenopprettingsløsninger (datarom/kapasitet) for Helse Sør-Øst. Innholdet trekker ikke ut komplette kvalifikasjonskrav/vektinger i utdraget, men oppgir tydelige kontrakts- og informasjons-/driftskrav.

• Tilbydere skal levere utfylt versjon av «Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser» (for å håndtere sanksjonsregelverk).

  Dokumentasjon: Egenerklæring om russisk involvering sammen med forespørsel/tilbud (utfylt versjon).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.4 / 1.8 (vedlegg 7)
• Skatteattest for merverdiavgift og skatt skal leveres på forespørsel for valgte leverandører (dersom norsk leverandør).

  Dokumentasjon: Skatteattester (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra frist for å levere forespørsel om å delta/tilbud, iht. teksten).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.3

• Søknad om deltakelse skal leveres; forespørsel om deltakelse sendes via oppdragsgivers KGV (gjeldende delkontrakt(er)) innen oppgitt frist.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1
• Filer skal leveres i Microsoft Office-, ODF- eller PDF-format.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2
• Tilbyder må merke vedlegg slik at oppdragsgiver kan se hvem som har levert og hva vedlegget inneholder.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2
• Forespørsel skal leveres med filnavn i struktur: Vedlegg 1 (Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner), Vedlegg 2 (Kvalifikasjonskrav etisk handel), Vedlegg 3 (skriftlig svar på kvalifikasjonskrav KR3), samt KGV (skriftlig svar på kvalifikasjonskrav/ESPD).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2
• Forespørselen skal være skrevet på norsk, svensk eller dansk.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.3
• Tilbyder skal levere utfylt versjon av Egenerklæring om russisk involvering med tilbudet (jf. sanksjoner).Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 2.4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

02.09.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Ved etablering/bruk av elektronisk samhandling skal meldingsutveksling følge EHF 3.0 og formidles via EHF transportinfrastruktur (PEPPOL) etter EHF 3.0-formater og at partene er registrert i ELMA/PEPPOL SMP/SML.Kilde: SSA-R Bilag 4a «Samhandlingsavtalen…» (Meldingsutveksling/EHF 3.0)
• Leverandør skal sørge for etablering av avtale med aksesspunkt og følge opp at innmelding til ELMA er utført som forutsetning for testordre.Kilde: SSA-R Bilag 4a «Rutine for oppstart av EHF og testing»
• Ordrebekreftelse: Leverandør skal sende ordrebekreftelse innen 4 timer etter at ordre er mottatt innenfor ordinær åpningstid (linjenivå iht. EHF).Kilde: SSA-R Bilag 4a (Ordrebekreftelse)
• EHF ordrebekreftelse «Akseptert med endring» kan benyttes kun i angitte situasjoner; alle endringer må sendes på linjenivå.Kilde: SSA-R Bilag 4a (Bruk av ordrebekreftelse med endring)
• Fakturaformat: Alt skal inngå i EHF faktura XML; ikke legge personsensitiv informasjon på faktura eller i vedlegg.Kilde: SSA-R Bilag 4a (Presisering av informasjon i faktura)
• Faktureringskrav: Én faktura per ordrenummer (ikke samlefaktura) og påkrevde hodefelt/linjefelt iht. angitte EHF-identifikatorer.Kilde: SSA-R Bilag 4a (Fakturakrav / Påkrevde hodefelt / Påkrevd linjefelt)
• Kabling: strukturert kabling; direkte kabling mellom komponenter på tvers av rackskap skal ikke benyttes (med mindre særskilt avtalt). Halogenfri kabler (LSZH). Patchekabler skal ha QR-/strekkode for integrasjon mot f.eks. DCIM.Kilde: SSA-R Bilag 1c «Teknisk standard for kabling» pkt.1 og 5
• Krav til kobberkabling: CAT6a, AWG28, LSZH.Kilde: SSA-R Bilag 1c pkt.2
• Krav til fiberkabling: OM4 (multimode), OS2 (singlemode), kontakt LC og/eller MPO, fiberpatchpaneler med LC/MPO kontakter.Kilde: SSA-R Bilag 1c pkt.3
• 2-nivå autentisering ved tilgang via usikre nettverk; all tilgang/logg for personopplysninger og tilgangskontroll skal sikre kun autoriserte brukere (personvern-/sikkerhetskrav).Kilde: Underdatabehandleravtale (Bilag 4c mal) kap. 5.4-5.5 og 5.3
• Varslingsplikt ved avvik: Underdatabehandler skal varsle Databehandler uten ugrunnet opphold om bl.a. instruks i strid med personvernregelverket, pålegg om utlevering, brudd/mulig brudd på sikkerheten, samt henvendelser fra registrerte. Varsling til Datatilsynet skal skje gjennom Databehandler.Kilde: Underdatabehandleravtale (Bilag 4c mal) kap. 6
• Avtalens bruk av underleverandører for personopplysninger krever godkjent risikovurdering/aksept, skriftlig godkjenning og separat skriftlig underdatabehandleravtale med tilsvarende krav.Kilde: Underdatabehandleravtale (Bilag 4c mal) kap. 9
• Sanksjon/hevingsgrunn: Vesentlig mislighold omfatter bl.a. avvik/svikt i informasjonssikkerhet som medfører at personopplysninger kommer på avveie/til tredjepart, manglende etterlevelse av sikkerhetskrav, og overføring til tredjepart uten avtale.Kilde: Underdatabehandleravtale (Bilag 4c mal) kap. 7-7.1
• Etisk handel: Leverandør skal overholde kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (UNGP/OECD aktsomhetsvurderinger). Overholdelse i egen virksomhet og leverandørkjede, inkludert plikt til å rapportere ved avvik.Kilde: SSA-R Bilag 4d «Kontraktskrav til etisk handel» (pkt. krav 1-4, kontraktsoppfølging)
• Kontraktsoppfølging: Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon (policys/rutiner, oversikt over produksjonsenheter, egenrapportering, gjennomført risikoanalyse m.m.) og leverandør skal besvare innen 6 uker (med mindre frist satt av oppdragsgiver).Kilde: SSA-R Bilag 4d (Kontraktsoppfølging)

• Utdraget inneholder ikke de konkrete kvalifikasjonskravene (pkt. 5.1-5.5) utover sanksjons-/skatteattestpunktene.
• Utdraget inneholder ikke tildelingskriterienes vekting/innhold (pkt. 8.1-8.2) i konkurransebestemmelsene.
• Tekstutdraget viser flere dokumenter som normalt hører til ulike deler av konkurranse-/kontraktsløpet; det kan være overlapp mellom krav i rammeavtale og krav i avrop, men dette er ikke eksplisitt differensiert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurranse med forhandlinger oppgis det at kvalitet evalueres med «vekting av krav definert i SSA-R Bilag 1a Kravspesifikasjon», men dokumentutdraget viser ikke selve vektingen eller evalueringsmatrisen. Kan dere bekrefte hvor i konkurransegrunnlaget (inkl. eventuelle vedlegg) vekting og evalueringsmetode for kvalitet er beskrevet, og om leverandør må strukturere tilbudet etter en bestemt evalueringstabell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvordan kvalitet faktisk scores for å kunne prise/utforme tilbudet riktig og for å unngå at tilbudet ikke treffer evalueringsoppsettet.

   Kilde: Pkt. 8.1–8.2 (Miljø, Tildeling) og pkt. 8.2 (kvalitet 60 %; viser til SSA-R Bilag 1a) / «Tildelingskriterier og evaluering».

2. I pkt. 1.5 fremgår estimert verdi (1,5 mrd.) og maksimal verdi (2,25 mrd.) over 4 år, men det legges til at omfang/forbruk er estimater og ikke bindende. Kan dere avklare hva som brukes som grunnlag for evaluering av «total evalueringspris» (pris 40 %) – dvs. hvilke volumbaserte forutsetninger og/eller prissammensettinger som gjelder i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Total evalueringspris skal beregnes ut fra bestemte volumer/forutsetninger; leverandøren må vite hvilke parametere som gjelder for å kunne levere riktig prisstrategi.

   Kilde: Pkt. 8.2 (Pris 40 %; total evalueringspris) og pkt. 1.5 (estimert verdi/ikke bindende omfang).

3. Krav til kvalifikasjon KR2 lyder: «minimum 200 millioner i årlig omsetning». Kan dere presisere om dette vurderes basert på omsetning i ett bestemt regnskapsår (f.eks. siste avlagte årsregnskap), og om «årlig omsetning» skal forstås som driftsinntekter/totalomsetning som rapporteres etter konsernregnskap eller selskapsregnskap?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik tolkning av regnskapsgrunnlag kan føre til feil dokumentasjon og avvisningsrisiko; leverandøren bør avklare vurderingsgrunnlaget før innsending.

   Kilde: Pkt. 5.2 (Krav KR2 – økonomisk og finansiell kapasitet).

4. Kvalifikasjon KR3 ber om «erfaring fra leveranser av tilsvarende type (server, lagring og tilhørende tjenester)» med «liste over 3 referanser … i løpet av de siste tre årene» i Vedlegg 3. Kan dere bekrefte hvilke referanseopplysninger som er obligatoriske i Vedlegg 3 (f.eks. omfang, antall leveranser, rolle, geografi, leveransetidspunkt, bransje, referansekontakt), og om referansene kan være fra rammeavtaler/avrop eller må være enkeltkontrakter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke data som evalueres/legges til grunn for «mest relevant erfaring» (100 % utvelgelseskriterium) for å kunne fylle Vedlegg 3 korrekt.

   Kilde: Pkt. 5.3 (Krav KR3) og pkt. 6 (Utvalgskriterier – erfaring 100 %) / «Krav nr. KR3» / Vedlegg 3 (Svarskjema tekniske og faglige kvalifikasjoner).

5. I kvalifikasjonskrav KR4/ KR6 kreves tredjepartssertifisering (ISO 27001 eller tilsvarende / ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller tilsvarende) med «gyldig fra avtalens ikrafttredelse og i hele kontraktsperioden». Dersom sertifikatfornyelse/recertification skjer i løpet av avtaleperioden, kan dere bekrefte akseptkriteriet dere beskriver (at nytt gyldig sertifikat sendes «så snart det er klart uten oppfordring»), og om det i overgangsperioden kan foreligge at sertifikatet er «under fornyelse» uten avbrudd?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens compliance-plan og dokumentasjonsberedskap; uklare sertifikat-/overgangskrav kan skape unødvendig risiko i kvalifikasjons- og kontraktsoppfyllelse.

   Kilde: Pkt. 5.4 (KR4 og KR6).

6. Kravene til sikkerhets- og adgangsklarering (i kravspesifikasjonen/omfangsbeskrivelsen) angir at personell må ha nødvendig klarering (nivå UAK, jf. NSM), og at leverandøren bærer kostnader ved utskiftning dersom klarering ikke gis. Kan dere presisere: (1) hvem som faktisk organiserer klareringsprosessen for leverandørens personell, (2) forventet tidshorisont/frist for å få klarering, og (3) hvordan forsinkelser håndteres kontraktsmessig dersom klarering tar lengre tid enn planlagt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise risiko og planlegge bemanning og tidslinje; klare ansvars- og fristforutsetninger er nødvendig for å unngå misligholds-/fremdriftsrisiko.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 (Avsnitt «Sikkerhet og klarering»), og pkt. 1.4/1.5 (omfang og leveranse) der dette omtales.

7. I omfang og tjenestebeskrivelser omtales at kabellengder inngår i «tjenestepakke 3» og at kabling etableres som strukturert kabling etter bransjestandard, og det vises også til «SSA-R Bilag 1c Teknisk standard for kabling» som førende. Kan dere bekrefte om kabling (inkl. materiell) alltid skal prises i tjenestepakke 3 og ikke i HW-leveransen, også når kunden bestiller kabling som del av en «produktspesifikk» leveranse (f.eks. bestilling fra produsent/autor. forhandler)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Grensesnittet mellom HW og tjenestepakker påvirker både prissetting og tilbudets etterprøvbarhet; leverandøren må vite hvordan prisene skal samordnes.

   Kilde: SSA-R Bilag 1 (avsnitt «Kabling» og «Tjenestepakker»; prinsipp om kabellengder i tjenestepakke 3).

8. Tilbudet skal leveres uten alternative tilbud og uten parallelle tilbud, og eventuelle forbehold skal oppgis i Tilbudsbrev. Kan dere tydeliggjøre hva dere forventer at leverandøren gjør dersom det er behov for å avvike fra kravspesifikasjonen/avtalevilkår: er forbehold knyttet til «tjenestebeskrivelser/prismodell» normalt akseptable så lenge konsekvenser beskrives, eller vil det typisk medføre avvisning i denne konkurransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå terskelen for avvisning ved forbehold/avvik for å kunne velge riktig strategi (tilpasning vs. forbehold) før endelig tilbud.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 7.6 (Forbehold) og Vedlegg 1 «Tilbudsbrev» (avkryssing av forbehold/konsekvenser).

9. For elektronisk samhandling og fakturering omtales EHF 3.0 med detaljer om ordre/ordrebekreftelse/pakkseddel/faktura. Kan dere bekrefte hvilke av disse kravene (særlig «ordrebekreftelse innen 4 timer», samt krav om «én faktura pr ordrenummer») som er absolutte krav fra avtaleopptak, og om det finnes en overgangsperiode/dispensasjon dersom portal/oppsett ikke er fullt etablert ved oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne oppfylle faste operasjonelle SLA-/formatkrav fra oppstart; avklaring kan redusere risiko for mislighold/avvik tidlig i avtaleperioden.

   Kilde: SSA-R Bilag 4a (Elektronisk samhandlingsavtale): «EHF 3.0», «Ordrebekreftelse … innen 4 timer», «Ingen samlefaktura».