Anskaffelse av robotstøvsugere, samt autonome rengjøringsmaskiner (vaskeroboter)

Nordland fylkeskommune innbyr til konkurranse om levering av robotstøvsugere og autonome vaskeroboter, inkludert nødvendig utstyr og tilhørende tjenester (installasjon, brukeropplæring, service, vedlikehold og reparasjon, lånemaskiner ved service/vedlikehold/reparasjon, samt returordning for utrangerte renholdsmaskiner). Levering ønskes snarest.

• Skatteattest (ordnede forhold mht. skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift).

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd.

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav – Skatteattest
• Firma-/registreringsstatus.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringslandet.

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav – Firmaattest
• HMS-egenerklæring og systematisk HMS/internkontroll.

  Dokumentasjon: HMS egenerklæringsskjema (bekrefter systematisk arbeid etter HMS-lovgivning og internkontrollforskriften).

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav – HMS egenerklæring
• Økonomisk gjennomføringsevne til å kunne gjennomføre oppdraget innen tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: D&B-rangering A eller bedre gir automatisk kvalifisering. Ved manglende dokumentasjon: annen relevant dokumentasjon (regnskaper, revisjonsrapport, årsmeldinger, finansieringsplaner, driftsgarantier fra bank eller morselskap).

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav – Økonomisk gjennomføringsevne

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfristen.Kilde: Pkt. 6.1 Innlevering av tilbud
• Tilbudet må leveres med elektronisk signatur ved levering.Kilde: Pkt. 6.1 Innlevering av tilbud
• Eventuelle forbehold/avvik skal tydelig beskrives som eget vedlegg i tilbudet og pris-settes.Kilde: Pkt. 6.2 Forbehold og avvik
• Leverandøren skal inngi en sladdet versjon av tilbudet der kun opplysninger unntatt offentlighet sladdes (forretningshemmeligheter mv.).Kilde: Pkt. 6.3 Tilbudets utforming
• Tilbyder må sette seg inn i samtlige dokumenter i forespørselen og melde fra om feil/utelatelser/inkonsistens.Kilde: Pkt. 6.3 Tilbudets utforming

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Forutsetter godkjenning fra fylkeskommunens sikkerhetsavdeling for bruk av tilbudt utstyr i fylkeskommunens nettverk, og at systemet ikke bryter GDPR.Kilde: Pkt. 2.10 Oppdragsgivers forbehold
• Kontrakt/avtale inngås for levering av varer/tjenester i tidsrom spesifisert i konkurransegrunnlaget med vedlegg.Kilde: Pkt. 7.2 Kontrakt

• Tildelingskriterier og eventuelle vektingstall/prismodell er ikke oppgitt i teksten her (kun at de ligger under hver delleveranse).
• Konkrete kontraktsvilkår for levering (f.eks. SLA, garantier, prisstruktur, leveringsbetingelser, responstider) finnes ikke i utdraget.
• Angitt evalueringsperiode (uke 35/36) og foreløpige tidspunkt etter tilbudsfrist kan endres, men konkrete konsekvenser/krav ved endring er ikke beskrevet.
• Kravspesifikasjon (tekniske minstekrav til robotene) og tilhørende dokumenter vedr. «krav» i pkt. 4 er ikke inkludert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delleveranse(r) der evaluering skal skje: kan dere bekrefte hvilken tildelingsmodell som skal benyttes i Mercell (hvilke tildelingskriterier, eventuelle vektingstall og hvordan priskriteriet beregnes ut fra deres referanseverdier)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i tildelingskriterier/vekting og priskalkyle gjør det vanskelig å prise og disponere tilbudet optimalt.

   Kilde: 5.1 Tildelingskriterier og 5.2 Evalueringsmetode

2. Dere skriver at evalueringsperioden er uke 35/36 og at tidspunkt etter tilbudsfrist er foreløpige. Kan dere opplyse hvilke endringer som kan forekomme (f.eks. utsettelse av evaluering/valg/meddelelse) og om det vil påvirke leverandørens vedståelsesfrist eller andre forpliktelser utover at dere må innhente leverandørens godkjenning ved eventuell forlengelse av vedståelsesfristen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Endringer i prosess kan påvirke kostnader og risikobilde for leverandøren, særlig knyttet til vedståelse og planlegging.

   Kilde: 1.4 Tidsplan

3. Under pkt. 2.10 står det at det settes forbehold om godkjenning fra fylkeskommunens sikkerhetsavdeling om bruk av tilbudt utstyr i fylkeskommunens nettverk, samt at systemet ikke må bryte med GDPR. Kan dere beskrive hvilke konkrete dokumentasjonskrav/sikkerhetskrav som normalt etterspørres av sikkerhetsavdelingen (f.eks. dokumentasjon for nettverkstilgang, datatilgang/logging, integrasjoner, databehandler-/personopplysninger) og om tilbyder må levere dette før kontraktsinngåelse eller først etter tildeling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhetsforbehold kan medføre betydelig levering- og implementeringsrisiko dersom kravene avklares sent eller dokumentasjonsomfanget er stort.

   Kilde: 2.10 Oppdragsgivers forbehold

4. Kan dere presisere forventet oppstarts- og leveringsopplegg «levering ønskes snarest»: hvilke leveringsdato(er) eller leveransefrister gjelder per delleveranse, og hvordan vil dere håndtere variasjoner i produksjons-/leveringstid (f.eks. ved ferieavvikling og lengre svartid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppgitte frister og håndtering av operasjonelle forhold er nødvendig for å gi korrekt fremdriftsplan og pris (f.eks. eventuelle hasteleveranser).

   Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov

5. I behovsbeskrivelsen er det nevnt tilhørende tjenester per maskin: installasjon, brukeropplæring, service, vedlikehold og reparasjon, lånemaskiner ved service/vedlikehold/reparasjon og returordning for utrangerte renholdsmaskiner. Kan dere bekrefte hva som skal leveres som «tilhørende tjenester» for hver maskintype (robotstøvsuger vs. vaskerobot), herunder forventet omfang og eventuelle minimumskrav til responstid/oppstart ved servicehenvendelser og tilgjengelighet til lånemaskiner (antall/varighet per hendelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tjenestekomponenten er ofte den største kostnadsdriveren og påvirker både tilbudspris og avvikshåndtering hvis responstid/omfang ikke er avklart.

   Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov

6. Returordning for utrangerte renholdsmaskiner: kan dere opplyse om dere ønsker tilbudt pris basert på faktiske volum/antall utrangerte maskiner, eller om det finnes et volumanslag/estimat per periode/delleveranse? Dersom volumanslag finnes i vedlegg: kan dere vise/henvise til hvor det fremgår?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris for returordning avhenger typisk av mengder, sortering/transport og logistikk; uten volumstyring er det vanskelig å prise riktig.

   Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov (returordning) og pkt. 4 Krav (under delleveranser)

7. Hvordan skal eventuelle forbehold/avvik håndteres i praksis for denne konkurransen: dere skriver at alle forbehold/avvik skal beskrives og pris-settes som eget vedlegg, og at forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til avvisning. Kan dere bekrefte hvilke typer forbehold dere anser som «ikke kostnadsberegnbare» i denne konkurransen, og gi et eksempel på hvordan dere forventer at pris-setting/konsekvensbeskrivelse skal utformes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Misforståelser rundt forbehold/avvik kan gi avvisning; tilbyder bør sikre korrekt format og beregningsmetode før innsending.

   Kilde: 6.2 Forbehold og avvik

8. Dere skriver at oppdragsgiver planlegger å tildele uten dialog, men at forhandling kan gjennomføres dersom oppdragsgiver finner det hensiktsmessig. Kan dere bekrefte om dette er en ramme med forhandling eller kun vurdering av behov, og om forhandling (dersom det gjennomføres) vil gjelde pris alene eller også tekniske/tjenestemessige forhold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerhet om forhandlingsomfang påvirker hvilken «margin» og hvilket løsningsnivå leverandøren bør legge i endelig tilbud.

   Kilde: 2.1 Anskaffelsesprosedyre

9. Kan dere bekrefte hvilke kvalifikasjonsdokumenter som må lastes inn i Mercell for å oppfylle kvalifikasjonskravene (skatteattest, firmaattest, HMS egenerklæring og økonomisk dokumentasjon), og om dere godtar at dokumentasjon ettersendes dersom ikke tilgjengelig ved innsending?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalifikasjonsdokumentasjon er en typisk fallgruve i Mercell—det er viktig å vite hva som må være på plass ved tilbudsfrist for å unngå avvisning.

   Kilde: 3 KVALIFIKASJONSKRAV (Skatteattest, Firmaattest, HMS egenerklæring, Økonomisk gjennomføringsevne)