Forlagstjenester for bokprosjekter

UiO stiller krav til etisk handel og etterlevelse av Code of Conduct for leverandører, med forventning om systematisk aktsomhetsvurdering (risikokartlegging, forebygging/stans/reduksjon, overvåking av effekt og gjenoppretting ved ansvar). Dokumentet gir også konkrete minimumskrav til menneskerettigheter/arbeidsvilkår (ILO/FN-standarder), miljø, dyrevelferd og korrupsjonsbekjempelse, samt mulig kontraktsheving ved manglende vilje/evne til etterlevelse. I tillegg gjengir vedlagte generelle kontraktsvilkår (varer/tjenester per jan 2023) sentrale kontraktsplikter for leverandør og misligholdsbeføyelser, herunder samfunnsansvar og etisk handel som del av kontraktsgrunnlaget.

• Etisk etterlevelse av UiOs Code of Conduct/leverandørretningslinjer for bærekraftig forretningspraksis (inkl. menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, antikorrupsjon, dyrevelferd og miljø).

  Dokumentasjon: Dokumentere på oppfordring hvordan leverandør (og eventuelle underleverandører) arbeider for å etterleve retningslinjene.

  Kilde: Etiske retningslinjer – «Krav og forventninger til leverandører»
• Krav om arbeid med aktsomhetsvurderinger (egen risikokartlegging, tiltak, overvåking, effektvurdering, kommunikasjon, og gjenoppretting ved ansvar).

  Dokumentasjon: På oppfordring kunne dokumentere hvordan aktsomhetsvurderinger/etterlevelse håndteres.

  Kilde: Etiske retningslinjer – punkt «Arbeide aktivt med aktsomhetsvurderinger…»

• På oppfordring fra Universitetet i Oslo: dokumentere hvordan leverandøren og eventuelt underleverandører arbeider for å etterleve retningslinjene.Kilde: Etiske retningslinjer – «På oppfordring… dokumentere»
• Ved manglende etterlevelse/avvik: leverandøren kan måtte fremlegge tiltaksplan (ved brudd på menneskerettigheter/leverandørkjedevilkår, etter krav i hovedkontrakten).Kilde: Kontraktsvilkår menneskerettigheter i leverandørkjeden v2 feb 2022 – «Sanksjoner / Kreve retting»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandør skal opptre lojalt overfor UiO som oppdragsgiver og overholde kontraktsvilkårene.Kilde: Etiske retningslinjer – punktliste «Opptre lojalt…»
• Leverandør skal følge Code of Conduct (bærekraftig forretningspraksis) og arbeide systematisk med aktsomhetsvurderinger (risikokartlegging, stans/forebygge/redusere, overvåking og kommunikasjon; gjenoppretting ved ansvar).Kilde: Etiske retningslinjer – punktliste «Følge…», «Arbeide aktivt…»
• Integritetskrav: høye krav til etisk handel, bestikkelser/korrupsjon og uetisk atferd i enhver anskaffelsesprosess; ved manglende vilje/evne kan UiO heve inngått kontrakt etter gjentatte henvendelser.Kilde: Etiske retningslinjer – «UiO setter høye krav…» og «Dersom leverandøren… kan UiO heve…»
• Minimumskrav til arbeidstaker/menneskerettigheter etter ILO/FN-konvensjoner (bl.a. forbud mot tvangsarbeid, rett til organisering/kollektive forhandlinger, forbud mot diskriminering, forbud mot barnearbeid etter fastsatte minstealdre og krav til handlingsplan for brudd).Kilde: Etiske retningslinjer – avsnitt «Tvangsarbeid/slavearbeid», «Fagorganisering…», «Barnearbeid», «Diskriminering», «Brutal behandling»
• Helse-, miljø- og sikkerhetskrav: sikkert og sunt arbeidsmiljø, håndtering av farlige stoffer, opplæring dokumentert og regelmessig, tilgang til sanitærfasiliteter/rent drikkevann (og losji der relevant).Kilde: Etiske retningslinjer – avsnitt «Helse, miljø og sikkerhet»
• Lønns- og arbeidstidskrav (minst nasjonale minstelønner/bransjestandard; skriftlig lønnsavtale; ingen lønnsfradrag som disiplinær; arbeidstid normalt ikke over 48 timer/uke, minst én fridag/7 dager, overtidsregler, overtidstillegg).Kilde: Etiske retningslinjer – avsnitt «Lønn», «Arbeidstid»
• Krav til regulære ansettelsesforhold (ikke omgå forpliktelser via korttidsengasjement/arbeidsrelasjoner), og krav om arbeidskontrakt på språk arbeidstaker forstår.Kilde: Etiske retningslinjer – avsnitt «Regulære ansettelser»
• Miljøkrav i verdikjeden: negativ miljøpåvirkning reduseres, føre var-prinsipp, kontinuerlig minimere utslipp (klimagasser/lokal forurensning), redusere skadelige kjemikalier/sprøytemidler, bærekraftig ressursuttak/vann-/hav-/skog-/land-forvaltning og bevaring av biologisk mangfold, og overholdelse av miljølovgivning/utslippstillatelser.Kilde: Etiske retningslinjer – avsnitt «Miljø»
• Korrupsjonsforbud: alle former for bestikkelser uakseptabelt.Kilde: Etiske retningslinjer – avsnitt «Korrupsjon»
• Dyrevelferd: respekt for dyrevelferd, tiltak for å minimere negativ påvirkning; overholdelse av dyrevelferdslovgivning.Kilde: Etiske retningslinjer – avsnitt «Dyrevelferd»
• Kontraktsvilkår (varer/tjenester): leverandøren skal levere profesjonelt og i samsvar med kontraktskrav, innhente nødvendige tillatelser, dokumentere ved behov, og følge samfunnsansvar/etisk handel i bilag til avtalen.Kilde: Generelle kontraktsvilkår varer/tjenester – «Leverandørens plikter» og «Samfunnsansvar / Etisk handel» (varer punkt 4.1, 11.4; tjenester punkt 4.1, 11.4)

• Det er uklart hvilket konkrete dokument som er brukt som «hovedkontrakt» for sanksjoner/tiltaksplan i tilleggsdokumentet om menneskerettigheter (henviser til sanksjonsbestemmelser i hovedkontrakten).
• Krav om innlevering i generelle kontraktsvilkår er delvis generiske (f.eks. dokumentasjon, statistikk/rapportering), men dokumentteksten du ga spesifiserer ikke nøyaktig hvilke dokumenter/format som kreves i den konkrete konkurransen (gjelder særlig bilagene/kravspesifikasjonen).
• Tildelingskriterier er ikke oppgitt i den mottatte teksten (ingen elementer for evaluering/vekting er inkludert).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 2 «Leverandørens løsningsbeskrivelse» ber dere om gjennomføringsplan og team. For Signaturboken og Småbøkene: kan dere presisere hvilke leveranser/artefakter dere forventer dokumentert i planen (f.eks. milepæleliste, avhengigheter, beslutningspunkter for «Tone of voice»-verifisering, og navngitte frister for manus, språkvask, oversettelse/engelsk-norsk, korrektur og trykking)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må gi en plan som samsvarer med deres konkrete forventninger og bidrar til korrekt prising og bemanningsforslag.

   Kilde: Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse / «Plan og gjennomføring» i Bilag 1

2. I Bilag 1 står det at forlagets prosess må følge «milepæler» og at ansvarsfordeling for forsinkelser skal beskrives. Kan dere beskrive hvordan dere ønsker at ansvaret skal gjenspeiles i kontrakten: hvilke milepæler er «leverandøransvar», hvilke er «kundens medvirkningsansvar», og hvordan håndteres endringer i forutsetninger som utløser justering av tid og kost?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikker ansvarsfordeling kan gi høy risiko og vanskelig endringshåndtering (særlig for fastpris/fristvurderinger).

   Kilde: Bilag 1 Beskrivelse av ytelser/kravspesifikasjon / «Plan og gjennomføring»

3. Dere ber om at manus skal være ferdig til norsk språkvask innen 15.12.2026 (Signaturboken). Kan dere bekrefte hva som menes med «manus ferdig til norsk språkvask» (språklig komplett manus, avklarte kapitler/avgrensninger, og hvilket format/versjonsnivå dere forventer), og hvem som har ansvaret for å levere dette grunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjonen av milepælen påvirker plan, ressursbruk og risiko for forsinkelse.

   Kilde: Bilag 1 Beskrivelse av ytelser/kravspesifikasjon / «UiO planlegger å ha manus ferdig til norsk språkvask 15.12.2026.»

4. Bilag 1 angir at bøkene skal være «rikt illustrert», og at det vil være behov for ekstern kompetanse til design/layout/helhetlig sammenstilling, samtidig som museet har «god tilgang til relevant visuelt materiale» og at nye fotoopptak i hovedsak ivaretas av museets egne fotografer. Kan dere spesifisere hvilke illustrasjons-/fotooppgaver dere forventer at leverandøren tar (mengde/estimater pr. tittel, f.eks. antall illustrasjoner, antall nye fotoopptak, behov for kart/rekonstruksjon), og hva dere forventer at dere selv leverer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Omfanget av leverandørens bidrag til visuelt innhold er direkte prisskapende og styrer kompetansebehov og kapasitet.

   Kilde: Bilag 1 Beskrivelse av ytelser/kravspesifikasjon / «Visuelt materiale»

5. I Bilag 1 ber dere om forslag til logistikk-løsninger med «halvårlige eller kvartalsvis leveranser av et avtalt, men justerbart opplag». Kan dere avklare hvordan dere ønsker at dette skal prises og formuleres som enhet/opsjon: (1) hva er foreslått basis-opplag per leveranse, (2) hvordan justeres opplaget (intervall/varsel), (3) hvilke enhetspriser må leverandøren angi for ulike opplagsnivåer og leveransefrekvens?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig prising/parametre for justerbart opplag kan vi ikke gi konkurransedyktige og risikobalanserte priser.

   Kilde: Bilag 1 Beskrivelse av ytelser/kravspesifikasjon / «logistikk løsninger… halvårlige eller kvartalsvis leveranser… justerbart opplag» og Bilag 5 Opsjoner

6. I Bilag 3 «Prisregulering» står det at fastpriser kan være «faste i de første XX månedene» og at dagbot ved forsinkelse kan fylles ut i et eget felt. Kan dere bekrefte: (1) hvor mange måneder som er fastprisperiode i denne konkurransen (XX er ikke utfylt i utdraget), og (2) om det gjelder andre dagbotsatser/løpetid enn de generelle kontraktsvilkårene (0,15 %/dag, maks 100 dager og min. kr 1.000/dag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For leverandørens kalkyle må vi vite eksakt fastprisperiode og eventuelle endringer i dagbot.

   Kilde: Bilag 3 Pris- og betalingsbetingelser / «Fastprisperiode» og «Dagbot ved forsinkelse»

7. Bilag 3 beskriver prisregulering basert på KPI. Kan dere presisere hvilken KPI-serie/indeks dere skal bruke (KPI hovedindeksen – hvilken underindeks/kilde), og hvordan beregningsperioden settes i praksis (dato for «siste 12 tilgjengelige måneder» og om det er måned for måned eller gjennomsnitt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Detaljene påvirker beregningsgrunnlaget ved prisregulering og reduserer tvist-/beregningsrisiko.

   Kilde: Bilag 3 Pris- og betalingsbetingelser / «Beregning av prisregulering»

8. I Bilag 3 om valutajustering ligger to alternative tekster («Alt. 1»/«Alt. 2») med vilkår og terskel ±5 %. Hvilket alternativ gjelder i denne konkurransen, og for hvilke kostkomponenter/leveranser er valutajustering aktuelt (hvilken valuta og hvilke delytelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil alternativ eller for brede/manglende valutaantakelser kan gi feil pris og margin.

   Kilde: Bilag 3 Pris- og betalingsbetingelser / «Valutajustering»

9. Kontraktsvilkåret om grunnleggende menneskerettigheter (Bilag/«Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter…») viser til sanksjoner/tiltaksplan i «hovedkontrakten», men dere har ikke tydeliggjort hvilket kontraktsgrunnlag som er «hovedkontrakt» i dette tillegget. Kan dere bekrefte hvilken kontraktstekst som skal forstås som «hovedkontrakten» for sanksjoner, og hvilke bestemmelser i hovedkontrakten som konkret får anvendelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klar referanse kan sanksjonsrisikoen bli uklar (heving/stans/bytte av underleverandør, frister m.m.).

   Kilde: Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden versjon 2 feb 2022 / «Sanksjoner»

10. For menneskerettighets-/aktsomhetsvilkåret: dere krever policys og rutiner «senest innen 6 måneder etter kontraktsstart» og beskriver flere mulige former for dokumentasjon ved kontraktsoppfølging. Kan dere presisere hvilke konkrete dokumentasjonskrav som forventes i denne konkurransen (f.eks. hvilke typer policys/rutiner og om dere vil kreve egenrapportering innen seks uker, samt hvordan dere vil velge ut produkter/produksjonsenheter for ev. oversikt)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må planlegge etterleveranse og dokumentasjon med riktig tid og ressursbruk, og sikre at tilbudet vårt faktisk kan levere etterlevelse innen fristene.

    Kilde: Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden versjon 2 feb 2022 / «Policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger» og «Kontraktsoppfølging»