Innfordringssystem til Skien kommune

Anskaffelse om innfordringssystem som skytjeneste (SaaS) for Skien kommune, der leveransen skal omfatte etablering/innføring, integrasjoner, opplæring, drift, vedlikehold, oppdateringer, videreutvikling, brukerstøtte og nødvendig dokumentasjon. Systemet skal oppfylle lovpålagte krav for innfordring og leveres med test- og godkjenningsprosess. Leverandør skal ivareta informasjonssikkerhet og personopplysninger (inkl. databehandleravtale) og levere oppetid/tjenestenivå iht. SLA (bilag 4).

• Leverandøren skal fylle ut kravspesifikasjonen i bilag 1/vedlegg, svare strukturert på alle krav (A- og B-krav) og beskrive hvordan løsningen ivaretar kravene. Upresise/utydelige svar kan gi lavere score.Kilde: Bilag 1: Kravspesifikasjon – forklaring av oppsett (kolonner Leverandørens svar, kravtype A/B og beskrivelsesplikt)
• Ved endringspåståelse/avvik: leverandøren skal påpeke åpenbare feil/uklarheter i kundens kravspesifikasjon i bilag 2 (Leverandørens beskrivelse av tjenesten).Kilde: Bilag 2: Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang (avvik/uklarheter)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

11.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren har ansvar for at tjenesten oppfyller bilag 1 og 2 innen frister i bilag 3, og at tjenesten oppfyller krav til tjenestenivå i bilag 4. Drift er inkludert i vederlaget.Kilde: Generell avtaletekst punkt 3 (Leverandørens ansvar for tjenesten) / SSA-L-tekst (henviser bilag 1-4)
• SaaS-modell: leverandør har hele og fulle ansvar for drift, forvaltning og utvikling. Tjenesten skal til enhver tid fungere som avtalt/ godkjent.Kilde: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (SaaS modell, ansvar for drift/forvaltning/utvikling)
• Lovendringer: ved endring i lov/forskrift som medfører endringer i innfordringskrav skal leverandøren levere ferdigtestede systemoppdateringer fortløpende innen gitte frister. Endringer skal inngå i vedlikeholdskostnad/vederlag.Kilde: Bilag 1 punkt 1.7 (lovpålagte oppdateringer, ferdigtestede oppdateringer innen frister) + Bilag 1 (vedlikeholdskostnad)
• Etablerings-/leveransefrist og tilgjengelighet: akseptansetest- og leveranseplan i bilag 3; tilgjengelighet i mars/april 2027 (tjenesten tilgjengelig i løpet av mars/april 2027) og leveransestart april 2027.Kilde: Bilag 3: Plan for etableringsfasen (avtalens punkt 1.2 / 3.2) og akseptanse/leveranse (3.3)
• Akseptansetest: 15 virkedager; ved manglende tilbakemelding etter utløp anses testen som godkjent. Leverandør skal planlegge slik at akseptanse kan godkjennes innen utgangen av februar/mars 2027.Kilde: Generell avtaletekst (godkjenningsprøve) + Bilag 3 (akseptansetest 15 virkedager, godkjenning/leveransedato)
• Dokumentasjon og opplæring: dokumentasjon skal leveres og opplæring gjennomføres ved start av akseptansetest; dokumentasjonen skal være ajour og samsvare med produksjonsversjon. Leverandør skal levere nødvendig kursdokumentasjon i rimelig tid før opplæring.Kilde: Generell avtaletekst punkt 3.4 + Bilag 3 (dokumentasjon/opplæring ved start av akseptansetest)
• Oppgradering/vedlikehold etter leveringsdag: leverandør ansvarlig for standardoppdateringer som er nødvendige for å oppfylle avtalte krav (inkl. testing av standardoppgraderinger).Kilde: Generell avtaletekst punkt 3.5 og 3.4 (testing av standardoppgraderinger) + Bilag 1/krav 1.7, 8.12
• Ytterligere utvikling: kunden kan bestille videreutvikling; vederlag betales etter medgått tid (timepriser fra prisskjema) med mindre annet fremgår av bilag 6. Partene skal avtale godkjenningskriterier og fremdriftsplan.Kilde: Generell avtaletekst punkt 3.6
• Informasjonssikkerhet: leverandør skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, tilgjengelighet/robusthet, integritet, hindre utilsiktet endring/sletting og angrep. Data skal holdes atskilt fra tredjeparts data. Leverandør skal også påse at tredjepart sikrer kundedata.Kilde: Generell avtaletekst punkt 6.1
• Personopplysninger/databehandleravtale: databehandleravtale skal inngås før behandling påbegynnes; databehandler beskriver behandling og sikkerhet. Underleverandører krever grunnlag/oppføring og kan ikke brukes uten tillatelser. Personopplysninger skal ikke overføres utenfor EØS uten overføringsgrunnlag og dokumentasjon.Kilde: Generell avtaletekst punkt 6.2 + Bilag 2 kundens krav (EU/EØS, kryptering, varslingsplikt, sikkerhetsrevisjon, m.m.)
• Betaling/fakturering: leverandøren skal bruke elektronisk faktura i EHF-format. Faktura forfaller etter 30 dager (første gang ikke tidligere enn 30 dager etter leveringsdag). Betalingsplan for etableringskostnader: 30% ved kontraktsinngåelse og 70% ved godkjennelse av akseptansetest.Kilde: Generell avtaletekst punkt 4.2 + Bilag 6 (faktureringstidspunkt/betalingsplan)
• Prisendringer: regulering årlig iht. konsumprisindeks (SSB), første gang fra 01.01.2028; varsles minst 2 måneder før og godkjennes av kunden.Kilde: Bilag 6 punkt 4.5
• Varighet: avtale gjelder 3 år fra leveringsdag og fornyes automatisk 1 år om gangen; kunden kan si opp med 3 måneders varsel før fornyelse; leverandør kan si opp med 12 måneders varsel.Kilde: Generell avtaletekst punkt 5.1 + Bilag 5 (Varighet)
• Avslutning/exit: leverandør skal yte nødvendig og rimelig bistand ved leverandørbytte, sikre overføring av data (maskinleselig format, strukturer og metadata intakt), og ikke ha tilbakeholdsrett i kundens data. Leverandør skal slette/anonymisere etter avtaleopphør og gi skriftlig bekreftelse.Kilde: Generell avtaletekst punkt 5.3 (avslutning) + Bilag 1 krav 10.6 (data slettes/anonymiseres) + punkt 7.2 (ingen tilbakeholdsrett)

• Dokumentteksten inneholder ikke tydelig tildelingsmodell/vekting (B-krav er nevnt som evalueringskrav, men selve konkurransegrunnlagets tildelingskriterier/vekting er ikke gjengitt her).
• B-krav skal bidra til tildeling, men ingen eksplisitt liste over tildelingskriterier, vekter eller evalueringsmetode fremgår av innhentet tekst.
• SSA-L bilag 4 (SLA) er kun omtalt; konkrete SLA-krav/satser er ikke inkludert i teksten (skal fylles ut av leverandør).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 1.1 fremgår det at “komplett løsning skal kunne tas i bruk … innen 6 måneder etter avtaleinngåelse” og at “integrasjoner skal være ferdig når kunden starter sin akseptansetest”. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke eksakte milepæler som gjelder for: (1) full systemleveranse/tilgjengelighet, (2) ferdigstillelse av integrasjoner, og (3) start av akseptansetest (dato), slik at vi kan prise og planlegge korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare milepæler/tidsavhengigheter påvirker både implementeringskostnader og risiko ved å treffe akseptanse innen fristene.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.1 og Bilag 3 (punkt 3.2/3.3 om akseptanse/akseptansetest).

2. Kravspesifikasjonen punkt 1.2 og punkt 1.3 ber om fremdriftsplan med aktiviteter samt fordeling av oppgaver/ansvar mellom tilbyder og oppdragsgiver. Kan oppdragsgiver angi hvilken del av fremdriftsplanen som må være leverandørens ansvar (f.eks. hvilke konkrete leveranser/aktiviteter), og hvilken del oppdragsgiver normalt leverer (f.eks. testdata, tilgang, brukeropplæringstid, beslutninger/godkjenninger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkret ansvarsdeling er nødvendig for å kunne levere riktig plan og prise ressursbruk i implementeringsfasen.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 1.2–1.3 og Bilag 3 (Plan for etableringsfasen).

3. I kravspesifikasjonen punkt 6.1 står det at “utgående kundefordringer” skal overføres fra dagens Banqsoft-løsning og at “historiske data … være tilgengelig for kunden ved driftsstart” samt at “aktive saker skal videreføres i videre saksgang”. Kan oppdragsgiver beskrive nærmere: (1) omfanget (antall/volum) av aktive saker og historiske data, (2) hvilke datatyper vi må migrere (f.eks. kravstatus, renter/gebyrhistorikk, dokumenter, loggdata), og (3) forventet format/tilgjengelig datagrunnlag (eksport-mekanisme) for migreringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Datamigrering er ofte den største kostnads- og risiko-komponenten; leverandøren må få presisering for riktig prising og teknisk plan.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 6.1 (Overføring av historiske data).

4. Kravspesifikasjonen punkt 7.1 ber om responstid og eskaleringsregler per supportsak-gradering (kritisk/høy/middels/lav). I Bilag 4 (SLA) er ikke konkrete satser gjengitt i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte at Bilag 4 vil fastsette: (1) responstid (f.eks. tid til første respons), (2) utbedringstid/target time to restore, og (3) hvilke kompensasjoner som gjelder ved brudd—og i så fall hvor vi finner dette i konkurransegrunnlaget, samt om dagbot (avtalens generelle tekst) og SLA-kompensasjoner skal kombineres eller avregnes mot hverandre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig SLA og samspill med dagbøter/kompensasjoner kan gi feil prissetting av support- og driftshypoteser.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 7.1–7.2 og SSA-L avtalens punkt 9.2.3/9.2.4 samt Bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner).

5. Kravspesifikasjonen punkt 10.4 og punkt 10.5 ber om bistand ved leverandørbytte/overgang, inkludert uttrekk, overføring og forståelse av data og datamodell. Kan oppdragsgiver presisere (1) hvilke leveranser som forventes i praksis i avslutnings-/exitfasen (f.eks. SIARD2/andre uttrekk, datapakker, dokumentasjon, plan for migrering), og (2) om det finnes krav til tidsfrister (hvor lenge etter avslutning dere forventer bistand), utover “nødvendig og rimelig bistand”?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Exit-bistand kan bli svært kostnadsdrivende hvis omfang og tidslinje ikke er konkret.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 10.4–10.5 og SSA-L avtalens punkt 5.3/5.4 samt punkt 10.1–10.6 i kravspesifikasjonen.

6. I kravspesifikasjonen punkt 3.1 kreves Webservice integrasjon mot Visma Enterprise. Kan oppdragsgiver angi: (1) hvilken versjon/utgave av Visma Enterprise det gjelder, (2) forventede datapunkter og hendelser som skal utveksles (i begge retninger), (3) om det finnes tilgjengelige testmiljøer og tilganger hos oppdragsgiver, og (4) forventet integrasjonsteknologi (f.eks. SOAP/REST, autentiseringsmetode) slik at integrasjonsarbeidet kan prises korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Integrasjoner mot tredjepartssystemer avhenger sterkt av detaljer; dette må avklares før tilbud for å unngå underprising/avvik.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 3.1 (Integrasjoner).

7. I kravspesifikasjonen punkt 4.4 kreves SIARD2 uttrekk, med krav om at dokumentene i uttrekket skal være ukrypterte, for avlevering til IKA Kongsberg. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan dette skal håndteres i praksis i lys av eventuelle krav om kryptering/tilgangsstyring i løsningen (f.eks. om “ukryptert” gjelder kun selve uttrekksfilen), og om det foreligger krav til hvilke metadata/struktur som skal med i SIARD2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klarhet i sikkerhets-/uttaksformatkrav påvirker både arkitektur og implementasjonskostnader.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 4.4 (Arkiv).

8. Kravspesifikasjonen punkt 8.9 og punkt 8.12 m.fl. sier at service/oppgraderinger, lovpålagte krav og sikkerhetsmessige oppgraderinger skal være inkludert i årlig driftsutgift, uten ekstra kostnad. Kan oppdragsgiver spesifisere hvordan dette skal forstås mot prisendringsreglene (SSB/KPI) og mot eventuelle “tilpasninger/videreutvikling” som eventuelt ligger utenfor standardoppgraderinger? Altså: hva er omfanget av “standardoppgraderinger” som er inkludert, og hva regnes som betalt videreutvikling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike tolkninger kan gi betydelig økonomisk risiko ved leveranse av oppdateringer og endringer gjennom avtaleperioden.

   Kilde: Kravspesifikasjon punkt 8.9 og 8.12 samt SSA-L avtalens punkt 3.5–3.6 og prisendringer i avtalens punkt 4.5 / bilag 6.

9. I kravspesifikasjonen punkt 1.1 og 6.1 samt Vedlegg 2 (Skytjenester) stilles krav om lagring innen EU/EØS og drift fra EU/EØS-område. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke underleverandører/tredjepartsleveranser som forventes (f.eks. driftspartnere, skytjeneste-infrastruktur, arkivkjerneleverandør, SMS-leverandør), og om vi kan prise med standard tredjeparts-SLAer, eller om det kreves at SLA/kompensasjoner i Bilag 4 “speiles” også for tredjepart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tredjepartsavhengigheter kan påvirke faktisk leveranse og risiko for SLA-brudd; dette må avklares før tilbud.

   Kilde: Vedlegg 2 (Skytjenester) punkt 1.1–1.4 og kravspesifikasjon punkt 8.9/7.1; samt SSA-L avtalens punkt 2.2 (tredjepartsleveranser) og Bilag 4 (SLA).