26-018 Kjøp av lønnssystem til Vinmonopolet - kvalifisering

SSA-L avtale om løpende IT-tjenester over internett (as-a-service) for nytt skybasert lønnssystem til A/S Vinmonopolet. Omfatter etablering/implementering, drift/vedlikehold/support, samt integrasjoner og ev. videreutvikling innenfor bilag 1–6. Avtalen har fast ramme/bilagstruktur med pris i bilag 6, kravspesifikasjon i bilag 1, tjenestebeskrivelse i bilag 2, etableringsplan i bilag 3 og tjenestenivå/kompensasjoner i bilag 4.

• Kundens behovsbeskrivelse (bilag 1) skal være grunnlaget for leverandørens beskrivelse; leverandør skal besvare krav i Bilag 1 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon med ja/nei i bilaget og beskrive i Bilag 2.Kilde: Bilag 1: Kundens behovsbeskrivelse (avsnitt «Kravspesifikasjon»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

12.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Tjenesten skal leveres som løpende «as a service»-leveranser over internett; omfang og innhold styres av bilag 1 (kundens krav) og bilag 2 (leverandørens beskrivelse).Kilde: SSA-L punkt 1.1 Avtalens omfang
• Leverandøren har ansvar for at tjenesten oppfyller krav/beskrivelser i bilag 1 og 2 innen frister i bilag 3, og for krav til tjenestenivå i bilag 4. Drift av tjenesten er inkludert i vederlaget.Kilde: SSA-L punkt 2.1 Leverandørens ansvar for tjenesten
• Etableringsplan (roller/ansvar/fremdrift) skal utarbeides ved behov og kan inntas i bilag 3; frist for tilgjengelighet fremgår av bilag 3.Kilde: SSA-L punkt 3.1 og 3.2
• Leveransemelding fra leverandør til kunde før tjenesten kan tas i bruk.Kilde: SSA-L punkt 3.2 Leveransefrist og leveransemelding
• Godkjenningsprøve: kunde skal undersøke tjenesten i 10 virkedager fra første virkedag etter leveransemelding, hvis ikke annet avtales i bilag 3; leveringdag fastsettes av meldinger/godkjenning/underkjenning og feilvesentlighet (A/B/C).Kilde: SSA-L punkt 3.3 og feildefinisjon i 3.3
• Dokumentasjon/opplæring: standard produktbeskrivelse/brukerveiledning mv skal gis på norsk hvis ikke annet avtalt; dokumentasjon datert og siste versjon; opplæring bistand etter bilag 1 og/eller 2. Priser for opplæring i bilag 6.Kilde: SSA-L punkt 3.4 Dokumentasjon og opplæring
• Oppgradering/vedlikehold etter leveringsdag: standardoppgraderinger og alminnelig vedlikehold inngår i vederlaget med mindre annet avtales i bilag 6; leverandør skal teste nødvendige endringer slik at avtalte krav/tjenestenivå i bilag 4 oppfylles.Kilde: SSA-L punkt 3.5
• Videreutvikling etter leveringsdag kan bestilles; vederlag etter medgått tid iht. timesatser i bilag 6 med mindre annen modell. Godkjenningskriterier/fremdriftsplan skal avtales.Kilde: SSA-L punkt 3.6 Ytterligere utvikling
• Tjenestenivåbrudd: økonomisk kompensasjon etter standardiserte satser i bilag 4; brudd på tjenestenivå gir kompensasjon uavhengig av andre sanksjoner ved relevant mislighold.Kilde: SSA-L punkt 9.2.4 og 9.2.1/9.2.3 i sammenheng (tjenestenivå og prisavslag) samt punkt «Økonomisk kompensasjon...»
• Sanksjoner ved mislighold: avhjelp; prisavslag ved manglende avhjelp; tilbakehold av betaling (begrenset til nødvendig for å sikre krav); dagbot ved forsinkelse (0,15 % av avtalt vederlag per dag, maks 100 dager i teksten). Kunden kan ikke heve mens dagbot løper (med unntak for forsett/grov uaktsomhet).Kilde: SSA-L punkt 9.2 Misligholdssanksjoner (avhjelp/prisavslag/tilbakehold/dagbot)
• Reklamasjon/varsling: kunde skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter oppdagelse/ burde vært oppdaget; leverandør skal varsle raskt ved manglende oppfyllelse.Kilde: SSA-L punkt 9.1 Leverandørens mislighold (reklamasjon og varslingsplikt) og tilsvarende punkt 9.3
• Informasjonssikkerhet: leverandør skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, tilgjengelighet mv; sørge for dataskille; påse at tredjepart sikrer kundedata. Nærmere krav kan angis i bilag 1.Kilde: SSA-L punkt 6.1
• Personopplysninger: leverandør skal beskrive hvordan tilfredsstillende behandling oppnås i bilag 2; dokumentasjon skal kunne gjøres tilgjengelig for kunde/revisorer/Datatilsynet m.fl.; underleverandører krever etterlevelse/tilsvarende forpliktelser og fremgår av bilag 5; databehandleravtale skal inngås før behandling; forrang for DPA ved motstrid.Kilde: SSA-L punkt 6.2
• Vederlag og betaling: løpende vederlag forfaller etter faktura per 30 kalenderdager (første gang tidligst 30 dager etter leveringsdag); krav om elektronisk faktura i godkjent standardformat, ellers kan kunde holde tilbake betaling.Kilde: SSA-L punkt 4.2 og elektronisk faktura krav
• Prisendringer: indeksregulering ved årsskifte (kpi) med mindre annet avtalt i bilag 6; prisendringer for offentlige avgifter kan forekomme ved endringer. Tredjepartsprisendringer gir ikke krav med mindre særskilt avtalt i bilag 6.Kilde: SSA-L punkt 4.5 Prisendringer
• Varighet/fornyelse: avtale trer i kraft ved signatur; gjelder normalt 3 år fra leveringsdag og fornyes automatisk 1 år, med oppsigelsesfrister (kunde 3 mnd; leverandør 12 mnd) dersom ikke annet i bilag 5.Kilde: SSA-L punkt 5.1 Varighet
• Avbestilling: kunden kan avbestille helt/delvis med 3 måneders skriftlig varsel; avbestillingskostnader kan omfatte tilgodebeløp, omdisponeringskostnader, dokumenterte kostnader og avbestillingsgebyr 10 % av vederlag fakturert siste 3 mnd før avbestilling (med tilpasninger ved delvis avbestilling).Kilde: SSA-L punkt 5.2 Avbestilling
• Avslutning/overlevering: i avslutningsperioden skal tjenesten være fullverdig; leverandør skal bistå og legge til rette for overføring av kundedata, lisenser/disposisjonsrett leverandør administrerer, administrerte kontrakter, og oversikt over brukere. Kunden kan holde tilbake siste betalingstermin i inntil 1 måned etter opphør for sanksjonering, hvis avtalen ikke avsluttes pga kundens mislighold.Kilde: SSA-L punkt 5.3 Avslutning av avtalen
• Midlertidig forlengelse: leverandør plikter å forlenge i inntil 6 måneder etter opphør hvis kunden ber om det, og kunden må varsle minst 60 dager før utløp; betingelser ved forlengelse ved kundens mislighold (forskuddsbetaling).Kilde: SSA-L punkt 5.4 Midlertidig forlengelse

• Kontrakts-/utførelseskrav utover det som listes i innholdsfortegnelse og de gjengitte punktene er ikke inkludert i teksten (f.eks. detaljer i bilag 4/5/6/9 og konkrete krav i Bilag 1 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon mangler).
• Tildelingskriterier og vekting er ikke gjengitt; kun henvisning til «Konkurransegrunnlagets pkt. 9 Tildelingskriterier».
• Leverandørens navn/leverandørrolle og kundens signatur-/avtaleforsidefelt er ikke spesifisert i utdraget (kun at avtalen er elektronisk signert i Mercell).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I bilag 1 og/eller bilag 3: Hva er konkret planlagt leveranse-/integrasjonsdato for de ulike delene av lønnssystemet (kjernefunksjonalitet, datamigrering og hver integrasjon), og hvordan vil disse påvirke godkjenningsprøven (10 virkedager) og fastsettelse av Leveringsdag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringsdag og godkjenningsløpet påvirker risiko, fremdrift og dagbotberegning. Vi må forstå om det er én samlet leveranse eller delleveranser per integrasjon.

   Kilde: SSA-L pkt. 3.2 og 3.3; Bilag 1 (Vedlegg 3) samt bilag 3 (Plan for etableringsfasen/leveransefrist).

2. SSA-L punkt 2.2 og vilkår i bilag 9: Kan dere beskrive hvilke tredjepartsleveranser som inngår i leveransen (systemer/komponenter), hvilke konkrete avtalevilkår i bilag 9 som vil være bindende for Kunden, og i hvilken grad dere forventer at Leverandøren likevel tar ansvar for feil som rammer Kundens funksjonalitet etter leveringsdag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ansvarsfordelingen mot tredjepart kan gi vesentlig leverandørrisiko og påvirker hvordan vi skal innrette test, pris og garantier for systemfunksjonalitet.

   Kilde: SSA-L pkt. 2.2; samt Bilag 9 (Vilår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser).

3. SSA-L punkt 3.4 (dokumentasjon på norsk): Forplikter dere at all dokumentasjon (standard produktbeskrivelser, brukerveiledning m.m.) skal være på norsk fra leveringsdag, og hvilke språk/oversettelsesomfang forventes for dokumentasjon som normalt følger standard SaaS-oppsett (f.eks. brukerflater/administratormaler, teknisk dokumentasjon for integrasjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Språkkravet kan ha direkte kostnads- og tidskonsekvens. Vi trenger å avklare om det er «alt» eller kun deler, og hva som ligger i «dokumentasjon Leverandøren vanligvis lar følge med».

   Kilde: SSA-L pkt. 3.4 Dokumentasjon og opplæring.

4. SSA-L punkt 3.4 og 9 (mislighold): Dersom Kunden underkjenner tjenesten i godkjenningsprøven (A-/B-/C-feil), hva er forventet prosess for feilkategorisering, re-godkjenning og eventuelle fristjusteringer mot leveranse-/milepæler som gir dagbot?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Underkjenning kan utsette Leveringsdag og påvirke dagbot- og sanksjonsløpet. Vi må forstå hvordan re-testing håndteres praktisk.

   Kilde: SSA-L pkt. 3.3 godkjenningsprøve og feilklassifisering; SSA-L pkt. 9.2.3/9.2.1 (prisavslag) samt 9.2.3 (dagbot ved forsinkelse) i samspill med bilag 3.

5. SSA-L punkt 4.1 og bilag 6 (prisbestemmelser/prisskjema): Hvilken prismodell er lagt til grunn for «drift, vedlikehold og support» og for eventuelle endrings-/videreutviklingsbestillinger (medgått tid/opsjoner)? Kan dere bekrefte hvilke prislinjer vi skal prise for: etablering/implementering, integrasjoner, datamigrering, løpende drift, standardoppgraderinger og support, samt videreutvikling etter leveringsdag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi et riktig tilbud må prissettingsgrunnlaget være entydig for alle kostnadsdrivere i SSA-L-tekstens omfang. Vi trenger veiledning om hvordan bilag 6 skal forstås for disse aktivitetene.

   Kilde: SSA-L pkt. 2.1 (drift/vedlikehold inkludert), pkt. 3.5 og 3.6; samt SSA-L pkt. 4.1 og Bilag 6 (Samlet pris og prisbestemmelser).

6. SSA-L punkt 5.2 (avbestilling) og 5.4 (skalerbarhet/antall brukere): Er lønnssystemet avtalt som «skalerbart» mht. betaling ved reduksjon av antall brukere/funksjonalitet, og i så fall hvordan beregnes eventuelt avbestillingsgebyr og avregning ved delvis avbestilling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingsmekanismen og skalerbarhetsunntaket kan gi stor økonomisk forskjell. Vi må forstå hvordan dette er konkretisert i bilagene for å vurdere kommersiell risiko.

   Kilde: SSA-L pkt. 5.2 Avbestilling; SSA-L pkt. 5.4 Avslutning/forlengelse i samspill, samt Bilag 5 og Bilag 6 (avbestillingsgebyr og eventuelle skaleringsmekanismer).

7. SSA-L punkt 6.2 og Bilag 2/10 (databehandleravtale): Hvilke konkrete behandlingsaktiviteter skal Leverandøren utføre som databehandler (f.eks. hva er «innebygget personvern» i praksis), og er det inngått en databehandleravtale (Bilag 10) som inneholder avvik/tillegg til SSA-L? Vi ber om at dere bekrefter hva som er «forrang» mellom SSA-L og bilag 10/evt. bilag 2 ved motstrid.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Personvern/DPAs kan skape betydelig compliance- og ansvarsrisiko. Vi må sikre at vi priser og leverer i tråd med faktisk databehandlerstruktur og forrangsregler.

   Kilde: SSA-L pkt. 6.2 Personopplysninger; Bilag 10 Databehandleravtale Lønnssystem (og Bilag 2 om Leverandørens beskrivelse ved personopplysninger).

8. SSA-L punkt 2.2 (manglende funksjonalitet pga. tredjepart) og 9.2 (prisavslag/heving): Hvordan definerer dere i bilag 3 og/eller bilag 4 hvilke standardiserte kompensasjoner som gjelder ved brudd på tjenestenivå, og hvordan skal brudd knyttet til «fjernet avtalt funksjonalitet» kategoriseres (A/B/C og hvilke sanksjoner følger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er avgjørende å forstå sanksjonsregimet: hvilke typer feil gir hvilke kompensasjoner/hevingsrett, og hvilke satser som ligger i bilag 4. Dette påvirker både testregime og prising.

   Kilde: SSA-L pkt. 3.3 (feilkategorier) og pkt. 9.2.1/9.2.4/9.2.5; samt Bilag 3 (eventuelle definisjoner/frist) og Bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner).

9. Konkurransegrunnlagets tildelingskriterier (henvisning til pkt. 9): Kan dere bekrefte hvilke kriterier som faktisk inngår og hvordan de vektes, samt om evalueringen avhenger av utfylt Bilag 1 Vedlegg 1/2/1 (ja/nei og beskrivelse i Bilag 2) eller om det i tillegg evalueres på annen dokumentasjon (f.eks. referanser, metodikk eller organisering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi mangler vekting/innhold i tildelingskriteriene i utdraget. For å optimalisere tilbudet må vi vite hvordan poeng tildeles og hvilke leveranser i Mercell som faktisk brukes.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 9 Tildelingskriterier (ikke gjengitt i utdraget).