Rammeavtale for kjøp av cateringtjenester i Oslo

Rammeavtale for kjøp av cateringtjenester med én leverandør til Norges Handelshøyskole (NHH) sine lokaler i Drammensveien 44, Oslo. Avtalen omfatter levering av mat, drikke og tilhørende tjenester (pausemat/enkel servering, lunsj, middag/selskapsmat), primært dagtid og også kveldstid/helg ved behov, samt evt. servitører/kokk og serveringsutstyr/dekketøy. Levering bestilles normalt ca. 2 uker før, og leverandøren skal hente leveringsemballasje/avfall/matrester innen frister. Avtalen er ikke-eksklusiv, og oppdragsgiver kan dekke behov på annen måte ved hensiktsmessighet eller dersom leverandøren ikke leverer iht. behov/kvalitet. Kontraktsvarighet: 1 år med opsjon på forlengelse 1+1+1 år (maks 4 år).

• Skatteattest: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Skatteattest ikke eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest fra skattekontoret via Altinn (norske leverandører) eller tilsvarende attester fra hjemlandet; ved manglende utstedelse må leverandør levere erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig (pkt. 7.2.2).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.2
• Leverandør skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest for norske leverandører (oppdragsgiver henter selv, derfor ikke innlevering). Utenlandske: bekreftelse på registrering i bransje-/foretaksregister i hjemlandet (pkt. 7.2.3).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.3
• Leverandør skal være registrert som næringsmiddelvirksomhet hos Mattilsynet.

  Dokumentasjon: Gyldig dokumentasjon som bekrefter registrering hos Mattilsynet (pkt. 7.2.3).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.3
• Finansiell styrke: Leverandøren skal ha finansiell styrke til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for 2025, 2024 og 2023. Hvis ikke ferdigstilt: foreløpig årsregnskap for fjoråret eller annen egnet dokumentasjon. Oppdragsgiver kan foreta kredittvurdering (Experian). (pkt. 7.2.4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.4
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Erfaring fra relevante og sammenlignbare leveranser (inntil 5) fra de siste 3 årene.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 5 relevante sammenlignbare leveranser i utfylt mal for referansebeskrivelser (Vedlegg 3). (pkt. 7.2.5).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.5
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Dokumentert og implementert kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringssystemet slik at oppdragsgiver kan vurdere. Ved ISO 9001/tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat (pkt. 7.2.5).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.5
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Dokumentert miljøledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsessystemet slik at oppdragsgiver kan vurdere. Ved EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 m.fl.: kopi av gyldig sertifikat (pkt. 7.2.5).

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.5

• Komplett tilbud skal inneholde: Utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1 – Tilbudsskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet) / liste over dokumenter
• Skatteattest iht. kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 7.2.2).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Firmaattest iht. pkt. 7.2.3.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Dokumentasjon for registrering hos Mattilsynet (næringsmiddelvirksomhet) iht. pkt. 7.2.3.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for 2025, 2024 og 2023 (eventuelt foreløpig regnskap/annen dokumentasjon etter vilkår).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Utfylt mal for referansebeskrivelser (Vedlegg 3 – Referansebeskrivelser).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring, evt. sertifiseringsbevis.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Beskrivelse av miljøsystem, evt. sertifiseringsbevis.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Utfylt løsningsbeskrivelse (Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Utfylt prisskjema (Bilag 7 Vedlegg 1 – Prisskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Eventuelt utfylt forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) dersom støtte fra andre foretak.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)
• Eventuelle øvrige aktuelle dokumenter.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 8 (Krav til tilbudet)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtaletype: Rammeavtale med én leverandør; alle avrop innenfor rammeavtalens virkeområde gjøres hos leverandøren.Kilde: Avtaledokument – Rammeavtale for tjenestekjøp (Avtaledokumentets beskrivelse av rammeavtaletype)
• Varighet: 1 år med opsjon på forlengelse 1+1+1 år (maks 4 år).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2.4 / Standardkontrakt (Kontrakten om varighet)
• Avrop/avropets gyldighet: Avrop/bestilling må formaliseres av bemyndiget representant; leverandør har tilbudsplikt ved avrop med mindre saklig begrunnet.Kilde: Bilag 6 – Administrative bestemmelser (Avrop/Avropsmekanismer; Tilbudsplikt)
• Bestillingstid: Normalt ca. to uker før planlagt levering (kravspesifikasjon).Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon pkt. 1.3
• Leverings- og kvalitetskrav: Levering iht. bestilling/avtalt tid og sted; maten skal holde riktig kvalitet/temperatur/presentasjon frem til servering.Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon krav nr. 10 (Levering)
• Opphenting av emballasje/avfall/matrester: Hentes innen én arbeidsdag (mandag–fredag). Ved større leveranser eller fredag/lørdag eller i forkant av ferier/helligdager: samme dag.Kilde: Bilag 1 – Krav nr. 12 (Opphenting av leveringsemballasje)
• Kommunikasjon/varsling: Ved avvik fra avtalt levering skal leverandøren varsle uten ugrunnet opphold og iverksette tiltak for å minimere konsekvensene.Kilde: Bilag 1 – Krav nr. 13 (Varsling)
• Nullutslippskjøretøy ved transport/levering; liste opp inntil 4 biler (inkl. registreringsnummer).Kilde: Bilag 1 – Krav nr. 32 (Transport – utslipp fra kjøretøy)
• Faktura på EHF og faktura skal merkes korrekt; fakturagebyr aksepteres ikke.Kilde: Bilag 7 – Samlet pris og betalingsbetingelser (Fakturering)

• Avtaledokumentet mangler utfylt informasjon om leverandør (navn/org.nr./adresse) og oppgir ikke eksplisitt oppstart-/sluttdato i den gjengitte teksten.
• Standardkontrakten er delvis gjengitt; konkrete bestemmelser om dagbot, heving m.m. er ikke fullstendig, og konkrete forhold i Bilag 7 kan ha flere satser/definisjoner som ikke er med her.
• Konkurransegrunnlaget inneholder henvisning til pkt. 9.1 for tildelingskriterier og øvrige detaljer, men kun tildelingsdelens oversikt er med; full evaluering- og smaksprøver-prosedyre er ikke fullt gjengitt (ut over oversikt).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget pkt. 2.4 og fremdriftsplanen fremgår det at smaksprøver gjennomføres i uke 34 (tentativt 17.–19. august), og at leverandørene må påregne å stille på kort varsel etter tilbudsfrist. Kan oppdragsgiver presisere: (1) hvilke dager/tidspunkt det realistisk er forventet at hver tilbyder stiller, (2) hvor mange deltakere fra hver tilbyder som forventes, og (3) om tilbyder kan bruke samme deltakere på flere leverandørskiftte varer/retter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må dimensjonere bemanning, produksjonsplan og kostnader knyttet til smaksprøver før tilbud gis.

   Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf – «Smaksprøver» og «Fremdriftsplan» (pkt. 2.4 / oversikt i innledningen) samt «Vedlegg 4 – Praktisk informasjon for gjennomføring av smaksprøver».

2. I Bilag 2 (Leverandørens løsningsbeskrivelse) krav nr. 2 «Tilgjengelighet» står det at henvendelser skal besvares senest innen 3 timer i oppdragsgivers arbeidstid, og krav nr. 10 «Levering» åpner for levering også kveldstid og helger ved bestilling. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke responstider og leverings-«lead time» som gjelder for henholdsvis (a) bestillinger, (b) endringsmeldinger (krav nr. 8) og (c) akutte bestillinger (krav nr. 6), inkludert om det finnes konkrete klokkeslett for kveldstid/helg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige responstider og planhorisonter påvirker kapasitet, prissetting og risiko for avvik.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (krav nr. 2, 6, 8 og 10).

3. Bilag 1 «Opphenting av leveringsemballasje» (krav nr. 12) sier henting innen én arbeidsdag mandag–fredag, og samme dag ved større leveranser og ved fredager/lørdager eller i forkant av ferier/helligdager. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «større leveranser» defineres (f.eks. antall personer, volum, antall esker/satser), og hvorvidt «samme dag» innebærer henting senest ved en bestemt klokkeslett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Presisering av terskel og tidskrav er nødvendig for å kalkulere logistikk-/personalkostnader og sikre etterlevelse.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon (krav nr. 12 «Opphenting av leveringsemballasje»).

4. Kontrakten (Standardkontrakt tjenestekjøp) inneholder bestemmelser om dagbot (kontraktsdelen siterer «1 % av vederlaget eksklusive mva. … per hverdag» begrenset til 20 hverdager), men «andre dagbotsatser og annen løpetid … kan avtales i bilag 7». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke dagbotssatser og maksimal løpetid som faktisk gjelder for denne rammeavtalen etter Bilag 7 (inkl. evt. om dagbot beregnes av avrop eller bare av den berørte del av tjenesteytelsen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbotens beregningsgrunnlag og varighet er sentralt for leverandørens risiko og prisfastsettelse.

   Kilde: Standardkontrakt tjenestekjøp – «Dagbot ved forsinkelse» (pkt. 11.9) og «Bilag 7: Samlet pris og betalingsbetingelser / eventuelle andre dagbotsatser».

5. I Bilag 7 «Samlet pris og betalingsbetingelser / Prisskjema» (ikke vedlagt i utdraget) står det at pris evalueres med (1) samlet evalueringssum basert på prisskjemaets priser og (2) tilbudt rabatt på et estimert innkjøpsvolum fra øvrig sortiment. Kan oppdragsgiver utdype: (a) hvordan evalueringsvolumet for «øvrig sortiment» er fastsatt (volum/andel per kategori, evt. prosent), og (b) om rabatten skal oppgis som prosent eller kroneverdi pr. varegruppe/ordre, og hvordan dette slår ut i evalueringsberegningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisformel og evalueringsgrunnlag for rabatt må forstås korrekt for å gi konkurransedyktig og sammenlignbart tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf – «Tildelingskriterier / Pris (40 %)» samt «Bilag 7 – Samlet pris og betalingsbetingelser / Prisskjema».

6. I Bilag 2 krav nr. 7 «Avbestilling» gjelder kostnadsfri avbestilling for møter med inntil 15 deltakere frem til kl. 10:00 dagen før gjennomføring. Kan oppdragsgiver presisere (1) hvilken terskel som gjelder for møter med mer enn 15 deltakere, (2) om det finnes egen avbestillings-/kostnadsmodell for større arrangementer, og (3) om «dagen før» alltid er definert som kalenderdag uavhengig av ukedag/helligdag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingsregler påvirker risiko for tapt omsetning og må kunne prissettes riktig.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (krav nr. 7 «Avbestilling»).

7. I Bilag 2 krav nr. 8 «Endringer i bestillinger» fremgår det at mindre endringer inntil 20 % kan gjøres inntil 12 timer før, og betydelige endringer inntil 4 dager før. Kan oppdragsgiver avklare hvordan 20 % beregnes (av total kostnad, antall porsjoner, antall varer/linjer, eller andre parametere), og hva som regnes som «betydelige endringer» i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjon av endringsomfang avgjør leverandørens planleggingsfrihet og kostnadsrisiko.

   Kilde: Bilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse (krav nr. 8 «Endringer i bestillinger»).

8. Bilag 1 krav nr. 32 «Transport – utslipp fra kjøretøy» krever nullutslippsteknologi og at leverandøren skal liste inntil 4 biler med registreringsnummer. Kan oppdragsgiver bekrefte om kravet gjelder (a) både bil og evt. varebil/transportmiddel (inkl. tilhenger), (b) om biler må være i leverandørens eie/leasing eller om det kan benyttes innleide kjøretøy, og (c) hvordan det håndteres ved midlertidig utilgjengelighet (verksted/feil) i en leveranseuke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Håndtering av bilkrav og beredskap påvirker leverandørens evne til å oppfylle kravet i praksis og kostnadsnivå.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon (krav nr. 32 «Transport – utslipp fra kjøretøy»).

9. Kontraktsdokumentet beskriver bl.a. opplæring og bruk av lærlinger i rammeavtalevilkårene (min. 10 % av arbeidede timer og minst én lærling). Bilag 2 beskriver opplæringstiltak (krav nr. 14) men ikke lærlingekravet. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan lærlingekravet skal operasjonaliseres for cateringtjenester (f.eks. hvilke roller som kan inngå i «lærlingtimer», og om beregningen gjelder samlet for hele kontrakten eller pr. avrop/kalenderår)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klar operasjonalisering av lærlingekravet er nødvendig for å oppfylle kontrakten og unngå mislighold/avvik.

   Kilde: Standardkontrakt tjenestekjøp – «Krav til lærlinger» (pkt. 10.14 i utdraget) samt Bilag 2 krav nr. 14 «Opplæring».