Digitale læremidler

Fredrikstad kommune (med Hvaler kommune) gjennomfører åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om kjøp av digitale læremidler (digitale læreverk, læremidler, læringsressurser og produksjonsverktøy) samt webløsning for bestilling, oversikt og administrasjon av lisenser. Løsningen skal håndtere rapporter og statistikk om både kjøp og faktisk bruk av lisenser. Avtalen inngås med én leverandør, varighet 2 år med opsjon 1+1 (maks 4 år). Det antatte volumet er 22 000 000 ekskl. mva. over 4 år. Ingen forpliktelse til volum; avrop/bestilling ved behov. Kommunene opptrer som separate juridiske enheter ved kjøp under avtalen.

• Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse skal være tilstrekkelig. Oppdragsgiver vurderer via kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (konsesjonert kredittopplysningsvirksomhet) med minimum rating kredittverdig. Nystartede/ lavere rating kan dokumentere med morselskapsgaranti eller bankgaranti. Ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon kan annet egnet dokumentasjon benyttes.

  Dokumentasjon: ESPD (egenerklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav). Ved vurdering: kredittvurdering/garanti som angitt, og evt. annet egnet dokumentasjon.

  Kilde: Kapittel 4 Kvalifikasjonskrav (Economic and financial standing)
• Leverandør skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag. Dokumenteres med beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen skal inkludere oppdrags verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon, e-post). Leverandøren er ansvarlig for å dokumentere relevans.

  Dokumentasjon: ESPD (egenerklæring). I beskrivelsen av erfaring (i tilbudet) skal det oppgis inntil 3 oppdrag med verdi/tidspunkt/mottaker. Kan dokumenteres ved kompetanse til personell leverandøren disponerer, selv om erfaringen er opparbeidet hos annen leverandør.

  Kilde: Kapittel 4 Kvalifikasjonskrav (Technical and professional ability)
• Der tilbyder støtter seg på andre foretak for å oppfylle kvalifikasjonskrav, skal tilbyder dokumentere at den vil ha rådighet over nødvendige ressurser, f.eks. ved forpliktelseserklæring.

  Dokumentasjon: ESPD: velge «JA» for støtte på andre virksomheters kapasitet (ESPD del II pkt. C). Foretak det støttes på må levere dokumentasjon i henhold til det aktuelle kvalifikasjonskravet og levere eget ESPD.

  Kilde: Kapittel 4.1 Der tilbyder støtter seg på andre foretak
• Der tilbydere går sammen om å levere tilbud (gruppekontrakt), må alle tilbydere i samarbeidet fylle ut eget ESPD-skjema.

  Dokumentasjon: ESPD: velge «JA» under «Deltar leverandøren i konkurransen sammen med andre?» (ESPD del II pkt. A) for alle i gruppen.

  Kilde: Kapittel 4.2 Der tilbydere går sammen om å levere tilbud (gruppekontrakt)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud avvises. Tilbud etter frist utløp kan ikke sendes elektronisk i Mercell.Kilde: Kapittel 6.1 Innlevering av tilbud
• ESPD skal leveres sammen med tilbudet som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner (og eventuelt utvelgelseskriterier). Innstilte leverandører må før rammeavtaleinngåelse dokumentere oppfyllelse i tråd med dokumentasjonskrav.Kilde: Kapittel 3 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) og 3.1 Generelt om ESPD
• Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen.Kilde: Kapittel 6.2 Tilbud på hele eller deler av leveransen
• Det er ikke anledning for leverandør å gi alternativt tilbud.Kilde: Kapittel 6.3 Alternative tilbud
• Prisleveranse/dokumentasjon: Tilbyder skal legge ved utfylt vedlegg 2 prisskjema og oppgi totalsum fra prisskjema kolonne D25 i fanen produkter i Mercell.Kilde: Kapittel 5 Tildelingskriterier (tildelingskriterium 1 Pris)
• Kvalitetsdokumentasjon: Tilbyders besvarelse av evalueringskravene 6.1 og 6.2 i vedlegg 1 kravspesifikasjon. Vedlegg merkes med navn og nummer på kriteriet det hører til.Kilde: Kapittel 5 Tildelingskriterier (tildelingskriterium 2 Kvalitet)
• Personvernoppfølging-dokumentasjon: Tilbyders besvarelse av evalueringskrav 7.1 i vedlegg 1 kravspesifikasjon. Vedlegg merkes med navn og nummer på kriteriet.Kilde: Kapittel 5 Tildelingskriterier (tildelingskriterium 3 Personvernoppfølging)
• Vesentlige forbehold og endringer skal angis presist og beskrives i vedlegg 4 (forbehold og sladdet tilbud / krav/kravspesifikasjon). Alle forbehold skal kunne prisberegnes.Kilde: Kapittel 6.4 Forbehold og endringer
• Zip-filer skal ikke benyttes ved innlevering av tilbud.Kilde: Kapittel 6.7 Zip-filer

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaletype/varighet og avtaledokument: SSA-Lille Sky avtalen benyttes. Varighet 2 år med opsjon forlengelse 1+1 (maks 4 år).Kilde: Kapittel 1.3.2 Avtaletype og varighet
• Oppdragsgiver har ingen volumforpliktelse; økonomisk forpliktelse skjer ved hvert avrop/bestilling. Hver kommune er separate juridiske enheter ved kjøp under avtalen.Kilde: Kapittel 1.3 Anskaffelsens formål og omfang
• Leverings-/prisregler i tilbudet som også speiler kontraktsforventninger: Pris i NOK ekskl. mva. DDP INCOTERMS 2010 ved samtlige lokasjoner. Prisene skal inkludere alle leverandørkostnader (inkl. opplæring med reise/opphold, emballasje, toll, skatter, testing og avgifter).Kilde: Kapittel 6.6 Kostnader og prissetting i tilbudet
• Lønn- og arbeidsvilkår: Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Kapittel 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår
• Skatteattest: Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatt (kun hvis norsk leverandør). Ikke eldre enn 6 måneder fra forespørsel om å delta/tilbud.Kilde: Kapittel 2.3 Skatteattest
• Taushetsplikt: Informasjon kjent i forbindelse med konkurransen og gjennomføring av avtalen skal behandles konfidensielt; taushetsplikt ikke mer omfattende enn forvaltningsloven/offentleglova m.m.Kilde: Kapittel 2.4 Taushetsplikt
• Offentlighet og sladdet tilbud: Leverandør bes levere sladdet versjon der taushetsbelagte opplysninger strykes (ikke slettes) sammen med tilbudet; dersom leverandør ikke anser opplysninger som taushetsbelagt, skal det bekreftes.Kilde: Kapittel 2.5 Offentlighet
• Språk: All kommunikasjon og tilbud skal være på norsk.Kilde: Kapittel 2.7 Språk
• E-handel: Bestillinger via elektronisk innkjøpssystem; samhandling via katalog eller punchout-løsning. Samhandlingsavtale skal signeres.Kilde: Kapittel 2.11 E-handel
• Krav knyttet til informasjonssikkerhet og personvern i leveransen (forutsetninger i SSA-lille sky/ systemlandskap): Leverandør skal sikre tilstrekkelig sikring mot uvedkommende/ utilsiktet endring/tilgjengelighet ved behov; personopplysninger skal ikke lagres utenfor EU; arkivdata ikke utenfor Norge; databehandleravtale ved behandling av personopplysninger.Kilde: Vedlegg 3a / Bilag 3: Kundens systemlandskap (avsnitt Informasjonssikkerhet og personvern)
• Statistikk/rapporter: Leverandøren er forpliktet til å levere statistikk over solgte ytelser etter forespørsel fra oppdragsgiver; skal utarbeides i Excel.Kilde: Vedlegg 3b / Bilag 6: Administrative bestemmelser (avsnitt om statistikk/rapporter)
• Tilgjengeliggjøring av tjenestene: Tjenesten skal være tilgjengelig for oppdragsgiver senest to uker etter signering av avtale (i bilag 4).Kilde: Vedlegg 3b / Bilag 4: Leveringsplan og kriterier (A. Når Skytjenestene skal være tilgjengelig...)
• Godkjenningsprøve: Det skal gjennomføres godkjenningsprøve; varighet 10 virkedager fra melding. Hvis ikke annet avtalt anses godkjent med mindre kunden innen 3 virkedager etter utløp varsler avvik. Mangler kan gi utbedringsplikt; vesentlige mangler kan gi rett til heving ved utfall etter 60 kalenderdager.Kilde: Vedlegg 3a / Den lille skyavtalen (punkt 2.4 Kundens Godkjenningsprøve)
• Personvern/dabelegeravtale: Databehandleravtale skal være på plass før behandling av personopplysninger; databehandleravtale inntas i bilag 11.Kilde: Vedlegg 3a / Den lille skyavtalen (punkt 7.2 Personopplysninger og 7.2.2 Databehandleravtale for Skytjenestene)
• Misligholdssanksjoner (rammeforutsetning): Prisavslag ved mangler/avvik etter mislighold, tilbakehold av betaling, dagbot ved forsinkelse (hvis avtalt i bilag 7), og heving ved vesentlig mislighold eller vesentlig forsinkelse.Kilde: Vedlegg 3a / Den lille skyavtalen (punkt 9.mislighold; særlig 9.5 Sanksjoner)

• Teksten viser henvisning til evalueringskrav 6.1, 6.2 og 7.1 i vedlegg 1 kravspesifikasjon, men selve kravene er ikke inkludert i dokumentutdraget, så innholdet i disse evalueringskravene er ukjent.
• Krav om kredittverdighet er beskrevet kvalitativt, men minimum rating (navn/terskel) er ikke oppgitt i utdraget.
• Flere kontraktsmessige detaljer (SLA/nivåer, dagbøter og beløpsgrunnlag for dagbot) er nevnt å ligge i bilag 5/7/4, men konkrete satser/satser i denne utgaven vises ikke fullt ut (kun deler er gjengitt).
• Kommunikasjon og signaturprosedyre er beskrevet, men konkrete fremgangsmåter for elektronisk signatur knyttet til selve tilbudssending i Mercell er ikke fullt spesifisert (utdraget er delvis brutt).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg 1 kravspesifikasjon pkt. 6.1 og 6.2: Kan oppdragsgiver sende/gi en komplett gjengivelse av evalueringskravene som skal besvares for tildelingskriteriet «Kvalitet» (og samtidig forklare hvilken dokumentasjon som forventes i hvert delspørsmål)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet «Kvalitet» skal evalueres basert på besvarelse av krav 6.1 og 6.2, men innholdet i disse evalueringskravene fremgår ikke i utdraget. For å kunne prise og posisjonere tilbudet riktig trenger leverandøren presis forventning.

   Kilde: Vedlegg 1 kravspesifikasjon, tildelingskriterium «Kvalitet» (evalueringskrav 6.1 og 6.2).

2. I vedlegg 1 kravspesifikasjon pkt. 7.1: Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig hva som skal besvares for tildelingskriteriet «Personvernoppfølging» (inkludert om det skal beskrives prosesser, konkrete funksjoner i webløsningen, dataprosesseringsrutiner, eller andre elementer), og hvordan vedlegget skal merkes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: «Personvernoppfølging» skal evalueres på besvarelse av 7.1, men selve kravteksten er ikke vist i utdraget. Leverandøren må vite hva som forventes for å unngå avvik og for å gi korrekt tilbudsdokumentasjon.

   Kilde: Vedlegg 1 kravspesifikasjon, tildelingskriterium «Personvernoppfølging» (evalueringskrav 7.1).

3. Kvalifikasjonskrav økonomi/finans: Hvilken konkret «minimum rating» (navn/terskel) vurderes opp mot for kredittverdighet, og hvilken kredittvurderingsleverandør/-metodikk er lagt til grunn av oppdragsgiver? Hvis flere alternativer aksepteres (f.eks. morselskapsgaranti), hvilke dokumentkrav og akseptkriterier gjelder i så fall?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet om kredittverdighet er beskrevet kvalitativt, men minimum rating/terskel og praktiske dokumentkrav for alternativ løsning er ikke spesifisert i utdraget. Dette kan direkte påvirke leverandørens kvalifisering og tilbudsrisiko.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav «Economic and financial standing – Other economic or financial requirements» (kredittvurdering), kapittel 4 i konkurransegrunnlaget.

4. Kvalifikasjonskrav erfaring: Kan oppdragsgiver bekrefte om «sammenlignbare oppdrag» i kvalifikasjonskravet skal være digitale læremidler/webløsning med lisensadministrasjon, eller om det også aksepteres erfaring fra øvrige SaaS-/plattformleveranser til offentlig sektor (f.eks. påloggings- og lisensadministrasjon) dersom funksjonene er sammenlignbare?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere relevans og rekkevidde av dokumentasjon for inntil 3 oppdrag. Uten avklaring kan riktig erfaringsdokumentasjon gi feil vurdering av kvalifikasjon.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav «Technical and professional ability – performance of deliveries…» (erfaring, inntil 3 oppdrag i løpet av siste 3 år), kapittel 4.

5. I vedlegg 4 og bilag 4 (leveringsplan og godkjenningsprøve): Kan oppdragsgiver utdype hvilke «Leveringsfrister» som konkret er knyttet til dagbot (i tillegg til at «Tilgjengeliggjøring av tjenesten» er nevnt), herunder hvilke datopunkter som gjelder for: (1) tilgjengelighet av webløsning/administrasjon, (2) tilgang til spesifikke læremidler/lisenser, og (3) gjennomføring av godkjenningsprøve?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbot utløses ved leveringsforsinkelser, men i utdraget står det «[Fyll inn avtalte leveringsfrister.]» og det er ikke mulig å se hvilke frister som faktisk er dagbotbelagt. Dette påvirker prissetting av risiko og leveranseplanlegging.

   Kilde: Vedlegg 1 kravspesifikasjon/avtaledeler: Bilag 4 «Leveringsplan og kriterier for Kundens Godkjenningsprøve» samt kapittel om dagbot i bilag/avtaletekst (SSA-lille sky / bilag 4 og 9.5.3).

6. Pris/prissetting: I prisskjema (vedlegg 2) er «Rabatt: 1000000» knyttet til «Estimat kroneverdi øvrig sortiment» utfylt som et fast tall. Kan oppdragsgiver bekrefte hva «øvrig sortiment» omfatter i denne konkurransen (eksempler på kategorier/forlagstyper), og hvordan evalueringen bruker rabattposten sammen med lisensprisene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisskjemaet styrer evaluering (sum D25 i Mercell). Leverandøren må forstå hva rabattposten faktisk dekker og hvordan den slår ut i evalueringssum for å kunne gi korrekt og konkurransedyktig pris.

   Kilde: Vedlegg 2 Prisskjema digitale læremidler (fanen «Produkter», «Rabatt på veiledende lisenspris på øvrig sortiment»).

7. Webløsning og implementering: Prisskjemaet skiller mellom «Årlig pris på webbasert plattform …» og «Engangskostnad ved implementering av webløsningen». Kan oppdragsgiver beskrive hvilke leveranser som skal inngå i implementeringsengangskostnaden (f.eks. oppsett/konfigurasjon, integrasjoner mot FEIDE/EntraID, import av produktkatalog, etablering av rapporter/statistikk, opplæring)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig omfang risikerer leverandøren å enten underprise eller prise dyrt. Implementering er ofte betydelig del av kostnadsbildet for SaaS/portalleveranser.

   Kilde: Vedlegg 2 Prisskjema digitale læremidler (seksjonen «Webbasert plattform»: årlig pris og engangskostnad implementering).

8. Ved «Elektronisk signatur ved levering» i Mercell (kapittel 6.1): Kan oppdragsgiver bekrefte om elektronisk signatur er et krav for å levere tilbud (avhengig av at Mercell ber om det), eller om det kan leveres uten signatur dersom leverandør har riktig firmapålogging/rolle i Mercell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker praktisk gjennomføring og risiko for forsinkelse før frist. Leverandøren ønsker å sikre korrekt innleveringsprosess og redusere fare for avvisning pga. signaturprosedyrer.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget kapittel 6.1 «Innlevering av tilbud» (avsnitt om elektronisk signatur ved levering).

9. Kontraktsvilkår SLA/personvern og dagbot: I SSA-lille sky beskrives dagbotgrunnlag (0,15 % og beregningsgrunnlag), men satser/leveringsfrister/standardtjenestenivå ligger i bilag (bl.a. bilag 4 og 5). Kan oppdragsgiver bekrefte at vilkår og satser som skal gjelde for denne konkurransen faktisk er de som er innarbeidet i vedlegg/bilag (og at eventuelle «[Fyll inn…]»-felter er endelig utfylt før tilbudsfrist)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren skal prise risiko knyttet til SLA-brudd og dagbot. Hvis sentrale felter ikke er endelig fastlagt, kan leverandørens tilbud bli misvisende eller gi høy avtalepresingsrisiko.

   Kilde: SSA-lille sky/bilag: Bilag 4 (Leveringsfrister og dagbot) og bilag 5 (tjenestenivå og kompensasjoner), samt kapittel 6.1/avtaletekst om dagbot i SSA-lille sky.