Konkurranse Renholdstjenester for Oslo-lokaler Utdanningsdirektoratet

Anskaffelse av renholdstjenester for Utdanningsdirektoratets kontorlokaler i Oslo, Schweigaardsgate 15B. Tjenesten omfatter regelmessig daglig renhold i henhold til NS-INSTA 800, samt temporære tilleggsoppdrag som hovedrengjøring/innvendig vindusvask, rens av møbler og tepper m.m. Estimert verdi ca. 1 000 000 NOK ekskl. mva. pr. år, forventet varighet maks 7 år inkl. opsjoner (5 + 1 + 1). Forventet oppstart avtale uke 41 i 2026. Avtalen er ikke eksklusiv (Udir kan ved behov gå utenfor avtalen ved rens av tepper/teppeflis). Det er adgang til hele oppdraget som én samlet leveranse (ingen deltilbud/alternative tilbud).

• Være à jour med innbetaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn seks måneder (for norske tilbydere).

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav / «Krav til Tilbyder»
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, inkludert oppdragsverdi, tidspunkt og mottaker. Tilbyder må dokumentere relevans. (Forventet oppgitt i ESPD/beskrivelse).

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav / «Erfaring fra sammenlignbare oppdrag»
• Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister.

  Dokumentasjon: Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet. For ikke-godkjente: kopi av søknad/bekreftelse på søknad. Oppdragsgiver vil kun signere kontrakt med leverandør med gyldig godkjenning.

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav / «Arbeidstilsynets renholdsregister»
• Ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon kan økonomisk/finansiell kapasitet dokumenteres med annet egnet dokument.

  Dokumentasjon: Annet dokument som oppdragsgiver anser egnet.

  Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav / avsnitt om saklig grunn
• Underleverandører: støtte på andre virksomheters kapasitet er tillatt for økonomisk/finansiell og teknisk/faglig kapasitet, og forpliktingserklæring skal dokumentere rådighet over ressurser.

  Dokumentasjon: ESPD for relevante underleverandører og forpliktelseserklæring (jf. FOA § 16-10).

  Kilde: Pkt. 3.2 Underleverandører

• Tilbud må leveres elektronisk via Mercell.Kilde: Pkt. 7.1 Innlevering av tilbud
• Tilbud må organiseres iht. oppgitt struktur: tilbudsbrev (datert/signert), innholdsfortegnelse med sidetall, utfylt prismatrise/prisskjema, beskrivelse av oppfyllelse av kravspesifikasjon, egenerklæring/tredjepartserklæring om lønns- og arbeidsvilkår, eventuelle vedlegg, samt sladdet utgave av tilbudet som separat dokument.Kilde: Pkt. 7.3 Tilbudets utforming
• Tilbydere må fylle ut elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) i Mercell og erklære at alle kvalifikasjonskrav er oppfylt.Kilde: Pkt. 3 Kvalifikasjonskrav / ESPD
• Separat sladdet versjon av tilbudet med taushetsbelagte opplysninger.Kilde: Pkt. 2.3 Offentlighet/taushetsplikt samt pkt. 7.3 («sladdet utgave»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

21.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsperiode: 5 år, med opsjon for forlengelse 1+1 år (opsjon inntil to ganger). Oppdragsgiver tar stilling til om opsjon utlyses senest ca. 3 måneder før utløp av aktuell avtaleperiode.Kilde: Pkt. 5.6 Opsjon (i konkurransegrunnlaget) og Avtale pkt. 2
• Opsjon/endrede tilleggstjenester: hovedrengjøring eller andre tilleggstjenester ikke dekket av fastprisen skal avtales skriftlig.Kilde: Avtale pkt. 8 Tilleggstjenester
• Prisregulering årlig med KPI (første gang tidligst ett år etter oppstart/kontraktsignering), SSB tabell 14702 og KPI-JA Tjenester der arbeidskraft domineres; regulering trer i kraft etter dokumentert beregning og aksept av oppdragsgiver/kunden.Kilde: Pkt. 5.6 Prisindeksklausul og Avtale pkt. 9/10
• Renholdregister: leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister gjennom hele kontraktsperioden.Kilde: Avtale pkt. 3.3 Renholdregister
• Krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP) for ansatte/underleverandører som direkte medvirker; dokumentasjonsplikt på forespørsel; mislighold med dagbot og rett til tilbakehold/heving.Kilde: Avtale pkt. 3.1 Krav til obligatorisk tjenestepensjon
• HMS-kort: alle som direkte medvirker skal bære gyldig HMS-kort (Arbeidstilsynet); ikke gyldig HMS-kort gir bortvisning. Dokumentasjons-/misligholdssanksjoner omtales via avtalestruktur.Kilde: Avtale pkt. 3.2 Krav til HMS-kort
• Lønns- og arbeidsvilkår: kontraktsmessige krav iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår mv.; dokumentasjonsplikt (egenrapportering og lønnsslipper); sanksjoner ved brudd (dagbot/tilbakeholdsrett mv.).Kilde: Avtale pkt. 3 Leverandørens ansvar og plikter (lønns- og arbeidsvilkår) og forskriftsomtale i konkurransegrunnlaget pkt. 4.3
• Faktura/format: fakturering etter EHF med EHF-format, merkingen 4070CVE og betalingsfrist 30 dager fra fakturadato.Kilde: Avtale pkt. 7 Priser og betalingsvilkår

• Dokumentutdraget inneholder ikke konkrete kvalifikasjonskravsdokumenter utover skatt/erfaring/renholdsregister; øvrige krav fremstår generelt formulert via ESPD uten full liste over øvrige eventuelle dokumenter i teksten.
• Befaringskravet er angitt som absolutt krav for vurdering, men det fremgår ikke eksplisitt hvor det listes i «innleveringskrav»; det er derfor ikke tatt inn som et formelt innleveringskrav.
• Krav til opsjon (utlysning senest 3 måneder før) og kontraktsopsjon (1+1) er delvis omtalt i konkurransegrunnlaget og avtaleutkastet; eksakt mekanisme/frist kan ikke verifiseres fullt ut fra utdraget.
• Avtaleutkastet i vedlegg 5 inneholder ytterligere kontraktspunkter (f.eks. mislighold/sanksjoner), men disse er ikke i sin helhet uttrukket fordi utdraget bare viser deler av avtalen.
• Det er ikke oppgitt eksplisitte tekniske kvalitetskrav utover NS-INSTA 800, renholdsplan og miljøkrav; detaljer fra vedlegg 4/5/avtale om metodeleveranse er ikke inkludert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Dere skriver at deltakelse på befaring er et absolutt krav og at tilbydere som ikke har deltatt ikke får tilbudet vurdert. Kan dere bekrefte hvordan dere kontrollerer dette i praksis (f.eks. via liste i Mercell), og om det er tilstrekkelig med deltakelse på én av de alternative datoene (22.07.26 eller 05.08.26)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik informasjon er avgjørende for at leverandøren ikke risikerer avvisning grunnet feil i gjennomføring av befaring.

   Kilde: Tidsfrister og framdriftsplan for konkurransen (inkl. avsnittet om befaring)

2. I punktet om kvalitets- og kravoppfyllelse/KOntroll fremgår at tilbudet skal inneholde bl.a. «beskrivelse av egenkontroll, oppfølging/kontroll av renholdet, stikkprøvekontroller og oppfølging i forhold til oppdragsgiver», samt «utarbeidet renholdsplan for daglig renhold». Kan dere presisere hva dere forventer at renholdsplanen skal inneholde (minimumsstruktur), og om dere har en mal/struktur i Vedlegg 4 og/eller Vedlegg 2–4 som tilbudet skal følge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig innhold/format i renholdsplanen påvirker arbeidstid og leverandørens mulighet til å prise og dokumentere kvalitet riktig.

   Kilde: 6.1 Beskrivelse av tildelingskriteriene (Kvalitet) samt 5.4 Renholds/arbeidsplaner

3. I tildelingskriteriet «Tilbyder skal tydeliggjøre innhold i hovedrengjøring (temporært renhold)» ber dere om beskrivelse, men prisskjemaet evaluerer kun enkelte enheter (møbler og tepper) samt enhetspris/totalvask for innvendig vindusvask. Kan dere bekrefte hvilke konkrete hovedrengjøringsaktiviteter som inngår i temporært renhold utover det som er listet i Vedlegg 1 (møbler/tepper/vindusvask), og hvordan disse eventuelt skal prises/vektes i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå omfanget av temporært renhold for å unngå å prise for lavt eller levere en beskrivelse som ikke matcher evalueringen.

   Kilde: 6.1 Beskrivelse av tildelingskriteriene (Kvalitet – temporært renhold) og Vedlegg 1 – Prisskjema

4. I «Krav til oppdraget» står det at oppdragstaker skal «si fra til kontaktperson når det er behov for bestilling og forsyning av alle sanitærartikler fra den til enhver tid gjeldende fellesavtale». Hvilken type kostnadsmodell gjelder for disse sanitærartiklene: er forbruk/sanitærartikler inkludert i renholdsprisen slik prisskjemaet legger til grunn, eller leverer dere (kunden/rammeavtalen) artiklene separat og leverandøren kun administrerer bestilling/etterfylling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kostnadsbærerskap for sanitærartikler påvirker totalpris og risiko (særlig ved tilbudsprising).

   Kilde: 4.1 Krav til oppdraget (avsnitt om ansvar for bestilling og etterfylling av sanitærartikler og fellesavtale) samt Vedlegg 1 – Prisskjema

5. Prisskjemaet sier: «Renholdsprodukter skal være inkludert i renholdspris og evalueres således IKKE.» Samtidig inneholder konkurransegrunnlaget omfattende miljø-/kjemikaliekrav. Kan dere bekrefte om det skal prises separate kjemikaliekostnader i timepris/sats (implisitt), eller om det er tilstrekkelig at leverandøren beskriver metode og at alle kjemikalie-/miljøkostnader uansett er bakt inn i timepris/renholdspris?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om kjemikalier ikke evalueres separat, trenger leverandøren klarhet i hvordan kostnadene skal håndteres i tilbudets prissammensetning.

   Kilde: Vedlegg 1 – Prisskjema (tekst om renholdsprodukter inkludert i renholdspris) og 4.1 Krav til oppdraget / Miljøkrav

6. Dere opplyser at regulering av pris skjer etter KPI totalindeks, første gang tidligst ett år etter oppstart, og at regulering trer i kraft først når dokumentasjon er mottatt og akseptert. Kan dere presisere hvilket tidspunkt som legges til grunn som «oppstart» for første regulering (uke 41 i 2026), og hvordan dere håndterer eventuell differanse mellom faktisk oppstartsdato og antatt oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise usikkerhet og planlegge likviditet må leverandøren forstå reguleringsstart korrekt.

   Kilde: 5.6 Prisindeksklausul

7. Opsjon: konkurransegrunnlaget sier at oppdragsgiver ønsker å avtale en opsjon om forlengelse med ett år, inntil to ganger, og at oppdragsgiver vil ta stilling senest 3 måneder før utløpet av aktuell avtaleperiode. Avtaleutkastet/vedlegg 5 beskriver også opsjon (1+1) og at oppdragsgiver vil ta stilling innen en måned før avtalen utløper. Kan dere bekrefte korrekt opsjonsmekanisme og frist (3 måneder vs 1 måned), og om leverandøren må gjøre noen særskilte forberedelser i løpet av opsjonsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike frister/mekanismer kan gi vesentlig forskjell i leverandørens planlegging, bemanning og risikopåslag.

   Kilde: 5.5 Opsjon (konkurransegrunnlag) og Vedlegg 5 – Avtale om renholdstjenester (avsnitt om kontraktsperiode/opsjon)

8. Tildelingsmetoden beskriver «poengskala fra 1-10» og «samlet poengsum», men det står ikke eksplisitt hvordan dere omregner priser (standardrenhold vs hovedrengjøring vs vindusvask og møbler/tepper) til poeng. Kan dere beskrive beregningsmetoden for prisscoren (f.eks. om det er lavprisprinsipp, forholdsmessig, eller annen formel), slik at vi kan kvalitetssikre prisoppsettet mot evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig prisscoringsmodell kan føre til feilprising og uønsket avvik fra ønsket vekt/budskap i tilbudet.

   Kilde: 6.2 Vurderingsmetode samt 6.1 Beskrivelse av tildelingskriteriene (Tilbudets pris)

9. I miljøkravene stiller dere krav om både system/rutiner og dokumentasjon (miljømerke, eller ISO14001/Miljøfyrtårn/EMAS, eller annen dokumentasjon). Kan dere bekrefte om «annen dokumentasjon» (eksempelvis rutinebeskrivelse uten sertifisering) gir samme dokumentasjonskravsnivå som sertifisering, og om dere har vurderings-/akseptkriterier for hva som anses tilstrekkelig dokumentert miljøpåvirkningsreduksjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne velge riktig dokumentasjonsstrategi og vite hvilket nivå som aksepteres for kvalifisering på miljøkrav/oppnåelse av kvalitetspoeng.

   Kilde: 4.4 Miljøkrav

10. Personellkrav: dere skriver «plettfri vandel», krav til ID-kort (HMS-kort), norsk muntlig og evne til å lese enkle beskjeder, og at renholdspersonell må signere taushetserklæring (gjelder også vikarer). Kan dere presisere hvordan dere forventer at vikarer håndteres i tilbud og oppstart (f.eks. krav til at vikarer må være klarert/ha HMS-kort før oppstart), og om vikarer kan benyttes midlertidig uten full klarering dersom faste ansatte blir syke?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker operasjonell gjennomføring og risiko for brudd på obligatoriske krav i bemanningsfasen.

    Kilde: 5.3 Personell (avsnitt om plettfri vandel, HMS-kort, språk, taushetserklæring og at det gjelder også vikarer)