Programvarelisenser og operativ kunderådgivning

Rammeavtale for kjøp av lisensprogramvare og operativ kunderådgivning – Delområde I: Microsoft og tilhørende tjenester. Inneholder tilbudsskjema (signatur/avvik/forbehold, dokumentvedlegg, russisk involvering-egenerklæring) samt prisskjema for lisensvarer og maks-/evalueringspriser for avropsbasert rådgivning. Avtaleperioden er 1 år med opsjon på forlengelse 1 år av gangen inntil 3 ekstra år (maks 4 år totalt), oppstart estimert til juli 2026.

• Leverandør skal fylle inn/oppgi kontaktopplysninger for tilbudet (navn, stilling, e-post, telefon).Kilde: Vedlegg A – Tilbudsskjema – Delområde I (seksjon «Opplysninger om kontaktperson for tilbudet»)
• Oppgi opplysninger om den som signerer tilbudet elektronisk (navn, stilling, fullmakt). Velg enten at fullmakt er i kraft av stilling eller at skriftlig fullmakt ligger ved.Kilde: Vedlegg A – Tilbudsskjema (seksjon «Opplysninger om den som signerer tilbudet elektronisk…»)
• Besvare avvik og forbehold: indikere «Ja/Nei» for om tilbudet inneholder avvik/forbehold mot kontraktbestemmelsene eller kravspesifikasjonen. Hvis «Ja»: oppgi beskrivelse/årsak og beregning av økonomiske konsekvenser.Kilde: Vedlegg A – Tilbudsskjema (seksjon «Avvik og forbehold»)
• Inngi egenerklæring om ikke russisk involvering i offentlige anskaffelser (velg alternativ 1 eller alternativ 2).Kilde: Vedlegg A – Tilbudsskjema (seksjon «Egenerklæring om ikke russisk involvering…»)
• Bekrefte å ha lagt ved alle dokumenter iht. Regler for konkurransen.Kilde: Vedlegg A – Tilbudsskjema (seksjon «Tilbudets dokumenter»)
• Signere tilbudet elektronisk og vedstå seg tilbudet innen vedståelsesfristen iht. Regler for konkurransen (UDI angis i skjemaet).Kilde: Vedlegg A – Tilbudsskjema (seksjon «Erklæring og signatur»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Avtaleperiode: fast 1 år, opsjon på forlengelse 1 år av gangen inntil 3 ekstra år (automatisk forlengelse med mindre oppdragsgiver varsler senest 2 måneder før utløp). Maks varighet 4 år inkl. opsjoner.Kilde: SSA-R Bilag 4 (Administrative bestemmelser), punkt 1.3 «Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse»
• Avtalens oppstart estimert til juli 2026; kjøp starter etter hvert som dagens lisensperioder utløper.Kilde: SSA-R Bilag 4, punkt 1.3
• Administrativt: leverandør skal besvare henvendelser fra Kunden uten ugrunnet opphold og senest innen 24 timer (virkedager).Kilde: SSA-R Bilag 4, punkt 3.1 «Plikt til å svare på henvendelser»
• Samarbeid/møter: kan innkalles med minst 3 kalenderdagers varsel; partene bærer egne kostnader.Kilde: SSA-R Bilag 4, punkt 5.1 «Samarbeid»
• Rapportering: leverandøren skal underveis rapportere timeforbruk iht. kundens spesifiserte krav og på overordnet nivå rapportere uttak, status og avvik per måned.Kilde: SSA-R Bilag 4, punkt 5.1
• Rådgivningspriser: oppgitte timepriser i prisskjema er makspriser; leverandør kan tilby lavere, men ikke høyere i avrop.Kilde: Prisskjema – «Timepriser bistand»: «Prisene oppgitt under er makspriser… aldri høyere»

• Ingen spesifikke kvalifikasjonskrav er synlige i mottatt tekstutdrag (kvalifikasjonsdelen fremgår ikke).
• Tildelings-/evalueringsformelen er delvis presentert gjennom prisskjema-ark; eksakte tildelingsparametere (utover vekting og beskrivelse) er ikke fullt spesifisert i utdraget.
• Krav om hvilke dokumenter som faktisk må leveres utover skjemaet er kun generelt formulert som «alle dokumenter iht. Regler for konkurransen» uten liste i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 5A (Prisskjema – DEL I) står det at «Leverandørens innkjøpspris gjelder på tidspunktet for tilbudslevering og kan i kontraktsperioden justeres i tråd med leverandørens reelle innkjøpspriser (må kunne dokumenteres)» og at «det prosentpåslaget som angis er det maksimale påslaget». Kan oppdragsgiver bekrefte om (i) kun innkjøpsprisene kan justeres, mens (ii) påslagsprosenten i hele avtaleperioden er låst til det som fylles ut i tilbudsskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå hvilke deler som er prisjusterbare i kontraktsperioden og hva som er faktisk låst i tilbudet.

   Kilde: Vedlegg 5A – Utfylling av Vedlegg 5A Prisskjema (ark «Veiledning») / område «Påslagsprosent»

2. I Bilag 5A er det angitt «lisensvarigheten skal være 12 mnd» og at «Det skal oppgis pris ... selv om programvareprodusentens vilkår for programvarevedlikehold opererer med ufravikelig lengre varighet». Hvordan ønsker oppdragsgiver at vi skal beregne «pris med kortest varighet over 12 mnd» i praksis (f.eks. forholdsmessig (pro rata) basert på produsentens fakturerings-/fornyelsesmodell), og finnes det en bestemt beregningsmetode/standard oppdragsgiver ber om å følge?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende metode for proratisering kan gi feil pris/tilbud og risiko for avvik ved evaluering/avrop.

   Kilde: Vedlegg 5A – Utfylling av Vedlegg 5A Prisskjema (ark «Veiledning») / avsnitt om 12 mnd og ufravikelig lengre varighet

3. I Bilag 5A er valutagrunnlaget knyttet til Norges Bank og «Mars 2026 (midtkurs månedsgjennomsnitt)». Kan oppdragsgiver bekrefte at evaluerings-/prisoppstilling skal baseres på kurs for «Mars 2026» uansett faktisk tilbudsinnleveringsdato, og at samme kurs skal benyttes for alle leverandører i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Valutakurs og tidspunkt styrer evalueringsprisen og kan påvirke konkurranseevnen og prissetting.

   Kilde: Vedlegg 5A – Utfylling av Vedlegg 5A Prisskjema (ark «Veiledning») / avsnitt «VALUTA»

4. I Bilag 5A står «Beregningsgrunnlag for Azure forbruk» og «Beregningsgrunnlag for øvrige lisenser fra Microsoft» med beløp 20 000 000 hver, og det står at «Maks påslag på innpriser ... som ikke eksplisitt er listet opp i tabellen». Kan oppdragsgiver avklare hvordan disse beløpene vil bli brukt i evalueringen og/eller senere i avrop (er dette kun et evalueringsestimat, eller vil det danne grunnlag for avregning/kommende avropsmengder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om disse «beregningsgrunnlagene» kun skal brukes til evaluering eller også påvirker senere fakturering/avregning.

   Kilde: Vedlegg 5A – Prisskjema UDI – Lisenser / rader «Beregningsgrunnlag for Azure forbruk**» og «Beregningsgrunnlag for øvrige lisenser fra Microsoft**»

5. I Bilag 5A fremgår det at «Estimert årlig verdi til evaluering: 40 000 000» og at lisensmengdene/volum er «kun estimater og er ikke forpliktende». Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan vi skal håndtere avvik mellom estimat og faktisk forbruk ved avrop når avtalen gjelder 1 år av gangen med opsjon på forlengelse (f.eks. gjelder våre oppgitte enhetspriser (pr. lisens pr. år) uavhengig av faktisk avropstidspunkt innen 12-mndersperioden)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne gi riktige enhetspriser og forstå økonomisk risiko må leverandøren vite hvilke parametere som skal stå fast ved faktiske avrop innen hver avtaleperiode.

   Kilde: Vedlegg 5A – Prisskjema UDI – Lisenser / avsnitt «Lisenser og volum er kun estimater...» samt «lisensvarigheten skal være 12 mnd.»

6. I SSA-R Bilag 4 (Administrative bestemmelser) punkt 1.3 fremgår det at opsjon på forlengelse utløses automatisk, med mindre oppdragsgiver varsler senest 2 måneder før utløp. Kan oppdragsgiver bekrefte at leverandørens forpliktelse i så fall er på «uendrede vilkår», herunder at påslagsprosent/avtalte betalings- og faktureringsbetingelser videreføres uendret ved en eventuell forlengelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsmekanismen kan påvirke leverandørens risiko og planlegging, særlig der dokumentet omtaler både innkjøpsprisjustering og maks påslag.

   Kilde: SSA-R Bilag 4 (Administrative bestemmelser) punkt 1.3 «Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse»

7. SSA-R Bilag 4 punkt 3.1 sier at administrative henvendelser skal besvares innen 24 timer (virkedager). Kan oppdragsgiver spesifisere hva som menes med «administrative henvendelser» i denne anskaffelsen (f.eks. avklaringer om avrop, fakturaspørsmål, leveranseplaner, eller andre typer henvendelser), og om det finnes en annen SLA for tekniske/leveranse-relaterte henvendelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart SLA-omfang kan skape leveranserisiko og feil ressursplanlegging.

   Kilde: SSA-R Bilag 4 punkt 3.1 «Plikt til å svare på henvendelser»

8. I SSA-R Bilag 4 punkt 5.1 fremgår det at leverandøren «skal ... rapportere timeforbruk iht. Kundens spesifiserte krav» og «på overordnet nivå rapportere uttak på rammeavtalen, status, avvik osv. per måned». Kan oppdragsgiver vise/oppgi hvor «Kundens spesifiserte krav» til timeforbruksrapportering og rapportformat fremgår (f.eks. i et eget bilag eller mal), og hvilke rapporteringstidspunkter per måned som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne etablere riktig rapporteringsrutine og kostnadsestimat før tilbud, men detaljer fremgår ikke av utdraget.

   Kilde: SSA-R Bilag 4 punkt 5.1 «Samarbeid»

9. I Evaluerings-/timeprisskjemaet (ark «Timepriser bistand») er «Totalpris til evaluering: 0» fylt inn i utdraget, og kategoriene «Seniorkonsulent» (35 timer) og «Juniorkonsulent» (15 timer). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke timepriser som skal fylles ut for evaluering, og at timeprisene skal multipliseres med oppgitte timer for å danne evalueringsgrunnlaget (samtidig som avrop faktisk belastes etter timepris uavhengig av avvik i leveranse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise rådgivningsdelen riktig må leverandøren forstå hvordan evalueringen kalkuleres og at utfylling skjer i riktig felt.

   Kilde: SSA-R Bilag 5 vedlegg 5A (Prisskjema – Del I) / ark «Timepriser bistand» / seksjon om seniorkonsulent/juniorkonsulent