2. gangsutlysning - Anskaffelse av gårdsbaserte aktivitetstjenester

Bardu kommune skal inngå parallelle rammeavtaler (inntil 5 leverandører) for gårdsbaserte aktivitetstjenester til ulike brukergrupper, med avtalelengde 2 år og opsjon 1+1 år (totalt inntil 4 år). Tjenestene kan avropes løpende og dekker bl.a. gårdsaktiviteter per time, helgetilbud, tilbud med overnatting, ekstra bemanning/ressurs, gårdsbesøk gruppe, opplæring alternativ arena samt transport etter avtale. Rammeavtalen gir ingen kjøpsforpliktelse. Parallelle rammeavtaler; avrop skjer normalt etter rangering innen deltilbud.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse for registrering i relevant virksomhetsregister.

  Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 4 (Leverandørens registrering, autorisasjon mv.)
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Utvidet skatte- og merverdiavgiftsattest RF-1507 (bestilles via Altinn, sendes til oppdragsgivers innboks i Altinn eller vedlegges). Utenlandske selskaper: dokumentasjon tilsvarende RF-1507 angitt i e-Certis.

  Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 4 (Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet) / skatteattest-avsnitt
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon; ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Alternativ dokumentasjon kan aksepteres ved saklig grunn.

  Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 4 (Kredittvurdering)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Referanse: beskrivelse av 1 relevant oppdrag (omfang og mottaker/navn og kontaktinformasjon). Oppdragsgiver kan kontakte referanser. Erfaring dokumenteres gjennom personell som tilbys i oppdraget.

  Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 4 (Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner)
• Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet, gjelder kvalifikasjonskrav tilsvarende.

  Dokumentasjon: Eget ESPD-skjema for hver virksomhet (FOA § 17-1 (6)). Forpliktelseserklæring eller annen dokumentert råderett over ressursene.

  Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 4 (Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheter)

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (Mercell), og i sin helhet leveres innen tilbudsfristen. E-post eller lignende medfører avvisning.Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 7 og 7.1
• Utfylt prisskjema: Vedlegg 1 - Prisskjema (prisark skal lastes opp som Excel-fil).Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 7.1
• Besvarelse av tildelingskriteriene for kvalitet og miljø: løsningsbeskrivelse på grunnlag av punkt 5 i del I (max 2 A4-sider for kvalitet og max 2 A4-sider for klima/miljø).Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 7.1 og punkt 5
• Utfylt ESPD-skjema.Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 7.1; samt punkt 3 (ESPD skal leveres med tilbudet)
• Firmaattest.Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 7.1
• Skatte- og mva.-attest (RF-1507).Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 7.1
• Kredittvurdering.Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 7.1
• Referanser.Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 7.1
• Eventuelt tilbudsbrev.Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 7.1
• Ved spørsmål/avklaringer skal kommunikasjon skje via KGV (Mercell).Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 1.1 og 2.7 (og øvrige KGV-krav i del I)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalen regulerer rettigheter/plikt; ingen kjøpsforpliktelse for oppdragsgiver.Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 1.4
• Varighet: 2 år med opsjon forlengelse 1+1 år; oppdragsgiver varsler skriftlig senest 2 måneder før utløp av avtale.Kilde: Del I - Innbydelse, punkt 1.2.2
• Tilbyder skal gjennomføre tjenesten i samsvar med kommunens bestilling og sikre trygghet, struktur og tilrettelegging; gjennomføring i tråd med HMS, miljø og avfallshåndtering samt relevant lovverk.Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 3
• Fysisk miljø/sikkerhet: risikovurdering av aktiviteter/omgivelser/dyr/maskiner, førstehjelpsutstyr, rutiner for avvik/hendelser, egnede sanitærforhold; forsvarlige overnattingsfasiliteter ved tilbud med overnatting.Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 4
• Bemanning/kompetanse: tilstrekkelig bemanning; relevant kompetanse/erfaring for aktuelle brukergrupper; grunnleggende førstehjelp; HMS-opplæring; kommunikasjon på norsk; beredskaps-/hendelseshåndtering kjent for personell.Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 5
• Aktiviteter: trygg og forsvarlig planlegging/utførelse; tilpasning til bruker; forsvarlig sammensetning av brukere; ikke samtidig deltakelse for ulike brukergrupper hvis ikke forenelig.Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 6.1
• Transport: alle leverandører skal tilby transport i utgangspunktet (med unntak for gårdsbesøk gruppe). Ved avrop hvor transport skal leveres: trygg/forsvarlig, godkjent kjøretøy, korrekt sikring. Kilometer etter statens satser; timepris fra prisskjema. (Transport ikke evaluert for pris.)Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 6.2; Del I - Innbydelse, punkt 1.5.7 og 5.1
• Geografi/avstand: veiledende kjøretid for enkelte tjenester (30-45 min per vei for Gårdsaktiviteter per time og Opplæring alternativ arena; 60 min per vei for helg/overnatting/gruppetilbud).Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 6.3
• Måltider: skal inngå når oppholdets varighet/karakter tilsier det; kostnader inkludert i prisene i vedlegg 1; ingen særskilt betaling utover oppgitte priser; håndtering av allergier/spesialdietter og mattrygghet; gjennomføres i egnede omgivelser.Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 6.4
• Brukermedvirkning/aktivitetsplan: samarbeid om planlegging og oppfølging; bidra til oppfølging av avtalt opplegg; enkel logg/dokumentasjon dersom avtalt.Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 6.5
• Samarbeid og oppfølging: fast kontaktperson; rapportering/tilbakemelding etter rutiner; varsle kommunen ved forhold av betydning for gjennomføring/brukersikkerhet.Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 7
• Politiattest/personvern: personell skal oppfylle krav til politiattest der nødvendig; taushetsplikt; behandling av personopplysninger i tråd med regelverk; kunne dokumentere etterlevelse på forespørsel.Kilde: Del III - Kravspesifikasjon, punkt 8
• Transportpriser/faktureringsmodell og mat-/kostnadsinkludering: kostnader inkl. måltider skal være i prisene; faktura elektronisk EHF; betaling per 30 dager; ingen fakturagebyr; merking med BK-nummer.Kilde: Vedlegg 2 - Endringer i standardavtale, punkt 5 og 6

• Dokumentutdragene viser ikke alle detaljer om fakturering/avrop i standardavtalen (kun endringer i vedlegg 2).
• Konkrete kvalifikasjonskrav for 'lønns- og arbeidsvilkår' og 'lærlinger' framgår som krav/henvisninger, men uten eksplisitt dokumentasjonskrav i del I-utdraget.
• Tildelingskriterier sier at alle 7 underpunkter vektes likt innen kvalitet, men full evalueringsmatrise (poengsummer per underpunkt) er ikke gjengitt utover skala.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For deltilbudene hvor vi oppgir pris per time og/eller samlet totalpris: Kan dere bekrefte hvordan «pris» skal forstås i praksis ved avrop (f.eks. om det alltid er antall timer/dager i bestillingen som legges til grunn, og hvordan runding/avkorting eventuelt håndteres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan vi priser risiko for variasjon i varighet og faktisk uttak per bestilling, og dermed om tilbudsprisen blir sammenlignbar og korrekt.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets del I – Innbydelse pkt. 1.5 og 1.5.1–1.5.6; pkt. 5 (tildelingskriterier pris); pkt. 6 (avrop) samt del III pkt. 6.2.

2. Transport: Når dere skriver at «transport ikke inngår i evalueringen», og at timepris for transport skal oppgis i prisskjemaet: Ved avrop, skal transport faktureres som (i) tid etter vår timepris + (ii) kjøregodtgjørelse etter statens satser, og er det noen begrensninger for hva som kan prises som «tidsbruk knyttet til transport» (f.eks. ventetid, pauser, tid til henting/bringing)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hvilke kostnadselementer som faktisk kan faktureres for å prise transport riktig og unngå avvik/uenighet ved avregning.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets del I – Innbydelse pkt. 1.5.7; del I pkt. 1.5 (evalueringsregel); del III pkt. 6.2; Vedlegg 2 pkt. 6.

3. Transport: Deltilbudet «Gårdsbesøk gruppe» sier i del I at det normalt ikke inngår i transportoppdraget («for deltilbud foruten gårdsbesøk gruppe»), men del III sier at alle leverandører skal tilby transport. Kan dere presisere om transport for «Gårdsbesøk gruppe» alltid omfattes, eller om det kun omfattes når det avtales særskilt ved bestilling/avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid i dokumentutdraget kan gi ulik tolking av plikt til å tilby/prise transport for denne tjenestetypen, som igjen påvirker tilbudets kostnadsgrunnlag.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets del I – Innbydelse pkt. 1.5.7 (avgrensning); del III pkt. 6.2 (transport skal tilbys).

4. Måltider: Kan dere bekrefte at måltider alltid skal være inkludert i prisene i prisskjemaet (og at vi ikke kan kreve særskilt betaling for mat/måltider utover det som er oppgitt), også for deltilbud «Gårdsaktiviteter pr time» når det i praksis blir lange opphold?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå om det finnes unntak knyttet til lengde/varighet for «måltider», slik at vi kan prise riktig og oppfylle kravet om at særskilt betaling ikke kan kreves.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets del I – Innbydelse pkt. 1.3 (måltider normalt inngår); del III pkt. 6.4; Vedlegg 2 pkt. 5.

5. For overnatting: Deltilbud «Tilbud med overnatting» er definert som normalt inntil 24 timer, og standardavtalen (generell IPT-mal) inneholder enkelte felter som kan være utfylt annerledes i konkrete avtaler. Kan dere beskrive hva som menes med «inntil 24 timer» og hvordan det faktureres dersom oppholdet overstiger 24 timer (samme timepris/fastpris, eller særskilt avtale)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varighetsavvik ved overnatting kan medføre betydelig kostnadsforskjell; vi trenger avklaring for å prise og administrere avviksmengder.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets del I – Innbydelse pkt. 1.5.3; del III pkt. 4 (fasiliteter forsvarlige); Vedlegg 2 pkt. 5 (felles økonomiprinsipp, måltider inkludert) samt del II IPT-mal pkt. 5 (grunnpris pr time/dag) – uten at feltene er konkretisert i utdraget.

6. Kapasitet og «maksimal samtidig kapasitet»: Under kvalitet/kompetanse skal vi oppgi «maksimal samtidig kapasitet» og «eventuelle begrensninger» for de tjenestene vi tilbyr. Hvilke enheter skal vi rapportere kapasitet i for hver tjenestetype (f.eks. antall brukere samtidig på gården, antall grupper, antall timers kapasitet per dag), og skal dette være realistisk innenfor geografisk reisetid-rammene i del III pkt. 6.3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne gi et sammenlignbart og korrekt kvalitetsavsnitt må vi vite «måleenheten» for kapasitet, og hvilken realitet/forutsetning oppdragsgiver evaluerer mot.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets del I – Innbydelse pkt. 5 (kvalitet/kompetanse) og underpunkt om kapasitet; del III pkt. 6.3 (veiledende kjøretider).

7. Kompetanse/krav til personell: I del III står det at personell må ha grunnleggende førstehjelpskompetanse og at personell som deltar skal kunne kommunisere på norsk. Kan dere presisere om dere forventer dokumentasjon/attester vedlagt tilbud (utover det som står i del I om referanser), og i så fall hvilke typer dokumentasjon (kursbevis, politiattestpolicy, HMS-opplæring osv.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring om dokumentasjonsform kan føre til at tilbudet ikke er «avstemt» mot forventet kontroll, og dermed risiko for avvisning eller lavere score.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets del III pkt. 5 (bemanning/kompetanse) og pkt. 8 (politiattest/personvern); del I pkt. 7.1 (hvilke dokumenter som skal lastes opp) samt del I pkt. 2.2–2.3 (lønns- og lærlingekrav).

8. Lønns- og arbeidsvilkår / kontroll: Dere skriver at dere kan kontrollere etterlevelse av krav til lønns- og arbeidsvilkår, og at manglende etterlevelse kan gi sanksjoner. Kan dere opplyse hva slags kontroll/tidspunkt og prosess som typisk benyttes i denne kontrakten (f.eks. etterspørsel av dokumentasjon, frister, hvilke stillinger/personell som omfattes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan medføre administrativ og økonomisk risiko; vi trenger å forstå hva som konkret kan bli etterspurt og når, for å kunne prise og organisere gjennomføring.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets del I – Innbydelse pkt. 2.2; del II (standardavtale) er ikke vist fullt i utdraget, men saksprosessen omtales i del I.

9. Avvik/uklarheter: Del I sier at det ikke er adgang til å forhandle og at vesentlige avvik kan medføre avvisning. Kan dere bekrefte hvordan dere håndterer avklaringer knyttet til vår tilbudsdokumentasjon (særlig løsningsbeskrivelsen på maks 2 A4 for kvalitet og miljø) dersom vi i etterkant oppdager formaliafeil (f.eks. ved overskridelse av sidebegrensning, eller manglende svarfelt) – vil det avvises automatisk eller kan det korrigeres gjennom klargjøring?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite terskelen for formalia- og avklaringsmuligheter før tilbudet sendes inn, for å redusere risiko for avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlagets del I – Innbydelse pkt. 2.1 (ingen forhandling/avvik kan avvises); pkt. 5 (krav til løsningsbeskrivelser maks 2 A4); pkt. 7 (tilbudets bindende karakter og risiko for uklarheter).