Troms Fylkeskommune
ERP-løsning for Troms fylkeskommune
Bakgrunn og formål
Troms fylkeskommune (heretter kalt oppdragsgiver) har ansvaret for sentrale samfunnsoppgaver innen blant annet regional utvikling, videregående opplæring, fylkesveier og offentlig transport, herunder skoleskyss, offentlig tannhelsetjeneste, kulturminnevern og fylkesbibliotek, friluftsliv, fordeling av tippemidler og støtte til næringslivet. Oppdragsgiver arbeider for at hele regionen skal være et attraktivt og godt sted å bo, arbeide og leve, samt et trivelig og spennende reisemål. Økt verdiskaping og bærekraftig utvikling er sentrale mål for virksomheten.
For å understøtte disse målsettingene har oppdragsgiver behov for en moderne, helhetlig og fremtidsrettet ERP-løsning. Anskaffelsens formål er å inngå ny kontrakt om ERP-løsning, med beregnet oppstart fra ca. november 2026. Implementeringen skal gjennomføres fra kontraktsignering og frem til april 2028.
Den nye ERP-løsningen skal bidra til fortsatt god styring og kontroll gjennom tilgang til sanntidsdata og helhetlig styringsinformasjon. Videre skal løsningen legge til rette for økt effektivitet gjennom automatisering og standardisering av økonomi-, HR- og innkjøpsprosesser, samt høyere kvalitet i datagrunnlaget og godt integrerte prosesser som reduserer feil og manuelle rutiner.
Anskaffelsen skal også understøtte følgende delmål:
Automatisering og effektivisering av prosesser for å frigjøre tid til verdiskapende arbeid
En fremtidsrettet og helhetlig teknisk arkitektur som utnytter informasjon og funksjonalitet på tvers av løsninger
Høy kvalitet og økt standardisering som understøtter digitalisering, kompetanseutvikling og bærekraftig ressursforvaltning
For nærmere informasjon om oppdragsgiver vises det til www.tromsfylke.no. All kommunikasjon med oppdragsgiver i forbindelse med denne anskaffelsen skal skje gjennom oppdragsgivers KGV, herunder spørsmål og svar.
Del 1: Kjøper
Del 2: Prosedyre
Del 5: Delkontrakt
Del 8: Virksomheter
Kunngjøringsinformasjon
Sammendrag
Anbudsradar
Anskaffelse av en moderne, helhetlig ERP-løsning for Troms fylkeskommune som skytjeneste (SaaS) med implementering fra kontraktsignering og planlagt idriftsettelse i ordinær drift innen ca. 01.01.2028. Implementering skal gjennomføres frem til april 2028. Avtalen har beregnet oppstart etter plan i november 2026/kontraktsignering, og skal ha fast varighet på 3 år fra leveringsdag med automatisk ettårsfornyelser. Leverandør skal levere ERP-funksjonalitet og tjenester knyttet til tilpasning/konfigurering, integrasjoner, drift, vedlikehold og utvikling, samt datamigrering, testing og godkjenning. Det er kvalifiseringsfase før tilbudslevering. Kommunikasjon skal skje via KGV.
Kvalifikasjonskrav
Anbudsradar
- Erfaring fra lignende tjenesteleveranser: minst to sammenlignbare ERP-løsninger fra fylkeskommunal/kommunal sektor siste 5 år.
Dokumentasjon: Oversikt over relevante leveranser og kontaktpersoner hos kunder som kan bekrefte opplysningene. Flere leveranser kan listes opp.
Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kvalifikasjonskrav», krav nr. 1 (Erfaring fra lignende tjenesteleveranser) - Kvalitetsikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting (ISO 9001 eller tilsvarende).
Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Ved sertifisering: kopi av gyldig sertifikat.
Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kvalifikasjonskrav», krav nr. 2 (Kvalitetsikringssystem) - Skatteattest.
Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder ved tilbudsfrist.
Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kvalifikasjonskrav», krav nr. 3 (Skatteattest) - Firmaattest.
Dokumentasjon: Firmaattest vedlegges.
Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kvalifikasjonskrav», krav nr. 4 (Firmaattest) - Miljøstyringssystem: 3.partssertifisert miljøledelsessystem/standard (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende).
Dokumentasjon: Attest for sertifisering. Ved pågående sertifisering: bekreftelse fra akkrediteringsorgan + beskrivelse av hva som er utført og gjenstår. Gyldig attest skal oversendes innen utløpet av første avtaleår.
Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kvalifikasjonskrav», krav nr. 5 (Miljøstyringssystem) - Økonomisk og finansiell kapasitet: kredittrating lik A eller bedre (minimum A) målt etter AAA Soliditetsskala eller tilsvarende.
Dokumentasjon: Kredittvurdering som konkluderer med «Kredittverdig», minimum A jf. AAA Soliditetsskala eller tilsvarende. Basert på siste kjente regnskapstall.
Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kvalifikasjonskrav», krav nr. 6 (Økonomisk og finansiell kapasitet) - System for styring av informasjonssikkerhet: dokumentert system/sertifikat, f.eks. ISO 27001.
Dokumentasjon: Beskrivelse av system for informasjonssikkerhet eller sertifikat fra akkreditert tredjepart (f.eks. ISO 27001).
Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kvalifikasjonskrav», krav nr. 7 (System for styring av informasjonssikkerhet)
Krav til tilbudet
Anbudsradar
- Tilbudsbesvarelse: må-krav bekreftes og eventuelle forbehold tydeliggjøres (se SSA-L bilag ved kravspesifikasjon).Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kravspesifikasjon», pkt. 1.1 Må-krav
- Besvarelse av evalueringskrav skal leveres som eget vedlegg og være strukturert iht. kravspesifikasjonens oppbygning samt referere til relevante evalueringspunkter (E-krav i vedlegg SSA-L_bilag_2026-bok.pdf pkt. 3.1–3.7 som angitt).Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kravspesifikasjon», pkt. 1.2 Besvarelse av evalueringskrav
- Elektronisk innlevering: påkrevd. Elektronisk signering: valgfritt. Språk: norsk.Kilde: Konkurransegrunnlag – «Innleveringsvilkår»
Innleveringsvilkår fra kunngjøringen
- Frist for forespørsel/tilbud
- 19.08.2026
- Språk
- English, norsk
- Elektronisk katalog
- Ikke tillatt
Tildelingskriterier
Anbudsradar
| Kriterium | Vekt | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Kvalitet | 70 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttede krav. |
| Pris | 30 % | Under dette kriteriet vurderes tilknyttet prisskjema. |
| Klima og miljø | 0 % | Ikke nærmere beskrevet |
Viktige kontraktskrav
Anbudsradar
- Konkurransen er konkurranse med forhandling etter kvalifiseringsfase; oppdragsgiver kan redusere antall tilbud som forhandles om basert på tildelingskriteriene.Kilde: Konkurransegrunnlag – «Prosedyre»
- Kontraktsmal: SSA-L Generell avtaletekst.Kilde: Konkurransegrunnlag – «Kontraktsmal»
- Oppstart/varighet: kontrakten har planlagt oppstart etter kontraktsignering ca. november 2026, implementering frem til april 2028; avtalen har fast varighet 3 år fra leveringsdag, deretter automatisk fornyelse 1 år om gangen med 6 mnd varsel før fornyelse. Leverandør kan si opp med 1 års varsel før fornyelse.Kilde: Konkurransegrunnlag – «Varighet»
- Utførelsessted: Postboks 6600, Tromsø (NOR).Kilde: Konkurransegrunnlag – «Konkurransedetaljer»
- Tjenesten skal leveres som skytjeneste (SaaS) og omfatter tilpasning/konfigurering, integrasjoner, drift, vedlikehold og utvikling.Kilde: SSA-L_bilag_2026-bok.pdf – Bilag 1, pkt. 1.1 Avtalens omfang
- Plan for etableringsfasen skal godkjennes av Kunden før kontraktsignering, slik at løsningen kan settes i ordinær drift 01.01.2028.Kilde: SSA-L_bilag_2026-bok.pdf – Bilag 1, pkt. 3.6 (Implementering) og pkt. 3.6 (overordnet)
Forbehold ved utdraget
Anbudsradar
- Dokumentutdraget stopper før alle konkrete kontrakts-/tjenestekrav i Bilag 1 (Bilag 1 inneholder mange underkrav i kapitlene 3.2–3.6). Derfor er ikke hele listen over må-/evalueringskrav for løsning og implementering fullstendig trukket ut.
- Oppstartdato fremstår inkonsistent mellom «beregnet oppstart fra ca. november 2026» og «Oppstart av ny løsning er 01.01.2028»/«implementering ... fra kontraktsignering og frem til april 2028». Tydeligere kronologi kan kreve resten av dokumentet/kontraktens bilag.
Verdt å avklare med oppdragsgiver
Anbudsradar
Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.
Bilag 1 – Vedlegg 1 Integrasjonsoversikt (sendes til inviterte) viser oversikt over 70–80 integrasjoner. Kan dere bekrefte nøyaktig hvilke integrasjoner som er “must-have” for å gå i normal drift 01.01.2028, og hvilke integrasjoner som eventuelt kan leveres senere i implementeringsperioden?
Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktige leveransetidspunkter og implementeringsomfang trenger leverandøren avklaring av hvilke integrasjoner som er kritiske for oppstart vs. kan faselegges.
Kilde: Bilag 1 kap. 1.4 og 1.3 (integrasjoner/nøkkeltall), samt henvisning til Bilag 1 – Vedlegg 1 Integrasjonsoversikt.Oppstartdato fremstår inkonsistent mellom “beregnet oppstart fra ca. november 2026” og “Oppstart av ny løsning er 01.01.2028” samt “implementering … fra kontraktsignering og frem til april 2028”. Kan dere avklare hvilken dato som gjelder for (i) kontraktsoppstart, (ii) etablerings-/implementeringsstart, (iii) dato for “Go-live i normal drift” for hver del (økonomi/innkjøp/lønn), og (iv) om det er krav til leveranse i flere bølger?
Hvorfor det er verdt å spørre: Klar kronologi er nødvendig for å planlegge bemanning, leveranseaktiviteter, milepæler og for å prise korrekt fremdrifts- og risikoelement.
Kilde: Konkurransegrunnlag 1.2 (ca. november 2026) og Bilag 1 kap. 1.3 (Oppstart 01.01.2028) samt Bilag 1 kap. 1.1 (implementering til april 2028).Krav 3.1.2 Tilganger, rettigheter og fullmakter (E) beskriver mange delpunkter (delegering i tråd med delegasjonsreglement, sporbarhet, historikk, automatisk sletting ved slutt, tidsavgrensning, ekstern tilgang m.m.). Kan dere oversende/peke til hvilket “delegasjonsreglement” og hvilke konkrete fullmakts-/attest-/anvisningsmatriser som skal legges til grunn, og eventuelt om TFK forventer at leverandør bygger en ferdig fullmaktsmodell eller konfigurerer levert modell?
Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkret grunnlag for delegasjon/matriser blir det vanskelig å estimere konfigurering/implementeringsarbeid og dokumentasjonsmengde, samt risiko i etterlevelse.
Kilde: Bilag 1 kap. 3.1.2 Tilganger, rettigheter og fullmakter.Krav 3.2.2 Aksesspunkt (M) sier at løsningen minst må støtte aksesspunkt for EHF og at dokumentflyt skal være “integrert med øvrige funksjoner”. Kan dere presisere om TFK krever at aksesspunktet håndterer både sending og mottak (inkl. kvitteringer/oppfølging), og om det er eksisterende aksesspunkt/kommunikasjonsoppsett som skal gjenbrukes (eller migreres) eller om leverandøren skal etablere dette fra null?
Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og teknisk risiko avhenger av om oppsett eksisterer og kan gjenbrukes, eller om det må etableres og integreres på nytt med komplette dokumentflytprosesser.
Kilde: Bilag 1 kap. 3.2.2 Aksesspunkt.Krav 3.2.6 Leverandørgjeld – mottak og behandling av inngående faktura (M) inkluderer både PDF/papir, EHF, stoppe faktura som ikke matcher ordre, purring til rekvirent ved manglende varemottak, og remittering/dobbelt godkjenning. Kan dere avklare forventet prosess for (i) hvordan varemottak fungerer i ERP-løsningen før/under fakturamottak, og (ii) hvilke avvikstyper som faktisk skal føre til stopp/stopplinje vs. manuell korrigering?
Hvorfor det er verdt å spørre: Prosessdesign påvirker både funksjonell løsning og test-/integrasjonsomfang. Det må avklares hvilke “rules” som er styrende.
Kilde: Bilag 1 kap. 3.2.6 Leverandørgjeld – mottak og behandling av inngående faktura (M).Kravspesifikasjonen omtaler i flere punkter arkivering mot “fylkeskommunens arkivsystem” (3.1.8) og digital signering. Kan dere opplyse hvilket(eller hvilke) sak-/arkivsystem som skal integreres med, og om det finnes standard integrasjonsgrensesnitt/krav (API, filformat, NOARK/tilsvarende) som vi må legge til grunn?
Hvorfor det er verdt å spørre: Arkiv-/signeringsintegrasjon er ofte en av de største implementeringsdriverne. Leverandøren trenger systemreferanse og tekniske føringer for å kunne prise riktig.
Kilde: Bilag 1 kap. 3.1.8 Arkivering og dokumentasjon (og tilsvarende krav om elektronisk signering).Krav 3.2.12 Merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon (E) nevner bl.a. kontroll før innsending, opplasting til Skatteetaten og “god funksjonalitet for administrering av SAF-T knytninger”. Kan dere bekrefte om TFK forventer at løsningene skal generere og administrere SAF-T-knytninger for både eksisterende og eventuelle nye konto-/mva-koder, og om dere allerede har en SAF-T-/mva-mapping som leverandøren skal overta eller verifisere?
Hvorfor det er verdt å spørre: Omfanget av mapping/migrering og verifikasjon påvirker både implementeringstid og testarbeid.
Kilde: Bilag 1 kap. 3.2.12 Merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon (E).Krav 3.4.1 Lønn og lønnskjøring (M) sier bl.a. automatisk innhenting av skattekort og håndtering av ulike skattetrekkordninger. Kan dere avklare hvilke kildesystem (f.eks. Altinn/annet) og hvilken historikkperiode som skal være tilgjengelig ved oppstart, samt om det er krav til overføring av “historiske lønns- og stillingsdata” ved go-live (og i så fall hvilken datakilde og format)?
Hvorfor det er verdt å spørre: Skattekorttrekk og historikk/overføring påvirker datamigrering, integrasjonstest og risiko i første lønnskjøringer.
Kilde: Bilag 1 kap. 3.4.1 (skattekort/skattetrekkordninger) og kap. 3.4.2 (tilgang til historiske data).Tildelingskriteriene (kvalitet 70 %) skal evalueres på evalueringskrav i pkt. 3.1–3.7. Kan dere bekrefte hvordan dere vil vekte og score “besvarelsens etterprøvbarhet” når det gjelder dokumenterte eksempler (f.eks. integrasjoner, automatisering og KI) vs. generell beskrivelsesform? Finnes det en mal for hvordan vedlegget skal struktureres utover at det skal referere til relevante evalueringspunkter?
Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan leverandøren utformer evalueringsvedlegget for å få best mulig uttelling, og reduserer risiko for feil måloppnåelse i evalueringen.
Kilde: Konkurransegrunnlag 6. Tildelingskriterier, særlig 6 (kvalitet 70 %) og 6.1 Evaluering (krav til besvarelse/etterprøvbart grunnlag).
Kurs og rådgivning fra redaksjonen
Gratis fagmøte – 30 minutter digitalt om aktuelle anskaffelsestemaer.
Se datoer →Kurs: Hvordan vinne anbud – praktisk kurs for deg som skriver tilbud.
Les mer →Rådgivning
Ta kontakt →