Mobile operasjonsbord til gynekologisk operasjon - STO

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører åpen anbudskonkurranse (2024/19195) for kjøp av 2 mobile operasjonsbord til gynekologisk operasjon ved St. Olavs hospital HF. Avtaleform er kjøpsavtale med opsjoner, varighet så lenge utstyret er i bruk, samt opsjonsvarighet på 4 år etter signeringsdato. Det finnes opsjon på ytterligere 6 bord; konfigurasjon/tilbehør prises i prisskjema. Innkjøpsprosessen legger opp til at tilbud leveres via KGV, at innsyn håndteres gjennom korrekt sladding med begrunnelse, og at tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitet (pris 40%, kvalitet 60%).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Firmaattest for norske selskaper. Attest for lovbestemt registrering i etableringslandet for utenlandske selskaper.

  Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Tilbyder kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring må leveres elektronisk for både Tilbyder og virksomheten(e) det støttes på.

  Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 5.2 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbud skal sendes via konkurransen for gjeldende delkontrakt i oppdragsgivers KGV innen tilbudsfrist (systemet tillater ikke levering etter frist).Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 3.1 Innlevering av tilbud
• Tilbyder er ansvarlig for at vedlegg er merket slik at oppdragsgiver kan se hvem som har levert vedlegget og hva vedlegget inneholder.Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 3.2 Tilbudets utforming
• Tilbud skal leveres med filnavn i angitt struktur for dokumentnavn/vedlegg.Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 3.2 Tilbudets utforming (filnavnstruktur)
• Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud skal fylles ut; det skal oppgis hvilke opplysninger som er sladdet/taushetsbelagt og begrunnelse.Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 3.9 Offentlighet; samt Vedlegg_06 Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud
• Tilbyder skal legge ved en sladdet versjon av tilbudet som eget vedlegg, merket «Sladdet versjon av tilbudet», og i redigerbart format. Sladdet tilbud gjøres om til låst PDF før innsyn.Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 3.9 Offentlighet
• I stedet for sladding: Dersom Tilbyder ikke anser opplysninger som taushetsbelagt, skal dette bekreftes i Tilbudsbrev.Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 3.9 Offentlighet; Vedlegg_01 Tilbudsbrev
• Tilbyder skal fylle ut ESPD elektronisk i KGV som foreløpig dokumentasjon på at det ikke foreligger avvisningsgrunner og at kvalifikasjonskrav oppfylles.Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) og pkt. 5 Kvalifikasjonskrav
• Tilbyder skal levere utfylt egenerklæring om russisk involvering med tilbudet.Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 2.4 Internasjonale sanksjoner – Russisk involvering
• Tilbyder skal legge ved «Attest som bekrefter innbetaling av skatt og mva» (PDF) i tilbudsfilstruktur.Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 3.2 Tilbudets utforming (filnavnstruktur)
• Ved eventuelt miljøskjema (dersom aktuelt) skal det leveres som eget vedlegg etter angitt filstruktur.Kilde: Konkurransebestemmelser del I og III, pkt. 3.2 Tilbudets utforming (filnavnstruktur)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

31.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Levering etter avtalt leveringstid og betingelser (Fritt levert DDP iht. Incoterms 2020), samt krav til leveranse og dokumentasjon ved levering/leveringsklarhet.Kilde: Kjøpsavtale/Avtaledetaljer A Levering (pkt. Avtaledetaljer)
• Garanti: garantitid fremgår av avtaledetaljer; gjelder fra tidspunktet for levering; mislighold/mangler håndteres innen garantitid; avhjelping og evt. ny garantitid ved godkjenningsprøve som avdekker mangler.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 2.3 Garanti (avsnitt om garantitid/avhjelping)
• Opplæring: selger skal tilby sakkyndig bistand/undervisning og tilrettelegge opplæring slik at kjøper kan betjene og vedlikeholde sikkert og effektivt.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 2.5 Opplæring
• Sertifisering/registrering: utstyret skal være CE-merket og leverandør skal kunne dokumentere samsvar med lover/forskrifter/normer; selger skal gjøre seg kjent med monteringssted før avtaleinngåelse.Kilde: Kjøpsavtale, punkt 2.4 Sertifisering/registrering og andre krav
• Etisk handel/ansvar i leverandørkjeden: leverandør skal overholde kontraktsvilkår for menneskerettigheter/arbeidslivsmiljø; gjelder også underleverandører; krav til rutiner/policy/risikoanalyser og dokumentasjon ved oppfølging.Kilde: Vedlegg_07 Kontraktskrav etisk handel (Kontraktsvilkår punkt 1-4, oppfølgning og sanksjoner)
• Miljøkrav til emballasje/returordning: leverandør skal ha returordning; ved bruk av emballasje skal dokumentasjon om medlemskap/egen returordning fremlegges.Kilde: Vedlegg_07 Kontraktskrav etisk handel (Miljø)
• Internasjonale sanksjoner: leverandør skal sikre at leverandør/underleverandører ikke omfattes av vedtatte sanksjoner; plikt til å informere oppdragsgiver ved forhold som kan medføre brudd; kan kreves dokumentasjon.Kilde: Kjøpsavtale (Samfunnsansvar, Internasjonale sanksjoner)

• Dokumentteksten inneholder ingen konkrete oppgitte minstekrav/vektede evalueringskrav utover omtale av at krav 6.1 i kravspesifikasjonen gir klima-/miljøeffekt (minst at det eksisterer et minstekrav om forventet levetid utover standard på 10 år, men selve kravet og målemetode mangler i utdraget).
• Teksten viser kontraktskrav (etisk handel, miljø, sanksjoner) og generell kjøpsavtaletekst, men konkrete operative SLA/leveringsdatoer, garantitid (tall), og spesifikke ytelseskrav til operasjonsbordene er ikke inkludert i de utdragne avsnittene.
• «KGV»/KGV-support og frister: «Se KGV» er ikke eksplisitt gjengitt med datoer i teksten, så eksakte frister er usikre.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tidsplanen for konkurransen står det «Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget: Se KGV» og «Frist for å levere tilbud: Se KGV». Kan dere bekrefte eksakte dato(er) og klokkeslett, samt tidssone, for spørsmål og tilbudsfrist i denne konkurransen (2024/19195) – og om de er lik for alle deltakere i KGV?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite nøyaktig hvilke cut-off-tidspunkter som gjelder for å kunne planlegge intern kvalitetssikring, prising og opplasting i KGV.

   Kilde: Viktige datoer

2. I «Fremdriftsplaner samt godkjenning skal gjennomføres som spesifisert i denne avtale med tilhørende bilag» og «Godkjenningsprøve ... senest innen 14 dager etter ... skriftlig beskjed om at montering er fullført». Kan dere presisere forventet prosess i denne konkrete anskaffelsen: (1) om dere forventer installasjon/montering av leverandør, (2) hva som anses som «montering fullført» for mobilt operasjonsbord, og (3) om godkjenningsprøve alltid skal gjennomføres innen 14 dager, eller om det finnes avvik/forlengelsesmekanismer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart leverings-/leveringsklarhetskriterium og godkjenningsløp påvirker kalkyle for ressursbruk og risiko knyttet til eventuelle forsinkelser.

   Kilde: Kjøpsavtale (vedlegg_04), Definisjoner «Tidspunkt for levering» og punkt 5.3 «Godkjenning»

3. Kjøpsavtalen legger opp til levering «Fritt levert (DDP) iht. Incoterms 2020», men i Avtaledetaljer står det <Dato> og leveringsadresse- felter uten konkrete verdier. Kan dere oppgi: (1) forventet leveringsadresse (avdeling/gateadresse) hos St. Olavs hospital HF for STO, (2) avtalt leveringstidspunkt eller ønsket leveringsvindu, og (3) hvem som skal stille til rådighet forutsetninger/tilrettelegging (strøm, gasser, ventilasjon/andre installasjoner) i praksis for disse mobile operasjonsbordene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og fremdrift avhenger av lokasjonskrav, tilgang og hvem som gjør hva ved klargjøring av monteringsstedet.

   Kilde: Kjøpsavtale (vedlegg_04), Avtaledetaljer punkt A Levering og punkt 5.1 «Bygningsmessige og monteringsmessige forberedelser»

4. I KGV står at «varighet på opsjoner skal være 4 år etter signeringsdato». Samtidig står det i Kjøpsavtalen at «Varighet på opsjoner: 4 år» og «Det kan kreves prisregulering» etter 12 måneder. Kan dere bekrefte hvordan prisene skal behandles ved opsjonsutløsning innenfor 0–12 måneder vs. etter 12 måneder etter tilbudsfrist: (1) hvilke priser som i utgangspunktet gjelder, (2) hvilken indeks/valutaendring som faktisk brukes, og (3) om det finnes en pris-limiting (tak/gulv) eller andre begrensninger enn «±5 % gir ikke grunnlag»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise opsjonene riktig må leverandøren forstå mekanikken for prisregulering over tid og grensene i avtalen.

   Kilde: Konkurransebestemmelser (avsnitt om opsjoner/varighet) og Kjøpsavtale (vedlegg_04) punkt 3.3 «Prisjustering av opsjoner» og punkt 3.4

5. Pris evalueres på «Pris på 2 stk. mobile operasjonsbord klar til bruk ihht. kravspesifikasjon». Samtidig er elektrisk fremdrift og opsjon på ytterligere 6 bord beskrevet som opsjoner som prises i prisskjema. Kan dere bekrefte hvordan totalsummen som gir poeng for «lavest totalsum» skal beregnes i praksis: inngår opsjon på elektrisk fremdrift i prisgrunnlaget for evaluering, og inngår opsjon på 6 ekstra bord i evaluert pris – eller evalueres kun basisleveransen for 2 bord?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feiltolkning av prisgrunnlaget kan gi vesentlig avvik i tilbudsstrategi og risiko for at tilbudet ikke scorer som forventet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1.1 «Pris» og avsnitt om opsjoner

6. Kvalitet (60 %) evalueres «i henhold til evalueringskrav i kravspesifikasjonen». Utdraget viser at krav 6.1 (forventet levetid utover standard på 10 år) er et minstekrav, men selve kravet og målemetode er ikke gjengitt her. Kan dere bekrefte: (1) eksakt formulering av minstekrav 6.1 (forventet levetid), (2) hvordan «forventet levetid» skal dokumenteres (f.eks. testdata, produsentgaranti, beregningsmetode, standard), og (3) hvordan dere håndterer dokumentasjon som oppgir «designet levetid» vs. «garantert levetid»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korrekt dokumentasjon er avgjørende for å passere minstekrav og for å prise/dokumentere levetid uten å pådra avvisningsrisiko.

   Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1 «Utdypning av tildelingskriteriene» (omtale av minstekrav 6.1) og Kvalitetsevaluering

7. I «Vareprøver, demonstrasjon og utprøving» står det at utprøving kan gjennomføres og at leverandøren må kunne stille ett eksemplar «i inntil 1 uke på maksimalt 7 dagers varsel». Kan dere bekrefte praktiske rammer for utprøving i denne konkurransen: (1) forventet tidspunkt i uke 38–41 (om dere kan anslå dato/uke), (2) hvor i Trondheim utprøvingen skjer, (3) om dere forventer at leverandøren stiller med opplæring/teknisk personell, og (4) hvilke kostnader som belastes hvem (reise, frakt, reservedeler, installasjonstjenester)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utprøving kan medføre direkte kostnader og planleggingsrisiko; leverandøren må vite hvilke forpliktelser som faktisk aktiveres.

   Kilde: Konkurransebestemmelser «Vareprøver, demonstrasjon og utprøving»

8. Kjøpsavtalen angir garanti, men feltene «Garanti <X> år» og «Garantitiden er XX måneder» står ikke utfylt i utdraget. Kan dere oppgi forventet garantitid (antall måneder/år) for disse operasjonsbordene og hva som inngår/ikke inngår? Videre: (1) gjelder garantien like lenge for opsjonselementer som elektrisk fremdrift, og (2) hva er krav til «forebyggende vedlikehold utført av selger» i garantitiden dersom dette påvirker vedlikeholdskost?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantiløpet styrer både kost og risiko i kalkylen, og uklart omfang kan gi feil prising av vedlikehold/beredskap.

   Kilde: Kjøpsavtale (vedlegg_04) punkt C Øvrige betingelser «Garanti» og punkt 2.3 «Garanti»

9. Etisk handel og miljøkrav: Kontraktskrav til etisk handel inneholder krav til policys og rutiner, og «Oppdragsgiver kan kreve ... besvare egenrapportering senest seks uker etter utsendelse». For miljø: det vises til «Miljøskjema (mal)» og «Europeisk utfasingsliste» med grenseverdier (SVHC, CMR, PVC, ftalater, PFAS mv.). Kan dere bekrefte hvilke leveranser som faktisk skal dokumenteres i Miljøskjemaet for disse operasjonsbordene (hele bordet inkl. kabling/elektronikk/mekaniske deler, overflater, hydraulikk, emballasje), og om dere krever tredjepartsbekreftelser/sertifikater (f.eks. materialsammensetnings-erklæringer) eller om produsentdeklarasjoner er tilstrekkelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonsomfanget for kjemikalie- og miljøkrav kan være omfattende; leverandøren må vite hva som kreves for å kunne prise compliance-arbeidet og unngå avvik.

   Kilde: Vedlegg_07_Kontraktskrav_etisk_handel (kontraktsoppfølging/egenrapportering) og Vedlegg_09_Europeisk_utfasingsliste samt konkurransegrunnlag/nevnte «Miljøskjema (mal)»

10. Kjøpsavtalen punkt «Levering ... avtalt leveringstid» og «Forsinkelser» gir kjøper rett til erstatning og/eller konvensjonalbot, og heving ved mer enn 90 dager forsinkelse. Kan dere bekrefte hvilke forsinkelsestyper som faktisk utløser konvensjonalbot for denne kontrakten: (1) leveringsforsinkelse av selve bordet, (2) forsinkelse i montering/inspeksjon/godkjenningsprøve, eller (3) forsinkelse som skyldes kjøpers installasjonsforberedelser? (og hvordan bevis/ansvarsplassering håndteres i praksis)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Det er viktig å avgrense hva som gir bot/mislighold for å kunne vurdere reell risiko og levere et tilbud som er prissatt riktig.

    Kilde: Kjøpsavtale (vedlegg_04) punkt 9.2 «Forsinkelser» og punkt 10.1 «Forsinkelse av installasjonsforberedelsene»