Saks – og Arkivtjeneste for Statistisk sentralbyrå

Anskaffelse av saks- og arkivtjeneste/ system for Statistisk sentralbyrå (SSB) med formål om å effektivisere arkivering, øke dokumentfangst, bedre kvalitet på registreringer og forbedre brukeropplevelse og gjenfinning. Konkurranse med forhandling etter FOA del I og III, innledes med kvalifiseringsfase (invitasjon til tre leverandører). Levering skjer via oppdragsgivers KGV.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall; rating utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Minimum A eller bedre (evt. tilsvarende). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk info. Ved saklig grunn: annet egnet dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, med verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Oppdragsgiver kan kreve at relevans dokumenteres; oppdragsgiver kan ikke være referanse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre leveransen (bemanning).

  Dokumentasjon: Oversikt over personell leverandøren disponerer for gjennomføring. Hvis leverandøren leverer andre tjenester, er det kun personell disponert for sak- og arkivløsningen som er relevant.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

• ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner/evt. utvelgelseskriterier, skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD) / Generelt om ESPD
• Skatteattest (på forespørsel) for valgte leverandør (hvis norsk) – ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel om å delta/tilbud. Gjelder også underleverandører ved bygge- og anleggskontrakter over kr 500 000 ekskl. mva.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. Skatteattest
• Forespørsel om deltakelse: leveres via oppdragsgivers KGV (Mercell).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8 INNLEVERING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE I KONKURRANSEN
• Tilbud: leveres via oppdragsgivers KGV. Tilbudet skal leveres i sin helhet innen tilbudsfrist; avvisning ved innlevering på e-post/lignende; tilbudet skal være bindende.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9 INNLEVERING AV TILBUD
• Ved tilbudsinnlevering skal leverandøren fylle ut og besvare alle punkter, samt laste opp dokumentasjon (pdf), og prisark (Excel). Dokumenter som skal leveres med tilbudet: Tilbudsbrev, Kravspesifikasjon, Databehandleravtale.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.1 Tilbudets utforming / Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

11.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Databehandleravtalen fastsetter rettigheter og plikter når databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig; bilag A-D inngår.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, «Formålet med denne Databehandleravtalen»
• Databehandler skal behandle personopplysninger kun i omfang og for formål beskrevet i hovedavtalen/databehandleravtalen, og ikke behandle til egne formål.Kilde: databehandleravtale_bilag_2020 (2)-1, Bilag A «Opplysninger om behandlingen» / «Behandlingens omfang og formål»
• Sikkerhet: databehandler skal iverksette egnede tekniske og organisatoriske tiltak (minst i bilag C) og gjennomføre risikovurderinger.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 7 «Sikkerhet ved behandlingen»; samt Bilag C «Sikkerhet ved behandlingen» i databehandleravtale_bilag_2020
• Konfidensialitet/tilganger: ansatte/andre med tilgang skal være autorisert; tilgang skal opphøre når autorisasjon trekker tilbake; taushetsplikt skal gjelde også etter opphør; databehandler skal kunne dokumentere.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 5 «Konfidensialitet og taushetsplikt»
• Brudd på personopplysningssikkerheten: databehandler skal uten ugrunnet opphold varsle behandlingsansvarlig skriftlig og gi nødvendig bistand/informasjon.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 8 «Melding om brudd…»; samt Bilag C «Kontaktinformasjon»/kanaler
• Bruk av underdatabehandlere: kun etter (generell eller spesifikk) skriftlig tillatelse; skriftlig avtale med tilsvarende forpliktelser; kontroller og rapporter ved forespørsel.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 9 «Bruk av Underdatabehandler»; databehandleravtale_bilag_2020 Bilag B «Betingelser…»
• Overføring til land utenfor EØS (tredjestat): krever skriftlig godkjenning og oppfyllelse av garantivilkår; endringer uansett overføring krever særskilt godkjenning.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 10 «Overføring… til land utenfor EØS-området»; databehandleravtale_bilag_2020 Bilag B
• Revisjon/tilsyn: behandlingsansvarlig kan kreve revisjon/tilgang til informasjon; det er avtalt rutiner (inkl. maks én gang per år ved forretningsstedsrevisjon, samt evt. ekstern revisor etter oppsett).Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 11 «Generelt om revisjon»; databehandleravtale_bilag_2020 Bilag C «Rutiner for revisjon og tilsyn»
• Sletting/tilbakelevering: ved opphør skal personopplysninger tilbakeleveres og/eller slettes etter bilag C; tilbakelevering kan kreves på strukturert og maskinlesbart format; sletting senest 90 dager (valgbart alternativ) og etter tilbakelevering slettes innen 30 dager.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 12 «Sletting og tilbakelevering»; databehandleravtale_bilag_2020 Bilag C «Sletting og tilbakelevering…»
• Tilstrekkelig rettsgrunnlag og risikovurderinger (behandlingsansvarligs plikter) og at databehandler følger instrukser: avtalen er styrende for behandlingens etterlevelse av «Gjeldende personvernregler».Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 1 «Formålet…» og punkt 3 «Behandlingsansvarliges plikter og rettigheter»

• Konkurransegrunnlaget viser ikke konkrete detaljer i kravspesifikasjonen og databehandleravtalens bilag A/B/C/D som er fylt ut (felter ser ut til å være mal/utkast med «<sett inn…>»).
• I databehandleravtale-bilaget er «høyt sikkerhetsnivå»/«ikke høyt sikkerhetsnivå» angitt som valgkryss uten at risikovurdering/grunn er fylt inn i teksten.
• Tildelingskriteriene oppgir maks fratrekk, men kvalitet/kravtabellens innhold er ikke gjengitt; derfor kan ikke konkrete evalueringspunkter utover pris/lisens/implementering/konsulentbistand og at kvalitet vurderes etter «relevante krav jf. kravtabell» fastslås.
• Opplysninger om kontaktperson/kanaler (telefon/e-post) i databehandleravtalen er ikke utfylt i teksten (fylles inn).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen fremgår det at «All kommunikasjon med oppdragsgiver skal skje gjennom oppdragsgivers KGV» (spørsmål og svar også). Kan dere bekrefte at spørsmål i spørsmålsrunden skal besvares i KGV uten at leverandørens virksomhet må oppgi andre kontaktopplysninger enn det som allerede ligger i KGV/Mercell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer at leverandøren følger kommunikasjonskravene og unngår avvik/uklarheter som kan påvirke vurdering og sporbarhet.

   Kilde: Generell beskrivelse / avsnitt om kommunikasjon og KGV

2. Kan dere utdype hvilke deler av leveringens «kravspesifikasjon» og/eller «bilag» som skal fylles ut i tilbudet (tilbudsbrev, kravspesifikasjon, databehandleravtale), og hva som kreves for at tilbudet skal anses fullstendig utfylt i KGV? Vennligst oppgi også om dere forventer at prisskjemaet skal lastes opp som Excel, og om dere godtar at øvrige dokumenter i tillegg leveres som PDF.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke konkrete maler som er obligatoriske og hvordan de skal lastes opp for å unngå avvisning pga. formalfeil.

   Kilde: 9.2 Innlevering av tilbud / Tilbudets utforming

3. I tildelingskriteriene står det at «Kvalitet» evalueres etter «relevante krav, jf. kravtabell», og at kvalitetstabellen ikke er gjengitt her. Kan dere bekrefte at evalueringsgrunnlaget for kvalitet i denne konkurransen utelukkende er dokumentert i «kravtabell» i kravspesifikasjonen, og at dere kan opplyse om hvilke konkrete kvalitetskriterier/krav som faktisk gir grunnlag for fratrekk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ellers ikke prise og optimalisere tilbudet mot det som evalueres, siden fratrekk-logikken for kvalitet ikke fremgår av utdraget.

   Kilde: 7.2 Tildelingskriterier / Kvalitet (relevante krav jf. kravtabell)

4. Pris evalueres med «maksimalt fratrekk» der underpunktene er lisenskostnader, implementeringskostnader og konsulentbistand, og at det kreves «Ferdig utfylt prisskjema». Kan dere spesifisere hvilke elementer i prisskjemaet som inngår i hvert av underpunktene (lisens/implementering/konsulent), og om det er engangskostnader, løpende kostnader og/eller opsjons-/volumavhengige kostnader i samme modell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi et konkurransedyktig tilbud må leverandøren forstå hva som faktisk driver prisscore/fratrekk og hvordan kostnadstyper vektes eller inngår i totalsummen.

   Kilde: 7.2 Tildelingskriterier / Pris

5. I databehandleravtalen (bilag A/B/C/D) fremstår flere felt som ikke er utfylt (malspesifikke «<sett inn ...>», samt valg om «høyt sikkerhetsnivå»/«ikke høyt sikkerhetsnivå» og begrunnelse). Kan dere avklare om dere forventer at leverandøren selv fyller inn disse feltene basert på vår risikovurdering, eller om dere ønsker at leverandøren velger alternativ (høyt/ikke høyt) på bakgrunn av en bestemt forhåndsdefinert vurdering fra oppdragsgiver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhetsnivå og begrunnelse kan gi direkte føringer på krav til tekniske/organisatoriske tiltak og avviksvurdering. Feil valg kan skape unødvendig risiko i tilbudet.

   Kilde: Databehandleravtale / dba_generell_avtaletekst_2020_no (2).docx + Bilag C punkt C.2.1 (Angivelse av sikkerhetsnivå)

6. Databehandleravtalens bilag B (B.1/B.2) og bilag B «Godkjente Underdatabehandlere» skal fylles ut. Kan dere bekrefte hvorvidt dere krever at vi som leverandør foreslår og navngir konkrete underdatabehandlere i tilbudet (med organisasjonsnummer, kontaktpunkt og behandlingsbeskrivelse), eller om det er tilstrekkelig å beskrive prinsipper/rammer og legge konkrete navn inn senere ved kontraktsoppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avklaring av om listen over underdatabehandlere er en del av tilbudets bindende innhold påvirker både tid, innhenting av informasjon og juridisk risiko.

   Kilde: databehandleravtale_bilag_2020 (2)-1.docx / Bilag b (B.2) Godkjente Underdatabehandlere

7. Databehandleravtalens bilag C.1 sier «Personopplysningene skal utelukkende behandles i det omfang og for de formål som er beskrevet i Hovedavtalen». Kan dere oversende eller peke til hvor i «Kravspesifikasjonen»/KGV dette beskriver behandlingsformål, behandlingsomfang og hvilke kategorier av personopplysninger som typisk inngår (f.eks. hvilke registrerte og hvilke typer opplysninger dere forventer at systemet håndterer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne fylle inn relevante deler av bilag A (typer av personopplysninger/kategorier av registrerte) og bilag C i tråd med faktisk behandling, ellers blir databehandleravtalen vanskelig å prise og kvalitetssikre.

   Kilde: databehandleravtale_bilag_2020 (2)-1.docx / Bilag a A.3–A.4 og Bilag C.1 Behandlingens omfang og formål

8. Kontraktsvilkårene viser til «Kontrakt m/bilag» og SSA-L, men i utdraget fremgår ikke eventuelle risikopunkter (for eksempel mislighold, ansvarsbegrensning, sanksjoner eller endrings-/varslingsmekanismer). Kan dere gi en kort oversikt over eventuelle særskilte avvik eller tillegg i SSA-L-bilagene som gjelder denne konkrete avtalen, særlig knyttet til (i) avvik/avvisning, (ii) kostnadsansvar ved endrede instrukser etter databehandleravtalen, og (iii) frister/krav ved sletting/tilbakelevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren bør identifisere kontraktsrisiko før tilbud, særlig der databehandleravtalen peker på mulig kostnadsdekning og hvor endringer kan utløse ekstra arbeid.

   Kilde: Konkurransegrunnlag / Kontraktsvilkår + dba_generell_avtaletekst_2020_no (2).docx punkt 6.1 (kostnader ved bistand) og punkt 12 (sletting/tilbakelevering)

9. Viktige datoer oppgis for tilbudsfrist, karensperiode og kontraktsinngåelse. Kan dere bekrefte om varigheten av evaluerings-/forhandlingsfasen (38–40 dager) ligger før endelig meddelelse 07.10.26, og om dere forventer at tilbyderne må levere endrede/oppdaterte tilbud i forhandling før evalueringspunktet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å planlegge ressursbruk i forhandling og innarbeide endringer i pris/kvalitet trenger leverandøren tydelig forventning til hva som skjer i fasen mellom åpning og endelig evaluering.

   Kilde: Viktige datoer / Evaluering/Forhandling og Meddelelse om valg av leverandør