Saks – og Arkivtjeneste for Statistisk sentralbyrå

Anskaffelse av saks- og arkivtjeneste/ system for Statistisk sentralbyrå (SSB) med formål om å effektivisere arkivering, øke dokumentfangst, bedre kvalitet på registreringer og forbedre brukeropplevelse og gjenfinning. Konkurranse med forhandling etter FOA del I og III, innledes med kvalifiseringsfase (invitasjon til tre leverandører). Levering skjer via oppdragsgivers KGV.

Om organisasjon - Statistisk sentralbyråRådet - Rådet skal bistå administrerende direktør i statistikkfaglige spørsmål, i spørsmål om forskning og analyse og i andre særlig viktige eller prinsipielle saker. Rådgivingen skal fortrinnsvis være på strategisk nivå. 01.01.2026 består rådet av 7 medlemmer, alle er eksterne (ikke ansatt i SSB.)Administrerende direktørAvdelinger - 9 avdelinger med hver sin avdelingsdirektør; Forskning, Administrasjon, Kommunikasjon, IT, Metode og datainnsamling, Internasjonalt sekretariat og tre ulike avdelinger for statistikkproduksjon.Seksjoner - I 8 av 9 avdelinger er det en eller flere seksjoner, med tilhørende seksjonsledere, ca 40 seksjoner totalt.Antall ansatte: ca. 850, hovedsakelig fordelt på kontorlokasjonene i Oslo og Kongsvinger.I tillegg har vi innleide konsulenter og midlertidig ansatte.For ytterligere informasjon, se ssb.no: Organisasjon – SSB

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten den er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten (kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall; rating utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Minimum A eller bedre (evt. tilsvarende). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk info. Ved saklig grunn: annet egnet dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, med verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Oppdragsgiver kan kreve at relevans dokumenteres; oppdragsgiver kan ikke være referanse.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre leveransen (bemanning).

  Dokumentasjon: Oversikt over personell leverandøren disponerer for gjennomføring. Hvis leverandøren leverer andre tjenester, er det kun personell disponert for sak- og arkivløsningen som er relevant.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

• ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner/evt. utvelgelseskriterier, skal leveres sammen med tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD) / Generelt om ESPD
• Skatteattest (på forespørsel) for valgte leverandør (hvis norsk) – ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel om å delta/tilbud. Gjelder også underleverandører ved bygge- og anleggskontrakter over kr 500 000 ekskl. mva.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. Skatteattest
• Forespørsel om deltakelse: leveres via oppdragsgivers KGV (Mercell).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8 INNLEVERING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE I KONKURRANSEN
• Tilbud: leveres via oppdragsgivers KGV. Tilbudet skal leveres i sin helhet innen tilbudsfrist; avvisning ved innlevering på e-post/lignende; tilbudet skal være bindende.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9 INNLEVERING AV TILBUD
• Ved tilbudsinnlevering skal leverandøren fylle ut og besvare alle punkter, samt laste opp dokumentasjon (pdf), og prisark (Excel). Dokumenter som skal leveres med tilbudet: Tilbudsbrev, Kravspesifikasjon, Databehandleravtale.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.1 Tilbudets utforming / Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

11.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Databehandleravtalen fastsetter rettigheter og plikter når databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig; bilag A-D inngår.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, «Formålet med denne Databehandleravtalen»
• Databehandler skal behandle personopplysninger kun i omfang og for formål beskrevet i hovedavtalen/databehandleravtalen, og ikke behandle til egne formål.Kilde: databehandleravtale_bilag_2020 (2)-1, Bilag A «Opplysninger om behandlingen» / «Behandlingens omfang og formål»
• Sikkerhet: databehandler skal iverksette egnede tekniske og organisatoriske tiltak (minst i bilag C) og gjennomføre risikovurderinger.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 7 «Sikkerhet ved behandlingen»; samt Bilag C «Sikkerhet ved behandlingen» i databehandleravtale_bilag_2020
• Konfidensialitet/tilganger: ansatte/andre med tilgang skal være autorisert; tilgang skal opphøre når autorisasjon trekker tilbake; taushetsplikt skal gjelde også etter opphør; databehandler skal kunne dokumentere.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 5 «Konfidensialitet og taushetsplikt»
• Brudd på personopplysningssikkerheten: databehandler skal uten ugrunnet opphold varsle behandlingsansvarlig skriftlig og gi nødvendig bistand/informasjon.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 8 «Melding om brudd…»; samt Bilag C «Kontaktinformasjon»/kanaler
• Bruk av underdatabehandlere: kun etter (generell eller spesifikk) skriftlig tillatelse; skriftlig avtale med tilsvarende forpliktelser; kontroller og rapporter ved forespørsel.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 9 «Bruk av Underdatabehandler»; databehandleravtale_bilag_2020 Bilag B «Betingelser…»
• Overføring til land utenfor EØS (tredjestat): krever skriftlig godkjenning og oppfyllelse av garantivilkår; endringer uansett overføring krever særskilt godkjenning.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 10 «Overføring… til land utenfor EØS-området»; databehandleravtale_bilag_2020 Bilag B
• Revisjon/tilsyn: behandlingsansvarlig kan kreve revisjon/tilgang til informasjon; det er avtalt rutiner (inkl. maks én gang per år ved forretningsstedsrevisjon, samt evt. ekstern revisor etter oppsett).Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 11 «Generelt om revisjon»; databehandleravtale_bilag_2020 Bilag C «Rutiner for revisjon og tilsyn»
• Sletting/tilbakelevering: ved opphør skal personopplysninger tilbakeleveres og/eller slettes etter bilag C; tilbakelevering kan kreves på strukturert og maskinlesbart format; sletting senest 90 dager (valgbart alternativ) og etter tilbakelevering slettes innen 30 dager.Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 12 «Sletting og tilbakelevering»; databehandleravtale_bilag_2020 Bilag C «Sletting og tilbakelevering…»
• Tilstrekkelig rettsgrunnlag og risikovurderinger (behandlingsansvarligs plikter) og at databehandler følger instrukser: avtalen er styrende for behandlingens etterlevelse av «Gjeldende personvernregler».Kilde: dba_generell_avtaletekst_2020_no, punkt 1 «Formålet…» og punkt 3 «Behandlingsansvarliges plikter og rettigheter»

• Estimert verdi: 45 000 000 kr.
• Kvalifikasjon: Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten den er etablert.
• Særlig å merke seg: Databehandleravtalen fastsetter rettigheter og plikter når databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig; bilag A-D inngår.

• Sjekk tidlig at kvalifikasjonskravene kan dokumenteres uten etterslep.
• Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.

Basert på strukturerte tildelingskunngjøringer i Anbudsradar. Listen kan være ufullstendig der eldre kunngjøringer mangler leverandørdata.

Se full oppdragsgiverprofil for Statistisk Sentralbyrå →

Leverandører oppdragsgiver ofte har tildelt kontrakter til

• Crayon AS3 tildelinger · sist 02.01.2023 · 45 200 000 kr
• Toma Facility Norge AS (Hovedenhet)2 tildelinger · sist 22.05.2026 · Ikke oppgitt
• Ework Group Norway AS2 tildelinger · sist 08.03.2023 · 195 000 000 kr
• Proact IT Norge AS2 tildelinger · sist 01.06.2022 · 5 500 000 kr
• Norsk institutt for vannforskning1 tildelinger · sist 06.05.2026 · Ikke oppgitt
• Netsecurity AS1 tildelinger · sist 05.03.2025 · Ikke oppgitt

Åpne via Doffin →

Dokumentene åpnes foreløpig i ekstern portal: MERCELL.

Åpne ekstern dokumentportal →

Oppdragsgiver

Organisasjonsnummer

971526920

Postadresse

Postboks 2633 St. Hanshaugen, 0131 Oslo

Juridisk type kjøper

Offentlig virksomhet

Hovedaktivitet

Alminnelig offentlig tjenesteyting

E-post

asz@ssb.no

Telefon

+47 62885000

Prosedyre og frister

Kunngjøringstype

Kunngjøring av konkurranse

Type prosedyre

Konkurranse med forhandling med forhåndskunngjøring/ konkurranse med forhandling

Kunngjøringen sendt ut

24.06.2026 14:21

Publisert på Doffin

25.06.2026

Sendt til TED

Ja (TED-nr. 434810-2026)

Frist for forespørsel/tilbud

11.08.2026

Reservert deltakelse

Deltakelse er reservert for/forbeholdt vernede bedrifter og virksomheter som har sosial og faglig integrasjon av funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer til formål.

Intern referanse

26/934

Prosedyreidentifikator

33eff94a-c288-41ba-be68-47b7bfa9c937

Doffin-ID

2026-111213

Verdi

Anslått verdi ekskl. mva.

45 000 000 NOK

Sted, kontraktsperiode og CPV

Sted for gjennomføring

Innlandet (NO020), Norge

Kontraktens art

Tjenester

Hovedklassifisering (CPV)

Arkivtjenester

CPV-koder

92512000

Kommunikasjon og innlevering

Dokumentplattform

MERCELL

Elektronisk katalog

Tillatt

Klagebehandling

Klageinstans

Oslo Tingrett

Dokumenter og lenker

Konkurransedokumenter

https://permalink.mercell.com/286687708.aspx

Kunngjøringen på Doffin

doffin.no – 2026-111213

Kunngjøringen på TED

ted.europa.eu – 434810-2026

Hele kunngjøringen, punkt for punkt

Komplett gjengivelse av alle punktene i kunngjøringen slik den er publisert på Doffin — alle blokker og alle delkontrakter.

Kjøper

Kjøper › Offisielt navn

Statistisk Sentralbyrå

Kjøper › Juridisk type kjøper

Offentlig virksomhet

Kjøper › Oppdragsgivers virksomhet

Alminnelig offentlig tjenesteyting

Prosedyre

Prosedyre › Tittel

Saks – og Arkivtjeneste for Statistisk sentralbyrå

Prosedyre › Beskrivelse

Om organisasjon - Statistisk sentralbyråRådet - Rådet skal bistå administrerende direktør i statistikkfaglige spørsmål, i spørsmål om forskning og analyse og i andre særlig viktige eller prinsipielle saker. Rådgivingen skal fortrinnsvis være på strategisk nivå. 01.01.2026 består rådet av 7 medlemmer, alle er eksterne (ikke ansatt i SSB.)Administrerende direktørAvdelinger - 9 avdelinger med hver sin avdelingsdirektør; Forskning, Administrasjon, Kommunikasjon, IT, Metode og datainnsamling, Internasjonalt sekretariat og tre ulike avdelinger for statistikkproduksjon.Seksjoner - I 8 av 9 avdelinger er det en eller flere seksjoner, med tilhørende seksjonsledere, ca 40 seksjoner totalt.Antall ansatte: ca. 850, hovedsakelig fordelt på kontorlokasjonene i Oslo og Kongsvinger.I tillegg har vi innleide konsulenter og midlertidig ansatte.For ytterligere informasjon, se ssb.no: Organisasjon – SSB

Prosedyre › Prosedyreidentifikator

33eff94a-c288-41ba-be68-47b7bfa9c937

Prosedyre › Intern identifikator

26/934

Prosedyre › Type prosedyre

Konkurranse med forhandling med forhåndskunngjøring/ konkurranse med forhandling

Prosedyre › Hovedtrekkene i prosedyren

Statistisk sentralbyrå bruker i dag WebSak+ og Arkiv+ (skyløsninger), levert av Acos, og benytter flere av Digitaliseringsdirektoratets (Digdir) fellesløsninger:eFormidling, vi drifter «Integrasjonspunktet» selv.eInnsyneSignering (levert av Posten)Automatisk kontroll mot Kontakt og reservasjonsregistereteDialog (levert av KS)Nye Altinn (Altinn 3)I dagens sak- og arkivsystem har vi:oppslag fra Websak+/Arkiv+ til Folkeregisteret, Enhetsregisteret og Microsoft 365-tjenester (Outlook, Teams, OneDrive – 1 veis løsning)integrasjon med NYSS, et saksbehandlingssytem utviklet spesielt for en seksjon i SSBIntegrasjon med WebCruiterDagens prod og historiske baser skal konverteres og løsningen skal ha et felles søkegrensesnitt for alle basene, inklusive ny prod.base.Produksjonsbase: 2021 – d.d (WebSak 8/9)Historiske baser: 2009 – 2020 (WebSak 6/7)   1999 – 2008 (Mediekonvertert database med metadata fra WebSak – skannede og                                   mappede dokumenter utført av WebLager (tidl. Dansk Skanning).Ny løsning skal starte ny prodbase med skarpt skille til dagens prodbase.Personalmapper fra dagens prodbase skal metadatakopieres over i ny base.Brukeroppsett skal hentes via integrasjon fra EntraID.Organisasjonen benytter kontorstøtteverktøy som Microsoft Office 365, Confluence, Jira, GitHub, og har ca. 500 felles e-postbokser.Det vil være varierende hvor ofte saksbehandlere har behov for å benytte sak- og arkivsystemet, alt fra flere ganger daglig til noen få ganger i året. Aktive brukere anslås til ca 200.En dedikert ansatt i SSB registrerer dokumentasjonen på vegne av Rådet i en egen arkivdel i SSBs’ sak og arkivsystem, WebSak+.Overføringer skjer manuelt fra Mercell, PureService og Altinn.Antall registreringer pr 2025: 11344Antall registreringer pr. 16.06.2026: 5363Formålet med anskaffelsen er å effektivisere arkiveringen, øke dokumentfangst, bedre kvaliteten på registreringer, og forbedre brukeropplevelse og gjenfinning.

Prosedyre › Hensikt › Kontraktens art

Tjenester

Prosedyre › Hensikt › Hoved klassifisering

Arkivtjenester

Prosedyre › Sted for gjennomføring › Underenhet i land

Innlandet (NO020)

Prosedyre › Sted for gjennomføring › Land

Norge

Prosedyre › Sted for gjennomføring › Underenhet i land

Oslo (NO081)

Prosedyre › Sted for gjennomføring › Land

Norge

Prosedyre › Verdi › Anslått verdi eksklusiv merverdiavgift, Norwegian krone

45,000,000

Prosedyre › Generell informasjon

Anskaffelsesforskriften Del III

Prosedyre › Grunnlag for avvisning › Sources of grounds for exclusion

European Single Procurement Document (ESPD), Procurement Document

Delkontrakt 1: Saks – og Arkivtjeneste for Statistisk sentralbyrå

Delkontrakt

LOT-0000

Delkontrakt › Tittel

Saks – og Arkivtjeneste for Statistisk sentralbyrå

Delkontrakt › Beskrivelse

Om organisasjon - Statistisk sentralbyråRådet - Rådet skal bistå administrerende direktør i statistikkfaglige spørsmål, i spørsmål om forskning og analyse og i andre særlig viktige eller prinsipielle saker. Rådgivingen skal fortrinnsvis være på strategisk nivå. 01.01.2026 består rådet av 7 medlemmer, alle er eksterne (ikke ansatt i SSB.)Administrerende direktørAvdelinger - 9 avdelinger med hver sin avdelingsdirektør; Forskning, Administrasjon, Kommunikasjon, IT, Metode og datainnsamling, Internasjonalt sekretariat og tre ulike avdelinger for statistikkproduksjon.Seksjoner - I 8 av 9 avdelinger er det en eller flere seksjoner, med tilhørende seksjonsledere, ca 40 seksjoner totalt.Antall ansatte: ca. 850, hovedsakelig fordelt på kontorlokasjonene i Oslo og Kongsvinger.I tillegg har vi innleide konsulenter og midlertidig ansatte.For ytterligere informasjon, se ssb.no: Organisasjon – SSB

Delkontrakt › Intern identifikator

26/934

Delkontrakt › Hensikt › Kontraktens art

Tjenester

Delkontrakt › Hensikt › Hoved klassifisering

Arkivtjenester

Delkontrakt › Sted for gjennomføring › Underenhet i land

Innlandet (NO020)

Delkontrakt › Sted for gjennomføring › Land

Norge

Delkontrakt › Sted for gjennomføring › Underenhet i land

Oslo (NO081)

Delkontrakt › Sted for gjennomføring › Land

Norge

Delkontrakt › Anslått varighet › Varighet, Måned

120

Delkontrakt › Verdi › Anslått verdi eksklusiv merverdiavgift, Norwegian krone

45,000,000

Delkontrakt › Generell informasjon › Reservert deltakelse

Deltakelse er reservert for/forbeholdt vernede bedrifter og virksomheter som har sosial og faglig integrasjon av funksjonshemmede eller vanskeligstilte personer til formål.

Delkontrakt › Utvelgelseskriterier › Sources of selection criteria

Procurement Document

Delkontrakt › Utvelgelseskriterier › Informasjon om andre trinn av en to-trinns prosedyre › Minimum antall kandidater som skal inviteres til andre trinn av prosedyren

3

Delkontrakt › Utvelgelseskriterier › Informasjon om andre trinn av en to-trinns prosedyre › Maksimalt antall kandidater som skal inviteres til andre trinn av prosedyren

3

Delkontrakt › Anskaffelsesdokumenter › Språk der anskaffelsesdokumentene er offisielt tilgjengelige

norsk

Delkontrakt › Anskaffelsesdokumenter › Adresse på anskaffelsesdokumentene

https://permalink.mercell.com/286687708.aspx

Delkontrakt › Vilkår for anskaffelsen › Vilkår for innlevering › Elektronisk innlevering

Obligatorisk

Delkontrakt › Vilkår for anskaffelsen › Vilkår for innlevering › Adresse for innlevering

https://permalink.mercell.com/286687708.aspx

Delkontrakt › Vilkår for anskaffelsen › Vilkår for innlevering › Språk som anbud eller forespørsler om å delta kan sendes inn på

norsk

Delkontrakt › Vilkår for anskaffelsen › Vilkår for innlevering › Elektronisk katalog

Tillatt

Delkontrakt › Vilkår for anskaffelsen › Vilkår for innlevering › Varianter

Ikke tillatt

Delkontrakt › Vilkår for anskaffelsen › Vilkår for innlevering › Tilbyder kan inngi mer enn ett tilbud

Ikke tillatt

Delkontrakt › Vilkår for anskaffelsen › Vilkår for innlevering › Frist for mottak av anmodninger om deltakelse

11.08.2026 14:00

Delkontrakt › Vilkår for anskaffelsen › Vilkår for kontrakt › Gjennomføringen av kontrakten skal skje innenfor rammen av programmer for vernet sysselsetting

Nei

Delkontrakt › Vilkår for anskaffelsen › Vilkår for kontrakt › eFaktura

Obligatorisk

Delkontrakt › Nærmere informasjon, mekling og revisjon › Virksomhet som gjennomfører klagebehandling

Oslo Tingrett -

Delkontrakt › Nærmere informasjon, mekling og revisjon › Informasjon om tidsfrister for gjennomgang

Se konkurransegrunnlag

Delkontrakt › Nærmere informasjon, mekling og revisjon › Virksomhet som gir mer informasjon om klagebehandling

Statistisk Sentralbyrå -

Virksomheter

–

ORG-0001

Offisielt navn

Statistisk Sentralbyrå

Organisasjonsnummer

971526920

Postadresse

Postboks 2633 St. Hanshaugen

By

Oslo

Postnummer

0131

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

Kontaktpunkt

Andras Szolnoki

E-post

asz@ssb.no

Telefon

+47 62885000

Internett-adresse

http://www.ssb.no

–

ORG-0002

Offisielt navn

Oslo Tingrett

Organisasjonsnummer

Oslo Tingrett

By

Oslo

Postnummer

0164

Underenhet i land

Oslo (NO081)

Land

Norge

Kunngjøringsinformasjon

Varselidentifikator/-versjon

bd8f1638-6c91-4c84-ada7-efca2c1e35bc 01

Type skjema

Konkurranse

Type varsel

Melding om kontrakt eller konsesjon – standardregime

Varsel utsendelsesdato

24.06.2026 14:21

Varsel om utsendelsesdato (eSender)

24.06.2026 15:20

Språk der denne kunngjøringen er offisielt tilgjengelig

norsk, English

Statistisk Sentralbyrå (org.nr. 971526920) er oppdragsgiver for denne kunngjøringen. Adresse: Postboks 2633 St. Hanshaugen. Oppgitt hovedaktivitet: Alminnelig offentlig tjenesteyting.

Se alle kunngjøringer fra Statistisk Sentralbyrå →